大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院人事檔案特點(diǎn)及管理分析

烏蘭察布市中心醫(yī)院 馬景欣

我國(guó)醫(yī)療水平在不斷發(fā)展與提升，醫(yī)療體制也在不斷優(yōu)化與調(diào)整，與之相對(duì)應(yīng)的管理模式也在不斷完善與更新，所以醫(yī)院在實(shí)施管理工作時(shí)，需要不斷強(qiáng)化人事檔案管理，充分掌握醫(yī)院人事關(guān)系基礎(chǔ)與配置情況，以此為基礎(chǔ)不僅能夠確保人事檔案管理的高效展開(kāi)，同時(shí)還能夠極大提高醫(yī)院管理質(zhì)量與水平，對(duì)醫(yī)院的良好發(fā)展有著積極作用。目前我國(guó)處于大數(shù)據(jù)時(shí)代，因此醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)，使得人事檔案管理能夠處于科學(xué)性、先進(jìn)性，在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院是能夠?qū)?shí)際人員配置情況充分考慮其中，以此為基礎(chǔ)實(shí)施人事檔案管理是能夠推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化發(fā)展[1]。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院人事檔案特點(diǎn)

在人事檔案管理中使用大數(shù)據(jù)，能夠創(chuàng)建電子檔案，該管理模式相比于傳統(tǒng)檔案管理中的紙質(zhì)檔案，能夠節(jié)省許多檔案空間，因此電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)節(jié)省空間的目的。電子檔案在大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上能夠?qū)崿F(xiàn)有效儲(chǔ)存的作用，這樣能夠極大地提高人事檔案管理工作的工作效率與質(zhì)量，有助于降低檔案管理人員的工作壓力與負(fù)擔(dān)[2]。隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的傳輸速度、交換速度也會(huì)不斷提高，同時(shí)計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存量也會(huì)隨之增大，從而最大限度地滿足檔案管理不斷變化的需求與需要。而且大數(shù)據(jù)的應(yīng)用是能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案的資源共享，醫(yī)院各個(gè)部門(mén)、各個(gè)科室的相關(guān)工作能夠在資源共享下得到充分滿足。人事檔案管理中的儲(chǔ)存環(huán)節(jié)、歸檔環(huán)節(jié)、調(diào)用環(huán)節(jié)以及整理環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量與效率能夠在大數(shù)據(jù)幫助下得到有效提高，通過(guò)計(jì)算機(jī)的使用，是能夠接受所需要的數(shù)據(jù)與信息，這樣能夠強(qiáng)化各個(gè)部門(mén)之間的交流與溝通，從而極大地發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院管理工作的重要價(jià)值與作用。大數(shù)據(jù)有著更加安全的保密技術(shù)與高效的防護(hù)措施，因此能夠提高醫(yī)院人事檔案的安全性，避免因?yàn)椴僮鞑划?dāng)所導(dǎo)致的信息數(shù)據(jù)泄露、丟失現(xiàn)象[3]。醫(yī)院在展開(kāi)工作人員考核時(shí)，大數(shù)據(jù)下的人事檔案管理是能夠在最短的時(shí)間內(nèi)調(diào)取、查閱人事檔案資料，從而有效評(píng)估相關(guān)人員，確保考核流程的公開(kāi)性、公平性。除此之外，大數(shù)據(jù)應(yīng)用在人事系統(tǒng)中，是能夠更加便捷地查詢社?？圪M(fèi)、工資發(fā)放等情況，同時(shí)通過(guò)人事檔案小程序還能夠幫助工作人員更好地查詢自己的基本信息、考勤信息以及人事信息[4]。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院人事檔案問(wèn)題

人事檔案作為勞動(dòng)者參與就業(yè)和發(fā)揮個(gè)人價(jià)值的重要記載資料，在醫(yī)院有重要的作用。所以在進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理中需要對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新與改進(jìn)，進(jìn)而更好地滿足醫(yī)院中人才發(fā)展的需要[5]。尤其在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，醫(yī)院的人事檔案工作就需要不斷進(jìn)行優(yōu)化，一方面是能夠有效解決當(dāng)前檔案管理工作中所出現(xiàn)的問(wèn)題，另一方面則能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新管理的目的，從而確保人事檔案管理工作的科學(xué)性。下文詳細(xì)分析人事檔案管理工作中所出現(xiàn)的問(wèn)題。

（一）缺乏足夠的重視

當(dāng)前，在大數(shù)據(jù)發(fā)展的時(shí)代，人事檔案資料仍然屬于十分重要的資源，因此，在人事檔案的管理工作中就需要給予高度重視，并且要求管理者能夠充分開(kāi)發(fā)檔案資源的價(jià)值，進(jìn)而更好地服務(wù)于當(dāng)前的工作需要[6]。然而從實(shí)際的管理情況可知，由于部分領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，并且在實(shí)踐工作中并沒(méi)有給予高度重視，從而導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)許多問(wèn)題，包括檔案發(fā)生丟失以及遺漏等情況。除此之外，檔案管理人員的素質(zhì)也有待提升，例如加強(qiáng)對(duì)他們實(shí)施信息技術(shù)培訓(xùn)，進(jìn)而不斷提升他們整理、維護(hù)以及分類(lèi)檔案的能力[7]。

（二）缺乏完善的信息建設(shè)

在大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景下，醫(yī)院中人事檔案的管理工作在信息化發(fā)展的背景下并沒(méi)有及時(shí)更新管理所需要的設(shè)備，從而影響檔案管理人員提升自己的工作效率。從目前檔案管理的現(xiàn)狀分析可知，部分醫(yī)院中的人事檔案出現(xiàn)相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備較差的情況，同時(shí)在實(shí)際的管理工作中還存在形式較為單一的情況，甚至有的醫(yī)院中還存在依靠紙質(zhì)統(tǒng)計(jì)以及管理的方式，這一方面難以實(shí)現(xiàn)檔案資料的優(yōu)化管理，另一方面在檔案資料的共享以及查閱等過(guò)程中也存在較大的問(wèn)題[8]。除此之外，有的醫(yī)院中引入計(jì)算機(jī)管理的系統(tǒng)，但是由于相關(guān)計(jì)算機(jī)所配置的硬件以及軟件較低，因此，在管理運(yùn)用過(guò)程中出現(xiàn)許多故障，例如存儲(chǔ)受限、維修的難以較大以及系統(tǒng)崩潰等問(wèn)題，進(jìn)而導(dǎo)致檔案的安全性受到威脅。

（三）缺乏完善的管理制度與體系

目前，醫(yī)院的人事檔案工作還需要工作人員進(jìn)行收集、整理以及優(yōu)化，然后才能夠?qū)嵤┙y(tǒng)一管理。但是在實(shí)際的工作中，由于管理人員自身存在的一些原因，從而導(dǎo)致檔案管理方面出現(xiàn)許多問(wèn)題，進(jìn)而影響檔案管理的質(zhì)量。這些問(wèn)題集中表現(xiàn)在如下三個(gè)方面：第一個(gè)方面，在醫(yī)院里，對(duì)于醫(yī)務(wù)人員的人事檔案整理方面存在混亂的狀態(tài)，例如管理人員在收集檔案資料方面沒(méi)有做到全面性，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)院中工作人員的檔案資料出現(xiàn)不足的情況，同時(shí)還對(duì)檔案資料的真實(shí)性難以鑒定，這一問(wèn)題就導(dǎo)致醫(yī)院中醫(yī)務(wù)人員的人事檔案沒(méi)有有效提升質(zhì)量；第二個(gè)方面，當(dāng)前的醫(yī)院中，對(duì)醫(yī)務(wù)人員的人事檔案缺少開(kāi)發(fā)其功能性，從而在實(shí)踐工作中僅僅是沿用傳統(tǒng)管理方面，即檔案中的信息出現(xiàn)弄虛作假問(wèn)題，從而導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量難以提升；第三個(gè)方面，管理人員自身的信息技術(shù)能力不足，因此，在檔案管理工作中難以將信息技術(shù)運(yùn)用在其中，這就導(dǎo)致管理人員的工作效率難以提升[9]。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理途徑

（一）重視管理人員素養(yǎng)提高

醫(yī)院檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展離不開(kāi)高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)，所以醫(yī)院需要加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)的專(zhuān)業(yè)能力，在醫(yī)院整體人才培育體系中納入檔案管理人員的培養(yǎng)，進(jìn)而不斷提高檔案管理水平與效果。針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院中的人事檔案存在的問(wèn)題，需要從管理者的角度出發(fā)，不斷更新對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)情況，從而能夠在人事檔案管理過(guò)程中給予高度重視，進(jìn)而提升檔案管理的質(zhì)量[10]。第一，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，通過(guò)安排專(zhuān)業(yè)人員對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，可以提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而便于工作人員在檔案管理中能夠提升工作效率，同時(shí)也可以較好地促進(jìn)工作人員開(kāi)發(fā)檔案的價(jià)值；第二，提升管理人員的計(jì)算機(jī)素養(yǎng)，尤其在大數(shù)據(jù)的發(fā)展背景下，檔案管理人員需要盡快掌握計(jì)算機(jī)操作的基本知識(shí)，并運(yùn)用在檔案管理的工作實(shí)踐中，從而使得檔案管理能夠在大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景下提升綜合能力；第三，創(chuàng)新檔案管理的方式，大數(shù)據(jù)時(shí)代最顯著的特征就是信息資源的豐富性，這對(duì)檔案管理工作而言，就需要不斷創(chuàng)新管理方式，從而可以促進(jìn)檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式解放出來(lái)，并且在計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下防止檔案信息出現(xiàn)丟失的情況，此外，檔案管理工作人員還可以通過(guò)收集、整理以及分析的方式促進(jìn)檔案管理能夠獲得良好發(fā)展；第三，針對(duì)人事檔案的管理手段而言，還需要對(duì)檔案管理方面的制度進(jìn)行調(diào)整，并且逐漸通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的管理制度而優(yōu)化檔案管理的工作，同時(shí)也可以便于工作人員在實(shí)踐管理的工作中而提升積極性[11]。

（二）重視大數(shù)據(jù)平臺(tái)構(gòu)建

在新時(shí)代發(fā)展背景下，檔案管理工作需要重視大數(shù)據(jù)平臺(tái)的建設(shè)，在檔案管理工作中引入信息管理系統(tǒng)以及數(shù)字信息設(shè)備，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)作用，從而全方位地監(jiān)控檔案資料的收集與整理，這樣能夠有效提升檔案管理的質(zhì)量與效果。通過(guò)信息技術(shù)來(lái)管理檔案資料，能夠幫助管理者更加快速進(jìn)行整理與。管理者在查找文件時(shí)，只需要在檢索中填入關(guān)鍵詞便便能夠檢索到相應(yīng)文件，使得查找的效率獲得極大的提升，不僅能夠節(jié)約時(shí)間，同時(shí)還能夠節(jié)省人力、物力和財(cái)力[12]。人事檔案有著多種類(lèi)型，而在大數(shù)據(jù)平臺(tái)下，這些多樣化的資源是能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一管理，能夠?qū)Y料的文字信息、圖片信息以及相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，同時(shí)在數(shù)字化管理下，是能夠分級(jí)管理、分類(lèi)管理人事檔案形式。除此之外，大數(shù)據(jù)平臺(tái)的構(gòu)建還能夠更好地優(yōu)化資源配置，同時(shí)能夠最大限度地滿足信息共享的需求，從而幫助醫(yī)院強(qiáng)化部門(mén)直接的交流、溝通、合作，防止醫(yī)院出現(xiàn)信息孤島情況。在對(duì)電子信息平臺(tái)進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中，需要重視大數(shù)據(jù)的應(yīng)用、集中、交換以及大數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)交流與技術(shù)更新，以此為基礎(chǔ)構(gòu)建電子信息平臺(tái)，并重視子平臺(tái)之間的銜接，從而使得整個(gè)人事檔案信息數(shù)據(jù)應(yīng)用過(guò)程中能夠取得相應(yīng)的便利，比如信息數(shù)據(jù)的采集環(huán)節(jié)、整合環(huán)節(jié)、存儲(chǔ)環(huán)節(jié)、分析環(huán)節(jié)以及調(diào)用環(huán)節(jié)。大數(shù)據(jù)平臺(tái)的構(gòu)建主要可以分為四個(gè)方面，第一個(gè)方面，大數(shù)據(jù)平臺(tái)構(gòu)建需要確立電子信息平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)，確保信息平臺(tái)的各項(xiàng)功能在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)下能夠正常運(yùn)行，從而極大增強(qiáng)大數(shù)據(jù)平臺(tái)的應(yīng)用效果；第二個(gè)方面，大數(shù)據(jù)平臺(tái)需要確保電子信息的復(fù)用性與擴(kuò)展性，從為后續(xù)的人事檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)與保障，減少資源浪費(fèi)事件的發(fā)生；第三，需要將紙質(zhì)檔案快速轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，進(jìn)而更好地消除傳統(tǒng)管理模式的弊端，有助于彰顯大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值；第四，需要不斷增強(qiáng)大數(shù)據(jù)平臺(tái)的功能應(yīng)用，以醫(yī)院科室、部門(mén)的實(shí)際工作特點(diǎn)、工作需求為基礎(chǔ)，對(duì)大數(shù)據(jù)平臺(tái)系統(tǒng)功能進(jìn)行拓展，有助于滿足工作人員的個(gè)性化需求[13]。

（三）健全管理制度及管理體系

醫(yī)院需要重視人事檔案管理制度改革，并提升改革速度，從而確保管理工作的規(guī)范性與有效性。在制定人事檔案管理制度時(shí)，醫(yī)院需要充分結(jié)合法律法規(guī)與政策要求，并以醫(yī)院實(shí)際情況以及未來(lái)戰(zhàn)略規(guī)劃為基礎(chǔ)來(lái)對(duì)管理制度進(jìn)行嚴(yán)格細(xì)化，同時(shí)還需要在醫(yī)院管理中引入精細(xì)化管理，從而有效強(qiáng)化制度實(shí)施效果，并真正將管理制度規(guī)范落實(shí)到位。醫(yī)院需要建立對(duì)應(yīng)的責(zé)任制度，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，防止責(zé)任界定不清所導(dǎo)致的混亂情況，從而保證檔案數(shù)據(jù)以及檔案信息不會(huì)受到影響[14]。對(duì)用戶權(quán)限管理制度進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化，防止醫(yī)院產(chǎn)生越權(quán)管理情況，同時(shí)還需要建立完善的獎(jiǎng)懲制度，工作人員在日常工作中如果表現(xiàn)積極、能力突出，需要給予對(duì)應(yīng)的物質(zhì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)，使得該員工成為其他職工的學(xué)習(xí)榜樣，有助于提高工作人員的積極性與主動(dòng)性。針對(duì)工作態(tài)度不端正、行為舉止不規(guī)范的工作人員，醫(yī)院需要給予相應(yīng)的懲罰，從而幫助工作人員建立正確的工作態(tài)度與責(zé)任意識(shí)，并充分認(rèn)識(shí)自身崗位工作的意義與價(jià)值。醫(yī)院還需要重視職工薪酬

福利制度的優(yōu)化，不斷改善工作人員待遇，使得工作人員能夠在工作過(guò)程中形成正向凝聚意識(shí)，從而更好地吸引人才、留住人才。醫(yī)院還需要制定與設(shè)備相關(guān)的維修制度與檢修制度，使得醫(yī)院設(shè)施設(shè)備時(shí)刻處于良好的運(yùn)行狀態(tài)，避免設(shè)施設(shè)備阻礙人事管理工作的正常實(shí)施。醫(yī)院在將不同管理崗位任務(wù)分配給相應(yīng)人員時(shí)，需要考察、分析工作人員的基本能力，比如工作人員的信息素養(yǎng)、打字速度、查閱能力、計(jì)算機(jī)操作技能水平等，從而將優(yōu)秀人才的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。醫(yī)院需要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)設(shè)計(jì)檔案管理查找頁(yè)面，保證搜索關(guān)鍵字、詞能夠契合醫(yī)院工作特點(diǎn)，將工作人員的工作效率最大限度地提升。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，數(shù)字化檔案不需要太多的空間，所以更容易展開(kāi)儲(chǔ)存工作與管理工作。醫(yī)院在不斷擴(kuò)大規(guī)模時(shí)，工作內(nèi)容也在不斷增加，所以醫(yī)院人事變動(dòng)也愈發(fā)頻繁，因此醫(yī)院需要持續(xù)更新、完善醫(yī)院數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，保證系統(tǒng)能夠同步醫(yī)院的人事變動(dòng)情況與實(shí)際工作的開(kāi)展。醫(yī)院還需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期檢查，防止醫(yī)院產(chǎn)生信息遺漏與丟失情況，并保證補(bǔ)錄及時(shí)，從而確保檔案的完整性。醫(yī)院需要強(qiáng)化各個(gè)部門(mén)直接的信息數(shù)據(jù)共享，從而強(qiáng)化信息整合能力，并精細(xì)化管理數(shù)據(jù)備份、數(shù)字字典、系統(tǒng)日志以及用戶管理等操作[15]。醫(yī)院需要為工作人員配備相對(duì)應(yīng)的工號(hào)，使得工作人員能夠通過(guò)自己的工號(hào)登陸，然后進(jìn)行檔案信息查詢，如果醫(yī)院需要對(duì)信息欄數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，則需要取得上級(jí)審核批準(zhǔn)，不能夠擅自修改。除此之外，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)針對(duì)瀏覽檔案、修改檔案以及下載檔案等環(huán)節(jié)設(shè)置明確數(shù)據(jù)權(quán)限，從而確的保檔案的安全性。

四、結(jié)束語(yǔ)

簡(jiǎn)而言之，醫(yī)院的人事檔案情況對(duì)其人力資源配置有重要的影響，因此，根據(jù)醫(yī)院工作內(nèi)容以及醫(yī)院的性質(zhì)，在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下不斷進(jìn)行創(chuàng)新管理，可以對(duì)醫(yī)院人才分配工作提供更多的活力，進(jìn)而能夠更好地促進(jìn)醫(yī)院提升人才利用的效率，因此需要給予足夠重視。