項(xiàng)目檔案工作中的主要問題與相應(yīng)對(duì)策

石家莊東方熱電熱力工程有限公司 宗文杰

在當(dāng)前我國建筑行業(yè)全面發(fā)展的過程中，國家對(duì)項(xiàng)目建設(shè)工程給予了高度重視，并于2005年開始，國家相關(guān)部門把已經(jīng)完成的項(xiàng)目融入對(duì)應(yīng)的企業(yè)考核管理活動(dòng)中。項(xiàng)目檔案管理作為項(xiàng)目管理活動(dòng)中不可或缺的一部分，整合了項(xiàng)目全生命周期各個(gè)環(huán)節(jié)管理信息的工作，是保證項(xiàng)目建設(shè)工作順利完成的前提要素。

一、項(xiàng)目檔案工作的特點(diǎn)

項(xiàng)目檔案是指固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目在提出、立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收等過程中形成的各種具備使用價(jià)值的資料、文件等，通過各種方式進(jìn)行保存和記錄。

為了更好地完成項(xiàng)目檔案工作，需要確定工程建設(shè)目標(biāo)、工程建設(shè)周期、工程建設(shè)規(guī)模，做好相應(yīng)的管理工作，嚴(yán)格按照國家法律政策要求，對(duì)建設(shè)過程進(jìn)行有效約束，從根源上減少不必要問題的出現(xiàn)。項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)過程中各種數(shù)據(jù)信息的原始記錄，展現(xiàn)出了全面性、專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)[1]。在開展項(xiàng)目檔案工作的過程中，需要保證檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、全面性，其特點(diǎn)是資料比較多，覆蓋范圍廣，指導(dǎo)性強(qiáng)、管理難度大、對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收要求嚴(yán)格。根據(jù)項(xiàng)目檔案工作的特點(diǎn)，需要思考檔案管理部門在企業(yè)中的價(jià)值，順利完成項(xiàng)目檔案工作，制定相應(yīng)的工作計(jì)劃，優(yōu)化應(yīng)對(duì)措施，結(jié)合實(shí)際情況，保證項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性和專業(yè)性，有效提高項(xiàng)目檔案工作水平。

（一）責(zé)任重

作為項(xiàng)目建設(shè)中的重要因素，項(xiàng)目檔案形成在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，能夠真實(shí)地展現(xiàn)出項(xiàng)目從提出、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)規(guī)劃、施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收、后期投用各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容，其形成過程進(jìn)一步反映了與項(xiàng)目活動(dòng)對(duì)應(yīng)的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，是項(xiàng)目建設(shè)的成果，是無法取代的關(guān)鍵產(chǎn)物。所以，項(xiàng)目檔案不僅承擔(dān)著記錄整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程的職責(zé)，同時(shí)也肩負(fù)著為科研生產(chǎn)提供服務(wù)的重要使命，是項(xiàng)目建設(shè)與管理的前提依據(jù)。

（二）難度大

一方面，檔案資料比較分散。因?yàn)轫?xiàng)目法人和設(shè)計(jì)人員、施工人員、監(jiān)理人員、上級(jí)地方等專業(yè)管理部門人員之間存在著一定的聯(lián)系，人員流動(dòng)性比較大，涉及的專業(yè)內(nèi)容較多，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案資來源多樣化，在一定程度上給項(xiàng)目檔案資料采集與整理工作增添了難度。另一方面，項(xiàng)目檔案體現(xiàn)出一定的周期性。項(xiàng)目周期性管理特點(diǎn)使得項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格按照約定的要求進(jìn)行，保證在規(guī)定時(shí)間內(nèi)順利完成。在這種情況下，項(xiàng)目檔案工作需要和項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)保持同步，做好追蹤調(diào)查工作，高效配合，防止出現(xiàn)脫節(jié)問題。除此之外，管理相對(duì)比較復(fù)雜，因?yàn)轫?xiàng)目檔案涉及的內(nèi)容比較多、數(shù)量大，載體相對(duì)比較復(fù)雜，需要根據(jù)項(xiàng)目檔案的實(shí)際情況和形成規(guī)律，采取對(duì)應(yīng)的管理方式和對(duì)策，迎合其多樣化特點(diǎn)，這在一定程度上讓項(xiàng)目檔案工作變得更加困難[2]。

（三）要求高

對(duì)于項(xiàng)目檔案來說，作為項(xiàng)目管理、工程竣工驗(yàn)收、生產(chǎn)運(yùn)行、維修管理、對(duì)項(xiàng)目改造進(jìn)行審核調(diào)查的依據(jù)，可以給項(xiàng)目建設(shè)正確判斷和科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)參考，是維護(hù)項(xiàng)目資產(chǎn)與知識(shí)產(chǎn)權(quán)的關(guān)鍵，更是保證項(xiàng)目穩(wěn)定運(yùn)行和科學(xué)管理的前提，是項(xiàng)目建設(shè)發(fā)展過程中的重要資源。對(duì)于項(xiàng)目檔案來說，是否真實(shí)、完整在一定程度上將會(huì)給項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量和結(jié)果造成一定影響。

（四）分布廣

開展項(xiàng)目檔案工作并非是一個(gè)獨(dú)立的管理系統(tǒng)，項(xiàng)目檔案是一個(gè)匯集了整個(gè)工程建設(shè)過程各項(xiàng)信息的載體，涉及的內(nèi)容比較多，容易受到各種因素的影響。所以，要想更好地完成項(xiàng)目檔案工作，需要各個(gè)部門配合進(jìn)行，其中包括項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目管理人員、項(xiàng)目施工建設(shè)人員、項(xiàng)目技術(shù)人員等，都要對(duì)項(xiàng)目檔案工作要求有充分的了解，并且要求項(xiàng)目檔案工作人員掌握充足的專業(yè)知識(shí)，具備一定的專業(yè)技能，通過科學(xué)協(xié)作，形成一個(gè)多方參與的項(xiàng)目檔案管理工作機(jī)制，在各級(jí)人員的配合下，保證項(xiàng)目檔案工作順利完成。

二、國家對(duì)項(xiàng)目檔案工作的要求

為了讓項(xiàng)目建設(shè)工作有序進(jìn)行，真正做到有章可循、有據(jù)可依，保證項(xiàng)目建設(shè)全過程得到科學(xué)管理，順利完成建設(shè)目標(biāo)，防止因界面不清晰出現(xiàn)問題后各個(gè)部門相互推卸責(zé)任，需要加強(qiáng)項(xiàng)目建設(shè)與項(xiàng)目檔案管理體系建設(shè)。例如，結(jié)合項(xiàng)目現(xiàn)場具體情況，完善項(xiàng)目管理機(jī)制，科學(xué)劃分各個(gè)部門的工作職責(zé)，確定好職能部門之間的關(guān)系，各司其職。與此同時(shí)，明確項(xiàng)目建設(shè)的整體要求，完善相應(yīng)的獎(jiǎng)罰措施，把文件材料通過立卷和歸檔的方式融入各個(gè)部門職責(zé)中，將其當(dāng)作一個(gè)支撐性的文件，并且優(yōu)化項(xiàng)目文件歸檔管理細(xì)則，完善項(xiàng)目檔案管理體系，確定檔案管理對(duì)策，重點(diǎn)對(duì)各個(gè)立卷部門建檔過程進(jìn)行監(jiān)督管理，要求嚴(yán)格按照歸檔內(nèi)容和歸檔時(shí)間完成相關(guān)工作，并且建立設(shè)備、材料管理合同機(jī)制，在確定工作職責(zé)的同時(shí)，協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，保證項(xiàng)目檔案管理工作順利進(jìn)行，快速完成工作目標(biāo)。

（一）依法建立健全項(xiàng)目檔案

結(jié)合我國相關(guān)部門發(fā)布的基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量管理要求，各個(gè)項(xiàng)目建設(shè)都要嚴(yán)格按照國家法律標(biāo)準(zhǔn)完成建檔工作，并且加強(qiáng)相關(guān)工作體系建設(shè)。從項(xiàng)目籌劃到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收完成，各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料都要嚴(yán)格按照國家法律標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采集、整理和歸檔，項(xiàng)目檔案管理部門及相關(guān)工作人員應(yīng)該將工作職責(zé)落實(shí)到位，對(duì)于失職的工作人員，可以結(jié)合實(shí)際情況依法處理[3]。

（二）提高對(duì)項(xiàng)目檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

國家檔案管理部門在發(fā)布關(guān)于基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量管理的過程中，要嚴(yán)格按照國家法律標(biāo)準(zhǔn)完成建檔工作，并對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)管理。在項(xiàng)目質(zhì)量管理中，項(xiàng)目檔案管理作為重要內(nèi)容，在國家基礎(chǔ)建設(shè)中發(fā)揮著重要作用，各級(jí)檔案管理部門需要給予此工作高度重視，嚴(yán)格按照相關(guān)要求做好項(xiàng)目檔案管理工作，為項(xiàng)目建設(shè)和發(fā)展提供專業(yè)化服務(wù)。通過加強(qiáng)項(xiàng)目檔案科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)劃分檔案工作職責(zé)，將其融入工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機(jī)制中，并且把項(xiàng)目檔案管理滲透到項(xiàng)目法人責(zé)任制度范疇內(nèi)，優(yōu)化項(xiàng)目檔案管理流程，創(chuàng)新項(xiàng)目檔案管理對(duì)策，保證項(xiàng)目檔案管理工作順利進(jìn)行，有效提高檔案信息的完整性和真實(shí)性。

（三）加強(qiáng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收和管理考核

國家相關(guān)部門在發(fā)布的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理政策中明確表示，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收作為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中重要的組成部分，沒有經(jīng)過項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或者項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不通過的，不可進(jìn)入或者開展項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作。通過做好項(xiàng)目檔案管理工作，和項(xiàng)目建設(shè)工作同步落實(shí)，項(xiàng)目建設(shè)部門需要把項(xiàng)目檔案管理工作融入項(xiàng)目建設(shè)管理活動(dòng)中，科學(xué)劃分項(xiàng)目檔案管理職責(zé)，完善相關(guān)人員的工作責(zé)任機(jī)制，并對(duì)其進(jìn)行全面考核，從根源上減少項(xiàng)目檔案工作中的問題，提高項(xiàng)目檔案管理水平。

三、項(xiàng)目檔案工作目前存在的問題

隨著固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理更加規(guī)范和專業(yè)，國家對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作提出了嚴(yán)格要求，項(xiàng)目檔案需要從項(xiàng)目立項(xiàng)環(huán)節(jié)入手，到工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收結(jié)束，直到后期投放，整個(gè)過程都要做好項(xiàng)目檔案收集、整理等工作，對(duì)項(xiàng)目檔案管理提出一系列要求，如果在實(shí)際工作中沒有嚴(yán)格按照相關(guān)要求操作，必然會(huì)產(chǎn)生一些問題。當(dāng)前項(xiàng)目檔案工作中常見的問題有以下幾點(diǎn)：

（一）組織領(lǐng)導(dǎo)方面認(rèn)識(shí)不到位

領(lǐng)導(dǎo)人員的重視度會(huì)對(duì)項(xiàng)目檔案工作的實(shí)施起到一定影響，一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目檔案管理重視度不夠，沒有意識(shí)到檔案工作的必要性，組織落實(shí)不到位職責(zé)劃分不清晰，沒有構(gòu)建完善的項(xiàng)目檔案工作機(jī)制。在項(xiàng)目開始之前，沒有把檔案工作納入項(xiàng)目管理活動(dòng)中，在項(xiàng)目建設(shè)過程中，檔案部門也沒有全面參與項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工管理等環(huán)節(jié)，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案形成和管理過程的科學(xué)指導(dǎo)。在項(xiàng)目完成后，對(duì)項(xiàng)目檔案歸檔缺少有效的激勵(lì)和考核，因?yàn)闄n案不可再生，即便采取相關(guān)措施進(jìn)行處理，也無法獲得理想的效果。

（二）規(guī)章制度方面不夠健全

一些單位在項(xiàng)目檔案規(guī)章制度建設(shè)方面表現(xiàn)出薄弱性的特點(diǎn)，沒有嚴(yán)格按照國家相關(guān)要求和法律標(biāo)準(zhǔn)制定對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目檔案管理機(jī)制，在項(xiàng)目檔案形成一定量以后，在項(xiàng)目檔案整理、開發(fā)過程中缺少一套專業(yè)化的指導(dǎo)依據(jù)，沒有建立部門及人員責(zé)任機(jī)制，缺少專業(yè)化指導(dǎo)，相應(yīng)的考核和獎(jiǎng)罰制度也不完善[4]。

（三）人才隊(duì)伍建設(shè)培養(yǎng)力度不夠

隨著各個(gè)單位在用人、考核、激勵(lì)方面的工作體系改革優(yōu)化，相關(guān)部門和編制開始漸漸被壓縮，人員流程性比較大，一些單位檔案部門沒有獨(dú)立設(shè)置部門和人員，檔案工作逐漸被弱化。因?yàn)橄嚓P(guān)人員比較少，檔案工作規(guī)模大，檔案人員需要把大量時(shí)間和精力放在事務(wù)性工作上，缺少學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，導(dǎo)致檔案從事人員專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)比較低，無法滿足項(xiàng)目建設(shè)發(fā)展要求，使得項(xiàng)目檔案管理比較隨意，影響檔案工作效果。

四、強(qiáng)化項(xiàng)目檔案工作的相應(yīng)對(duì)策

為了讓項(xiàng)目檔案工作朝著專業(yè)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，需要加強(qiáng)檔案工作體系建設(shè)，從行業(yè)管理的角度出發(fā)，結(jié)合實(shí)際情況，采取一系列對(duì)策。

（一）在項(xiàng)目整體竣工驗(yàn)收前實(shí)行項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收

結(jié)合我國相關(guān)部門發(fā)布的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理要求，各個(gè)單位在上級(jí)公司開展項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作之前，需要做好檔案信息的自檢工作，自檢通過后，相關(guān)部門需要在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前兩個(gè)月向上級(jí)檔案部門提交驗(yàn)收申請，并做好專項(xiàng)驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，由檔案組織部門人員負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)驗(yàn)收。驗(yàn)收通過以后，由驗(yàn)收部門在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評(píng)審表中認(rèn)真填寫驗(yàn)收意見。相關(guān)部門需要把檔案部門簽字審核通過的檔案驗(yàn)收評(píng)審表當(dāng)作項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的依據(jù)，反饋給建設(shè)主管部門進(jìn)行審核。項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收沒有通過的，需要由驗(yàn)收部門提出相應(yīng)的整改意見，要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目驗(yàn)收竣工之前進(jìn)行整改，并結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行復(fù)查[5]。通過項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的，及時(shí)找到存在的問題并進(jìn)行處理，保證項(xiàng)目整體竣工驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行。

在今后的項(xiàng)目檔案管理過程中，應(yīng)將其提前納入項(xiàng)目建設(shè)過程中，從根源入手，做好過程管理工作，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)要求和各個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)際情況，做好檔案信息采集、整合與驗(yàn)收工作，保證檔案信息質(zhì)量。

（二）在項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作中實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制

現(xiàn)階段，項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作已經(jīng)全面開展，嚴(yán)格按照相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)將其落實(shí)到位。結(jié)合目前的情況，根據(jù)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作要求，對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和建設(shè)部門的相關(guān)人員進(jìn)行層次上的劃分，定期開展相關(guān)培訓(xùn)工作，培訓(xùn)考核通過的人員才能參與到項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收活動(dòng)中，讓項(xiàng)目檔案工作變得更加規(guī)范和專業(yè)。

（三）堅(jiān)持執(zhí)行項(xiàng)目檔案管理登記制度

企業(yè)需要建立完善項(xiàng)目檔案管理登記機(jī)制，凡是新建設(shè)、在建設(shè)、竣工收尾的工程項(xiàng)目，認(rèn)真填寫項(xiàng)目檔案管理登記報(bào)表，及時(shí)了解項(xiàng)目檔案管理情況。對(duì)于新建項(xiàng)目，需要在施工的六個(gè)月完成填寫工作，在建以及未竣工驗(yàn)收的項(xiàng)目，每年填寫一次，同時(shí)在每年3月之前提交給相關(guān)部門。

項(xiàng)目檔案登記工作是項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的重要依據(jù)，建立完善的項(xiàng)目檔案管理登記機(jī)制，可使檔案管理更加規(guī)范和專業(yè)，并且給檔案管理部門提前參與到項(xiàng)目管理活動(dòng)中提供依據(jù)，讓檔案管理和項(xiàng)目管理同步發(fā)展。

（四）實(shí)行項(xiàng)目檔案信息反饋、通報(bào)制度，表彰先進(jìn)

要想更好地完成項(xiàng)目檔案工作，檔案部門需要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案信息反饋、通報(bào)管理機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收過程進(jìn)行科學(xué)監(jiān)督與指導(dǎo)。通過簡報(bào)的方式匯報(bào)各個(gè)項(xiàng)目的檔案工作進(jìn)展情況，定期對(duì)各個(gè)部門在項(xiàng)目檔案工作中的表現(xiàn)和成績進(jìn)行評(píng)價(jià)與公布，開展表彰先進(jìn)工作[6]。

（五）加快推進(jìn)行業(yè)檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

一方面，在企業(yè)內(nèi)部選擇一些專業(yè)水平高、工作經(jīng)驗(yàn)豐富的人員從事檔案工作，另一方面，加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，考核通過的人員將會(huì)積極參與到企業(yè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收活動(dòng)中，積累經(jīng)驗(yàn)，并且適當(dāng)對(duì)專兼職檔案員開展各種專業(yè)化培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提高相關(guān)人員的專業(yè)水平和素養(yǎng)，促進(jìn)行業(yè)檔案專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)與發(fā)展。

五、結(jié)束語

總而言之，通過全面開展項(xiàng)目檔案工作，能夠給企業(yè)檔案管理水平的提高和發(fā)展提供支持，促進(jìn)檔案管理理念和模式的改革。通過加強(qiáng)項(xiàng)目檔案科學(xué)管理，優(yōu)化檔案管理工作流程，讓項(xiàng)目檔案滲透到項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，為項(xiàng)目建設(shè)發(fā)展服務(wù)。通過做好項(xiàng)目檔案工作，完善信息交流體系，建立項(xiàng)目管理平臺(tái)，可以將項(xiàng)目檔案自身的價(jià)值充分發(fā)揮出來，有利于企業(yè)更好地發(fā)展。