公安檔案服務(wù)與利用工作簡(jiǎn)析

何 穎 明溪縣警務(wù)輔助服務(wù)中心

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，維護(hù)社會(huì)的安全與穩(wěn)定是國(guó)民關(guān)注的大事，也是公安部門應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的重要責(zé)任。公安部門日常工作所產(chǎn)生的信息資料需要檔案部門進(jìn)行專門管理，妥善保存資料與信息，以便在需要時(shí)及時(shí)調(diào)取和使用。其中，部分信息資料是在辦案過程中產(chǎn)生的，對(duì)之后的案件及相關(guān)研究都大有用處，可見做好公安部門的檔案管理工作是非常重要的。在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新檔案服務(wù)功能，深入開發(fā)檔案的更多價(jià)值，成為當(dāng)代公安部門檔案服務(wù)與管理工作的重要內(nèi)容?，F(xiàn)對(duì)公安檔案服務(wù)與利用的關(guān)系進(jìn)行分析，研究公安檔案服務(wù)與利用工作的優(yōu)化措施，旨在為基層公安部門提供檔案工作中的可行之策，推動(dòng)我國(guó)公安檔案工作體系的完善與發(fā)展。

檔案資料往往能真實(shí)反映出公安部門的工作成效，也是基層公安部門工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，這些資料往往是破案的重要依據(jù)，檔案資料的價(jià)值需要基層公安部門進(jìn)行深度開發(fā)與利用。但是，目前公安部門檔案管理工作面臨一些問題，比如檔案信息的利用率不高，各類檔案缺乏深度開發(fā)，未形成完善的資源開發(fā)機(jī)制等。雖然基層公安部門已經(jīng)對(duì)檔案管理工作作出相關(guān)要求，但其效果卻并不理想。因此，增強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新應(yīng)用才是基層公安部門檔案工作發(fā)展的大方向，要總結(jié)檔案管理工作的實(shí)際規(guī)律，為公安部門之后的工作提供更多的寶貴經(jīng)驗(yàn)。

基層公安檔案服務(wù)與利用工作的現(xiàn)狀

基層公安部門在檔案服務(wù)與利用工作中，難免會(huì)遇到一些問題，既有來自主觀方面的阻礙，又有來自客觀方面的困難，還包括領(lǐng)導(dǎo)層的意識(shí)問題，以及實(shí)際工作中的物質(zhì)問題。造成這些問題的原因可以歸納成兩個(gè)方面，分別是工作基礎(chǔ)薄弱與管理意識(shí)淡薄。一方面，基層公安檔案工作所獲取的信息來源于各項(xiàng)業(yè)務(wù)及案件中產(chǎn)生的文件資料，這就要求各科室要如實(shí)、及時(shí)地上報(bào)資料，如果不按時(shí)上報(bào)資料或者資料有誤，就會(huì)影響公安部門的工作效果，而且基層公安部門的硬件設(shè)施水平有限，并不能投入大量資金用于檔案管理建設(shè)，也在一定程度上阻礙了該項(xiàng)工作的開展。另一方面，基層公安部門未能對(duì)檔案工作予以高度重視，其更傾向于實(shí)際的業(yè)務(wù)辦理，對(duì)檔案工作或多或少存在忽視情況，這也使得該項(xiàng)工作缺少一定的服務(wù)性。

公安檔案服務(wù)與利用需要處理的關(guān)系

公安檔案利用與基礎(chǔ)業(yè)務(wù)之間的關(guān)系

公安檔案利用與基礎(chǔ)業(yè)務(wù)之間應(yīng)存在一種辯證關(guān)系。開發(fā)公安檔案資源的前提是收集檔案資料并進(jìn)行鑒定與統(tǒng)計(jì)，如果基層公安部門缺乏扎實(shí)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力，其檔案資源的利用效率就難以達(dá)到理想的目標(biāo)。而且公安檔案的開發(fā)與利用應(yīng)當(dāng)明確工作的開展方向，設(shè)定具體目標(biāo)，使公安檔案工作成為基礎(chǔ)業(yè)務(wù)辦理過程中最特殊的一個(gè)環(huán)節(jié)，可以為基層公安部門的其他工作提供便利，具有極其重要的作用。因此，公安檔案工作的資源開發(fā)與利用要基于“服務(wù)”的宗旨，了解其他工作的實(shí)際需求，將這些需求準(zhǔn)確轉(zhuǎn)化為業(yè)務(wù)建設(shè)的內(nèi)容，為基層公安部門工作提供指導(dǎo)方向，促進(jìn)基層公安檔案工作的有序發(fā)展。理清公安檔案利用和基礎(chǔ)工作之間的關(guān)系，使二者形成相輔相成的管理模式，科學(xué)地看待二者之間的關(guān)系，進(jìn)一步加快檔案工作建設(shè)的步伐，可以對(duì)后續(xù)的工作形成優(yōu)化作用。

公安檔案利用與檔案資料之間的關(guān)系

公安部門的檔案資料要保密處理，因此，公安檔案利用工作具有特殊性，在法律、政策的要求下，必須對(duì)這些資料予以保密，這也對(duì)公安檔案的開發(fā)與利用產(chǎn)生了一定限制，所以基層公安部門要正確處理檔案利用與檔案資料之間的關(guān)系，要盡可能地挖掘檔案資料的實(shí)際價(jià)值，但也要尊重檔案資料的保密性，嚴(yán)格遵守基層公安部門的各項(xiàng)規(guī)定，科學(xué)處理檔案利用與檔案保密工作之間的矛盾。基層公安部門要嚴(yán)格遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》與《中華人民共和國(guó)保密法》的相關(guān)規(guī)定，并對(duì)公安檔案工作進(jìn)行深入研究，掌握公安部門在工作部署方面的動(dòng)態(tài)，基于當(dāng)前的社會(huì)形勢(shì)，及時(shí)調(diào)整公安部門對(duì)公安檔案工作的相關(guān)規(guī)定，在保障國(guó)家利益安全的基礎(chǔ)上，最大化地開發(fā)并利用檔案資料，以完成更多的任務(wù)，在保證公共檔案資料保密性的同時(shí)，最大程度地開發(fā)檔案資料中的信息資源，使已存的檔案資料在之后的業(yè)務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮更大的作用。

公安檔案服務(wù)與利用的優(yōu)化對(duì)策

提升基層公安部門在公安檔案工作中的管理意識(shí)

公安部門的領(lǐng)導(dǎo)要注重對(duì)基層公安部門的建設(shè)，從公安事業(yè)的發(fā)展出發(fā)，加強(qiáng)對(duì)基層公安部門檔案工作的管理，并將其納入基層部門的年度計(jì)劃中，使其引起基層公安的重視，形成自上而下的良好工作風(fēng)氣。一方面，上級(jí)公安部門要對(duì)公安檔案管理工作人員的職責(zé)予以明確，按照檔案管理制度的要求，做好每年的年度檔案歸檔工作，明確各個(gè)崗位的工作內(nèi)容，實(shí)施責(zé)任管理機(jī)制，嚴(yán)格規(guī)范工作流程，爭(zhēng)取對(duì)工作中的每一份資料做到及時(shí)歸檔管理，以實(shí)現(xiàn)對(duì)各類檔案的有效保管，形成濃厚的管理氛圍，促進(jìn)公安檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。另一方面，公安部門領(lǐng)導(dǎo)要重視對(duì)基層公安檔案工作的督導(dǎo)，要求公安檔案工作人員勤于匯報(bào)材料整理情況，定期與上級(jí)部門進(jìn)行溝通，與上級(jí)部門公安檔案工作人員及時(shí)交流，正確認(rèn)識(shí)檔案工作的重要價(jià)值，強(qiáng)化基層公安部門檔案工作人員的大局意識(shí)，使其承擔(dān)起為社會(huì)服務(wù)的重要責(zé)任。同時(shí)，注重對(duì)公安部門檔案的開發(fā)利用，以各項(xiàng)工作為基準(zhǔn)，拓展公安檔案資源，深入剖析當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的背景與前景，充分發(fā)揮公安檔案工作的實(shí)際價(jià)值，為公安部門的其他工作提供可靠依據(jù)，提升基層公安檔案工作的管理意識(shí)，積極開展提升檔案管理水平的各項(xiàng)工作。

加強(qiáng)基層公安部門在公安檔案工作中的資源建設(shè)

在基層公安部門檔案工作的過程中，檔案工作人員要及時(shí)整理好各項(xiàng)檔案資料，豐富內(nèi)部檔案資源，為基層公安部門創(chuàng)造有利的工作條件。當(dāng)然，公安部門的領(lǐng)導(dǎo)也需要做好檔案管理的指導(dǎo)工作，以提升基層公安部門的檔案服務(wù)質(zhì)量，通過高效的工作方式，節(jié)省基層公安部門檔案工作中的人力、物力，使其將更多時(shí)間與精力投入檔案工作的創(chuàng)新上，督促檔案工作人員在日常實(shí)踐中大量收集檔案資源，促使各個(gè)部門對(duì)檔案資源收集高度重視。一方面，上級(jí)公安部門要主動(dòng)介入到基層公安部門中，帶領(lǐng)基層公安部門檔案工作人員轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立大局意識(shí)，從各個(gè)方面增強(qiáng)和公安系統(tǒng)之間的配合，保證公安檔案工作可以與其他工作、業(yè)務(wù)形成體系，尤其是對(duì)重大典型活動(dòng)及案件資料的收集，必須保證內(nèi)容齊全、載體豐富，從資料的形成到最后的歸檔，都要嚴(yán)格按照要求完成，不可存在漏項(xiàng)，否則就容易造成信息遺失。另一方面，基層公安部門檔案工作的覆蓋面要更廣，不能漏下任何一個(gè)建檔對(duì)象，獲取較為完整的檔案資料，可以對(duì)公安部門開展其他工作提供準(zhǔn)確的參考。公安檔案工作人員要將各類信息如實(shí)地錄入警務(wù)檔案系統(tǒng)中，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)計(jì)更便捷的檢索方式，既要收錄實(shí)物檔案，又要注重加強(qiáng)對(duì)非紙質(zhì)類檔案的管理，以保證信息收集的全面性。

拓寬基層公安部門在公安檔案工作中的渠道

就公安檔案而言，“如何保管”是對(duì)檔案工作方法的研究，開發(fā)利用公安檔案資源是檔案工作的根本目標(biāo)，因此，公安檔案管理部門要具有開發(fā)信息的意識(shí)，負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的人員要積極創(chuàng)新管理方法，舍棄傳統(tǒng)守舊的管理思想，要利用科學(xué)技術(shù)手段完成檔案資料的收集和保管工作，科學(xué)規(guī)范地對(duì)檔案進(jìn)行整理加工，將一些紙質(zhì)檔案以數(shù)字化的方式保存，并將其錄入系統(tǒng)中成為數(shù)字化檔案，對(duì)公安檔案中有價(jià)值且有意義的部分，要有針對(duì)性地進(jìn)行發(fā)掘，以體現(xiàn)檔案的深層價(jià)值。比如基層公安部門的戶籍檔案，經(jīng)過數(shù)字化處理可以提升日常業(yè)務(wù)的效率，為群眾異地查詢戶籍檔案創(chuàng)造了便捷條件，保證系統(tǒng)的聯(lián)用性，可以在授權(quán)基礎(chǔ)上隨時(shí)取用檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享功能，更有益于日常業(yè)務(wù)模式的創(chuàng)新。同時(shí)，基層公安檔案工作部門要做好檔案數(shù)據(jù)的共享和利用，研發(fā)符合時(shí)代要求的系統(tǒng)，比如增設(shè)信息糾錯(cuò)功能，在戶籍掃描等環(huán)節(jié)中幫助人工完成校對(duì)工作，對(duì)形式不規(guī)范或內(nèi)容有誤的信息及時(shí)進(jìn)行提示。通過利用智能化、規(guī)范化的技術(shù)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行驗(yàn)證核實(shí)，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；整合相關(guān)涉案人員的檔案資料，構(gòu)建專業(yè)的“違法犯罪人員信息庫(kù)”，將嫌疑人的信息共享到全國(guó)公安網(wǎng)絡(luò)中，便于異地辦案及信息查詢，為構(gòu)建和諧社會(huì)打造信息化公安檔案管理系統(tǒng)。

完善基層公安部門檔案工作的宣傳機(jī)制

在新時(shí)代背景下，基層公安檔案工作中的各項(xiàng)規(guī)章制度要滿足時(shí)代發(fā)展的需要以及廣大人民群眾的需求，做好檔案資源的科學(xué)配置，并積極主動(dòng)進(jìn)行宣傳，提升社會(huì)對(duì)守法用法的認(rèn)知度。因此，基層公安部門要積極與媒體進(jìn)行合作，借助趣味活動(dòng)的方式，與群眾進(jìn)行近距離宣傳，尤其是經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平較為落后的農(nóng)村地區(qū)，更要擴(kuò)大對(duì)基層公安檔案工作的宣傳，以便基層公安部門可以更好地獲得群眾支持，也使調(diào)取各類信息及實(shí)地收集信息更加便利。在一些特殊的節(jié)日，基層公安部門可以走入學(xué)校、社區(qū)及企業(yè)中，做好法治宣傳教育工作，比如在12.4憲法紀(jì)念日、6.26全國(guó)禁毒日等開展有關(guān)活動(dòng)，通過制作公安檔案宣傳手冊(cè)，或者制作微視頻等方式，對(duì)大眾進(jìn)行宣傳教育，也為基層公安檔案工作起到宣傳作用，鼓勵(lì)人民群眾為公安檔案工作獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，逐步在社會(huì)中形成學(xué)習(xí)公安檔案文化的良好風(fēng)氣，而基層公安部門也要將更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)回饋給社會(huì)大眾。

落實(shí)基層公安部門在公安檔案工作中的追蹤服務(wù)

基層公安部門在公安檔案工作中，要將具體的改革措施落實(shí)到追蹤服務(wù)中，始終以“為社會(huì)大眾提供更好的服務(wù)”為發(fā)展目標(biāo)，采取各種有效的方法，比如統(tǒng)計(jì)檔案借閱內(nèi)容及使用單位的信息等，為基層公安檔案工作的內(nèi)容排列及編研提供科學(xué)依據(jù)。同時(shí)，基層公安檔案工作人員可以對(duì)每一份檔案的借閱次數(shù)加以研究，抓住日常工作的重點(diǎn)，主動(dòng)分析借閱次數(shù)高的檔案資料的價(jià)值，考慮是否需要加強(qiáng)保護(hù)，以更好地發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。而且在公安檔案工作的追蹤服務(wù)中，公安檔案工作人員要巧妙地利用檔案信息的性質(zhì)，整合具有二次研究?jī)r(jià)值的相關(guān)文件，為檔案資料的再次應(yīng)用創(chuàng)造基礎(chǔ)條件，在實(shí)踐中彰顯檔案信息再次開發(fā)利用的價(jià)值。同時(shí)，檔案工作人員要不滿足于檔案信息應(yīng)用現(xiàn)狀，將追蹤服務(wù)的各項(xiàng)要求體現(xiàn)在具體的公安檔案工作中，以提供更好的服務(wù)。

加強(qiáng)基層公安部門檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)

基層公安部門的檔案工作具有非常明顯的專業(yè)性與技術(shù)性，對(duì)公安檔案工作人員的要求也更為嚴(yán)格，因?yàn)楣ぷ魅藛T的專業(yè)素養(yǎng)將會(huì)影響到公安檔案工作的質(zhì)量，所以基層公安部門要高度重視內(nèi)部人力資源的整合，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，逐步提升檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，以便更好地完成公安檔案工作內(nèi)容。一方面，基層公安檔案工作人員要具有良好的創(chuàng)新意識(shí)，在公安檔案工作中發(fā)揮自己的價(jià)值，主動(dòng)為其他工作提供資料服務(wù)，摒棄傳統(tǒng)的“檔案工作邊緣化”理念，重視公安檔案工作對(duì)其他業(yè)務(wù)的影響，優(yōu)化整合檔案資源，以最先進(jìn)的方式完成公安檔案管理工作。另一方面，基層公安檔案工作人員要提升自我調(diào)節(jié)能力，在工作中保持心態(tài)平衡，積極進(jìn)取，善于學(xué)習(xí)，比如，當(dāng)?shù)毓膊块T組織專家授課活動(dòng)時(shí)，基層的公安檔案工作人員要積極參加，不斷提升自我的工作水平。此外，各地的公安部門要吸納專業(yè)人才，畢竟擴(kuò)大人才資源是實(shí)現(xiàn)公安檔案工作發(fā)展的重要支持，而公安檔案工作的方法創(chuàng)新和理念創(chuàng)新，都需要高素質(zhì)的專業(yè)人才，所以基層公安部門對(duì)公安檔案工作人才的要求應(yīng)是全面的，比如信息類人才、外語(yǔ)類人才及管理類人才等，廣泛吸納擁有不同技能的人才，才能為基層公安檔案工作組建強(qiáng)大的工作隊(duì)伍，深入開發(fā)公安檔案的價(jià)值。

綜上所述，目前基層公安部門要格外重視公安檔案管理工作。新時(shí)代下，受大環(huán)境的影響，借助新技術(shù)來推動(dòng)基層公安檔案工作的發(fā)展和完善檔案工作的管理機(jī)制是非常有必要的。無論是制度建設(shè)方面，還是資源開發(fā)方面，基層公安部門都要深入分析檔案的價(jià)值，積極應(yīng)對(duì)工作中遇到的各類問題，爭(zhēng)取最大化地開發(fā)檔案資源的價(jià)值，為促進(jìn)公安部門的其他工作創(chuàng)造條件，以各級(jí)公安部門共享系統(tǒng)資源為發(fā)展目標(biāo)，總結(jié)階段性的公安檔案工作成果，為打擊社會(huì)中的違法亂紀(jì)活動(dòng)提供強(qiáng)有力的檔案保障。