新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)與完善思路

濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 梁峰

檔案管理對(duì)于醫(yī)院工作的開展至關(guān)重要，醫(yī)院的檔案中除了患者信息外，還有所有醫(yī)務(wù)工作者以及醫(yī)院發(fā)展的相關(guān)記錄?，F(xiàn)階段，我國各醫(yī)院在發(fā)展過程中的規(guī)模都在不斷擴(kuò)大，醫(yī)院每日接診的患者越來越多。在這一過程中，醫(yī)院的業(yè)務(wù)范圍也在不斷擴(kuò)大，如果不能對(duì)其進(jìn)行有效管理，可能導(dǎo)致醫(yī)院的工作出現(xiàn)混亂。因此，為了保證醫(yī)院的工作能夠有序進(jìn)行，必須通過科學(xué)有效的方式保證檔案的安全性和可靠性，如此才能夠推動(dòng)醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理的重要性

自醫(yī)院成立以來，檔案管理工作就伴隨著醫(yī)院的發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容包括醫(yī)院的發(fā)展、各項(xiàng)軟硬件設(shè)施的更替以及相關(guān)的制度及醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)等。除此之外，一些醫(yī)院的檔案中還記載了一些優(yōu)秀員工的事跡，這對(duì)于醫(yī)院更好地樹立形象、引導(dǎo)醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展有著重要作用。除此之外，檔案中還詳細(xì)記錄了醫(yī)院各項(xiàng)日常工作的開展情況以及對(duì)于醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)工作開展的指導(dǎo)[1]。落實(shí)檔案管理工作能夠更好地為醫(yī)院的未來管理工作提供依據(jù)。在如今的背景下，各類先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用使得傳統(tǒng)的手寫報(bào)告被電子化的檔案管理方式所取代，管理人員只需要通過對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作就能夠?qū)τ诨颊哌M(jìn)行周期性觀察，這一過程為醫(yī)院節(jié)省了大量人力和時(shí)間，使得各項(xiàng)工作能夠更加有序地開展，同時(shí)也為患者提供了更加有針對(duì)性的服務(wù)，患者對(duì)于這樣的服務(wù)方式也更加滿意。此外，隨著我國醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，醫(yī)院接待的患者數(shù)量也在不斷增加，但醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員卻十分有限，在為患者提供服務(wù)的過程中，很難做到讓每一位患者都滿意，這就導(dǎo)致醫(yī)患關(guān)系十分緊張的局面。近年來，我國發(fā)生的醫(yī)療糾紛事件越來越多，檔案作為記錄醫(yī)療信息的關(guān)鍵，能夠解決大部分醫(yī)療糾紛，保證雙方的合法權(quán)益[2]。因此，檔案管理不僅僅能夠幫助醫(yī)院提高自身工作效率，更能為醫(yī)院維護(hù)自身的合法權(quán)益提供依據(jù)，有利于醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）對(duì)于檔案管理重視度不夠

根據(jù)現(xiàn)階段各醫(yī)院的檔案管理情況來看，醫(yī)院在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中還存在著較多問題，這導(dǎo)致檔案無法在醫(yī)院發(fā)揮其真正的價(jià)值，對(duì)于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生了一定的影響。檔案管理工作是醫(yī)院經(jīng)營活動(dòng)中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，這項(xiàng)工作本應(yīng)引起醫(yī)務(wù)人員和管理者的重視，但在實(shí)際的工作中卻恰恰相反，許多醫(yī)務(wù)人員及管理者對(duì)于檔案管理工作缺乏有效的認(rèn)知，不重視該工作，這也就導(dǎo)致了在檔案管理工作中權(quán)責(zé)不明確的問題。醫(yī)院的檔案管理工作與其他企業(yè)的檔案管理工作存在較大區(qū)別，要對(duì)其進(jìn)行管理，需要管理人員具備一定的醫(yī)療知識(shí)[3]。除此之外，還要求檔案管理人員具備計(jì)算機(jī)操作和檔案管理能力。只有具備這些能力，在檔案管理工作中才能夠更好地開展相關(guān)工作，而一些醫(yī)院在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行招聘時(shí)并未考慮這些因素，這導(dǎo)致檔案管理人員大多不重視檔案管理的工作，缺乏對(duì)檔案管理正確認(rèn)知，對(duì)于醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展也存在認(rèn)知不足的情況，檔案管理工作的價(jià)值很難發(fā)揮。一部分檔案管理人員還存在思想較為陳舊的問題，認(rèn)為檔案只能記錄醫(yī)院過去發(fā)生的事情，對(duì)于推動(dòng)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展并沒有實(shí)際作用，因此未重視檔案管理工作，這一思想嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)一步開展[4]。

（二）資金投入不足

在對(duì)檔案管理的過程中，由于檔案管理人員對(duì)檔案管理不夠重視，導(dǎo)致在檔案管理中缺乏工作的統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)也缺乏較為完善的檔案管理制度，這就導(dǎo)致檔案無法得到充分有效的利用。對(duì)于檔案的管理其實(shí)是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，其中涉及較多的內(nèi)容，并且資料的保管時(shí)間較長，不同資料的保管狀態(tài)也存在著較大差異，要對(duì)這些資料更好地進(jìn)行管理，就需要醫(yī)院建立適合自身的檔案管理體系，配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，如此才能保證檔案管理工作的有效進(jìn)行，做到檔案管理工作的科學(xué)化[5]。由于醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致對(duì)檔案管理投入的經(jīng)費(fèi)非常有限，這就導(dǎo)致在該工作的開展中軟硬件條件基礎(chǔ)相對(duì)較差，同時(shí)在檔案管理中缺乏有專業(yè)知識(shí)的高素質(zhì)人才，這也使得檔案管理的信息化發(fā)展受到了阻礙。一部分醫(yī)院甚至沒有制定相應(yīng)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這也導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理工作混亂的情況，軟硬件配套設(shè)施設(shè)備的缺乏使得醫(yī)院無法對(duì)自身的資源進(jìn)行有效利用，進(jìn)而對(duì)醫(yī)院檔案管理的整體信息化進(jìn)程造成了阻礙。

（三）管理制度不完善

如今多數(shù)醫(yī)院在檔案管理工作開展中都存在缺乏較為完善的管理制度的問題，許多醫(yī)院在開展檔案管理工作時(shí)，并未建立起相應(yīng)的監(jiān)督制度，這也導(dǎo)致許多醫(yī)務(wù)人員和患者的信息在管理過程中被泄露。此外，由于缺乏較為完善的制度，管理人員在管理時(shí)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，存在歸檔不及時(shí)和管理較為困難的現(xiàn)象，還有一部分檔案存在著字跡潦草、無法辨認(rèn)、內(nèi)容遺漏的問題，這些對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)一步開展非常不利。由于缺乏相關(guān)監(jiān)管，往往會(huì)出現(xiàn)同一份檔案由多個(gè)部門共同管理的問題，這不止降低了檔案管理的效率，也使得醫(yī)院的資源無法得到較為有效的利用[6]。

（四）現(xiàn)代化管理水平較低

現(xiàn)階段，大部分醫(yī)院都未能針對(duì)自身的檔案管理建立專門的管理部門，一部分醫(yī)院還存在檔案儲(chǔ)存庫不足的問題，甚至?xí)l(fā)生文件丟失或是被刪除的情況，這些都使得醫(yī)院的文件檔案不夠全面。除了醫(yī)院的日常統(tǒng)計(jì)工作以外，醫(yī)院每年還會(huì)額外進(jìn)行一次年終總結(jié)，這些總結(jié)的數(shù)據(jù)均來自各部門的統(tǒng)計(jì)表。面對(duì)這樣龐大的數(shù)據(jù)，檔案管理人員的工作量會(huì)突然增大，在人工操作的過程中難免會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤以及文件丟失等情況，這顯然不利于醫(yī)院對(duì)于自身的發(fā)展進(jìn)行總結(jié)，也不利于醫(yī)院對(duì)未來的發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃。

三、檔案管理工作的改進(jìn)方向

在新醫(yī)改政策的背景下，醫(yī)院檔案管理工作要在完善檔案信息的基礎(chǔ)上，以保證信息的安全性為原則開展檔案管理工作。檔案管理工作中應(yīng)以內(nèi)網(wǎng)的形式開展相關(guān)工作，如此才能保證檔案的安全性，避免檔案泄露[7]。檔案管理人員需要具備較高的職業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格執(zhí)行保密原則，通過各種現(xiàn)代化的技術(shù)手段，幫助醫(yī)院建立更為封閉、獨(dú)立性更強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，在這一系統(tǒng)中可以設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，對(duì)于未能授權(quán)的用戶禁止進(jìn)入系統(tǒng)。除此之外，對(duì)于檔案的管理還應(yīng)秉持一體化原則，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，并改變傳統(tǒng)的思路，將創(chuàng)新的理念融入管理制度的建設(shè)當(dāng)中，進(jìn)而使檔案管理工作更加完善，除了要促進(jìn)檔案管理工作的電子化發(fā)展，對(duì)于紙質(zhì)的檔案文件也要保留，如此才能夠做到紙質(zhì)檔案與電子檔案的一一對(duì)應(yīng)。傳統(tǒng)的檔案管理大多通過人工記錄的方式進(jìn)行，在建立檔案管理的信息化系統(tǒng)后，對(duì)于這些原始的數(shù)據(jù)也要保留下來，保證紙質(zhì)檔案和電子檔案并存管理。紙質(zhì)檔案是電子檔案的原始憑證，只有保護(hù)好原始憑證，才能更好地提高醫(yī)院對(duì)于檔案的利用率。

四、醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)思路

（一）明確歸檔的范圍

在新醫(yī)改政策的不斷深化下，醫(yī)院要做好自身的檔案管理工作，首先需要對(duì)檔案的歸檔范圍進(jìn)行明確，不斷將新醫(yī)改的相關(guān)要求融入檔案管理中，進(jìn)而更好地采取相關(guān)措施，開展檔案管理工作。醫(yī)院的特殊性質(zhì)決定了醫(yī)院的檔案管理范圍非常廣泛，其內(nèi)容不止包括對(duì)于醫(yī)務(wù)人員的宣傳報(bào)道，還包括醫(yī)院內(nèi)部的各類通報(bào)批評(píng)及記過等，這些都需要被詳細(xì)記錄在醫(yī)院的檔案中，終身跟隨。除此之外，醫(yī)院檔案中還包括大量的患者信息，因此，必須采取有效措施對(duì)其進(jìn)行管理，并根據(jù)自身的具體發(fā)展情況制定相應(yīng)的檔案管理制度及規(guī)范。

（二）做好前期的信息收集工作

醫(yī)院要開展檔案管理，對(duì)于信息的收集和歸納是最為基礎(chǔ)也是最關(guān)鍵的內(nèi)容。只有做好前期的材料收集與規(guī)劃的工作，醫(yī)院的檔案管理工作才能夠更加充實(shí)。檔案的收集是一個(gè)持續(xù)性的過程，在這一過程中會(huì)有更多的新材料加入，就好比是一個(gè)不斷運(yùn)動(dòng)的過程，在這一過程中，會(huì)有源源不斷的人員加入，一直到運(yùn)動(dòng)人員畢業(yè)這一過程才會(huì)結(jié)束，最終才會(huì)形成醫(yī)院的檔案。對(duì)于一些獎(jiǎng)杯或是錦旗等不能夠被放入檔案袋中的重要資料，可以通過照片的方式進(jìn)行儲(chǔ)存。除此之外，檔案是對(duì)醫(yī)院內(nèi)發(fā)生的所有事情進(jìn)行整合，但由于醫(yī)院部門眾多，在對(duì)檔案進(jìn)行整合時(shí)，信息的來源較為分散，因此還需要加強(qiáng)對(duì)于檔案資料的整合，提高檔案管理人員的檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)于基礎(chǔ)資料的收集和歸納工作。在一些部門較多的醫(yī)院，可以將檔案材料的收集及整理交由醫(yī)院各部門負(fù)責(zé)，在整理后再上交給檔案管理處。檔案管理工作的內(nèi)容非常繁雜，因此需要醫(yī)院各部門聯(lián)合起來進(jìn)行管理[8]。通常情況下，醫(yī)院的檔案管理工作只有在每年年末才會(huì)進(jìn)行整理和歸納，但由于整理不及時(shí)，會(huì)導(dǎo)致一些資料的遺漏或缺失。因此需要縮短對(duì)于材料的整理和歸納時(shí)間，可以將一年一次改為一月一次，這樣既能夠減少檔案管理人員每次的工作量，又能夠及時(shí)對(duì)一些材料的遺漏或缺失進(jìn)行彌補(bǔ)，進(jìn)而更好地保證檔案的完整性和可靠性。

（三）采用先進(jìn)技術(shù)做好編排工作

信息收集完成后，就需要對(duì)信息的完成度及正確性進(jìn)行分析。現(xiàn)階段醫(yī)院的所有檔案都有相應(yīng)的電子備份，在對(duì)人員的信息進(jìn)行錄入時(shí)，也是通過掃描錄入的方式進(jìn)行，對(duì)人員信息進(jìn)行錄入后會(huì)生成圖像文件。因此，如果在掃描過程中發(fā)現(xiàn)文件存在破損或殘缺的問題，需要立即對(duì)其進(jìn)行修理，以確保文件的完整性。對(duì)于現(xiàn)代醫(yī)院而言，借助計(jì)算機(jī)錄入是做好信息化檔案管理工作的必要前提?，F(xiàn)階段，保證醫(yī)院對(duì)檔案資料進(jìn)行編排，就必須保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，在完成編排工作時(shí)，也要遵循一定的規(guī)律開展編排工作。在編排過程中，既要注重頁碼的連貫性，也要注重目錄與頁碼相對(duì)應(yīng)，如此才有利于后續(xù)的查詢和使用。醫(yī)院檔案管理人員作為檔案管理的主體，最主要的任務(wù)就是做好檔案管理工作，提升檔案的收集和處理效率，進(jìn)而使檔案能夠發(fā)揮其重要作用，促進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。在醫(yī)院檔案的信息化、電子化發(fā)展過程中，檔案管理人員要積極利用數(shù)據(jù)挖掘等先進(jìn)的手段，將檔案的信息資源轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)使檔案的核心價(jià)值得以發(fā)揮。如今，快遞行業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了機(jī)器人自動(dòng)分揀的功能，在醫(yī)院的檔案管理工作中也可以借鑒這一思路，將類似的分揀系統(tǒng)運(yùn)用到檔案的收集歸檔中。當(dāng)工作人員需要調(diào)取某一位患者或是員工的檔案資料時(shí)，只要在電腦上輸入姓名，這位員工或患者的檔案帶就能夠自動(dòng)傳送到工作人員手中。如果能夠在檔案袋內(nèi)投放這樣的半自動(dòng)技術(shù)，那么醫(yī)院檔案管理效率必然能夠得到快速提升，這種方式也能夠減少由于人工操作而產(chǎn)生的誤差，進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量。

（四）建立完善的管理制度

檔案編排工作完成后，就需要工作人員對(duì)檔案的準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，并對(duì)其中有問題的檔案進(jìn)行修改，在檢查工作完成后，再對(duì)檔案進(jìn)行裝訂。在對(duì)檔案進(jìn)行裝訂時(shí)，要注意幾項(xiàng)基本原則，首先，注重三孔一線，裝訂線的位置應(yīng)在檔案的左側(cè)，并且在裝訂時(shí)不能壓字，這是檔案裝訂工作最基本的要求。在歸檔工作完成后，就需要建立完善的檔案借閱制度，如此才能夠更加科學(xué)地對(duì)檔案進(jìn)行管理。在新醫(yī)改政策的背景下，醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作的開展有利于促進(jìn)醫(yī)院其他工作的順利落實(shí)，因此，醫(yī)院更應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的支持和投資力度，以保障檔案管理工作能夠更好地開展，這對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展有著重要作用，醫(yī)院也應(yīng)在內(nèi)部加強(qiáng)對(duì)于檔案管理重要性的宣傳，使醫(yī)院上下都能夠重視檔案管理工作，形成全員參與檔案管理的良好氛圍。與此同時(shí)，醫(yī)院需要引進(jìn)和培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才，進(jìn)一步對(duì)檔案的管理制度進(jìn)行完善。由于檔案管理涉及醫(yī)院所有的部門，因此更應(yīng)制定更加科學(xué)的管理方式，對(duì)其進(jìn)行集中、統(tǒng)一的管理，通過嚴(yán)格的制度保證檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性，對(duì)管理制度的完善，有利于檔案管理工作在后期的順利實(shí)施。

（五）提升管理人員的檔案管理意識(shí)

在醫(yī)院檔案管理工作的開展過程中，若想進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，就必須增強(qiáng)管理人員的工作意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。只有管理人員注重檔案管理工作，自愿投入到檔案管理工作中，檔案管理工作才能夠順利開展。管理人員才能自覺完成各項(xiàng)工作。檔案管理水平的提升取決于答案管理人員的自身能力。所以，醫(yī)院在招聘檔案管理人員的過程中，必須通過相關(guān)考核，審查應(yīng)聘人員的專業(yè)能力及思想素質(zhì)，在管理人員正式入崗前，還要對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的崗前培訓(xùn)，進(jìn)一步提高管理人員的專業(yè)技能，并加強(qiáng)對(duì)于管理人員的思想政治教育，使檔案管理人員能夠更好地投入到工作中，幫助醫(yī)院提高自身的檔案管理水平，進(jìn)而在工作中發(fā)揮其重要價(jià)值，使醫(yī)院能夠得到進(jìn)一步發(fā)展。

五、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)院所有工作的基礎(chǔ)，對(duì)于醫(yī)院有著重要意義。檔案管理工作是否規(guī)范，關(guān)系著檔案是否能夠在醫(yī)院的發(fā)展中起著重要作用。在如今的環(huán)境下，新醫(yī)改政策正在不斷深化，醫(yī)院的檔案管理也應(yīng)隨著新醫(yī)改的相關(guān)要求而作出改變，醫(yī)院要不斷提升自身的檔案管理水平，使檔案管理工作更加完善，在新的時(shí)代，借助大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等新型技術(shù)，建立相關(guān)制度及政策，使檔案管理工作能夠更好地推進(jìn)，在新的形勢下幫助醫(yī)院發(fā)揮更加積極的作用。現(xiàn)階段醫(yī)院的檔案管理工作還存在較多問題，例如，管理人員對(duì)于自身工作不重視，缺乏相應(yīng)的責(zé)任意識(shí)以及醫(yī)院投入不夠高的問題，這些都嚴(yán)重阻礙著醫(yī)院檔案管理工作的開展。因此，需要醫(yī)院根據(jù)自身的需求及實(shí)際情況制定相應(yīng)的策略，只有不斷發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，并采取相應(yīng)的手段，檔案管理工作才能夠更好地實(shí)施。