高校固定資產(chǎn)信息化管理研究

于 勇 張惠芳

1.南京信息工程大學(xué)地理科學(xué)學(xué)院 江蘇南京 210044；2.南京信息工程大學(xué)資產(chǎn)管理處 江蘇南京 210044

這些年來，高校辦學(xué)規(guī)模不斷地擴大，相應(yīng)的資產(chǎn)規(guī)模也同步增長。于是，高校的國有資產(chǎn)逐漸有了以下特征：數(shù)量變多了，種類繁多，價值也增高了，另外分布校區(qū)廣泛了?，F(xiàn)如今，信息技術(shù)飛速發(fā)展，怎樣用信息技術(shù)進(jìn)一步提高資產(chǎn)管理水平，是現(xiàn)階段高校資產(chǎn)管理人員應(yīng)該認(rèn)真思索和對待的問題。

一、高校固定資產(chǎn)管理存在的主要問題

目前，高校在進(jìn)行其內(nèi)部固定資產(chǎn)管理的過程中，存在以下不合理的方式：資產(chǎn)信息化建設(shè)水平較低，高校固定資產(chǎn)及信息管理起步晚，無論是制度建設(shè)還是體制構(gòu)建，固定資產(chǎn)的管理方法以及管理模式都相對落后。但是在信息化高規(guī)范的新時代，需要建設(shè)更加專業(yè)化以及高層次的固定資產(chǎn)信息化管理團(tuán)隊。新時期，無論是信息化科學(xué)技術(shù)還是資產(chǎn)管理模式都發(fā)生了較大的創(chuàng)新。高校固定資產(chǎn)管理面臨新挑戰(zhàn)，管理目標(biāo)本身存在局限性，當(dāng)前高校固定資產(chǎn)管理目標(biāo)大多仍局限于資產(chǎn)安全性與完整性，管理工作缺乏調(diào)配機制。有些教職工在管理過程中未嚴(yán)格按管理工作規(guī)定辦事，對固定資產(chǎn)缺乏主動管理的意識。

二、高校固定資產(chǎn)信息化管理的基本對策

(一)創(chuàng)新高校固定資產(chǎn)信息化管理制度

一是高校各個校區(qū)要有明確的歸屬關(guān)系。以學(xué)校固定資產(chǎn)管理部門為管理責(zé)任主體、以各校為二級管理單位、以各校所屬部門為三級管理單位層層落實管理責(zé)任。二是建立有效監(jiān)督機制。要將學(xué)校固定資產(chǎn)監(jiān)督管理責(zé)任落實到固定部門或設(shè)立監(jiān)督委員會，并定期、不定期組織抽查活動。三是建設(shè)完善內(nèi)部管理機制。比如在固定資產(chǎn)的日常保管工作中，學(xué)院分屬部門應(yīng)建立各自的對賬機制，并將書面賬目與實際賬目進(jìn)行明確匹配。第四，加強對高校國有資產(chǎn)管理工作的研究。修改和更新舊的資產(chǎn)管理制度，確立資產(chǎn)配置、調(diào)配和調(diào)節(jié)制度。核算系統(tǒng)，完善固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度，提高會計信息質(zhì)量，加強資產(chǎn)安全管理，確保資產(chǎn)保值增值，實現(xiàn)信息共享。此外，要新增高校固定資產(chǎn)報廢、審核以及管理獎懲等規(guī)章制度，規(guī)范了信息化管理的程序與方法，使得未來信息化管理工作依法依規(guī)，權(quán)責(zé)明確，防止固定資產(chǎn)流失。

(二)提高資產(chǎn)信息化管理認(rèn)識力度

目前，我國高等教育事業(yè)發(fā)展迅速，高校資產(chǎn)規(guī)模不斷擴大，但也出現(xiàn)了諸多問題，如管理混亂、浪費嚴(yán)重等現(xiàn)象，這都與當(dāng)前高校國有資產(chǎn)管理水平有關(guān)。資產(chǎn)管理信息化有效地解決了資產(chǎn)管理混亂、紛繁復(fù)雜、信息不對稱的問題，高校國有資產(chǎn)管理的方法與手段應(yīng)不斷創(chuàng)新。管理者首先應(yīng)事先學(xué)習(xí)新的知識與觀點，應(yīng)用先進(jìn)的管理思想建立全過程管理與全方位管理的理念。實施固定資產(chǎn)信息化管理后，將工作重點創(chuàng)新規(guī)劃，以高校每日常規(guī)資產(chǎn)管理作為切入點，維護(hù)基本的資產(chǎn)數(shù)據(jù)管理，及時將資產(chǎn)的增減變化情況輸入數(shù)據(jù)庫中，以最真實的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)狀態(tài)，來實時地反映資產(chǎn)的增減變化信息，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與及時性，加強資產(chǎn)處置動態(tài)管理。利用條碼技術(shù)，通過電子設(shè)備下載資產(chǎn)清查軟件，資產(chǎn)管理員通過手持電子設(shè)備掃描清查現(xiàn)場資產(chǎn)上標(biāo)簽條碼，能夠及時地發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)變化及損失，提高工作效率。通過搭建一個能夠?qū)崿F(xiàn)資源信息共享的平臺，充分提高管理效果。該平臺需要以信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為基礎(chǔ)，通過整合并分析高校固定資產(chǎn)的相關(guān)數(shù)據(jù)信息，不同的部門之間進(jìn)行實時信息傳輸，來保證各部門之間更加緊密地配合。

(三)加強資產(chǎn)信息化管理隊伍建設(shè)

高校真正實現(xiàn)固定資產(chǎn)信息化管理的目標(biāo)，需要不斷加強資產(chǎn)信息化管理隊伍的建設(shè)力度，整合財務(wù)部門、人事部門、資產(chǎn)主管部門和資產(chǎn)使用部門的信息，構(gòu)建信息化高校固定資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)平臺，這樣既可以在短時間內(nèi)對高校所擁有的固定資產(chǎn)進(jìn)行信息統(tǒng)計，同時也可以以此作為建設(shè)資產(chǎn)信息化管理資源的標(biāo)準(zhǔn)，以避免重復(fù)建設(shè)。信息化管理是當(dāng)前多數(shù)高校國有資產(chǎn)管理創(chuàng)新的形式與手段，急需專業(yè)化資產(chǎn)管理的精兵強將，且具有召之即來、來之能戰(zhàn)、戰(zhàn)之能勝的強勁勢頭。而作為一名合格的管理者必須具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)和過硬的專業(yè)技能，才能勝任這一角色；只有具有一定的專業(yè)知識及較強的實踐操作能力才能夠在實際工作中得心應(yīng)手地進(jìn)行各項資產(chǎn)管理活動。資產(chǎn)管理員的專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力直接影響著資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)軟件的運行效果。所以，高校應(yīng)該重視和采取具有針對性的集中定期專業(yè)培訓(xùn)，來加強高校間在資產(chǎn)管理工作方面的溝通和交流，提高固定資產(chǎn)管理人員的工作能力以及綜合素質(zhì)。

(四)優(yōu)化高校固定資產(chǎn)管理方法

首先，各高校需要根據(jù)學(xué)校固定資產(chǎn)管理實際需要建立科學(xué)的管理體系，學(xué)校管理層與基層教職工應(yīng)聯(lián)合采購較為成熟的管理體系。根據(jù)設(shè)備數(shù)量和購買單價以及運輸路徑等因素對不同校區(qū)進(jìn)行記錄，形成了采購、安裝、維護(hù)、折舊、報銷為一體的信息化集成管理系統(tǒng)，使得學(xué)校固定資產(chǎn)處于實時監(jiān)管狀態(tài)。同時也要加強對設(shè)備使用情況的跟蹤監(jiān)控工作，及時更新數(shù)據(jù)，確保信息共享。對于一些老舊的資產(chǎn)，可以將其納入到“固定資產(chǎn)報廢程序”中去，避免造成不必要的損失。

其次，在信息化技術(shù)的支持下，改變孤島的信息系統(tǒng)，改變封閉，單機靜態(tài)信息管理，整合高校內(nèi)部資產(chǎn)信息，有利于資產(chǎn)配置與管理，避免造成資產(chǎn)浪費與重復(fù)建設(shè)，形成大數(shù)據(jù)調(diào)劑平臺后，可以一目了然地了解資產(chǎn)有哪些、新舊程度和使用頻率等信息。通過數(shù)據(jù)的對比分析，采購部門能夠了解校內(nèi)哪些資產(chǎn)是緊缺的，需要及時采購，哪些資產(chǎn)已經(jīng)閑置，落后被淘汰，需要進(jìn)行處置。這樣一來，高校能夠根據(jù)自身的實際情況，對資產(chǎn)進(jìn)行合理配置，進(jìn)一步提高資產(chǎn)的利用率。在信息化技術(shù)的支持下，使得主管部門所了解的管理信息和財務(wù)部門進(jìn)行有效聯(lián)動，因此減少了對資產(chǎn)以及財務(wù)的賬單核實工作，這就在無形中降低了工作的壓力。運用信息化的國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)，將實現(xiàn)線上辦公取代線下操作，這將大大提升業(yè)務(wù)辦理的便捷性，提高效率。另外資產(chǎn)的增減等變動建立線上審批制度，形成資產(chǎn)入庫、資產(chǎn)調(diào)撥、處置、清查、固定資產(chǎn)申購、固定資產(chǎn)調(diào)劑等一系列流程。這樣的動態(tài)管理系統(tǒng)將為高校國有資產(chǎn)決策提供更精準(zhǔn)、更智能的數(shù)據(jù)，切實提升高校國有資產(chǎn)管理能力、水平和效率。也有部分使用率相對較低的裝備，可推行“固定資產(chǎn)績效考評機制”，兼顧經(jīng)濟性、效果性、效率性等各項指標(biāo)來考慮是否按原定計劃采購。當(dāng)前，高校已經(jīng)形成了校園一卡通的機制，當(dāng)我們購買校園卡一體機時，需要對購買數(shù)量進(jìn)行判斷，可結(jié)合固定資產(chǎn)績效考評機制來確定設(shè)備數(shù)量及具體擺放位置是否滿足教師及學(xué)生的需求。如部分設(shè)備安裝方位不合理、學(xué)生刷卡次數(shù)特別少等情況，此時可考慮換位。類似于此管理辦法可形成高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)以減少固定資產(chǎn)浪費、提高校園設(shè)備資源利用效率、方便教師及學(xué)生使用。

最后，合理配備資產(chǎn)管理人才，健全選人用人機制，打造一支結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)水平高、信息化水平穩(wěn)定的人才隊伍。一方面，建立健全相關(guān)法律法規(guī)政策，為高校固定資產(chǎn)管理工作提供法律保障；另一方面，健全管理制度體系，保證高校固定資產(chǎn)管理工作有序開展，強化信息技術(shù)應(yīng)用。例如：適當(dāng)增加資產(chǎn)管理員薪資待遇并建立合理選聘和考核機制，對業(yè)務(wù)水平較高、經(jīng)驗豐富而不適應(yīng)信息化工作的人，要加大對信息化工作的宣傳力度，并合理引導(dǎo)他們積極學(xué)習(xí)軟件操作。對熟悉信息化操作而又缺乏實際管理經(jīng)驗的人，加強對資產(chǎn)業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，并合理引導(dǎo)他們主動加強與人交流，互相幫助和提高。從技術(shù)角度講，應(yīng)認(rèn)清現(xiàn)代信息化管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)賬目管理系統(tǒng)的區(qū)別，以計算機設(shè)備為輔助手段，學(xué)會新的操作技術(shù)與管理思想，特別是一些長期從事管理工作而年富力強的管理人員，不應(yīng)故步自封，而應(yīng)善于打破傳統(tǒng)管理模式，擺脫“舒適圈”。除此之外，由于固定資產(chǎn)在短期內(nèi)變化相對較少，管理人員實行靜態(tài)管理模式，不注重固定資產(chǎn)動態(tài)過程，其在管理方面態(tài)度不積極。有鑒于此，各高校應(yīng)基于人力資源管理需要，強化固定資產(chǎn)管理人員的自我考核機制。

(五)數(shù)據(jù)安全

在云計算、大數(shù)據(jù)、5G等信息技術(shù)的發(fā)展推動下，數(shù)字經(jīng)濟進(jìn)入黃金期。與此同時數(shù)據(jù)泄露、數(shù)據(jù)過度采集、數(shù)據(jù)非法交易等安全風(fēng)險增加。所以，高校固定資產(chǎn)及信息管理也對數(shù)據(jù)安全因素提出了新的要求，一方面需要利用信息技術(shù)來提高管理效率，另一方面需要保障數(shù)據(jù)安全。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日新月異，給我們帶來了便利的同時，數(shù)據(jù)的安全也需要加強。在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全和認(rèn)證等方面，根據(jù)不同安全信息的數(shù)據(jù)要求，對于不同重要程度的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，注重基礎(chǔ)平臺、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)分析等產(chǎn)業(yè)鏈關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過現(xiàn)代化手段和管理方式來強化相關(guān)問題的安全管理。避免信息數(shù)據(jù)泄露和其他不良因素的影響。

當(dāng)前部分高校對固定資產(chǎn)缺少實時動態(tài)管理，更新時效低，沒能為相關(guān)工作提供價值信息，最終導(dǎo)致固定資產(chǎn)信息化管理效率低下。高校需要時刻關(guān)注對固定資產(chǎn)的記錄以及管理，在信息技術(shù)的支持下，高校固定資產(chǎn)管理方式與過去相比又有新的突破，由靜態(tài)管理逐步邁向動態(tài)管理，更能符合新時代高等教育的發(fā)展要求。雖然高校固定資產(chǎn)中也包括了部分較昂貴的教學(xué)實驗設(shè)施，但由于當(dāng)前很多高校在固定資產(chǎn)管理中并無監(jiān)控報警的體系，在避免固定資產(chǎn)丟失方面仍存盲點。由于中國社會經(jīng)濟的發(fā)展水平日益提高，對高等教育事業(yè)發(fā)展提出了愈來愈高的需求，做好高校內(nèi)部財務(wù)管理工作已成為學(xué)校進(jìn)一步提高質(zhì)量意識和管理水平的關(guān)鍵問題。為此，在面臨各種管理創(chuàng)新趨勢背景下，高校應(yīng)當(dāng)將固定資產(chǎn)管理的理念進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合信息化發(fā)展的方向，改變以往的固定資產(chǎn)管理方式，是進(jìn)一步深入推動高校內(nèi)部固定資產(chǎn)現(xiàn)代化管理工作的有效手段。

結(jié)語

加強高校固定資產(chǎn)管理信息化的重要性、必要性，這不是某個部門的事情，而需要單位各個部門之間相互協(xié)調(diào)、合作，相互管理。在傳統(tǒng)高校固定資產(chǎn)管理工作中，參與高校固定資產(chǎn)管理的相關(guān)部門要做到提高資產(chǎn)信息化建設(shè)水平，完善資產(chǎn)管理的機制，減少資產(chǎn)管理中存在的不可控性，推進(jìn)相關(guān)管理制度及時創(chuàng)新；提高資產(chǎn)管理人員的綜合素質(zhì)，提升專業(yè)技術(shù)能力；克服資產(chǎn)監(jiān)管手段單一的現(xiàn)象；形成資產(chǎn)統(tǒng)計制度，能夠及時讓彼此之間交換數(shù)據(jù)實現(xiàn)共享的狀態(tài)，有利于數(shù)據(jù)資產(chǎn)價值的實現(xiàn)。

總而言之，推進(jìn)高校固定資產(chǎn)管理信息化進(jìn)程，要求高校必須意識到這一部分的重要性，提高固定資產(chǎn)管理層次，以適應(yīng)現(xiàn)代高等教育的發(fā)展需要，并對教育和科研工作作出貢獻(xiàn)。當(dāng)前我國高校在固定資產(chǎn)管理方面還存在著一些普遍性的問題，但要解決這些長期存在的問題并不是一朝一夕就能完成的，這就要求管理者與基層工作者根據(jù)社會發(fā)展形勢來改變動態(tài)管理模式，推動高校教育事業(yè)的發(fā)展，搞好物質(zhì)資源的配置。同時要積極利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段進(jìn)行資產(chǎn)管理，實現(xiàn)信息資源共享化處理，提高管理效率與質(zhì)量。這也是當(dāng)前各高校亟待解決的重要課題之一。