國(guó)企檔案電子化管理的安全策略

陜西延長(zhǎng)石油榆神能源化工有限責(zé)任公司 李偉

一、檔案電子化管理概述

（一）檔案電子化管理概念

檔案電子化管理工作，簡(jiǎn)單來(lái)講，就是通過(guò)新時(shí)代計(jì)算機(jī)等設(shè)備，對(duì)各類檔案資源進(jìn)行數(shù)字化管理的一項(xiàng)工作。由于檔案電子化管理需要用到各類新興技術(shù)，因此表現(xiàn)為一定的信息化特征。檔案電子化管理工作，突破了傳統(tǒng)檔案管理形式的束縛，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)不同部門(mén)和不同知識(shí)的有機(jī)融合，是新時(shí)代發(fā)展背景下的必然要求。另外，電子化檔案電子化管理模式的推出，有效解決了傳統(tǒng)工作形式的不足，對(duì)各單位檔案管理工作以及自身發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。

（二）檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)

以往，各單位檔案管理工作通常是組織工作人員對(duì)各類紙質(zhì)資料進(jìn)行收集整合，記錄單位發(fā)展過(guò)程中的相關(guān)訊息，但在實(shí)際操作以及后期檔案使用過(guò)程中存在諸多弊端。檔案電子化管理模式的推出，突破了傳統(tǒng)檔案管理形式的約束，解決了傳統(tǒng)工作形式中的不足，促進(jìn)了檔案管理水平的提升。具體而言，檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：首先，電子化管理模式的推進(jìn)，極大地提升了檔案的安全性，對(duì)各類原始資料能夠起到較好的保護(hù)作用。由于檔案資料對(duì)各單位發(fā)展有著重要的借鑒意義，而在工作過(guò)程中對(duì)檔案資料的使用頻率也相對(duì)較高，但在長(zhǎng)時(shí)間使用過(guò)程中，紙質(zhì)資料會(huì)受到一定破壞，甚至在部分特殊情況下，會(huì)導(dǎo)致重要資料丟失。而電子化管理模式的推進(jìn)，能夠?qū)Ω黝愒紮n案資料起到良好的保護(hù)作用，為后續(xù)各類檔案資料的利用提供了必要的保障。其次，電子化管理模式的推進(jìn)，有效提升了檔案管理工作效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，在工作過(guò)程中需要投入大量的人力資源。而電子化檔案管理模式的推出為檔案管理部門(mén)工作人員提供了極大的便利，對(duì)各類想要查找的資料，只要輸入某一關(guān)鍵詞，在檔案管理系統(tǒng)的支持下，可以快速找到相關(guān)資料內(nèi)容以及紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)位置，極大地提升了檔案資料查找效率，降低了人力資源投入。

二、我國(guó)檔案電子化管理的現(xiàn)狀

（一）檔案電子化管理認(rèn)識(shí)不足

檔案電子化管理是社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的必然要求，能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理工作中的諸多不足之處，為各單位檔案管理部門(mén)提供多樣化的選擇，促進(jìn)檔案管理水平的提升。不過(guò)，就目前檔案電子化管理開(kāi)展情況來(lái)看，部分公眾對(duì)檔案電子化管理缺乏必要的認(rèn)識(shí)，僅僅是將檔案管理工作與計(jì)算機(jī)等終端設(shè)備相聯(lián)系，不能切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案電子化管理工作的諸多優(yōu)勢(shì)。另外，部分公眾對(duì)檔案電子化管理秉持消極態(tài)度，認(rèn)為計(jì)算機(jī)等終端設(shè)備可靠性較低，倘若在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中出現(xiàn)故障，會(huì)導(dǎo)致檔案資料丟失。以上諸多因素的影響，致使檔案電子化管理的推進(jìn)受到約束。

（二）檔案電子化管理的安全性問(wèn)題

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在一定程度上提升了信息傳輸效率，促進(jìn)了資源共享。但是在信息化時(shí)代，公眾對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的認(rèn)識(shí)相對(duì)不足。從這一角度出發(fā)，保障信息安全性維護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)成為新時(shí)代重點(diǎn)關(guān)注問(wèn)題之一。檔案電子化管理模式的推進(jìn)，不得不將單位網(wǎng)絡(luò)與檔案管理系統(tǒng)相連接，在這一背景下，部分不法分子為了盜取企業(yè)相關(guān)信息，采取了諸多手段獲取信息，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理受到影響，信息的安全性無(wú)法保障，致使企業(yè)發(fā)展受到相應(yīng)的約束。

（三）檔案電子化管理的真實(shí)性難以保障

檔案管理工作以紙質(zhì)形式開(kāi)展工作，能夠有效保障檔案資料的真實(shí)性，任何修改行為都可以及時(shí)查處，并且對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)也有一定的保障。所以，紙質(zhì)檔案真實(shí)性相對(duì)較高。但是，隨著電子化管理模式的推進(jìn)，國(guó)有企業(yè)在存儲(chǔ)檔案過(guò)程中，需要對(duì)資料進(jìn)行備份，在一定程度上致使檔案資料被泄露的概率大大增加。加上部分不法分子的參與，導(dǎo)致檔案資料的安全性受到影響，對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生了一定的影響。檔案電子化管理模式的發(fā)展，為企業(yè)檔案管理工作提供了諸多便利，降低了人力資源投入。但是也催生了大量違法行為，檔案管理的真實(shí)性難以得到有效保障。

（四）硬件設(shè)施不完善

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式難以為企業(yè)在新時(shí)期發(fā)展提供必要的支持。因此，電子化管理成為當(dāng)下國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的首選。但是，電子化管理對(duì)硬件設(shè)施有著較高要求，各項(xiàng)工作的開(kāi)展需要完備的硬件設(shè)施作為保障。具體而言，檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期工程，既要保障檔案管理的真實(shí)性，同時(shí)又要提升檔案管理效率，因此對(duì)硬件設(shè)施有著相應(yīng)的規(guī)定。不過(guò)，就現(xiàn)階段國(guó)有企業(yè)檔案電子化管理工作的實(shí)際開(kāi)展情況來(lái)看，部分企業(yè)缺乏配套的硬件設(shè)施，導(dǎo)致檔案電子化管理工作開(kāi)展受到約束。硬件設(shè)施的不完善致使檔案管理工作效率大打折扣，難以與新時(shí)期國(guó)有企業(yè)檔案管理工作目標(biāo)相對(duì)應(yīng)。

三、國(guó)企檔案電子化管理的安全策略

（一）檔案電子化歸檔階段的安全策略

1.簽審后再校對(duì)，確保信息安全

就目前國(guó)有企業(yè)檔案電子化管理工作來(lái)看，對(duì)于部分電子文件，在簽審工作中與原稿存在一定的相似性。從這一角度出發(fā)，為了保障檔案電子化管理的安全，應(yīng)當(dāng)在簽審?fù)瓿珊笤俅芜M(jìn)行校對(duì)，最大限度地保障信息安全。具體而言，對(duì)于簽審的電子文件，在完成相關(guān)工作后，可以交由撰稿人對(duì)電子文件的內(nèi)容進(jìn)行再次審查校對(duì)，確保與原稿內(nèi)容一致，方可進(jìn)行歸檔。倘若簽審?fù)瓿珊蟮男?duì)工作，發(fā)現(xiàn)電子文件內(nèi)容與原告內(nèi)容存在差異，應(yīng)當(dāng)將電子文件進(jìn)行退回，審查無(wú)誤后再次進(jìn)行歸檔處理。這項(xiàng)工作的開(kāi)展，能夠有效保障檔案電子化歸檔階段的安全，提升檔案信息的真實(shí)性。

2.組織人力審核，保障歸檔安全

近年來(lái)，隨著檔案電子化管理工作的不斷推進(jìn)，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的突破。不過(guò)，值得注意的是，盡管檔案電子化管理能夠有效提升檔案管理效率，但是對(duì)于電子化歸檔工作也應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行核對(duì)，不能單純依靠電子設(shè)備進(jìn)行歸檔。倘若缺少人工核查，在一定程度上無(wú)法對(duì)電子文件歸檔工作有一個(gè)切實(shí)了解，進(jìn)而導(dǎo)致文件丟失，致使檔案管理工作受到影響。具體而言，由于檔案電子化管理工作無(wú)法對(duì)部分細(xì)致檔案進(jìn)行分類，所以在歸檔階段應(yīng)當(dāng)組織人力對(duì)檔案信息進(jìn)行審核保障歸檔安全，利用人工核對(duì)的形式能夠?qū)n案信息有一個(gè)全面了解，對(duì)各類電子文檔進(jìn)行分類，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案歸檔的精細(xì)化管理。另外，通過(guò)組織人工開(kāi)展審核，能夠切實(shí)了解檔案信息的真實(shí)性，判斷電子檔案是否存在病毒等情況，最大限度地保障歸檔安全，促進(jìn)檔案電子化管理水平的提升。

3.應(yīng)用新型技術(shù)，保障歸檔安全

歸檔階段是檔案電子化管理工作的重點(diǎn)之一，能夠?qū)Ω黝愲娮訖n案進(jìn)行分類，進(jìn)而統(tǒng)一歸入檔案管理系統(tǒng)。由于電子檔案在歸檔前期和后期應(yīng)當(dāng)進(jìn)行加密處理，所以從這一角度出發(fā)，應(yīng)當(dāng)采取行之有效的措施保障檔案安全，防止電子檔案丟失。具體而言，為了保障國(guó)有企業(yè)檔案的歸檔安全，可以應(yīng)用部分新型技術(shù)提升歸檔安全性，比如利用加密技術(shù)等對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理。倘若檔案管理系統(tǒng)受到侵入，會(huì)導(dǎo)致各類信息文件的丟失，進(jìn)而影響國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的推進(jìn)。通過(guò)加密技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)﹄娮訖n案的流轉(zhuǎn)歸檔工作進(jìn)行規(guī)范，最大限度地保障檔案安全，同時(shí)在電子檔案歸檔過(guò)程中，可以應(yīng)用防火墻等安全技術(shù)，確保檔案歸檔工作不會(huì)受到其他因素的影響，有效抵抗各類病毒的干擾，確保電子檔案歸檔安全。

4.加大審核力度，防止信息混淆

隨著檔案電子化管理模式的推進(jìn)，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的突破，解決了傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足之處，提升了檔案管理效率。但是，就目前國(guó)企電子檔案歸檔工作來(lái)看，部分企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)形式進(jìn)行歸檔，比如利用U 盤(pán)等設(shè)備儲(chǔ)存電子檔案之后傳送到相應(yīng)的計(jì)算機(jī)，或者利用光盤(pán)等載體對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔。為了保障電子檔案歸檔的安全性，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)組織工作人員對(duì)各類歸檔文件進(jìn)行深入檢查，了解光盤(pán)和U 盤(pán)等信息載體的安全性是否符合相關(guān)要求。同時(shí)，針對(duì)電子檔案的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行檢查，確保檔案信息的真實(shí)性。另外，值得注意的是，利用U 盤(pán)等載體對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔工作，應(yīng)當(dāng)明確不同類別的檔案歸檔要求，謹(jǐn)防在歸檔過(guò)程中出現(xiàn)信息混淆，進(jìn)而影響檔案管理質(zhì)量。所以，針對(duì)利用光盤(pán)等載體對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔處理的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)加大對(duì)電子檔案的審核力度，確保信息傳播載體以及檔案內(nèi)容的安全性，對(duì)于不符合歸檔要求的文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行退回，確保檔案符合安全要求。

（二）檔案電子化整理階段的安全策略

1.建設(shè)檔案管理專職隊(duì)伍，明確個(gè)人責(zé)任

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作選擇電子化形式進(jìn)行推進(jìn)，極大地提升了檔案管理效率。就目前檔案電子化整理階段工作來(lái)看，為了保障檔案安全，應(yīng)當(dāng)建設(shè)一支專職隊(duì)伍，對(duì)檔案整理工作內(nèi)容進(jìn)行劃分，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，最大限度地保障檔案整理階段的安全。為了進(jìn)一步提升電子檔案的準(zhǔn)確性，其應(yīng)當(dāng)將權(quán)力下放至檔案管理工作的具體人員，明確個(gè)人責(zé)任，提升檔案電子化整理工作水平，保障檔案安全。由于檔案類型多種多樣，因此對(duì)不同類型的檔案，在整理工作中應(yīng)當(dāng)組織不同人員進(jìn)行整理。將檔案電子化系統(tǒng)的若干工作對(duì)某一類別的工作人員進(jìn)行授權(quán)，防止權(quán)力混用，致使檔案整理工作的開(kāi)展受到影響。倘若在國(guó)有企業(yè)檔案電子化整理過(guò)程中，由于工作人員自身因素不得不更換新任員工開(kāi)展檔案整理，國(guó)有企業(yè)檔案電子化系統(tǒng)的管理人員，可以將權(quán)力移交至信任的工作人員，對(duì)個(gè)人責(zé)任進(jìn)行明確。同時(shí)，在檔案整理過(guò)程中，由于人員變更而引發(fā)的諸多工作進(jìn)行明確記錄，盡可能地將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，提升檔案整理工作人員的個(gè)人積極性，確保檔案電子化整理階段各項(xiàng)工作符合要求，保障檔案信息的真實(shí)性，防止由于個(gè)人因素的影響導(dǎo)致檔案資料混亂，確保檔案整理階段的信息安全。

2.設(shè)置“預(yù)處理”機(jī)制，提升檔案整理效率

國(guó)有企業(yè)檔案電子化整理階段涵蓋的要素相對(duì)較多，并且工作內(nèi)容較為復(fù)雜，所以為了提升檔案整理效率，保障檔案安全，應(yīng)當(dāng)設(shè)置預(yù)處理機(jī)制，確保檔案整理工作按照正確的方向推進(jìn)，促進(jìn)檔案整理水平的提升。就目前國(guó)有企業(yè)檔案電子化整理工作來(lái)看，在實(shí)際推進(jìn)過(guò)程中，通常會(huì)出現(xiàn)資料繁多、整理任務(wù)量大、工作時(shí)間短等情況，極易導(dǎo)致相關(guān)文件的丟失，致使檔案電子化整理工作受到影響。為了有效解決這一問(wèn)題，國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)可以設(shè)置預(yù)處理機(jī)制，對(duì)于已經(jīng)檢查無(wú)誤的檔案信息整合在一起，對(duì)于未曾整理的文件整合在一起，防止檔案整理過(guò)程中，由于文件數(shù)量多而造成文件混亂，致使電子檔案整理的安全性受到影響。通過(guò)預(yù)處理機(jī)制的建設(shè)，一方面能夠有效提升電子檔案存儲(chǔ)的安全性，另一方面能夠解決短期內(nèi)檔案整理量過(guò)大的現(xiàn)象，提升檔案電子化整理效率。

3.定期組織抽檢，保障涉密檔案安全

國(guó)有企業(yè)檔案電子化管理工作不僅僅是針對(duì)企業(yè)普通的文件資料，同時(shí)包含部分涉密檔案。所以，對(duì)于此類檔案的管理，應(yīng)當(dāng)確保各類文件的安全性，防止檔案信息丟失。具體而言，可以組織專業(yè)人員進(jìn)行涉密檔案整理，謹(jǐn)防由于電子檔案資料的丟失而引發(fā)諸多安全問(wèn)題。另外，為了進(jìn)一步提升涉密檔案管理質(zhì)量，國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期組織相關(guān)人員對(duì)涉密檔案整理工作進(jìn)行抽檢，最大限度地保障密集檔案的安全。不僅如此，由于涉密檔案在電子化管理模式下，需要存儲(chǔ)在相應(yīng)的系統(tǒng)內(nèi)，倘若檔案電子化過(guò)程中各項(xiàng)工作不符合處理要求，極易導(dǎo)致信息泄露。所以，為了保障涉密檔案的安全性，檔案管理部門(mén)人員應(yīng)當(dāng)采取電子與人工相結(jié)合的形式對(duì)涉密檔案進(jìn)行整理，最大限度地保障涉密檔案的安全。

4.應(yīng)用新興技術(shù)，保障系統(tǒng)安全

電子檔案歸檔工作是檔案電子化管理至關(guān)重要的一步。因此，在入檔前期和后期，應(yīng)當(dāng)結(jié)合認(rèn)證技術(shù)與解密技術(shù)等進(jìn)行應(yīng)用，最大限度地保障電子檔案歸檔安全。具體操作過(guò)程中，為了防止電子文件被損壞，可以在原有技術(shù)基礎(chǔ)上，加設(shè)電子檔案歸檔簽署流程，確保文件在歸檔過(guò)程中不會(huì)丟失。針對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)而言，倘若受到木馬病毒等的攻擊，極易導(dǎo)致系統(tǒng)信息丟失，嚴(yán)重影響電子檔案歸檔階段各項(xiàng)工作的開(kāi)展，致使國(guó)有企業(yè)信息安全難以得到有效保障。所以，從這一角度出發(fā)，電子檔案歸檔過(guò)程中應(yīng)當(dāng)明確加密技術(shù)的重要性，通過(guò)對(duì)檔案管理人員身份認(rèn)證以及密碼算法的設(shè)計(jì)，確保電子歸檔階段各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。新興技術(shù)的應(yīng)用，能最大限度地保障電子檔案歸檔安全。

另外，國(guó)有企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，應(yīng)當(dāng)組織專業(yè)人員，對(duì)歸檔過(guò)程中可能出現(xiàn)的各類安全隱患進(jìn)行排查。防火墻等新興技術(shù)的應(yīng)用，能最大限度地保障電子檔案管理系統(tǒng)自身安全。目前，國(guó)有企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)防火墻的應(yīng)用通常選用以下幾種類型推進(jìn)：首先是代理服務(wù)型；其次是包過(guò)濾型；再次是應(yīng)用網(wǎng)關(guān)型。除此之外，還有多種形式以供選擇，具體可以結(jié)合國(guó)企檔案管理工作實(shí)際需求進(jìn)行明確。通過(guò)對(duì)防火墻技術(shù)的應(yīng)用，能夠有效保障系統(tǒng)安全，為電子檔案管理提供必要的保護(hù)。不僅如此，電子檔案管理系統(tǒng)的安全保障也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)防毒軟件的應(yīng)用。結(jié)合新時(shí)期技術(shù)發(fā)展，定時(shí)更新病毒系統(tǒng)，謹(jǐn)防由于黑客的惡意破壞，致使電子檔案管理系統(tǒng)的安全受到影響。

四、結(jié)論

總而言之，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，國(guó)有企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理模式難以與新時(shí)期發(fā)展目標(biāo)相對(duì)應(yīng)。因此，必須結(jié)合新時(shí)期發(fā)展要求，推進(jìn)檔案電子化管理，提升檔案管理工作效率，降低人力資源投入，保障各類原始檔案資料的安全。但是，目前檔案電子化管理工作中仍然存在諸多問(wèn)題，比如病毒侵犯以及信息丟失等因素，在一定程度上制約了國(guó)有企業(yè)檔案電子化管理效率。因此，必須采取行之有效的措施，加強(qiáng)對(duì)電子檔案歸檔和整理階段的管理，保障國(guó)有企業(yè)電子檔案安全，為后續(xù)企業(yè)發(fā)展和各項(xiàng)決策提供必要的資料支撐，推動(dòng)國(guó)有企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

【相關(guān)鏈接】

檔案管理信息化平臺(tái)的目標(biāo)是：實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。

紙質(zhì)檔案的信息化管理是：以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理。

電子信息的檔案化管理是：把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進(jìn)行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應(yīng)用系統(tǒng)中獨(dú)立出來(lái)，形成與應(yīng)用無(wú)關(guān)的，不可抵賴的，能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。為電子檔案管理搭建一個(gè)公共支撐環(huán)境，為各類檔案提供統(tǒng)一的采集、管理、查詢、加載及展現(xiàn)的平臺(tái)，主要實(shí)現(xiàn)以下功能：統(tǒng)一電子檔案入口。