公安院?？蒲薪?jīng)費(fèi)電子發(fā)票使用問題研究

李冠燁

（遼寧警察學(xué)院 財務(wù)處,遼寧 大連 116036）

一、引言

2015 年國家稅務(wù)總局在北京市、上海市、浙江省進(jìn)行增值稅電子普通發(fā)票試點(diǎn)工作，2016年增值稅電子普通發(fā)票在全國全面推行，2017年財政電子票據(jù)試行，2019 年中國鐵路總公司高鐵電子客票試點(diǎn)，南方航空公司推行電子行程單，2020 年財政部和國家檔案局發(fā)布《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》中說明廣義的電子發(fā)票即電子會計憑證，是指單位從外部接收的電子形式的各類會計憑證，包括電子發(fā)票、財政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、銀行電子回單等電子會計憑證。

國家統(tǒng)計局網(wǎng)站公布的2020 年全國科技經(jīng)費(fèi)投入統(tǒng)計公報顯示，高等學(xué)校研究與試驗發(fā)展（R&D）經(jīng)費(fèi)支出1882.5 億，同比增長4.8%。隨著國家對高?？蒲袆?chuàng)新的扶持，公安高校科研經(jīng)費(fèi)來源趨于多樣化。公安院?？蒲芯劢埂皵?shù)據(jù)警務(wù)、智慧警務(wù)”建設(shè)，據(jù)2020 年公安部公布數(shù)據(jù)，獲得科技成果轉(zhuǎn)化獎的15%為公安院校（公安部官網(wǎng)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計）。2021 年財政部科技部頒布《國家重點(diǎn)研發(fā)計劃資金管理辦法》《國家自然科學(xué)基金資助項目資金管理辦法》《國家社會科學(xué)基金項目資金管理辦法》等文件，在落實科研經(jīng)費(fèi)“放管服”和“科技興警”的背景下，公安院校科研經(jīng)費(fèi)呈現(xiàn)迅猛增加的態(tài)勢。電子發(fā)票在公安院校科研經(jīng)費(fèi)報銷中廣泛使用，比如設(shè)備費(fèi)、材料費(fèi)、測試化驗加工費(fèi)、燃料動力、出版/文獻(xiàn)/信息傳播/知識產(chǎn)權(quán)事務(wù)費(fèi)、差旅/國際合作交流等費(fèi)用，以及其他相關(guān)支出都會取得或開具電子發(fā)票。在公安院?？蒲薪?jīng)費(fèi)報銷中應(yīng)保證接收的電子發(fā)票真實合法，電子發(fā)票儲存、傳輸安全可靠，會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整識別電子發(fā)票并自動生成相關(guān)單據(jù)。

電子發(fā)票發(fā)展至今受到越來越多的專家學(xué)者關(guān)注。耿曉霞（2019）建議高等院校在報銷電子發(fā)票時，報銷人自行提供稅務(wù)局網(wǎng)站查驗證明，簽字并承諾項目負(fù)責(zé)人僅報銷一次[1]。李彥興、何洪武（2020）認(rèn)為通過云計算構(gòu)建高校票據(jù)信息化管理，有助于財政電子票據(jù)、增值稅電子發(fā)票等票據(jù)的開具、管理和核銷[2]。熊泉秀（2021）建議行政事業(yè)單位財務(wù)管理中使用電子發(fā)票應(yīng)建立電子商務(wù)發(fā)票編號管理臺賬[3]。歐陽國亮（2021）認(rèn)為公安院?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理平臺開放程度較低，建議統(tǒng)籌科研平臺建設(shè)，加強(qiáng)各部門之間的溝通[4]。賴麗蓮（2022）認(rèn)為在信息化快速發(fā)展的今天，財務(wù)會計紙質(zhì)檔案最終會被電子會計檔案取代，電子發(fā)票推動了電子會計檔案的發(fā)展進(jìn)程[5]。

二、公安院校科研經(jīng)費(fèi)使用電子發(fā)票的優(yōu)勢

公安院?？蒲谢顒邮恰翱萍寂d警”的重要組成部分，電子發(fā)票貫穿公安院?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理的全過程。在橫向科研經(jīng)費(fèi)管理中，公安院校需要向撥款方開具電子發(fā)票；公安院校科研管理實行項目負(fù)責(zé)制，項目組成員取得外來單位開具的電子發(fā)票進(jìn)行科研經(jīng)費(fèi)報銷；在公安院?？蒲薪?jīng)費(fèi)中期檢查和結(jié)題驗收時，需要對電子會計憑證或電子發(fā)票進(jìn)行查閱。電子發(fā)票在公安院校科研經(jīng)費(fèi)管理中的優(yōu)勢有以下幾點(diǎn)。

（一）領(lǐng)用方式便捷，傳遞方便

公安院?？蒲薪?jīng)費(fèi)開具發(fā)票以財政非稅票據(jù)為主。財政電子非稅票據(jù)的開具需要通過相關(guān)主管部門授予權(quán)限，科研經(jīng)費(fèi)往來業(yè)務(wù)量較大時，開具電子發(fā)票無需向稅務(wù)部門申請紙質(zhì)發(fā)票，開票更加便捷。與紙質(zhì)發(fā)票相比，電子發(fā)票還具有傳遞方便不易丟失的特點(diǎn)，教職工在電子發(fā)票平臺上提交開票申請，填寫好開票信息，財務(wù)部門開具電子發(fā)票后發(fā)送到預(yù)留的電子郵箱。

（二）降低財務(wù)成本，提高工作效率

財政電子票據(jù)可以通過系統(tǒng)自動生成，提高了開票準(zhǔn)確率。在高校會計核算業(yè)務(wù)中，紙質(zhì)發(fā)票與電子發(fā)票并行，紙質(zhì)發(fā)票需要人工填寫開具，雖然現(xiàn)階段紙質(zhì)發(fā)票可以通過電腦打印，財務(wù)人員也需要編制具體的摘要和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，需要花費(fèi)大量的時間和精力，且在編制過程中容易出錯，造成大量紙質(zhì)票據(jù)的浪費(fèi)。使用財政電子票據(jù)后，財務(wù)工作人員不必頻繁往返稅務(wù)局購買發(fā)票，通過稅務(wù)局發(fā)票綜合服務(wù)平臺網(wǎng)上購買電子發(fā)票的發(fā)票號段，將發(fā)票號段輸入開票系統(tǒng)進(jìn)行驗證開票。

方便增值稅電子發(fā)票統(tǒng)計。比如公安院校取得警用專利科研收入時需要開具增值稅電子發(fā)票，由于增值稅電子普通發(fā)票具有可復(fù)制性、無法回收的特點(diǎn)，增值稅電子普通發(fā)票不允許作廢處理，應(yīng)該開具紅字增值稅電子普通發(fā)票進(jìn)行沖銷，以往作廢的增值稅電子發(fā)票也不需要?dú)w還，只需在開票系統(tǒng)中查看和統(tǒng)計，提高工作效率。

（三）加快會計檔案電子化進(jìn)程，方便查閱

電子發(fā)票通過安全存儲，會計核算系統(tǒng)識別入賬，形成電子會計檔案。電子會計檔案信息經(jīng)過分析整理，經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人授權(quán)后可以在公安院校各部門進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，財務(wù)信息使用者可以進(jìn)行統(tǒng)計、分析等相關(guān)操作[6]，比如在統(tǒng)計公安院校科研經(jīng)費(fèi)往來收付款時，方便生成各單位往來數(shù)據(jù)，使財務(wù)工作更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和管理工作。

電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票相比還有易查閱的特點(diǎn)。紙質(zhì)會計檔案需要人工裝訂整理，占地空間大，不易儲存和查找。國家相關(guān)部門對高校的財務(wù)監(jiān)管愈發(fā)嚴(yán)格，公安院校經(jīng)常接受財政部門、審計部門和上級公安部門的檢查、巡視時需要頻繁調(diào)閱各種會計憑證，查閱、復(fù)印紙質(zhì)發(fā)票耗費(fèi)較多人力物力。在公安院校科研項目中期檢查、結(jié)題驗收和經(jīng)費(fèi)審計時，需要查閱復(fù)印大量的紙質(zhì)會計憑證，經(jīng)常發(fā)生紙質(zhì)票據(jù)脫落、票據(jù)信息遮擋、字跡模糊等現(xiàn)象，推廣使用電子發(fā)票能方便相關(guān)人員查閱。

三、公安院?？蒲薪?jīng)費(fèi)報銷中使用電子發(fā)票的弊端

電子發(fā)票的應(yīng)用為公安院?？蒲薪?jīng)費(fèi)報銷帶來了很多方便，同時也存在重復(fù)打印、核驗工作量大和不易安全保存等問題。

（一）電子發(fā)票可復(fù)制性強(qiáng)

現(xiàn)階段，大部分高?？蒲薪?jīng)費(fèi)報銷時仍將電子發(fā)票打印入賬。電子發(fā)票可復(fù)制性強(qiáng)，每張電子發(fā)票打印出來沒有任何區(qū)別，也不顯示本次使用是第幾次打印。在電子發(fā)票使用初期，一些高校為了防止重復(fù)報賬，設(shè)置電子發(fā)票登記臺賬，對報銷的電子發(fā)票在電子表格里逐筆登記，公安院校在年底科研經(jīng)費(fèi)報銷較為集中時，容易遺漏對電子發(fā)票的核驗和登記。還有些高校讓報銷人自行在相關(guān)網(wǎng)站查驗，提供電子發(fā)票查驗證明。國家為了解決科研經(jīng)費(fèi)“報銷繁”的問題，鼓勵高校設(shè)置科研財務(wù)助理崗位，科研財務(wù)助理在查驗電子發(fā)票時，將稅務(wù)局網(wǎng)站電子發(fā)票查驗結(jié)果打印出來，這種人力資源的浪費(fèi)應(yīng)當(dāng)避免。

（二）電子發(fā)票驗真工作量大

財務(wù)人員對科研經(jīng)費(fèi)電子發(fā)票的核驗，需要判定發(fā)票用途是否與科研項目相關(guān)，開具日期是否在項目科研期間內(nèi)，金額是否符合科研經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定等，最重要的是核驗發(fā)票的真?zhèn)?。在取得紙質(zhì)發(fā)票時，財務(wù)人員通過核驗稅務(wù)部門“發(fā)票監(jiān)制章”和開具單位“發(fā)票專用章”兩章來確定發(fā)票的真實性，電子發(fā)票的驗真主要通過登錄相關(guān)稅務(wù)局網(wǎng)站，錄入發(fā)票代碼等信息來核驗電子發(fā)票的真實性。電子發(fā)票發(fā)展至今，不再要求“發(fā)票監(jiān)制章”和“發(fā)票專用章”兩章齊全。按照《關(guān)于增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺等事項的公告》（國家稅務(wù)總局公告2020 年第1 號）的規(guī)定，納稅人通過增值稅電子發(fā)票公共服務(wù)平臺開具的增值稅電子普通發(fā)票，屬于稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制的發(fā)票，采用電子簽名代替發(fā)票專用章，其法律效力、基本用途、基本使用規(guī)定等與增值稅普通發(fā)票相同。發(fā)票使用者通過全國增值稅發(fā)票查驗平臺下載專門的閱讀器，核驗電子簽名即可。

（三）電子發(fā)票存儲安全隱患

目前，大部分高校以紙質(zhì)版會計檔案為主，對電子會計檔案的重視缺乏。公安院校尚未建立規(guī)范統(tǒng)一的電子發(fā)票保存管理系統(tǒng)，對已經(jīng)形成的電子會計檔案移交、保管、查閱、核定銷毀等流程沒有明確的管理文件要求。公安院?？蒲许椖可婕肮矊W(xué)、公安技術(shù)等方面，近年來，高科技犯罪頻發(fā)，全面推行電子發(fā)票的情況下，電子發(fā)票的開具和查驗都是在網(wǎng)上進(jìn)行的，涉密項目的電子發(fā)票證儲存在計算機(jī)上，發(fā)票以電子數(shù)據(jù)形式存儲，電子發(fā)票的開票人、時間、金額、發(fā)票代碼等重要信息容易被惡意篡改，也存在被泄漏、損壞以及病毒侵害等風(fēng)險，如果網(wǎng)絡(luò)環(huán)境受到攻擊，涉密信息的泄露會產(chǎn)生社會恐慌甚至影響國家安全。

（四）管理系統(tǒng)尚未實現(xiàn)一體化

公安院?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理中，財務(wù)部門負(fù)責(zé)科研經(jīng)費(fèi)使用監(jiān)管、票據(jù)審核和提供項目結(jié)題數(shù)據(jù)，科研管理部門負(fù)責(zé)項目申報、科研成果管理等業(yè)務(wù)，科研項目負(fù)責(zé)人對項目經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。在科研經(jīng)費(fèi)報銷中，由于財務(wù)系統(tǒng)和科研系統(tǒng)信息共享程度較低，電子數(shù)據(jù)缺乏整合，出現(xiàn)“信息孤島”，使用電子發(fā)票產(chǎn)生的電子會計憑證等數(shù)據(jù)未能直接地為科研項目數(shù)據(jù)集成分析采用，影響數(shù)據(jù)使用者的分析與決策。

（五）對電子發(fā)票的使用認(rèn)識不足

電子發(fā)票的產(chǎn)生改變了紙質(zhì)發(fā)票的管理模式，對公安院校財務(wù)人員信息化技術(shù)能力提出了新的要求，在電子發(fā)票的推廣使用階段，紙質(zhì)發(fā)票和電子發(fā)票并行，公安院校財務(wù)人員因電子發(fā)票核驗較為繁瑣，更傾向于讓科研報銷人員提供紙質(zhì)發(fā)票。

四、公安院?？蒲薪?jīng)費(fèi)報銷中使用電子發(fā)票的建議

在公安院校科研經(jīng)費(fèi)報銷中使用電子發(fā)票存在重復(fù)打印、重復(fù)報銷的問題，由于電子發(fā)票的票面信息容易被惡意篡改，電子發(fā)票的核驗為財務(wù)人員及科研助理帶來了很大的工作量，電子發(fā)票的保存缺乏妥善的管理制度，發(fā)票信息容易泄露，針對以上問題提出幾點(diǎn)建議。

（一）建立與稅控系統(tǒng)相連的電子發(fā)票平臺

“工欲善其事，必先利其器”，會計核算軟件應(yīng)依托大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)，2019 年政府會計制度改革后，會計核算軟件在功能上得到很大的提升，在系統(tǒng)中安裝發(fā)票管理模塊，將發(fā)票管理模塊與稅務(wù)系統(tǒng)鏈接，方便查驗發(fā)票真?zhèn)巍Ｄ壳?，市場上有很多發(fā)展比較成熟的稅控軟件，公安院?？晌械谌蕉ㄖ七m合自身需要的電子發(fā)票服務(wù)平臺。電子發(fā)票服務(wù)平臺集發(fā)票開具、查驗、存儲、接收、下載等功能，可以追蹤每張發(fā)票的后續(xù)處理，如作廢或紅字沖銷，通過電子發(fā)票平臺實現(xiàn)對電子發(fā)票的全面管理[7]。電子發(fā)票服務(wù)平臺還可以實現(xiàn)報稅功能，以往人工報稅時，需要在提前計算出當(dāng)月總計不含稅收入、免稅收入、增值稅額等，通過電子發(fā)票平臺可以自動計算生成。電子發(fā)票平臺的構(gòu)建有助于提升公安院?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理水平，有助于推動高校財務(wù)工作信息化發(fā)展。將電子發(fā)票服務(wù)平臺與公安院校科研項目掛鉤，實現(xiàn)到款開票、預(yù)借發(fā)票、發(fā)票核銷和發(fā)票作廢業(yè)務(wù)“一站式”辦理。為解決科研項目結(jié)題不結(jié)算長期掛賬問題，公安院校應(yīng)將科研項目經(jīng)費(fèi)結(jié)算納入結(jié)題的必經(jīng)程序，對超過政策規(guī)定逾期未解決的項目負(fù)責(zé)人要建立相應(yīng)處罰機(jī)制。

（二）構(gòu)建公安院校電子會計檔案制度

公安院校電子會計檔案通過計算機(jī)等設(shè)備存儲和傳輸，在電子會計檔案的保管過程中，最重要的就是保障數(shù)據(jù)的安全。公安院校應(yīng)增強(qiáng)風(fēng)險意識，采用身份認(rèn)證、分級授權(quán)、電子簽名、加密技術(shù)、及時備份等措施，防止數(shù)據(jù)被非法修改和惡意泄露，保證數(shù)據(jù)存儲和傳輸?shù)陌踩?、完整、真實、可用[8]。公安院校要制定電子會計檔案制度，規(guī)范使用電子發(fā)票，對已形成的電子會計憑證真實性、唯一性、合法性、安全性、有效性負(fù)責(zé)，規(guī)范電子會計檔案從采集、歸檔、保管、利用、銷毀等全流程電子化管理，實現(xiàn)會計檔案全生命周期電子化管理[9]。公安院校科研活動有其自身的特點(diǎn)，公安院校電子會計檔案制度的制定應(yīng)更注重查閱的安全性和保密性。調(diào)閱電子會計檔案應(yīng)做好調(diào)閱登記，嚴(yán)格按照調(diào)閱制度流程，先由業(yè)務(wù)部門提出申請，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批，經(jīng)過會計檔案管理人登記，簽署保密協(xié)議后才能借閱或復(fù)印。借閱或復(fù)印只能在檔案室內(nèi)進(jìn)行，進(jìn)行在線查閱電子會計檔案時，要保障電子會計檔案信息的安全性，防止電子會計檔案被篡改或破壞。如遇特殊情況需要外借的，需履行相關(guān)的手續(xù)并約定好歸還時間，歸還時檔案管理人要對電子檔案信息進(jìn)行查驗，確保電子檔案完整，檔案管理人還有定期整理和清點(diǎn)相關(guān)電子會計檔案的任務(wù)。

（三）推動科研經(jīng)費(fèi)信息化管理進(jìn)程

隨著高?？蒲蟹秶牟粩嗤卣?，國家鼓勵科研成果應(yīng)用轉(zhuǎn)化，校企合作科研項目不斷深入，公安院校在與其他學(xué)?；蚱髽I(yè)開展科研活動時，應(yīng)簽訂合同條款明確雙方權(quán)利與義務(wù)，甲乙雙方經(jīng)濟(jì)活動往來開具電子發(fā)票，開具、抵扣的電子發(fā)票作為依據(jù)確認(rèn)科研收入。財務(wù)人員將收入核算、票據(jù)管理、應(yīng)收賬款管理等有機(jī)整合，并通過應(yīng)收賬款賬齡分析等方式為款項催收提供依據(jù)，維護(hù)了公安院校開展科研合作的合法權(quán)益。公安院?？蒲薪?jīng)費(fèi)財務(wù)管理系統(tǒng)可以充分利用市場上比較成熟的軟件，對科研經(jīng)費(fèi)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合、分析、轉(zhuǎn)化和提升，構(gòu)建聯(lián)合審計處、財務(wù)處、科研處、教務(wù)處、項目負(fù)責(zé)人等內(nèi)控網(wǎng)絡(luò)體系，強(qiáng)化內(nèi)控信息集成和共享，并拓寬內(nèi)控數(shù)據(jù)渠道[10]?？蒲薪?jīng)費(fèi)財務(wù)管理系統(tǒng)的建立，將以財務(wù)信息共享支撐管理會計流程中的風(fēng)險決策，通過采集電子發(fā)票數(shù)據(jù)可以對科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行成本分析和績效評價，有助于加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算管理，增強(qiáng)科研人員的成本意識，提高科研經(jīng)費(fèi)使用效率。

（四）加強(qiáng)財務(wù)工作人員培訓(xùn)

為了讓公安院校教職工在科研經(jīng)費(fèi)報銷時更方便地使用電子發(fā)票，就要加強(qiáng)對財務(wù)人員的培訓(xùn)。財務(wù)人員應(yīng)當(dāng)熟悉電子發(fā)票從稅務(wù)等機(jī)關(guān)申領(lǐng)、接收、開具的過程，熟悉電子發(fā)票報銷核驗的方式。電子發(fā)票服務(wù)平臺構(gòu)建完成后，邀請軟件工程師對財務(wù)人員進(jìn)行實務(wù)操作培訓(xùn)，使財務(wù)人員在電子發(fā)票的開具、審核、入賬等環(huán)節(jié)都能熟練操作，增強(qiáng)財務(wù)人員處理電子發(fā)票的業(yè)務(wù)能力。通過培訓(xùn)來強(qiáng)化財務(wù)人員對電子發(fā)票的使用認(rèn)知，提升財務(wù)人員的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能水平，使財務(wù)信息化革新助力公安院校的建設(shè)和發(fā)展[11]。此外，公安院校還可以為學(xué)院的科研秘書或者課題組的科研財務(wù)助理人員開展專題培訓(xùn)講座，進(jìn)行現(xiàn)場咨詢和解答，在新媒體平臺上發(fā)布電子發(fā)票科研經(jīng)費(fèi)報銷實務(wù)操作小視頻等方式加強(qiáng)對電子發(fā)票的宣傳。

五、結(jié)語

電子發(fā)票是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物，全國電子發(fā)票推廣使用階段，電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票相比有著易傳遞、成本低、方便查閱等特點(diǎn)，電子發(fā)票在公安院校科研經(jīng)費(fèi)使用中得到廣泛應(yīng)用，公安院校在科研經(jīng)費(fèi)報銷中使用電子發(fā)票產(chǎn)生了一些問題，通過構(gòu)建與稅控系統(tǒng)相連的電子發(fā)票核驗平臺，加強(qiáng)公安院校電子會計檔案制度，推動科研活動信息化管理進(jìn)程，提高財務(wù)人員的業(yè)務(wù)技能等方面措施，使電子發(fā)票更好地為公安院?？蒲薪?jīng)費(fèi)報銷等活動服務(wù)。