環(huán)境監(jiān)測檔案管理瓶頸與解決措施

榆林市環(huán)境監(jiān)測總站 苗占全

隨著工業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展，環(huán)境污染問題越來越嚴重[1]。人類本著對健康生活的追求，逐漸地意識到環(huán)境對健康的重要性，越來越重視生活環(huán)境。為了高效高質(zhì)量推動經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展，環(huán)境監(jiān)測、環(huán)保治理工作也被提到日程，受到社會各界的高度重視。環(huán)境檔案是環(huán)境監(jiān)測的重要依據(jù)和憑證，在環(huán)境監(jiān)測工作中尤為重要。但是，實際工作中，環(huán)境監(jiān)測檔案管理嚴重滯后，跟不上時代發(fā)展需求，滿足不了環(huán)境監(jiān)測工作要求。怎樣高效管理環(huán)境基層單位的監(jiān)測檔案，是未來環(huán)境衛(wèi)生工作的一項重要內(nèi)容。

一、環(huán)境監(jiān)測檔案的重要性

環(huán)境監(jiān)測檔案記載著環(huán)境變化的歷程，對當前和今后的環(huán)境監(jiān)測工作具有借鑒意義和服務義務，它決定了環(huán)境監(jiān)測研究工作的未來發(fā)展方向，對于重大環(huán)境污染事故尤為重要[2]。環(huán)境監(jiān)測檔案提供的信息資料能為環(huán)境應急管理部門提供準確、可靠、科學的解決方法，可以起到事前預防、事中妥善處理、事后科學恢復。這將有效地避免重大的經(jīng)濟損失，最大范圍地減少污染面積，縮短污染事故的污染時間，降低污染程度。因此，環(huán)境檢測檔案管理者要充分地認識到環(huán)境監(jiān)測檔案的重要性。

二、環(huán)境監(jiān)測檔案管理中存在的問題

目前，基于環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作現(xiàn)狀，面臨著諸多問題亟待解決，它們嚴重地阻礙了環(huán)境監(jiān)測檔案的價值體現(xiàn)。問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）檔案管理工作重視程度不夠

環(huán)保檔案管理工作只限于資料收集和皮毛管理，對收集的檔案資料沒有進行分析，只是簡單的羅列。檔案管理的人員思想意識較為落后，認為環(huán)境檢測數(shù)據(jù)不重要，在檔案編寫時經(jīng)常是檔案管理的內(nèi)容與實際環(huán)境監(jiān)測工作內(nèi)容匹配程度不高。

（二）環(huán)境監(jiān)測檔案缺乏規(guī)范的管理制度

由于是環(huán)境監(jiān)測基層單位，人員少，文化素質(zhì)低，無法科學規(guī)范地制定與工作內(nèi)容相符合的檔案管理制度，無法保證檔案形成的科學性和規(guī)范性。

（三）環(huán)境監(jiān)測檔案的利用價值低

由于基層單位缺乏環(huán)境監(jiān)測檔案管理制度，因此，形成的檔案缺乏規(guī)范性，雖然進行了簡單的檔案分類和檢測內(nèi)容的記錄，但是對監(jiān)測的數(shù)據(jù)或結(jié)果沒有進行科學的分析和總結(jié)。這也使得基層的環(huán)境監(jiān)測檔案形同虛設，不能得到充分利用，更不能充分地體現(xiàn)檔案存在的價值。

（四）檔案管理人員知識層面不夠、業(yè)務水平低下

在環(huán)境監(jiān)測的基層單位中，從事檔案管理的人員大多不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，即使是本專業(yè)畢業(yè)，也是學歷淺薄。因此，檔案管理人員普遍專業(yè)知識缺乏，不能將檔案管理工作和環(huán)境監(jiān)測內(nèi)容很好結(jié)合起來。再者，在基層工作中，由于管理人員工作主動性差，也缺乏系統(tǒng)的檔案管理培訓學習，不能與時俱進，檔案管理水平相對落后。種種原因?qū)е铝谁h(huán)境監(jiān)測檔案的管理水平低下，阻礙了其被利用。

（五）檔案管理信息化技術(shù)薄弱

21世紀屬于互聯(lián)網(wǎng)時代，環(huán)境監(jiān)測工作也不能例外?；ヂ?lián)網(wǎng)能為環(huán)境監(jiān)測工作提供便捷高效的服務。但是，主要因為國家對基層單位投入的資金有限，這導致了互聯(lián)網(wǎng)在環(huán)境監(jiān)測檔案管理中幾乎未普及，檔案資料還是以紙質(zhì)版為主。紙質(zhì)版檔案不但不易保存，還容易造成損壞、丟失、遺漏、蟲咬等事件的發(fā)生。錄音、影像、圖片資料等電子資料由于格式的問題，始終陳列于箱底，無法利用。這些都給環(huán)境監(jiān)測檔案管理人員的工作提出了新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員不僅要有先進的辦公工具，更要能熟練地掌握這些工具的應用。

（六）環(huán)保檔案資料缺乏科學、準確、真實的規(guī)范性

在日常的環(huán)保檔案管理中，發(fā)現(xiàn)了好多問題，環(huán)保檔案資料有些不科學、不準確，甚至存在不真實現(xiàn)象。檔案資料的形成與積累方面也存在問題，如檔案資料中出現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息不一致，沒有及時地核對，有些前后出現(xiàn)的數(shù)據(jù)相互矛盾，有的數(shù)據(jù)中出現(xiàn)單位錯誤，還有些資料不完整，出現(xiàn)“斷層”，尤為突出的是聲像材料、視頻資料。那么這些環(huán)保檔案資料即使存在，也失去了借鑒和參考意義。對于環(huán)保檔案管理人員而言，要及時地關(guān)注環(huán)保檔案涉及的環(huán)保工程、環(huán)保污染問題，要及時地收集與相關(guān)檔案有關(guān)的資料，及時補充和調(diào)整相關(guān)環(huán)保檔案的資料文件。對于以前資料的保存方式，要與時俱進，不斷地更新資料的保存方式，才能與現(xiàn)代科學管理相接軌。

（七）檔案資料歸檔不規(guī)范

環(huán)保檔案資料歸檔的不規(guī)范性主要表現(xiàn)在三個方面，一是收集的檔案資料不及時歸檔，這往往造成資料的損害、遺失，以致環(huán)保檔案資料不完整；二是環(huán)保檔案資料的文件整理、組卷不規(guī)范，在環(huán)保檔案管理中發(fā)現(xiàn)，不同分類的環(huán)保檔案大多都是按照一種模式完成整理、組卷，造成這種不規(guī)范的主要原因是沒能按照環(huán)保檔案分類的具體要求進行整理；三是檔案資料文件的分類、排列和編號的不規(guī)范，造成這種問題的原因，主要是環(huán)保檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)低、不熟練造成的。

三、高效管理環(huán)境檢測檔案的主要措施

（一）重視環(huán)保檔案管理的重要性

環(huán)保檔案是記錄環(huán)保相關(guān)工作的重要內(nèi)容，為環(huán)境保護提供科學、準確的科技信息，也為環(huán)保部門的現(xiàn)場檢查提供重要憑證。環(huán)保檔案為今后的環(huán)境科學研究和環(huán)境污染治理工作能提供可行的、科學的、有效的依據(jù)或研究參考資料，能有力地推動環(huán)境保護的研究進程，利國利民，因此，做好環(huán)保檔案管理工作尤為重要。環(huán)保檔案管理單位要從上到下從思想上認識到環(huán)保檔案管理工作的重要性，要制定嚴格的環(huán)保檔案管理制度，確保環(huán)保檔案管理工作順利開展；具體管理人員要按環(huán)保檔案標準要求嚴格執(zhí)行環(huán)保檔案的分類、整理、組卷等工作。除了思想上要充分認識環(huán)境監(jiān)測檔案管理的重要性，還要重視環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作的資金落實。各級環(huán)保職能部門要為環(huán)境監(jiān)測檔案管理的工作提供充分的資金支持，有了充分的資金，才能推進環(huán)保監(jiān)測檔案的高效管理。引進人才、購置先進設備、定期培訓等等這些都離不開資金的支持。因此，思想認識和資金支持是環(huán)境監(jiān)測檔案高效管理的前提。

（二）加大環(huán)保宣傳工作

環(huán)境監(jiān)測單位要加大宣傳教育工作，通過環(huán)境污染的視覺危害，讓各級領(lǐng)導部門都充分感性認識到環(huán)境污染的危害性，更要認識到環(huán)境監(jiān)測檔案管理的重要性，重視環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作。環(huán)境監(jiān)測工作內(nèi)容涉及面廣、復雜，需要多個職能部門溝通協(xié)調(diào)才能推進，全面圓滿地收集到環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)，以供科學研究利用，對環(huán)境監(jiān)測檔案收集準確的信息資料，對未來的環(huán)保方向提供了科學保障，同時，也能極大地提高環(huán)保工作的業(yè)績和工作重點，為社會經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展做出貢獻。

（三）建立科學規(guī)范的檔案管理制度

一套好的檔案工作制度，是環(huán)境監(jiān)測檔案高效管理的重要保障。環(huán)境監(jiān)測基層單位要結(jié)合當?shù)丨h(huán)境情況，建立一套科學規(guī)范的檔案管理制度，既能滿足環(huán)境監(jiān)測工作發(fā)展需求，又能避免或減少環(huán)境污染和環(huán)境改善工作中的錯誤，要在原有的工作基礎上，充分整合管理資源，優(yōu)化檔案管理工作，精減管理程序，引進檔案形成標準和規(guī)范，實行層層負責制，即“誰簽字誰負責”。在檔案管理工作中，照章辦事。

建立健全環(huán)保檔案管理制度。一是建立檔案資料聯(lián)絡員機制。在管理轄區(qū)內(nèi)設立分級聯(lián)絡管理模式，通過分級管理聯(lián)絡員，以QQ和微信工作群電子聯(lián)系方式進行協(xié)調(diào)聯(lián)絡。二是針對目前環(huán)保檔案存在的問題，加強相關(guān)業(yè)務培訓制度。將現(xiàn)存的檔案資料劃分為整改問題清單、整改措施、重點問題、舉報投訴問題四類，建立三級資料目錄，對檔案資料歸檔規(guī)范統(tǒng)一要求，按照國家環(huán)境保護檔案管理規(guī)范進行。三是針對庫存環(huán)保檔案存在的問題，開展自查自糾整改制度。在檔案資料歸檔中，反復核實資料與現(xiàn)場是否相符，對整改效果不明顯的立即再次進行整改，切實將整改工作抓實到位。四是建立“舉一反三”鞏固成效制度。堅持以問題整改為導向，在污水管網(wǎng)建設、河流水質(zhì)整治、大氣污染防治、自然保護區(qū)整治等整改工作中“舉一反三”、以點擴面，健全完善各類長效機制，加強類似問題整改力度并嚴防新增同類問題再次出現(xiàn)。

（四）提高管理人才的知識層面和專業(yè)素養(yǎng)

環(huán)境監(jiān)測基層單位由于工作環(huán)境簡陋、落后，檔案管理工作形同虛設，嚴重地缺乏檔案管理的專業(yè)人才。一般都是其他部門的人員兼職或者任用低學歷人員，因此，在檔案管理工作中，管理人員的知識層面嚴重地限制了環(huán)境監(jiān)測檔案的高效管理。這些管理人員思想落后，工作不積極，不主動參加函授學習和培訓學習，或者即使參加培訓學習也是流于形式，做做樣子，檔案管理專業(yè)素養(yǎng)不能及時得到提高。尤其對于先進的信息化處理不能熟練掌握，或者對于辦公自動化軟件都不能熟練應用，這將使得重要的檔案信息資料不能及時收集，或者將其丟失遺漏，更不能對重要的數(shù)據(jù)資料進行科學整理和分析。因此，這些管理人員不能勝任檔案管理工作的高效開展。這就需要對檔案管理人員定期進行教育培訓，帶著檔案管理中具體問題有目的地進行學習和提高，培訓結(jié)束實行考試合格上崗，以此提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。再者，通過改善辦公環(huán)境、提高職工待遇、解決住房、出臺配套的優(yōu)惠政策，引進檔案管理的專業(yè)人才，提高基層單位檔案管理人員的知識層面。

（五）重視開發(fā)和利用管理檔案的價值

要做好開發(fā)和利用環(huán)境監(jiān)測檔案的價值工作之前，首先要重視檔案在形成前有用資料的收集，不是所謂的所有資料羅列出來就行了，僅限于皮毛資料，而是要對有用的資料整理、分析、總結(jié)，檔案的內(nèi)容要有深度、內(nèi)涵，要為環(huán)境監(jiān)測或者其他環(huán)保工作服務，為其提供可借鑒的數(shù)據(jù)資料或者對其環(huán)保工作有指導意義。因此，檔案編寫人員既要懂得檔案管理知識，又要懂得環(huán)境監(jiān)測的相關(guān)知識，才能將兩者更好地結(jié)合起來進行高質(zhì)量的編寫，才能保證檔案內(nèi)容做到規(guī)范。因此，在檔案編寫前，檔案管理人員要主動參與環(huán)境監(jiān)測活動，與相關(guān)工作人員多溝通、多了解，掌握更多的有效信息，為檔案編寫收集有效資料。這為環(huán)境監(jiān)測檔案價值的開發(fā)利用提供了根本保障。

怎樣才能讓檔案的價值為人所知呢？這就需要要檔案管理人員梳理好檔案內(nèi)容，將可共享的數(shù)據(jù)、圖片、影像等資料梳理出來，建成信息共享平臺，隨時可以調(diào)閱，操作簡單、快捷，省時、省力。要充分利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，將各平臺的共享信息有效整合，達到省內(nèi)甚至國內(nèi)環(huán)境監(jiān)測信息的共享，實現(xiàn)互利互惠。

（六）要重視檔案管理信息化技術(shù)建設

檔案管理信息化基礎建設需要政府投入大量的資金支持，還要配套相關(guān)的技術(shù)人才。資金能解決檔案管理信息化建設的場地、儀器設備、辦公用品問題。而信息化技術(shù)主要依賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機，因此，還需要引進相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)人才和計算機專業(yè)人才，在檔案共享信息進入網(wǎng)絡平臺前，要將以前的格式轉(zhuǎn)化成現(xiàn)在可打開的格式，就必須經(jīng)過專人人員對其進行格式轉(zhuǎn)化或?qū)υO備的功能進行改進，以便格式間能相互轉(zhuǎn)化。再者，檔案管理信息化技術(shù)也要不停地維護運行，排除病毒攻擊，不斷地升級更新。

（七）提高環(huán)保檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)

環(huán)保檔案管理人員需要具備檔案管理業(yè)務素質(zhì)，同時也需要熟悉相關(guān)的環(huán)保專業(yè)知識，只有這兩方面都具備的人員才能規(guī)范地完成環(huán)保檔案資料的形成、積累、整理、組卷、分類等工作。因此，要加強環(huán)保檔案資料業(yè)務知識培訓工作，提高管理人員的業(yè)務素質(zhì)，在管理工作中能針對不同類型的環(huán)保檔案確定哪些資料需要收集、哪些資料是準確可靠的，不能僅局限在對環(huán)保檔案的接收、保存、外調(diào)、借閱這種簡單的層面，不斷地提高管理人員對環(huán)保檔案資料的真實性和可靠性的辨別、鑒定能力，確保環(huán)保檔案的存在價值。

（八）加強建立環(huán)保檔案管理長效機制

大自然在不停地發(fā)展，而環(huán)境保護工作也在隨著環(huán)境的改變而改變，因此，一份環(huán)保檔案也要依據(jù)需求而及時進行補充和調(diào)整，及時地記錄環(huán)保事件的完整過程。作為環(huán)保檔案管理單位，要依據(jù)環(huán)保檔案分類，主動與環(huán)保項目單位溝通，及時發(fā)現(xiàn)需要補充和調(diào)整的內(nèi)容，使得環(huán)保檔案具有連續(xù)性和完整性。對于以前重要的環(huán)保檔案資料，尤其是聲像、視頻等資料，要隨著現(xiàn)代數(shù)字科技的發(fā)展，不斷地更新保存方式，使其完整、可用地保存下來。

規(guī)范化環(huán)保檔案分類。按照中國檔案分類法、環(huán)境保護檔案分類法進行分類，分為環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境污染及其防治、自然保護、環(huán)境科學制度、環(huán)境工程、基本建設，要將環(huán)保檔案按照具體分類的標準要求進行整理、組卷、分類等工作。

環(huán)保檔案管理工作應拓寬環(huán)保服務業(yè)務，提高環(huán)保檔案存在的價值。任何檔案存在的價值就在于服務于今后的工作，環(huán)保檔案也不例外。作為環(huán)保檔案管理單位，不要讓環(huán)保檔案當擺設，要主動與有關(guān)環(huán)保新政策、新項目單位主動溝通聯(lián)系，為他們提供有據(jù)可依、有理可查的信息資料，為新政策的制定提供科學依據(jù)，為新項目的實施提供嚴謹?shù)恼撟C數(shù)據(jù)資料，避免盲目上馬項目，減少國家經(jīng)濟建設損失。

四、結(jié)語

通過分析探討可知，環(huán)境檢測檔案要想實現(xiàn)高效管理，不是一朝一夕就能解決的，它需要多層面、多方位地加強管理和提高，既需要思想上的重視、資金的投入、人員上的配備等基礎條件，還需要管理制度的完善、信息化的建設、管理水平的提升、培訓教育的不斷加強等等，只有各方面都加強，才能不斷地開發(fā)和利用環(huán)保檔案價值，才能體現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測檔案的存在意義。