周瓊芳
(經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)投資開發(fā)(集團(tuán))有限公司,云南 昆明 650000)
經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下集團(tuán)公司對財務(wù)管理提出了新的要求。從財會行業(yè)發(fā)展趨勢來看,信息技術(shù)在財務(wù)管理工作中的滲透,除了進(jìn)一步提高會計核算效率、增加核算結(jié)果精度外,還能發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢為財務(wù)管理賦能,在預(yù)測經(jīng)營利潤、防控經(jīng)營風(fēng)險、輔助經(jīng)營決策等方面,發(fā)揮更加重要的作用。近年來,集團(tuán)公司在推進(jìn)財務(wù)管理信息化方面作出了諸多努力,例如增加投入完善信息基礎(chǔ)設(shè)施,重視信息平臺的建設(shè),推動了業(yè)務(wù)與財務(wù)的融合等;但是財務(wù)管理發(fā)揮成效與集團(tuán)公司發(fā)展需要之間仍然有一定差距。在這一背景下探究以“信息技術(shù)+數(shù)據(jù)”推動財務(wù)管理創(chuàng)新的可行性策略,成為一項重要研究課題。
數(shù)據(jù)處理是財務(wù)管理工作的一項基本內(nèi)容,以往財務(wù)人員需要手動獲取并借助于計算機(jī)等設(shè)備完成數(shù)據(jù)的分類、統(tǒng)計、核算,不僅費時費力,而且難以保證數(shù)據(jù)處理結(jié)果的可信度、精確性。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下,融合了云計算的財務(wù)管理軟件可以代替人工完成數(shù)據(jù)的自動篩選、自動核算、智能分析,實現(xiàn)了財務(wù)數(shù)據(jù)處理從以“人”為主向以“信息技術(shù)”為主的轉(zhuǎn)變[1]。另外,在處理對象上,財務(wù)管理人員不僅關(guān)注財務(wù)數(shù)據(jù),而且也強(qiáng)調(diào)對非財務(wù)數(shù)據(jù)的獲取和分析,以保證最終的財務(wù)分析結(jié)果具有更強(qiáng)的代表性。
隨著信息系統(tǒng)的推廣使用,集團(tuán)公司“業(yè)財一體化”趨勢更加明顯,財務(wù)管理模式也發(fā)生了變化。在線管理成為財務(wù)工作的新模式,財務(wù)管理人員只需要借助于信息系統(tǒng)就能夠?qū)崟r收集各個部門的業(yè)務(wù)、財務(wù)信息,保證了數(shù)據(jù)的時效性、完整性。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的影響下,集團(tuán)公司通過設(shè)立財務(wù)共享中心,將所有財務(wù)工作全部集中到一起,集中管理也為財務(wù)管理的創(chuàng)新升級產(chǎn)生了積極推動作用。
對于財會從業(yè)人員來說,工作理念和思維觀念應(yīng)當(dāng)緊跟行業(yè)變革,與時俱進(jìn)地調(diào)整和創(chuàng)新,這樣才能更好地適應(yīng)新時期財務(wù)管理工作的開展需要,始終保持自己具備較強(qiáng)的崗位勝任力。在大數(shù)據(jù)時代,財務(wù)管理向信息化、智能化方向發(fā)展已經(jīng)成為必然趨勢。這就需要財務(wù)管理人員也要主動做出調(diào)整、加快實現(xiàn)轉(zhuǎn)型。例如,在職業(yè)技能方面,除了要掌握常規(guī)的財務(wù)報表整理、會計數(shù)據(jù)核算、票據(jù)與憑證審核等基本技能外,還要學(xué)會運用云計算技術(shù)處理海量數(shù)據(jù),運用大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘數(shù)據(jù)資源價值。只有讓自己轉(zhuǎn)型成為復(fù)合型人才,方能勝任大數(shù)據(jù)時代集團(tuán)公司的財務(wù)管理崗位。
(1)數(shù)據(jù)的獲取、分析更加方便
財務(wù)管理是一項以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的工作,數(shù)據(jù)的獲取、處理與分析,是財務(wù)管理工作的主要內(nèi)容。以往的工作模式下,由于財務(wù)部門和集團(tuán)公司的其他業(yè)務(wù)部門之間缺少順暢的信息交流途徑,影響數(shù)據(jù)獲取的時效性、完整性,相應(yīng)的財務(wù)核算結(jié)果也會失準(zhǔn),導(dǎo)致財務(wù)管理工作的價值弱化。新時期將信息技術(shù)應(yīng)用到財務(wù)管理中,利用互聯(lián)網(wǎng)在信息共享方面的便利性,加速推進(jìn)業(yè)財一體化進(jìn)程,打破了部門之間的信息壁壘。財務(wù)管理人員可以從集團(tuán)公司的財務(wù)信息系統(tǒng)上,直接獲取每一項經(jīng)營活動的數(shù)據(jù),使得數(shù)據(jù)獲取更加及時。在保證數(shù)據(jù)完整性的前提下,利用財務(wù)管理軟件或者大數(shù)據(jù)分析技術(shù),實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的計算、分析,進(jìn)一步減輕了財務(wù)管理的工作壓力。
(2)財務(wù)管理決策流程更加完善
財務(wù)工作除了具有核算、記賬等基本功能外,在輔助集團(tuán)公司高層決策方面也發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。在信息技術(shù)的推動下,財務(wù)管理決策流程更加完善,相應(yīng)地在輔助決策方面的應(yīng)用價值也得到了進(jìn)一步的凸顯。利用集團(tuán)公司內(nèi)部的信息系統(tǒng),實時收集海量的數(shù)據(jù)信息[2]。然后利用云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù),實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的分類、統(tǒng)計、分析。根據(jù)分析結(jié)果,財務(wù)管理人員從專業(yè)角度編制財務(wù)分析報告,以可靠的數(shù)據(jù)、簡明的語言,概括出集團(tuán)公司近段時間在投資、籌資、經(jīng)營利潤等方面的實際表現(xiàn)。公司領(lǐng)導(dǎo)只需要通過財務(wù)分析報告,就可以一目了然地掌握公司基本的經(jīng)營情況,這就為領(lǐng)導(dǎo)層制定更加科學(xué)的戰(zhàn)略決策、發(fā)展規(guī)劃,提供了必要的參考。另外,在財務(wù)管理信息化背景下,除了決策更加科學(xué)、可行外,還能對決策執(zhí)行情況、取得成果等信息進(jìn)行同步反饋,這對于財務(wù)管理決策流程的持續(xù)優(yōu)化也會產(chǎn)生積極影響。
(3)財務(wù)預(yù)算管理體系更加健全
集團(tuán)公司相比于中小企業(yè),具有支出項目多、支出金額大的特點,因此對預(yù)算管理和成本控制的要求更為嚴(yán)格。以往集團(tuán)公司的財務(wù)管理部門,雖然也重視預(yù)算控制,但是存在預(yù)算目標(biāo)設(shè)計不合理、預(yù)算方案執(zhí)行不到位的問題,超預(yù)算情形時有發(fā)生,給集團(tuán)公司帶來了經(jīng)濟(jì)損失。新時期將信息技術(shù)與財務(wù)管理相結(jié)合,依托財務(wù)管理信息系統(tǒng),可以讓財務(wù)管理人員動態(tài)收集和實時掌握集團(tuán)公司各部門的經(jīng)營信息,在此基礎(chǔ)上通過大數(shù)據(jù)分析技術(shù),了解以往預(yù)算目標(biāo)的完成情況,制定下一月度、季度或年度的預(yù)算目標(biāo),使預(yù)算目標(biāo)更加合理。此外,財務(wù)管理信息系統(tǒng)還能對預(yù)算方案的執(zhí)行情況進(jìn)行全程監(jiān)督,一旦有預(yù)算外支出,系統(tǒng)可以實時報警,提醒財務(wù)管理人員明確超預(yù)算的原因,并采取措施進(jìn)行成本控制,杜絕嚴(yán)重超預(yù)算情形的發(fā)生。由此可見,新時期大數(shù)據(jù)財務(wù)的成熟應(yīng)用,在幫助集團(tuán)公司實現(xiàn)全面預(yù)算管理方面發(fā)揮了不可替代的重要作用。
(1)復(fù)合型財務(wù)管理人才匱乏
大數(shù)據(jù)時代集團(tuán)公司財務(wù)管理的創(chuàng)新升級,不僅僅體現(xiàn)在推廣使用財務(wù)軟件上,更重要的是財務(wù)管理人員的思維觀念必須得到與時俱進(jìn)的轉(zhuǎn)變,業(yè)務(wù)水平也要緊跟行業(yè)發(fā)展得到同步提升。目前來看,集團(tuán)公司在職的財務(wù)管理人員,雖然能夠熟練辦理記賬報賬、憑證審核、報表編制等常規(guī)事項,但是對信息技術(shù)的應(yīng)用不夠熟練。既有豐富財務(wù)管理經(jīng)驗,同時又精通大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)的復(fù)合型人才匱乏。例如,互聯(lián)網(wǎng)時代的財務(wù)管理人員,必須掌握大數(shù)據(jù)財務(wù)分析技術(shù),即運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對外部市場信息、內(nèi)部業(yè)務(wù)信息等進(jìn)行匯總、篩選、統(tǒng)計、分析,在此基礎(chǔ)上生成財務(wù)分析報告,以量化數(shù)據(jù)直觀地展示集團(tuán)公司經(jīng)營狀況,為投融資決策或制定戰(zhàn)略規(guī)劃提供必要的參考[3]。從實際情況來看,許多集團(tuán)公司內(nèi)滿足上述條件的復(fù)合型財務(wù)管理人才相對較少,從而不利于財務(wù)管理的創(chuàng)新升級。
(2)財務(wù)信息化水平有待提升
從行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀來看,目前財會行業(yè)正經(jīng)歷從會計電算化向會計信息化、智能化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵階段。在這一時期,集團(tuán)公司的財務(wù)信息化水平就成為影響財會工作開展成效的決定性因素。在財務(wù)部門中,擁有完備的信息基礎(chǔ)設(shè)施和先進(jìn)的財務(wù)信息系統(tǒng),一方面能夠顯著提高財務(wù)工作效率,另一方面也能彰顯財務(wù)管理的多重功能,如防控企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險、支持高層戰(zhàn)略決策等。橫向?qū)Ρ葋砜?,近年來集團(tuán)公司通過增加投資,財務(wù)管理部門已經(jīng)逐步建立起了較為完善的信息系統(tǒng)。財務(wù)人員可以利用財務(wù)信息平臺,實時收集數(shù)據(jù)、自動進(jìn)行核算,財務(wù)管理效率有了明顯提升。但是調(diào)查也發(fā)現(xiàn),由于很多集團(tuán)公司缺少長效投入機(jī)制,加上在大數(shù)據(jù)、云計算等前沿信息技術(shù)的推動下,財務(wù)管理模式創(chuàng)新速度較快,現(xiàn)有的財務(wù)管理信息系統(tǒng)因為得不到更新、升級,已經(jīng)無法滿足新時期集團(tuán)公司經(jīng)營發(fā)展需要。因此,財務(wù)信息化水平的持續(xù)提升能力不足,也成為財務(wù)大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下,制約集團(tuán)公司財務(wù)管理工作開展成效的主要原因。
(3)數(shù)據(jù)安全管理制度不完善
信息技術(shù)與財務(wù)管理融合實現(xiàn)了“1+1>2”的效果,讓財務(wù)工作在集團(tuán)公司經(jīng)營與發(fā)展中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。與此同時,很多集團(tuán)公司對財務(wù)管理信息化的認(rèn)識不夠全面,忽視了配套制度的建設(shè),從而留下了諸多的安全隱患。調(diào)查發(fā)現(xiàn),在集團(tuán)公司的現(xiàn)有管理制度體系中,關(guān)于數(shù)據(jù)安全保護(hù)的相關(guān)制度較少,這就導(dǎo)致一些財務(wù)管理人員在日常工作中,沒有樹立起主動做好數(shù)據(jù)保護(hù)的意識。例如,對于涉及集團(tuán)公司核心利益或商業(yè)機(jī)密的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),以及重要的會計信息等,沒有采取必要的加密措施,一旦集團(tuán)公司的信息系統(tǒng)受到黑客攻擊,很容易造成關(guān)鍵數(shù)據(jù)的丟失、泄露,將會給公司利益造成嚴(yán)重?fù)p失。另外,隨著集團(tuán)公司信息基礎(chǔ)設(shè)施的日益完善,財務(wù)部門軟、硬件設(shè)施管理和維護(hù)的重要性也得到了進(jìn)一步的凸顯。如果沒有一套完善的維護(hù)制度,財務(wù)信息系統(tǒng)的軟件、硬件得不到更新、維護(hù),也有可能頻繁發(fā)生故障而帶來諸如關(guān)鍵信息丟失、泄露的問題。
從宏觀上來看,信息技術(shù)與財務(wù)管理的融合是時代發(fā)展下財會行業(yè)轉(zhuǎn)型的必然趨勢。對于集團(tuán)公司來說,要想更好地發(fā)揮財務(wù)管理在如實反映公司經(jīng)營現(xiàn)狀、幫助公司規(guī)避財務(wù)風(fēng)險、支持公司高層科學(xué)決策等方面的戰(zhàn)略意義,就必須依托“信息技術(shù)+數(shù)據(jù)”加速實現(xiàn)財務(wù)管理的創(chuàng)新升級[4]。因此,集團(tuán)公司應(yīng)根據(jù)當(dāng)前財務(wù)管理工作開展中客觀存在的一些問題,制定針對性的應(yīng)對策略,分別從財務(wù)管理人才隊伍建設(shè)、完善財務(wù)信息基礎(chǔ)設(shè)施和加強(qiáng)財務(wù)數(shù)據(jù)安全保密水平等方面綜合施策。
(1)財務(wù)人員應(yīng)樹立“大數(shù)據(jù)+財務(wù)”意識
在財務(wù)信息化、智能化發(fā)展的過程中,財務(wù)管理人員的思維觀念也應(yīng)當(dāng)緊跟行業(yè)發(fā)展趨勢,作出與時俱進(jìn)的調(diào)整和創(chuàng)新。新時代的財務(wù)人員必須樹立“大數(shù)據(jù)+財務(wù)”意識,充分認(rèn)識大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能等對集團(tuán)公司財務(wù)管理工作帶來的深層次、多方面影響。在此基礎(chǔ)上,主動嘗試?yán)么髷?shù)據(jù)分析技術(shù),實現(xiàn)對集團(tuán)公司海量數(shù)據(jù)的篩選、分類、整理、分析,為財務(wù)工作的開展提供必要的支持。與此同時,集團(tuán)公司的高層管理人員,也應(yīng)當(dāng)采取一系列措施為財務(wù)管理創(chuàng)新升級提供推動力。例如,優(yōu)化財務(wù)管理部門的組織架構(gòu),增設(shè)“大數(shù)據(jù)財務(wù)分析”崗位,并挑選財會工作經(jīng)驗豐富、熟練運用信息技術(shù)的高素質(zhì)人才,擔(dān)任大數(shù)據(jù)分析員,實現(xiàn)對數(shù)據(jù)資源的挖掘、利用。此外,集團(tuán)公司內(nèi)部的各個部門之間,也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息交流、實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,打破部門之間的信息壁壘,為財務(wù)管理模式的創(chuàng)新和財務(wù)決策價值的凸顯奠定基礎(chǔ)。
(2)面向財務(wù)人員提供多樣化的技能培訓(xùn)
基于大數(shù)據(jù)、人工智能等前沿信息技術(shù)的財務(wù)管理創(chuàng)新,不僅對集團(tuán)公司財務(wù)部門的工作模式、工作環(huán)境等產(chǎn)生了深刻地影響,而且也對財務(wù)管理人員帶來了沖擊和挑戰(zhàn)。以往財務(wù)管理人員只需要掌握財會專業(yè)的相關(guān)知識、技能即可,主要工作任務(wù)是財務(wù)報表整理、會計數(shù)據(jù)核算,以及憑證和票據(jù)審核等。而財務(wù)信息化背景下,財務(wù)管理人員必須熟練操作各類財務(wù)軟件,并且要學(xué)會使用大數(shù)據(jù)、云計算等進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選、財務(wù)分析。為了讓財務(wù)管理人員可以盡快適應(yīng)新的財務(wù)管理環(huán)境,集團(tuán)公司的人力資源部門應(yīng)制定個性化的培訓(xùn)方案、提供多樣化的培訓(xùn)機(jī)會,以滿足財務(wù)管理人員提升專業(yè)技能、保持崗位勝任力的職業(yè)發(fā)展需要。一種培訓(xùn)模式是常規(guī)的線下講座學(xué)習(xí),集團(tuán)公司可以從社會上的一些財務(wù)培訓(xùn)機(jī)構(gòu),邀請知名培訓(xùn)講師到企業(yè)開辦講座,向在職財務(wù)管理人員講解、教授“大數(shù)據(jù)+財務(wù)”背景下應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)、應(yīng)掌握的職能技能,實現(xiàn)知識結(jié)構(gòu)的更新[5]。另一種培訓(xùn)模式則是基于互聯(lián)網(wǎng)的線上培訓(xùn),財務(wù)管理人員可以利用業(yè)余時間,通過電腦端的相關(guān)網(wǎng)站或者移動端的App等途徑進(jìn)行在線學(xué)習(xí)。財務(wù)管理人員只有緊跟“大數(shù)據(jù)+財務(wù)”的行業(yè)發(fā)展趨勢,不斷提升個人職業(yè)能力,才能在財務(wù)管理創(chuàng)新升級的過程中更好地履行職責(zé)使命。
(3)創(chuàng)新財務(wù)評價體系,引進(jìn)獎懲激勵制度
一套科學(xué)的考核評價體系,既能夠如實反映出近段時間集團(tuán)公司財務(wù)管理工作開展情況,同時還能發(fā)揮監(jiān)督、激勵和約束的效果,對進(jìn)一步提升財務(wù)實效產(chǎn)生積極影響。集團(tuán)公司應(yīng)順應(yīng)財務(wù)信息化發(fā)展趨勢,主動對財務(wù)管理部門現(xiàn)有的考評體系進(jìn)行創(chuàng)新、完善。例如,將財務(wù)軟件的操作水平納入到新時期財務(wù)人員的績效考評指標(biāo)體系中,保證考核結(jié)果能夠更加全面地反映財務(wù)人員的崗位勝任力。根據(jù)考核結(jié)果,實行配套的獎懲激勵制度,能激發(fā)財務(wù)管理人員的工作積極性。對于考核成績優(yōu)秀,能夠適應(yīng)集團(tuán)公司“大數(shù)據(jù)+財務(wù)”工作要求的,提供多種形式的獎勵。如物質(zhì)激勵、培訓(xùn)激勵、精神激勵等,增強(qiáng)職業(yè)獲得感和職工凝聚力;對于考核成績較差的,應(yīng)根據(jù)其工作表現(xiàn)制定個性化的培訓(xùn)方案,幫助財務(wù)管理人員補(bǔ)齊短板,增強(qiáng)崗位勝任力。對于經(jīng)過培訓(xùn)仍然不能勝任的,調(diào)離崗位,保證人員具有一定流動性,為發(fā)揮大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)在財務(wù)管理創(chuàng)新方面的推動作用提供人才支撐和智力支持。
(1)推廣使用財務(wù)管理軟件
財務(wù)管理軟件的應(yīng)用,除了能夠顯著提高集團(tuán)公司財務(wù)工作效率,在盈利測算、財務(wù)共享、智能記賬等方面,提供了許多個性化功能,為推動財務(wù)工作向信息化、智能化發(fā)展起到了積極作用。例如,金蝶財務(wù)軟件可以提供智能開(收)票、智能收(付)款、智能記賬等一系列智能財務(wù)服務(wù)。同時,還支持財務(wù)風(fēng)險識別、全面預(yù)算管理、經(jīng)營利潤預(yù)測等配套的衍生功能。集團(tuán)公司通過在財務(wù)部門內(nèi)推廣使用財務(wù)管理軟件,代替財務(wù)管理人員完成一些基礎(chǔ)性的工作,將財務(wù)管理人員解放出來,專門從事更高級的財務(wù)決策分析等工作,一方面有利于人力資源價值的發(fā)揮,另一方面也能加速推動集團(tuán)公司財務(wù)工作的轉(zhuǎn)型。從長遠(yuǎn)來看,這對集團(tuán)公司經(jīng)營效益的增長以及實現(xiàn)可持續(xù)地發(fā)展都是大有裨益的。
(2)搭建“智慧財務(wù)”管理系統(tǒng)
對于集團(tuán)公司來說,日常運營中產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù),雖然信息價值高,但是密度值低。財務(wù)管理人員要想提高數(shù)據(jù)利用價值,發(fā)揮財務(wù)決策價值,必須從海量數(shù)據(jù)中篩選獲得有價值的信息。為了滿足這一需求,集團(tuán)公司的財務(wù)部門要搭建“智慧財務(wù)”管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)與公司內(nèi)部的信息平臺直接對接,從而實現(xiàn)了財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門之間的信息無障礙交流,確保非財務(wù)部門日常運營中產(chǎn)生的各類信息,都能共享至財務(wù)部門。在數(shù)據(jù)實時共享的背景下,財務(wù)部門借助于“智慧財務(wù)”管理系統(tǒng),挖掘數(shù)據(jù)的潛在利用價值。該系統(tǒng)可實現(xiàn)以下功能。
①財務(wù)分析功能。以集團(tuán)公司往年及當(dāng)前的財務(wù)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),依托云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù),對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理、深度加工、分析評價,從而以量化數(shù)據(jù)的形式,直觀地表示企業(yè)近段時間以來的投融資活動、經(jīng)營活動和盈利情況等,方便管理者、投資者或者是審計部門等,對集團(tuán)公司的發(fā)展情況、經(jīng)營現(xiàn)狀有一個準(zhǔn)確、全面的了解。②財務(wù)預(yù)測功能。根據(jù)預(yù)測內(nèi)容的不同,“智慧財務(wù)”管理系統(tǒng)可提供成本和費用預(yù)測、營業(yè)收入預(yù)測、利潤預(yù)測等服務(wù)。面對瞬息萬變的市場形勢,基于大數(shù)據(jù)、人工智能的財務(wù)管理系統(tǒng),以真實數(shù)據(jù)為參考,較為準(zhǔn)確地對企業(yè)未來的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果進(jìn)行預(yù)測,為集團(tuán)公司規(guī)避財務(wù)風(fēng)險和提高資金利用效率起到了積極幫助。③財務(wù)決策支持。在信息技術(shù)的加持下,財務(wù)管理不僅負(fù)責(zé)業(yè)財數(shù)據(jù)的整理與核算、憑證票據(jù)的審核,而且也能夠在集團(tuán)公司的戰(zhàn)略決策中發(fā)揮一定的價值。依托“智慧財務(wù)”管理系統(tǒng),從財務(wù)專業(yè)角度出發(fā),以數(shù)據(jù)分析為參考,編制科學(xué)的財務(wù)分析報告,從而為集團(tuán)公司的籌資決策、投資決策、股利分配決策等提供必要的參考,在高層管理決策中也發(fā)揮了不可或缺的重要作用。
(1)從計算機(jī)硬件方面營造安全環(huán)境
隨著現(xiàn)代企業(yè)財務(wù)信息化水平的提升,計算機(jī)硬件及輔助設(shè)備的應(yīng)用也越來越廣泛。對于財務(wù)管理人員來說,在享受這些信息設(shè)備為財務(wù)報表整理、會計數(shù)據(jù)核算等工作帶來便利的同時,也必須做好本部門內(nèi)硬件設(shè)備的日常維護(hù)和安全管理。要安排專門的系統(tǒng)管理員,定期對硬件設(shè)備、輔助設(shè)備以及電路系統(tǒng)等進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)有硬件設(shè)備老化的,應(yīng)及時予以維修、更換。同時,嚴(yán)格落實“專人專機(jī)”規(guī)定,禁止非相關(guān)人員隨機(jī)操作他人計算機(jī)[6]。養(yǎng)成規(guī)范操作習(xí)慣,原則上來說不得將個人移動存儲設(shè)備連接到公司的計算機(jī)上,防止病毒傳播和擴(kuò)散。從硬件設(shè)施上加強(qiáng)安全管理,為財務(wù)工作開展和會計信息安全提供必要的保障。
(2)從計算機(jī)軟件方面創(chuàng)設(shè)安全環(huán)境
在數(shù)字化辦公時代,集團(tuán)公司的業(yè)務(wù)、財務(wù)工作中,會使用到各種類型的應(yīng)用軟件。在安裝這些軟件時,應(yīng)選擇官方渠道下載、安裝;同時定期進(jìn)行財務(wù)、業(yè)務(wù)軟件的升級,一來是保證軟件的兼容性,二來也能夠修補(bǔ)軟件自帶的一些安全漏洞。對于大型集團(tuán)公司來說,每時每刻都會產(chǎn)生海量化的數(shù)據(jù),財務(wù)管理人員基于工作需要,獲取有價值的數(shù)據(jù)信息后,必須及時做好數(shù)據(jù)備份工作,并進(jìn)行分級分類保存。對于重要數(shù)據(jù)的備份,應(yīng)堅持實時更新;對于普通數(shù)據(jù)的備份,至少要每日更新一次。即便是因為服務(wù)器故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失,也能夠啟用備份數(shù)據(jù)而不會影響財務(wù)管理工作的正常開展。另外,在數(shù)據(jù)存儲模式上,以本地服務(wù)器為主的存儲模式,不僅成本較高,而且數(shù)據(jù)的安全性得不到可靠保障。建議集團(tuán)公司選擇云存儲模式。通過租賃云服務(wù)器的方式,將財務(wù)數(shù)據(jù)上傳到云端,由專業(yè)的云供應(yīng)商進(jìn)行數(shù)據(jù)管理,安全程度更高,并且數(shù)據(jù)調(diào)用方便,可以更好地滿足集團(tuán)公司對海量數(shù)據(jù)的安全保密需要。
(3)引進(jìn)新型數(shù)據(jù)保護(hù)技術(shù)
在大數(shù)據(jù)時代,集團(tuán)公司的業(yè)務(wù)和財務(wù)數(shù)據(jù)變成了一種寶貴的資源,如何保障數(shù)據(jù)安全、防止數(shù)據(jù)泄露,直接關(guān)系到公司的核心利益。除了要從軟件、硬件層面上采取相應(yīng)的措施,營造安全的財務(wù)管理環(huán)境外,還應(yīng)積極引進(jìn)新型的數(shù)據(jù)保護(hù)技術(shù)。例如使用“數(shù)字簽名認(rèn)證”技術(shù)對財務(wù)數(shù)據(jù)或商業(yè)信息進(jìn)行加密。管理員掌握一對公鑰和私鑰[7]。對被保護(hù)數(shù)據(jù)簽名時,使用公鑰;需要獲取數(shù)據(jù)時,則使用私鑰來驗證簽名。這樣一來,除了掌握私鑰的管理員,其他任何人都無法順利通過數(shù)字簽名認(rèn)證,從而保護(hù)了信息的安全。在數(shù)據(jù)傳輸過程中,為了防止被第三方攔截、竊取,還可以使用加密解密技術(shù)。數(shù)據(jù)發(fā)送者使用密鑰對傳輸文件加密,將其轉(zhuǎn)化成密文,發(fā)送給接收者。傳輸過程中,沒有掌握密鑰的第三方即便是竊取了傳輸文件,也只能得到毫無利用價值的密文。而接收者則可以使用相同的密鑰進(jìn)行解密,從而防止了數(shù)據(jù)在傳輸期間泄露的問題。隨著數(shù)據(jù)資源化屬性日益明顯,近年來各種新型數(shù)據(jù)保護(hù)技術(shù)不斷涌現(xiàn)并投入使用,為保障集團(tuán)公司財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性提供了技術(shù)支持。
在大數(shù)據(jù)時代,信息技術(shù)與財務(wù)管理的結(jié)合,讓集團(tuán)公司財務(wù)工作的價值實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。除了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)核算、憑證審核、報表整理外,新時期的財務(wù)管理在輔助戰(zhàn)略決策、進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和財務(wù)風(fēng)險防控等方面,也發(fā)揮著重要作用。現(xiàn)階段集團(tuán)公司的財務(wù)管理工作,仍然存在復(fù)合型財務(wù)管理人才匱乏、財務(wù)信息化水平有待提升、數(shù)據(jù)安全管理制度不完善等一系列問題。下一步,集團(tuán)公司應(yīng)從制度層面、資金層面和技術(shù)層面,提供全方位的保障推動財務(wù)管理信息化、智能化的發(fā)展。并做好復(fù)合型財務(wù)管理人才培訓(xùn),在實現(xiàn)財務(wù)管理人員職業(yè)發(fā)展的同時,實現(xiàn)集團(tuán)公司整體管理水平的提升。