基于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

熊 昊

（黃石市疾病預(yù)防控制中心，湖北 黃石 435000）

前言

疾控中心工作內(nèi)容展現(xiàn)出的公益性特征讓其工作具有重要且深遠(yuǎn)的意義。現(xiàn)目前，檔案管理工作在新時代背景下呈現(xiàn)出巨變，檔案數(shù)據(jù)資源量逐漸增多，且檔案信息類型呈現(xiàn)多元化趨勢；與此同時，計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)逐漸地運(yùn)用至檔案管理工作中，與傳統(tǒng)的檔案管理方法、觀念等無法適應(yīng)，導(dǎo)致檔案管理工作與當(dāng)前社會適應(yīng)性較差，所以在此階段順應(yīng)時代的潮流，加強(qiáng)檔案建設(shè)與管理工作是非常必要的?；诖耍疚木蜋n案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問題、干預(yù)措施進(jìn)行如下分析，內(nèi)容如下。

一、疾病預(yù)防控制檔案的概念

疾控中心檔案主要包括社會各類疾病預(yù)防、監(jiān)測、評價與檢測工作，是各類業(yè)務(wù)活動的載體。伴隨著社會水平提升，人們對于自身健康狀況的重視度提高，合理地管理疾病檔案可發(fā)揮其重要的價值[1]。疾控中心檔案內(nèi)容主要包括：傳染病預(yù)防、艾滋病、寄生蟲病、結(jié)核病等。其主要的特征一是可為醫(yī)學(xué)研究給予針對性樣本，對于各類不明原因、突發(fā)性疾病進(jìn)行記錄并分析，查閱資料分析疾病的危害，從而避免在社會上大規(guī)模地傳播和擴(kuò)散。二是疾病預(yù)防控制檔案涉及區(qū)域廣泛，可從監(jiān)測轉(zhuǎn)變?yōu)閰^(qū)域間資源共享和交流。三是疾控中心檔案管理工作具有較強(qiáng)的時效性，可依照疾病控制時間的連續(xù)性完成分類和整體工作[2～3]。

二、檔案信息化建設(shè)內(nèi)容分析

針對檔案信息化進(jìn)行闡述，其中主要涵蓋的內(nèi)容較為寬泛，可劃分為狹義與廣義兩種。就廣義上講，實施檔案信息化建設(shè)能夠讓各領(lǐng)域中的不同內(nèi)容進(jìn)行有效的結(jié)合，完成資料整理與共享操作，從而提升資源信息的利用效率，主要涉及經(jīng)濟(jì)、文化、政治等多方面信息；然而就狹義方面進(jìn)行闡述，檔案信息化建設(shè)主要是針對疾控中心內(nèi)部資料進(jìn)行管理，在借助信息技術(shù)的協(xié)助下，檔案信息資料整理工作效率得到有效的提升，可提高檔案資料在管理期間的完善性與準(zhǔn)確性。檔案信息化建設(shè)還能夠?qū)⒏黝愋畔⑦M(jìn)行分類處理，整合關(guān)鍵、重要信息，讓管理人員在查閱檔案時，通過輸入關(guān)鍵詞就能檢索，讓查找信息的便利性得到提升；除此之外，在檔案信息化建設(shè)期間，可將檔案信息、社會信息進(jìn)行融合，在促進(jìn)檔案建設(shè)和發(fā)展發(fā)揮重要價值，更好地服務(wù)群眾[4～5]。

三、疾控中心檔案管理現(xiàn)狀分析

1.檔案管理方式具有單一性

順應(yīng)著時代的潮流與社會進(jìn)步，檔案管理工作需要不斷地創(chuàng)新并融入先進(jìn)科技，才能讓檔案管理工作的需求得到滿足。就現(xiàn)目前檔案管理工作進(jìn)行分析，在實踐過程中，檔案管理工作仍然具有管理方法單一的問題。針對檔案管理實例來講，諸多從事管理工作的人員并非專業(yè)人員，且大多數(shù)未接受過系統(tǒng)性的培訓(xùn)工作，所以讓管理人員在實際的管理工作中，僅可依靠按部就班的方式完成，并且無法順應(yīng)時代的步伐，盲目地套用傳統(tǒng)方法和手段完成管理工作，所以檔案管理工作暴露出效率低下、管理理念落后、手段單一等缺陷，阻礙管理工作質(zhì)量提升，限制檔案的實際效用。此外，因受到諸多因素影響，檔案管理中直接運(yùn)用科學(xué)技術(shù)、先進(jìn)設(shè)備的頻率較低，從而導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量與效率受限，無法進(jìn)一步完善檔案管理工作[6～7]。

2.缺少有效可行的檔案管理制度

制度是一項工作開展的重要依據(jù)和保障，其可發(fā)揮出對工作的約束及規(guī)范性作用。若期望提升管理工作效率與質(zhì)量，完善管理制度則是必不可少的一個步驟；并且還需要在實踐工作中結(jié)合檔案管理工作的實際情況，對管理制度進(jìn)行實時調(diào)整，從而確保檔案管理工作的有效性、完善性和細(xì)致性，能夠盡可能地避免管理工作中出現(xiàn)的問題，從而達(dá)到提升管理工作效率的目的。但是就目前管理工作而言，制度的缺失是無法保障管理工作順利完成的關(guān)鍵，主要體現(xiàn)出的缺陷包括以下幾點(diǎn)。第一，檔案管理人員配置不合理，常會出現(xiàn)一人身兼數(shù)職的情況，工作強(qiáng)度大且工作量大，管理人員工作時間長，導(dǎo)致管理效率低下；此外，若檔案管理任務(wù)分配不均，則可能發(fā)生人力資源浪費(fèi)情況，從而限制管理工作整體效益的提高。第二，缺少檔案管理考核制度監(jiān)督，實際管理考核工作流于形式，工作人員欠缺責(zé)任心和對管理工作的重視度，工作期間態(tài)度消極，未掌握正確的管理方式等，從而限制檔案管理的質(zhì)量提升[8～9]。

3.欠缺專業(yè)性人才儲備

檔案管理工作需要每日接觸大量資料信息，屬于專業(yè)性強(qiáng)且較為繁瑣的一項工作，且需要管理人員具備豐富的管理經(jīng)驗、熟練地運(yùn)用管理技術(shù)、掌握運(yùn)用信息化手段完成管理的能力。但是現(xiàn)目前實際情況表現(xiàn)為，檔案管理部門專業(yè)人才儲備不足，主要與管理工作強(qiáng)度大、工資待遇低、晉升學(xué)習(xí)空間小等原因有關(guān)，所以限制優(yōu)秀人才引進(jìn)。同時，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的階段，檔案管理工作并非只完成單一資料整理和查找工作，牽涉領(lǐng)域不斷地擴(kuò)展，給管理人員工作能力提出更高要求。但是現(xiàn)目前檔案管理人員仍然存在知識儲備能力低、思想陳舊、現(xiàn)代化操作技能缺乏等特點(diǎn)，所以導(dǎo)致其在實際檔案管理工作中故步自封，影響檔案管理工作的順利開展，限制管理質(zhì)量提升[10]。

四、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施分析

針對檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作分析，在新時期管理工作開展期間仍然面臨著諸多不足之處和考驗，包括管理工作方式單一、缺少針對性檔案管理制度，人才缺乏等弊端，從而導(dǎo)致管理工作效率低下，不利于管理質(zhì)量的提升，進(jìn)而限制檔案資源實際運(yùn)用價值的發(fā)掘。所以順應(yīng)當(dāng)前信息化潮流，為了提升檔案管理水平則需要從檔案管理存在的問題著手，讓管理工作與信息化技術(shù)有效結(jié)合，從而提升檔案管理事業(yè)發(fā)展速度。就此，檔案管理部門則需要對此工作加以重視，完善管理制度，從而給予檔案管理工作充分的制度保障。

1.重視檔案管理工作重要性

在歷史背景下，檔案管理工作都被定為幕后工作，而疾控中心對于此項工作的認(rèn)識度和重視度較低，加之工作成績不顯露，所以檔案管理是更加容易被忽視的一項工作。當(dāng)前，順應(yīng)新時代發(fā)展潮流，檔案管理部門需要對檔案管理工作給予高度重視，并且作為一項需要長時間堅持、完善的工作，更全面地關(guān)注到檔案管理工作對于疾控中心工作順利開展的重要價值，認(rèn)識到檔案管理對于工作決策的合理性、企事業(yè)單位發(fā)展的重要價值。所以這就需要疾控中心重視檔案管理工作，并且及時地發(fā)現(xiàn)管理工作期間存在的不足之處，采取有效的方式進(jìn)行處理，從而確保管理工作開展的有效性。除此之外，管理人員樹立端正的態(tài)度，自覺地完成規(guī)定工作任務(wù)，并且重視管理方式、過程等細(xì)節(jié)問題，以免檔案管理工作流于形式，將其落實到實踐。主要的措施包括：管理部門可為大眾宣傳管理工作的作用、效益等內(nèi)容，同時定期對檔案管理人員開展系統(tǒng)性培訓(xùn)、講座，讓管理人員能夠掌握豐富的管理經(jīng)驗，并且更新其管理理念，保證管理人員能夠全身心投入管理工作中，創(chuàng)設(shè)良好的管理氛圍，給予管理工作水平提升可靠保障[11]。

2.豐富管理方法并推動檔案管理信息化

檔案管理工作期間，收集檔案資料是最為基礎(chǔ)的工作之一，也是關(guān)系到檔案管理有效性的環(huán)節(jié)之一。在此期間，需要確保信息化系統(tǒng)能夠在最短時間內(nèi)將各項檔案資料進(jìn)行收集，并且確保資料的完整性和時效性。邁入信息化時代后，疾控中心在工作期間會生成大量信息數(shù)據(jù)，而不同部門間的檔案資料存在差異性，所以需要檔案管理人員針對實際的工作業(yè)務(wù)，對各類業(yè)務(wù)檔案實施分類管理，從而保障檔案資料運(yùn)用的有效性。在此狀況下，為了保障業(yè)務(wù)部門檔案資料接收的順利性，則需要對前端控制工作進(jìn)行無縫銜接，并且將檔案管理工作與業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效的結(jié)合，從而保障檔案數(shù)據(jù)可順利地進(jìn)入檔案系統(tǒng)內(nèi)，從而提升檔案管理的效率和規(guī)范性。收集電子檔案期間，管理部分需要具有控制電子檔案的權(quán)限，不但可確保檔案資源管理的安全性，同時還能讓檔案資源開發(fā)、提取與利用效率得到提升。管理人員需要熟練掌握和運(yùn)用信息化技術(shù)，并且能夠?qū)⑵溥\(yùn)用于實際管理工作中；管理部分還需要強(qiáng)化檔案管理軟件設(shè)備建設(shè)工作，同時提供完善的軟件設(shè)施，給予管理人員的管理工作一定的便利性。此外，檔案管理信息化還需要符合社會需求，建立網(wǎng)絡(luò)管理平臺，給予檔案管理一定的保障[12]。

3.完善檔案管理制度

缺少完善的檔案管理制度會直接限制檔案管理的有效性?；诖耍瑱n案管理部門需要強(qiáng)化對檔案管理制度的認(rèn)識，予以完善的制度作為管理工作實施期間的重要依據(jù)。在實際工作中，區(qū)域不同實際情況也存在一定的偏差，所以疾控中心需要結(jié)合當(dāng)?shù)貙嶋H情況，運(yùn)用與自身情況相符的管理制度，從而保障檔案管理制度的有效性和可行性，為檔案工作順利開展給予支持。通過制定、完善和實施管理制度，能夠有效地規(guī)避檔案管理期間存在的問題，減少不足之處，從而降低管理期間安全隱患。與此同時，檔案管理制度中對管理人員的約束要求必須實施合理的獎懲與績效考核制度，表揚(yáng)管理期間表現(xiàn)優(yōu)秀的管理人員，以此激勵其他管理人員能夠端正工作態(tài)度，從而形成良好的工作氛圍；針對管理工作中持有消極態(tài)度、管理工作效率低且出現(xiàn)差錯的人員，則需要對其依照相關(guān)規(guī)定采取懲罰措施。一方面，對管理工作進(jìn)行有效的約束；另一方面，對管理人員積極性進(jìn)行充分的調(diào)動，從而確保檔案管理工作的順利開展[13]。

4.創(chuàng)建一支專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理人才隊伍

人才是現(xiàn)目前社會生產(chǎn)中非常重要的推動力量，所以創(chuàng)建一支專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素養(yǎng)能力高的人才隊伍是推動檔案信息化建設(shè)和檔案管理的關(guān)鍵措施，同時也是提升管理水平的重要保證。檔案信息化管理的基礎(chǔ)是具備大批熟練掌握先進(jìn)信息技術(shù)設(shè)備的人才作為支撐。同時，檔案管理人員還需要熟練地掌握檔案建設(shè)與管理業(yè)務(wù)知識，才能更好地運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)，從而達(dá)到提升檔案管理效率的目的?；诖耍瑱n案管理部門需要建立培訓(xùn)制度，從而推進(jìn)檔案管理人員專業(yè)化培訓(xùn)的規(guī)范性，通過講座、現(xiàn)場講解等方式，完成管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，不斷地更新檔案人員管理理念，豐富其管理經(jīng)驗和技術(shù)。培訓(xùn)原則以針對管理人員缺少的進(jìn)行培訓(xùn)，順應(yīng)時代潮流對檔案管理內(nèi)容進(jìn)行完善，從而保障檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力可符合實際情況與新時代管理工作要求。此外，檔案管理部門需要形成重視人才、愛惜人才的氛圍，給予管理人員晉升機(jī)會和豐厚的資金，從而讓檔案管理人員的工作積極性得到提升，并且能夠全身心地投入檔案管理工作中，對于提高檔案管理能力和水平具有積極意義[14]。

結(jié)語

疾控中心信息化檔案建設(shè)和管理工作是新時期背景下的發(fā)展趨勢所向，但是在實際工作期間，仍然存在諸多因素干擾，從而生成較多的管理缺陷問題，譬如管理方式單一性、缺少管理制度、缺乏管理人才等，從而限制檔案建設(shè)與管理工作地順利開展。針對上述問題，通過管理部門加強(qiáng)對檔案管理工作的重視度、不斷地豐富自己的知識與提升管理水平、依照當(dāng)?shù)貙嶋H情況完善管理制度、創(chuàng)設(shè)一支綜合素質(zhì)強(qiáng)的管理隊伍等措施，讓檔案管理的效率和質(zhì)量得到明顯提高，并且還能確保檔案信息資料管理的安全性和時效性。

總而言之，檔案管理工作本身就是一項煩瑣、系統(tǒng)性的管理工作，但是在檔案管理工作期間，為了減少紕漏對檔案資源利用價值產(chǎn)生的影響，所以需要順應(yīng)時代背景，不斷地推動信息化進(jìn)程，并且乘信息化時代之風(fēng)，不斷地提升檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理事業(yè)更加平穩(wěn)地發(fā)展。