高校檔案工作新媒體應用的優(yōu)勢、問題及對策

首都師范大學 盛瓊潔

一、引言

2021年，中辦國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，“人民生活水平顯著提高，對檔案信息、檔案文化的需求日益增長，迫切要求加快檔案開放、擴大檔案利用、提供優(yōu)質(zhì)高效服務。新一代信息技術(shù)廣泛應用，檔案工作環(huán)境、對象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。[1]”《國家檔案局關(guān)于印發(fā)＜2021年全國檔案宣傳工作要點＞的通知》要求，“創(chuàng)新檔案宣傳形式，用好現(xiàn)代網(wǎng)絡和信息技術(shù)，注重運用新媒體，抓好內(nèi)容建設(shè)，增強檔案宣傳工作的傳播力、引導力、影響力、公信力。加強與宣傳、網(wǎng)信、出版等部門和主流媒體的合作，拓寬宣傳渠道。開展檔案部門跨區(qū)域資源共享和宣傳協(xié)作?！敝醒胗嘘P(guān)文件已經(jīng)深刻分析了新時代檔案工作面臨的形勢與挑戰(zhàn)，明確指出了運用新媒體技術(shù)加強改進檔案工作的開展方向。

檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)性工作，高校檔案機構(gòu)不僅承擔征集、整理、保管學校各類檔案的職能，近年來越來越強調(diào)檔案的開放和利用、宣傳和教育作用，已逐步成為高校重要的對外窗口之一。新媒體環(huán)境下，對高校檔案機構(gòu)而言提供了前所未有的發(fā)展機遇，也將面對突破傳統(tǒng)工作模式、創(chuàng)新檔案管理利用的挑戰(zhàn)。實踐中，國內(nèi)外高校紛紛就利用新媒體手段改進檔案工作，進行了探索。本文嘗試通過梳理新媒體應用于高校檔案工作的情況，分析新媒體在高校檔案工作應用中存在的優(yōu)勢和普遍問題，就如何充分借勢新媒體發(fā)展浪潮推動高校檔案事業(yè)發(fā)展提出對策建議，為高校檔案工作創(chuàng)新提供參考。

二、新媒體應用于高校檔案工作的優(yōu)勢分析

（一）促進了檔案信息收集

新媒體時代，輿論生態(tài)、媒體格局、傳播方式發(fā)生深刻變化，傳統(tǒng)媒體不再是壟斷信息傳播的主體，每個人都可以成為信息傳播的發(fā)起者和參與者。在新的信息傳播模式中，網(wǎng)絡用戶從不同視角、通過多種形式展示自己所看到情況，特別是具有專業(yè)知識的高校教師和思想開放的大學生積極參與其中，貢獻了大量的高質(zhì)量信息。這些信息記錄了事件始末，和檔案資源有著同等價值。這對豐富高校檔案資源有著重要意義，也給高校檔案信息收集帶來新的思路。其中最主要的，新媒體的應用可以大大便利檔案信息的收集。比如，與原先線下收集檔案信息相比，通過新媒體技術(shù)可以多渠道、多角度、多種形式，更加快捷地收集文本、圖片、音頻、視頻等多媒體檔案信息。又比如，與原先以高校檔案機構(gòu)為主體收集檔案信息相比，利用新媒體平臺的傳播力、影響力，向媒體用戶征集有價值的檔案資料，可以廣泛動員師生和校友主動提供手中珍藏的反映學校發(fā)展歷程的影像資料、實物展品等檔案資料，充分發(fā)掘民間檔案納入館藏。

（二）提高了檔案宣傳效果

新媒體時代除傳統(tǒng)的文字、圖片類信息外，短視頻、直播等形式逐步成為大眾接受資訊的主流手段。同時，新媒體大大豐富了用戶和信息的互動形式，用戶通過點贊、轉(zhuǎn)發(fā)、評論等方式成為信息傳播的重要節(jié)點，促進了信息的二次傳播。這給檔案宣傳工作帶來了創(chuàng)新機會。原先高校檔案部門一直給人的印象是刻板封閉的，檔案就是保存在庫房中排架上的一個個卷宗，是塵封的歷史，毫無生氣可言。新媒體的應用，在高校檔案部門和學校師生、社會公眾之間搭建了一座橋梁，通過全新的多媒體形式展示檔案信息，以更生動更接地氣的形式宣傳檔案知識、展示業(yè)務工作，大大提高了檔案宣傳的趣味性、互動性、可達性，有效增強了師生對檔案工作的了解和認可，也使高校檔案機構(gòu)的地位作用得到重視。另一方面，高校檔案機構(gòu)利用新媒體，通過檔案資料，向社會展示學校學科建設(shè)、人才培養(yǎng)、校園文化、校史校貌，特別是通過師生、校友間的二次傳播，有效發(fā)揮了高校對外展示的重要窗口作用，大大提高了高校的社會影響力，在“雙一流”建設(shè)目標下有力服務高校發(fā)展中心工作。

（三）增強了檔案服務體驗

習近平總書記在2018年全國網(wǎng)絡安全和信息化工作會議上強調(diào)，“要加快推進電子政務，構(gòu)建全流程一體化在線服務平臺，更好解決企業(yè)和群眾反映強烈的辦事難、辦事慢、辦事繁的問題。[2]”新媒體時代，“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”從賦權(quán)和增能兩方面推動政府治理變革，一方面賦予民眾更加充分地表達權(quán)利，解決了信息不對稱和參與渠道不通暢的問題；另一方面借助現(xiàn)代信息網(wǎng)絡技術(shù)，切實改進政府服務流程和效率，提高了政府服務的能力水平。對高校檔案館而言，新媒體應用轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的檔案查詢利用模式，將被動服務變?yōu)橐杂脩粜枨鬄橹行模鲃娱_展檔案服務。通過新媒體工具，創(chuàng)新檔案利用方式，開展遠程檔案查詢服務，優(yōu)化服務流程，實現(xiàn)了網(wǎng)上“受理、辦理、反饋”的線上服務和實體窗口線下服務相結(jié)合，變“師生跑腿”為“數(shù)據(jù)跑路”，有效化解高校檔案“辦事難、辦事慢、辦事繁”問題。借助新媒體的社交功能，搭建溝通平臺，吸引師生校友交流討論，參與到檔案管理和利用中來，檔案館從中得到一手意見建議，有效提升檔案服務水平。

三、高校檔案工作新媒體應用的基本狀況和問題分析

（一）高校檔案館應用新媒體平臺的基本狀況

在檔案領(lǐng)域，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的新媒體迅速普及，促使檔案工作發(fā)生了革命性的變化。在此背景下，越來越多的高校檔案館認識到新媒體應用在豐富檔案資源建設(shè)、擴大檔案文化傳播力、提升檔案利用服務方面的優(yōu)勢，更加關(guān)注新媒體應用并付諸實踐。據(jù)統(tǒng)計，2017年2月，在新浪微博搜索有25所高校開通官方微博；在微信中搜索有23所高校運營官方微信公眾號[3]。時隔四年，2021年12月，在微信中已有140多所高校檔案館開通官方微信公眾號，可以看出，高校檔案館在新媒體創(chuàng)新檔案工作進行了很大的拓展。當前高校檔案館官方常用的媒體類型有官方網(wǎng)站、微信、微博、視頻網(wǎng)站、移動資訊平臺。高校檔案館普遍創(chuàng)建了官方主頁，通過網(wǎng)站發(fā)布信息，宣傳檔案工作。上百家高校創(chuàng)建了檔案館微信公眾號，通過公眾號開設(shè)檔案專欄、推送檔案故事、開通查檔預約服務。20余所高校檔案館在新浪微博擁有檔案館官方微博或在學校官方微博里擁有相關(guān)話題。還有一些檔案實踐工作領(lǐng)先的高校檔案館在嗶哩嗶哩等年輕人文化社區(qū)開通直播間，有的與本校文博機構(gòu)開通頭條新聞賬號，如中國人民大學在嗶哩嗶哩上開通“RUC博物館”直播間。與國內(nèi)高校不同，發(fā)達國家高校檔案館新媒體應用開發(fā)較早，由于管理方式的不同，發(fā)達國家高校在功能定位、內(nèi)容建設(shè)和形式呈現(xiàn)上略有差異，在社交媒體運用、信息資源整合、新技術(shù)應用、用戶服務功能上更加多樣化和系統(tǒng)化，值得國內(nèi)高校檔案館借鑒學習。

（二）高校檔案館新媒體應用存在的問題

1.高校對檔案發(fā)展的新媒體應用重視程度不夠

縱觀各高校檔案館在官方網(wǎng)站、微信公眾號、微博等新媒體平臺的應用情況，不難發(fā)現(xiàn)普遍存在更新慢、信息量少、關(guān)注度低等問題。歸根到底，就是檔案館在高校的職能地位沒有得到應有的重視，高校和高校檔案館在新媒體應用的關(guān)注程度不足。這些年隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，高校檔案部門紛紛由原來從學校黨政辦公室下的檔案室獨立為二級單位，成立綜合檔案館，但檔案館人員編制設(shè)置較少，網(wǎng)站和公眾號維護多數(shù)是檔案工作人員或檔案館學生助理兼職負責。由于重視程度不高導致的缺乏頂層設(shè)計、媒體運營經(jīng)費不足等長久以來的問題都嚴重制約檔案工作在新媒體應用方面的拓展。

2.新媒體用戶的局限性是檔案行業(yè)與新媒體結(jié)合的突出矛盾

用戶局限問題是指新媒體的應用群體的主力軍是年輕人，年輕人能夠熟練運用新媒體工具在電腦端或手機端進行學習、社交，而年長的人對新媒體的適應需要更長的學習時間。當代大學生出生在網(wǎng)絡與新媒體技術(shù)快速發(fā)展的時代，他們思維活躍、善于運用互聯(lián)網(wǎng)資源、觀點鮮明，新媒體已經(jīng)成為大學生學習知識、獲取信息、交流思想和休閑娛樂的重要平臺。而高校教師隊伍，學習能力強、有豐富的專業(yè)知識，善于接受新事物，在新媒體平臺上查閱文獻、開設(shè)視頻號授課游刃有余。這為高校檔案館新媒體平臺建設(shè)打下良好的用戶基礎(chǔ)。相比之下，年長的老師和校友更青睞傳統(tǒng)的現(xiàn)場查詢利用方式。而恰恰是年長的老師和校友經(jīng)歷了學校的建設(shè)發(fā)展，是學校歷史的見證人，是歷史檔案征集的重要對象。用戶局限的問題是檔案行業(yè)在新媒體應用中不可避免的難題。

3.新媒體類型單一，內(nèi)容流于形式

近年來國內(nèi)新媒體快速發(fā)展，從最初的門戶網(wǎng)站，到后來的微信、微博、頭條號，和新興的抖音、快手等短視頻平臺，這些媒體平臺各有特點，是高校重要的宣傳陣地。反觀高校檔案館在新媒體平臺的表現(xiàn)較高校官方宣傳工作顯得單一滯后。檔案館選擇的媒體平臺主要是微博、微信、官方網(wǎng)站等傳統(tǒng)媒體平臺，幾乎鮮有涉足短視頻平臺，造成用戶影響范圍窄，傳播力不強。發(fā)布的內(nèi)容主要是檔案文化傳播，檔案工作宣傳，檔案服務流程以及開閉館的通知通告等，缺乏新意。推送形式以圖文結(jié)合的新聞為主，缺乏音頻視頻等點擊率高吸引力強的內(nèi)容。平臺內(nèi)容更新頻率低，信息回復周期長，服務不到位。一些高校檔案館僅停留在設(shè)立使用了媒體平臺，沒有真正發(fā)揮新媒體平臺的社交傳播作用。

四、新媒體環(huán)境下高校檔案管理建設(shè)的對策創(chuàng)新

（1）重視新媒體應用，轉(zhuǎn)變管理思維。新媒體的出現(xiàn)對傳統(tǒng)的高校檔案管理模式帶來了巨大的沖擊，高校檔案工作者應順應新媒體發(fā)展趨勢，轉(zhuǎn)變固有思想，積極推進檔案新媒體應用變革。從頂層設(shè)計上支持檔案工作開展新媒體應用，將新媒體傳播納入高校整體發(fā)展規(guī)劃和檔案館年度工作計劃，對高校檔案新媒體傳播提出明確要求。設(shè)置專門的新媒體科室和人員，負責新媒體平臺的運營維護和信息發(fā)布。將新媒體傳播納入高校檔負責人和工作人員工作職責，并作為檔案業(yè)務考核評價標準。樹立開放包容的新媒體思維，打破與學校關(guān)鍵職能部門和相關(guān)院系的信息壁壘，建立密切聯(lián)系和協(xié)作關(guān)系。發(fā)揮檔案館宣傳素材豐富的優(yōu)勢，借勢其他部門成熟的新媒體管理經(jīng)驗，發(fā)揮相關(guān)院系的專業(yè)技術(shù)特長，共享資源，推進檔案宣傳和新媒體應用。例如南京大學檔案館在中國共產(chǎn)黨成立100周年之際，與新聞傳播學院聯(lián)合出品的微視頻“茍利國家生死以，豈因禍福避趨之——物理學家程開甲院士的精神底色”，入圍100部全國慶祝建黨100周年檔案系統(tǒng)微視頻展播作品①。

（2）內(nèi)容建設(shè)是根本，深入挖掘特色檔案資源。當下新媒體傳播日新月異，海量信息目不暇接，比得是誰能牢牢吸引用戶。檔案領(lǐng)域?qū)Χ鄶?shù)新媒體用戶來說是陌生的枯燥的，難以引起用戶興趣，這是檔案宣傳教育的傳統(tǒng)難題。如何吸引師生眼球，需要發(fā)揮豐富的檔案資源優(yōu)勢，加強檔案資源整理和編研。在宣傳檔案政策、法律法規(guī)和常識的同時，以身邊的檔案工作新成果、高校發(fā)展中感人事跡及“雙一流”建設(shè)過程等為素材，運用新媒體技術(shù)制作內(nèi)容和觀賞效果俱佳的檔案宣傳精品，使更多的館藏資源和檔案信息通過新媒體進行傳播，面向公眾開放。關(guān)注熱點新聞，善于將熱點與檔案資源結(jié)合，打造師生喜聞樂見的檔案新聞，獲得更多師生的關(guān)注和認可。邀請檔案專業(yè)學者開展新媒體課堂，傳授檔案知識。檔案館老師運用檔案工作實踐經(jīng)驗將學生在升學、留學、就業(yè)過程中常見的檔案問題，整理制作成實用的推文與學生分享。例如中國人民大學檔案館微信公眾號會在重要時間節(jié)點推送“關(guān)于近期人事檔案有關(guān)問題的說明”“2021屆畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)遞須知來啦”“特殊時期出國（境）用檔案證明材料辦理須知”，幫助學生順利完成檔案轉(zhuǎn)遞和利用。

（3）新技術(shù)是支撐，充分發(fā)揮新媒體功能。善于學習和利用新技術(shù)，將陳列在庫館里的檔案材料轉(zhuǎn)化為生動、形象的視覺元素，讓檔案信息活起來，是高校檔案工作新媒體應用的關(guān)鍵。比如借助影音素材、三維動畫技術(shù)等手段使學校發(fā)展重大事件變得一目了然。借助三維地圖與CG技術(shù)將校園建設(shè)變遷加以視頻化全景展現(xiàn)使人更加印象深刻。國外高校檔案網(wǎng)站使用先進的檢索技術(shù)為多樣化的服務提供技術(shù)支撐。如哈佛大學除了具有站內(nèi)檢索、站外檢索和全文檢索外，還開通了可視信息通道檢索系統(tǒng)和在線檔案檢索信息系統(tǒng)。麻省理工學院、牛津大學的檢索結(jié)果還具有交互性，如全文檢索有PDF和HTML等打開方式，放大、縮小、下載、打印[3]。根據(jù)新媒體平臺各自的特點，選擇最適合的媒體，才能達到檔案宣傳的最佳效果。比如短視頻平臺在虛擬在場和雙向互動方面具有顯著優(yōu)勢，微信公眾號平臺則在立體傳播與深度解讀方面表現(xiàn)亮眼，而微博則在輿論引導與裂變傳播方面發(fā)揮著不可替代的作用[4]。

（4）以用戶需求為導向，打造開放的高校檔案新媒體平臺。用戶的反饋是媒體傳播效果的重要信息來源，這要求在構(gòu)建高校檔案新媒體平臺過程中充分實現(xiàn)與用戶的互動，把“為黨管檔、為國守史、為民服務”的重任與新媒體應用結(jié)合起來，以開放的平臺吸引廣大的用戶參與檔案信息的生產(chǎn)、傳播、利用，強化高校檔案館和師生校友的溝通。通過新媒體新技術(shù)應用，把新媒體平臺打造成高校檔案館和用戶的連接樞紐。高校檔案館既要在用戶互動的過程中收集和挖掘有價值的信息，以豐富檔案資源庫，要善于接納用戶的意見，及時調(diào)整新媒體平臺管理策略，吸引更多的師生校友在高校檔案館新媒體平臺上參與并發(fā)表見解，為高校檔案工作與新媒體融合發(fā)展創(chuàng)造良性生態(tài)環(huán)境。

五、結(jié)語

新媒體是青年學生獲取信息、自我表達的一種重要手段，在這樣的大環(huán)境下，如何充分運用新媒體讓檔案工作活起來，加強檔案文化的宣傳，優(yōu)化檔案服務，需要高校和高校檔案館順勢而為，深刻把握新媒體的特點，切實推動檔案工作與新媒體新技術(shù)融合，增強高校檔案工作時代感和吸引力。與此同時，應當注意的是高校檔案館開展新媒體應用要堅持實事求是，根據(jù)客觀條件，實踐工作中應充分考慮是否有能力運營維護，是否有足夠人員、人才、經(jīng)費等配套保障，是否有真正實際需要開通新媒體平臺。

注釋

①摘自南京大學檔案館公眾號.