檔案管理在工程索賠中的價(jià)值與作用

胡敏捷

2020年初，武漢暴發(fā)新冠肺炎疫情，面對(duì)錯(cuò)綜復(fù)雜的國內(nèi)外形勢和疫情沖擊，自2020年我國各地先后啟動(dòng)新冠疫情重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件一級(jí)響應(yīng)。據(jù)查詢，從2020年初至2020年3月26日，不到100天的時(shí)間，中國國際貿(mào)易促進(jìn)委員會(huì)系統(tǒng)共計(jì)103家商事證明授權(quán)機(jī)構(gòu)，累計(jì)出具不可抗力事實(shí)證明6454件，涉及合同金額約6321億元。至2022年，疫情仍然反復(fù)無常，工程管理的特殊性決定了國內(nèi)外工程項(xiàng)目在疫情防控、疫情風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)等方面的普遍性與復(fù)雜性，本次疫情造成了諸多工程復(fù)工時(shí)間遲延、工人被隔離觀察、材料價(jià)格漲價(jià)等，這勢必導(dǎo)致剩余工期減少、各項(xiàng)成本遞增，工程索賠申請(qǐng)比例大幅增加，一場場工程商業(yè)紛爭悄然而至[1]。在新冠疫情的影響下，如何申請(qǐng)索賠、如何開展反索賠、申請(qǐng)索賠項(xiàng)目與金額是否合法有據(jù)等系列問題被賦予了新的時(shí)代意義。

作為重要的工程索賠依據(jù)、索賠證據(jù)，檔案因素貫穿工程索賠始終，在檔案全過程管理中，充分利用信息技術(shù)，有利于預(yù)防惡意索賠、研究索賠規(guī)律、尋找適宜的索賠點(diǎn)、優(yōu)化索賠計(jì)算、補(bǔ)齊檔案管理的漏洞、規(guī)避惡意索賠風(fēng)險(xiǎn)，最終實(shí)現(xiàn)索賠效益最大化。從索賠預(yù)警角度分析，諸多索賠是因檔案管理失控而產(chǎn)生。從索賠證據(jù)角度分析，基建工程檔案歸檔范圍與工程索賠的檔案證據(jù)高度重合。從索賠信息管理角度進(jìn)行分析，檔案信息的全過程管理、各信息管理環(huán)節(jié)、技術(shù)在檔案全過程管理中的利用，是實(shí)現(xiàn)索賠效益最大化的保障。

一、索賠前端預(yù)警角度的檔案價(jià)值

從索賠前端預(yù)警角度出發(fā)，對(duì)索賠產(chǎn)生的原因進(jìn)行溯源，若成套基建工程檔案收集齊全、整理規(guī)范，工程索賠所涉及的所有項(xiàng)目均會(huì)在基建工程檔案中予以體現(xiàn)?；凇扒岸丝刂啤焙汀叭^程管理”的角度，重視檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化把控，可以及時(shí)防范索賠風(fēng)險(xiǎn)、把握索賠機(jī)會(huì)。

引起索賠的原因主要包括以下五個(gè)方面：

第一，施工延期引起的索賠。一般是指由于諸如天氣因素、拆遷受阻等非承包商的原因造成的進(jìn)度推遲，因施工延期會(huì)給承包商造成時(shí)間和費(fèi)用的損失，因此提請(qǐng)賠償。

第二，合同變更引起的索賠。雖然在工程施工中，會(huì)存在變更的現(xiàn)象，但這種變更必須是指在原合同工程范圍內(nèi)的，若超出工程范圍，可能會(huì)導(dǎo)致工程量增減。增就擴(kuò)大了成本，減就造成資源浪費(fèi)。

第三，合同矛盾和缺陷引起的索賠。常表現(xiàn)為合同文件規(guī)定不嚴(yán)謹(jǐn)、有遺漏或錯(cuò)誤，或者技術(shù)規(guī)范與圖紙不符合等。發(fā)包商作為發(fā)包人，通常在起草工程承包合同時(shí)，對(duì)其中的缺陷負(fù)責(zé)。

第四，惡劣的現(xiàn)場自然條件引起的索賠。一般是指承包商事先沒有預(yù)估到的，如地下水、未探明的地質(zhì)斷層等，需要承包商花費(fèi)更多精力去處理。

第五，參與工程建設(shè)主體的多元性。工程參與單位不僅包括發(fā)包商與中標(biāo)總包商，還包括監(jiān)理、分包商、材料供應(yīng)商等，他們均為利益共同體，其中哪一方失誤，都會(huì)給自身和他人帶來不良影響，從而導(dǎo)致索賠等情況出現(xiàn)。

以某輕軌項(xiàng)目虧損索賠為例，這是一起典型的工程施工方在前期調(diào)研不足情況下倉促簽約，未認(rèn)真進(jìn)行合同審核而引發(fā)的工程糾紛。由于這一輕軌項(xiàng)目工程的急迫性，施工方在合同簽訂前期并沒有預(yù)留充足時(shí)間做好信息的整理工作，甚至對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目的可研性分析，也缺乏足夠的文檔資料作為佐證與參考。在合同的制定上，施工方僅片面根據(jù)本國的情況對(duì)照的進(jìn)行了條款定制，對(duì)于對(duì)方的合同細(xì)則未嚴(yán)加審核，給后期施工階段糾紛的出現(xiàn)埋下隱患。在糾紛發(fā)生時(shí)，由于沒有詳細(xì)的文檔資料作為為我方爭取權(quán)益的證據(jù)，只能被動(dòng)接收對(duì)方的索賠訴求，在巨額虧損的情況下勉強(qiáng)交工。在交工后，由于資料欠賬太多，加上工程在施工中本身存在著較多問題，后續(xù)諸多糾紛與索賠未能妥善處理[2]。而巴基斯坦N-J水電站工程導(dǎo)流洞項(xiàng)目變更索賠成功案例，承包方精準(zhǔn)確定索賠點(diǎn)、把握索賠機(jī)會(huì)，也與其良好的檔案管理休戚相關(guān)[3-4]。

二、索賠依據(jù)、證據(jù)角度的檔案價(jià)值

索賠證據(jù)是索賠雙方當(dāng)事人用來支撐索賠、反索賠的證明性文件、參考性材料，包括紙質(zhì)、影音等各種載體；作為開展索賠、反索賠的重要組成文件，索賠證據(jù)是關(guān)乎索賠成功與失敗的核心因素之一；如若證據(jù)不完整、不充足、有遺失、不規(guī)范，索賠與反索賠均很難成功。在工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，這些記錄著工程全過程信息的檔案是開展索賠與反索賠的重要證據(jù)。因而，加強(qiáng)基建工程檔案的全過程管理也極為必要。發(fā)包商在施工過程中應(yīng)始終重視施工資料的積累，定期檢查，確保資料記錄完善、管理科學(xué)。

新冠疫情后，就不可抗力提請(qǐng)的工程索賠大量增加，以新冠疫情影響下甘肅省G215線馬鬃山至橋?yàn)彻饭こ添?xiàng)目工程索賠為例，承包商復(fù)工后，依據(jù)全國層面相關(guān)公文檔案，甘建發(fā)電【2020】10號(hào)、甘建發(fā)電【2020】11號(hào)等地方公文檔案，提請(qǐng)了工期索賠、疫情防控費(fèi)索賠、照管清理工程費(fèi)索賠等。積極準(zhǔn)備停工證明、開工證明、趕工計(jì)劃、趕工方案審批、趕工預(yù)結(jié)算等檔案資料，并做好防控設(shè)備購置、建設(shè)的申請(qǐng)、批復(fù)、經(jīng)費(fèi)明細(xì)等檔案的準(zhǔn)備、補(bǔ)充工作，出具了照管清理工程索賠需提供監(jiān)理照管日志、監(jiān)理清理修復(fù)工程記錄、支出明細(xì)等，為索賠工作的開展提供了有力保障[5]。海外項(xiàng)目方面，新冠疫情影響下的中亞某國國有能源公司與我國某央企大型工業(yè)生產(chǎn)EPC項(xiàng)目，因疫情在我國暴發(fā)時(shí)，該項(xiàng)目進(jìn)入設(shè)備采購安裝階段，部分勞務(wù)、設(shè)備、原材料等需由我國輸入，承包商在此環(huán)節(jié)受到疫情影響，工程進(jìn)度滯后?；诖耍邪掏ㄟ^主張不可抗力來獲得相應(yīng)的工期順延，并在合同條款約定的期限內(nèi)，及時(shí)向發(fā)包方發(fā)出了不可抗力函件，告知其疫情爆發(fā)。發(fā)包方隨即要求承包商向其提供不可抗力事件造成影響的證明性材料，以及承包商制定規(guī)避方案并采取防范措施的支撐證明。應(yīng)發(fā)包方要求，承包商不斷收集、擴(kuò)展并提供了大量證據(jù)，并向發(fā)包方發(fā)出了更為詳盡的不可抗力通知，取得了索賠的階段性成功[6]。

為論述檔案證據(jù)在索賠中的重要性，筆者對(duì)眾多索賠案例進(jìn)行比對(duì)分析，包括萬家寨索賠案例[7]、某海上風(fēng)電項(xiàng)目索賠案例[8]等等。在中華人民共和國檔案《行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等標(biāo)桿文件的指引下，筆者以上述案例為研究范本，將工程索賠的檔案證據(jù)與基建工程檔案的歸檔范圍進(jìn)行了綜合比對(duì)。分析發(fā)現(xiàn)，基建工程檔案因其內(nèi)容真實(shí)性、記錄及時(shí)性、問題全面性、責(zé)任關(guān)聯(lián)性、原始有效性，貫穿索賠證據(jù)鏈?zhǔn)冀K，基建工程檔案歸檔范圍里涵蓋的諸多文件均是工程索賠的重要證據(jù)。

三、索賠信息管理角度的檔案價(jià)值

工程檔案作為重要的工程信息資源，工程信息組織加工中的信息篩選對(duì)應(yīng)著檔案管理的鑒定環(huán)節(jié)，信息分類對(duì)應(yīng)著檔案管理的整理、分類環(huán)節(jié)，信息評(píng)價(jià)對(duì)應(yīng)著檔案管理的保管期限劃分環(huán)節(jié)，信息存儲(chǔ)對(duì)應(yīng)著檔案管理的保管入庫環(huán)節(jié)，信息檢索、服務(wù)對(duì)應(yīng)著檔案管理的編研、利用環(huán)節(jié)，各管理環(huán)節(jié)一一呼應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)。而信息系統(tǒng)建設(shè)作為工程項(xiàng)目信息管理的核心，其使用的目的是便于各檔案信息集成和工程項(xiàng)目的電子化、規(guī)范化、流程化管理，其直接用途是便于各工程檔案信息資源的安全存儲(chǔ)、便捷提取、有效利用。基于此，現(xiàn)分別從信息采集、管理、檢索、系統(tǒng)開發(fā)利用、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等信息管理角度對(duì)索賠信息管理中的檔案因素進(jìn)行分析。

1.信息的有效采集、規(guī)范管理是確保檔案信息系統(tǒng)、建設(shè)工程信息管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)平臺(tái)有效運(yùn)行的前提。首先，信息采集工作是對(duì)項(xiàng)目全過程管理的梳理。其次，檔案信息管理的過程有利于查漏補(bǔ)缺，及時(shí)規(guī)整缺失信息。信息采集、管理是對(duì)檔案信息實(shí)行前端控制的過程，有利于發(fā)現(xiàn)管理風(fēng)險(xiǎn)，預(yù)防惡意索賠。

2.便捷精準(zhǔn)的信息檢索功能，也是考核檔案信息管理是否完備的重要指標(biāo)項(xiàng)。在索賠發(fā)生時(shí)，通過信息系統(tǒng)快速、精準(zhǔn)地提取相關(guān)檔案信息，將會(huì)大大提高索賠、反索賠管理效率。信息是流動(dòng)的、多變的，檔案是對(duì)有效信息提取后的原始記錄，具有參考價(jià)值、法律憑證價(jià)值。齊全、規(guī)范、完整的檔案證據(jù)是索賠成功的保障。

3.工程檔案信息的管理必須是動(dòng)態(tài)的全過程管理模式。檔案的調(diào)入、調(diào)出、文檔的增補(bǔ)必須做到有跡可循，全程管控。通過信息管理系統(tǒng)隨時(shí)隨地管理、控制檔案信息，對(duì)工程項(xiàng)目管理及索賠管控極為重要?；跈n案的行政、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)管理等方面的現(xiàn)實(shí)參考價(jià)值，通過檔案系統(tǒng)后臺(tái)管控，可對(duì)項(xiàng)目全過程管理進(jìn)行監(jiān)控，有利于索賠點(diǎn)的發(fā)現(xiàn)、最佳索賠時(shí)機(jī)的分析。

4.開放的信息共享平臺(tái)有利于提高檔案查找效率，是進(jìn)一步提升工程索賠效率的催化劑。通過一體化信息管理平臺(tái)，借鑒、查考其他單位索賠案例的公開性檔案信息不僅有利于信息共享，也有利于參考借鑒?；跀?shù)字檔案館建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)的顯著發(fā)展，B/S瀏覽器管理模式使得遠(yuǎn)程辦公愈發(fā)完善，實(shí)現(xiàn)了部分如防疫開放公文等開放權(quán)限類檔案的網(wǎng)絡(luò)化連接，這極大提高了工程索賠法律依據(jù)、政策依據(jù)的檢索效率。

5.利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行計(jì)量分析、結(jié)構(gòu)分析、知識(shí)圖譜分析等，可研究索賠規(guī)律、尋找適宜的索賠點(diǎn)、優(yōu)化索賠計(jì)算、補(bǔ)齊檔案管理的漏洞、規(guī)避惡意索賠風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)索賠效益最大化。根據(jù)大數(shù)據(jù)學(xué)科理論，數(shù)據(jù)的生命周期依次為：數(shù)據(jù)采集、管理、分析、技術(shù)、大數(shù)據(jù)共享、大數(shù)據(jù)倫理六個(gè)環(huán)節(jié)，基于每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案數(shù)據(jù)分析，均可找到相應(yīng)的索賠利益點(diǎn)。

此外，隨著區(qū)塊鏈信息安全技術(shù)的普及，該概念已被工程管理、檔案管理等多個(gè)學(xué)科列入研究重點(diǎn)。解決電子檔案的易篡改、難溯源等安全隱患，縮小各學(xué)科間的數(shù)字鴻溝也是工程索賠信息化管理中面臨的隱患，需要行業(yè)協(xié)作打破信息壁壘。

四、檔案在工程索賠中的作用

基建工程檔案具有復(fù)雜多樣、體量大、種類多、載體各異、管理分散等基本特點(diǎn)，而隨著信息化發(fā)展，無紙化辦公盛行，工程行業(yè)基于文檔的及時(shí)收集、高效存續(xù)、快捷利用、遠(yuǎn)程管控、移動(dòng)端辦公、安全需求高等新特點(diǎn)，提出了更高要求。

基建工程檔案作為檔案管理的重要門類，因?qū)W科跨度大、專業(yè)性強(qiáng)、復(fù)雜性高等原因，目前，不論在工程管理領(lǐng)域，還是在檔案管理領(lǐng)域均屬于薄弱環(huán)節(jié)。同樣，因文化差異、起步略晚，我國索賠相關(guān)的理論研究與實(shí)踐探索相較于歐美國家相對(duì)滯后，在國際市場屢屢碰壁、國內(nèi)發(fā)展參差不齊。

1.預(yù)防惡意索賠、把握索賠機(jī)會(huì)的預(yù)警保障。從全過程管理、前端控制的角度出發(fā)，規(guī)范的檔案管理可以從源頭上控制風(fēng)險(xiǎn)，是預(yù)防糾紛的前提。諸多項(xiàng)目管理中產(chǎn)生的糾紛源于文檔管理的不嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)招投標(biāo)文件、合同、過程檔案研讀不認(rèn)真、歸檔不及時(shí)、檔案證據(jù)缺失是造成損失、導(dǎo)致索賠失敗的重要原因之一，文檔的及時(shí)、合理、規(guī)范化管理是減少爭議、索賠的重要保障。

2.索賠應(yīng)對(duì)處理的法律憑證。檔案在工程索賠中有著重要的憑證作用，是促進(jìn)合同爭議和索賠解決的重要法律依據(jù)?？茖W(xué)的文檔管理不僅可以解決諸多國際項(xiàng)目糾紛索賠，也能解決工程管理中的問題爭端。

3.索賠費(fèi)用計(jì)算的證明。效益不僅是干出來的，更是算出來的，索賠費(fèi)用的計(jì)算離不開證明索賠值的計(jì)算基礎(chǔ)和計(jì)算過程的證據(jù)，如各種賬單、工程成本報(bào)表、記工單等。

4.項(xiàng)目全過程管理的參考依據(jù)。檔案管理貫穿于工程項(xiàng)目管理始終，作為一項(xiàng)系統(tǒng)的技術(shù)性工作，真實(shí)反映了基本建設(shè)過程，是各個(gè)管理環(huán)節(jié)的工作參考依據(jù)，承擔(dān)著對(duì)全過程管理的指導(dǎo)作用。同時(shí)，在項(xiàng)目管理中承擔(dān)最關(guān)鍵的分析環(huán)節(jié)的工作是檔案軟件管理，它是確保工程項(xiàng)目質(zhì)量的重要前提。

5.信息化建設(shè)的前提與紐帶。工程檔案作為核心的工程信息資源，其信息采集完備與否是后續(xù)信息成功檢索與精準(zhǔn)分析的前提保障。同時(shí)，以自上而下的管控和自下而上的集成模式為基礎(chǔ)的工程管理系統(tǒng)、檔案信息系統(tǒng)、索賠信息系統(tǒng)等平臺(tái)的搭建，則會(huì)為檔案管理和工程管理行業(yè)帶來更多便捷。

6.有深遠(yuǎn)的歷史記錄價(jià)值。一方面，做好檔案信息的數(shù)字化集成，通過系統(tǒng)平臺(tái)快速、準(zhǔn)確地檢索、提請(qǐng)所需信息，將對(duì)其他項(xiàng)目的工程索賠、工程項(xiàng)目管理產(chǎn)生重要參考價(jià)值。另一方面，在歷史長河里，基建工程檔案記錄著工程人創(chuàng)造的基建歷史，具有長遠(yuǎn)的歷史價(jià)值。