防汛物資管理內(nèi)控制度建設思考

袁 芳

防汛物資的儲備、調(diào)配、運輸和發(fā)放是防汛工作的重中之重。在“時間就是生命”的防汛應急工作當中，響應調(diào)度時間減少一秒，人民群眾的安全就增加一分。從日常的防汛物資倉儲管理，到防汛應急期的現(xiàn)場指揮、調(diào)度、物資運輸?shù)榷喾矫?，都體現(xiàn)著防汛物資管理內(nèi)控制度建設狀況。利用現(xiàn)代高科技規(guī)范防汛物資管理，從組織結構及職責分工、授權批準、會計記錄、資產(chǎn)保護、職工素質(zhì)、預算管理和報告制度等重要環(huán)節(jié)，組織實施內(nèi)控制度的不斷優(yōu)化，是做好防汛物資管理必然要求?，F(xiàn)就防汛物資管理現(xiàn)狀和存在問題，提出構建優(yōu)化防汛物資內(nèi)控制度的一些設想。

一、基本現(xiàn)狀

目前，大部分單位的防汛物資管理仍是以紙質(zhì)文件為基礎，防汛物資的應急調(diào)度，僅以出入庫清單來記錄、追蹤進出物資，防汛物資的管理模式仍以手工管理為主。防汛物資管理未形成信息化、系統(tǒng)化的物資倉儲、調(diào)運、使用數(shù)據(jù)庫。在防汛物資的倉儲安全管理方面，很多單位僅憑工作人員的經(jīng)驗去應對各類安全問題，缺乏成體系的安全風險評估和應對預案。

二、主要問題

（一）防汛物資數(shù)據(jù)的完整性、時效性、可查性有待提高

傳統(tǒng)防汛物資管理模式，數(shù)據(jù)信息以紙質(zhì)方式存儲，信息的及時性、時效性無法保證，很多有價值的過程性動態(tài)信息缺失，信息查詢效率低下，不利于信息共享，單位內(nèi)部難以建立有效溝通，更難以與本地和其他地區(qū)的應急局、防汛物資管理中心進行實時互動。這種管理模式下防汛指揮決策的物資保障信息支持，很難做到及時、準確和充分，應對規(guī)模小、災害程度不高的應急防汛搶險尚可，遭遇受災范圍大、受害程度高的汛情，就會出現(xiàn)難以應付的局面。

（二）防汛物資有效配置和及時保障難

由于物資調(diào)度基于手工清單，汛情出現(xiàn)時決策者難以及時了解防汛現(xiàn)場物資的實際使用情況，無法針對存在的問題及時進行調(diào)整和反饋，難以實現(xiàn)防汛物資資源配置的最優(yōu)化。

（三）防汛物資管理的安全風險防控能力弱

防汛物資管理的安全風險評估體系不健全，僅憑傳統(tǒng)經(jīng)驗，缺乏系統(tǒng)性、嚴謹性和科學性。安全管理工作多集中在事故發(fā)生后的條件反射式本能應對，既缺少應對預案，預警機制也不健全。這不僅增加了防汛物資管理安全事故發(fā)生的可能，更提升了由于防汛物資保障不及時，造成人民群眾生命財產(chǎn)損失的風險。

三、初步設想

（一）建立物資倉儲數(shù)據(jù)庫

1.物資存量數(shù)據(jù)錄入

建立防汛物資數(shù)據(jù)庫，將物資所屬地區(qū)、貨架編號、物品類型、物品名稱、物品編號、入庫時間等詳細內(nèi)容一一錄入。

按物資分屬的不同級別分類，如省級、市級等。

按物資不同種類分類,如防汛物資（塊石、編織袋等）、設備（潛水泵、打樁機等）。

對于庫存物資，系統(tǒng)可以統(tǒng)計出各種物資的數(shù)量及金額，對于代儲的物資，還可以統(tǒng)計出該種物資的總代儲費用。

除本地防汛物資外，可將應急管理局所掌握可以調(diào)配的物資同時錄入，方便防汛應急決策。

2.物資入庫數(shù)據(jù)采集

當有新的物資補充到倉庫或委托廠家代儲后，需要對防汛物資進行入庫操作。要將物資的品名、規(guī)格、廠家及聯(lián)系方式、采購方式、物資的有效期、設備保養(yǎng)周期等相關信息錄入數(shù)據(jù)庫，采用代碼生成器生成代碼，并打印在不干膠紙上粘在物資存放處。入庫時使用手持POS 機掃描代碼入庫，系統(tǒng)自動登記庫存。

3.物資消耗數(shù)據(jù)核銷

設置庫存盤點體系，可定期或不定期對庫存情況進行盤點，核對賬物是否相符，如有廢損物資，應及時進行數(shù)據(jù)的更新和物資的處理。根據(jù)國家防總規(guī)定的各類防汛物資儲備年限，對于超過保質(zhì)期限的物資，系統(tǒng)將提前半年發(fā)出預警機制提示，可以提示管理者及時更新，同時按防指行文批復對超期的物資予以核銷。保證記錄在案的物資處于完好可用狀態(tài)。

4.物資整體數(shù)據(jù)統(tǒng)計

建立智能物資動態(tài)管理。如基礎庫存的管理、出入庫管理、庫存核銷管理、物資申請與審批、單據(jù)打印和報表生成等功能，實時提供庫存物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、保質(zhì)期等信息的統(tǒng)計，為各部門進行物資調(diào)配使用分析提供依據(jù)，實現(xiàn)內(nèi)控制度整體信息的統(tǒng)計分析功能。

通過創(chuàng)建本地的防汛物資管理中心網(wǎng)站，連接各地數(shù)據(jù)庫，在系統(tǒng)內(nèi)建立當?shù)厮祱D，并在水系圖中標列出各種物資的存放地點。從數(shù)據(jù)到圖形，立體全面地實現(xiàn)防汛物資數(shù)量狀態(tài)的可視化。

建立分級授權系統(tǒng)，保證每位被授權的防汛決策者能在網(wǎng)站上進行實時查詢和管理，保證防汛工作高效安全地實施。

對防汛物資的入庫記錄、調(diào)撥記錄、補充更新記錄、核銷記錄、設備維修及保養(yǎng)記錄按時間排序，儲存于數(shù)據(jù)庫中，保證防汛工作的可追溯性。

設定各類物資告警值，當某類物資數(shù)量少于下限時給出告警提示，提醒防汛物資管理員及相應部門及時補充，保障防汛物資隨時可用。

通過建立防汛物資管理系統(tǒng)，使防汛物資相關信息簡潔化，減少信息不對稱問題，保證內(nèi)控制度的有效執(zhí)行，消除潛在的質(zhì)量問題和安全隱患，提高防汛工作成效。

（二）優(yōu)化物資調(diào)撥流程

設立層級授權，只有防指被授權的用戶才可以使用調(diào)撥功能。用戶選擇需要調(diào)撥的物資，直接點擊生成物資調(diào)撥令并實時下達。防汛物資調(diào)運相關人員收到通知，可實時溝通反饋，及時做好調(diào)運的準備工作，從而大大提高應對能力，節(jié)約了防汛應急期的寶貴時間。

（三）嚴格物資出庫控制

物資設備調(diào)撥出庫時，按照內(nèi)控制度規(guī)定的調(diào)撥流程，發(fā)出物資及設備?？刹捎肞OS 掃描錄入設備對調(diào)出物資進行掃描，記錄減少的物資品種及數(shù)量，實時更新物資存量信息。

（四）細化全程物流跟蹤

當調(diào)令發(fā)出后，通過一體化的數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)物資調(diào)運配送痕跡的可視化，實時查詢物資所在位置以及到達目的地的距離、所需時間等，確保物資及時送到搶險現(xiàn)場。

（五）構建風險評估機制

預先進行安全風險評估，設立安全等級，并據(jù)此設置不同級別的預警提醒，將安防報警系統(tǒng)與管理人員的手機聯(lián)網(wǎng)，管理人員可實時掌握防汛物資安全現(xiàn)狀。還可以利用系統(tǒng)連入本地倉庫攝像頭，實時抓拍出入庫人員圖像、進行身份識別、必要時報警等。

四、總結

健全的內(nèi)控制度建設應滲透到日常管理活動的方方面面，只要單位存在日常管理活動，就需要有相應的內(nèi)部控制。只有完善防汛物資管理的內(nèi)部控制，才能確保防汛物資安全、信息及時、工作高效。利用現(xiàn)代科學技術，打通數(shù)據(jù)壁壘，實現(xiàn)應急局、防汛指揮中心、防汛物資管理中心等多部門的數(shù)據(jù)共享、信息互通，疊加大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，更加精準地管理、調(diào)配防汛物資，提高搶險救災效率，為人民生命財產(chǎn)安全筑起更加堅實的堤防■