開放大學(xué)檔案信息化建設(shè)的問題與對(duì)策

劉莉莉

(安徽開放大學(xué)，合肥 230022)

當(dāng)今，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展日新月異，信息化浪潮席卷各行各業(yè)，數(shù)字化已成為推進(jìn)檔案治理現(xiàn)代化的重要支撐，檔案事業(yè)迎來了千載難逢的發(fā)展機(jī)遇。2008年，《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定“組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)”“促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展”[1]；2020年，《中華人民共和國(guó)檔案法》新增“檔案信息化建設(shè)”的規(guī)定[2]；2021年，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出“加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)”“信息化與檔案事業(yè)各項(xiàng)工作深度融合”[3]?？梢?，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)已成為高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。作為“以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐、以‘互聯(lián)網(wǎng)+’為特征”的新型高等學(xué)校[4]，我國(guó)的開放大學(xué)(廣播電視大學(xué))經(jīng)過40多年的辦學(xué)，積累了豐富的信息化經(jīng)驗(yàn)，在加快檔案信息化、信息技術(shù)賦能檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展方面理應(yīng)走在前列。

近年來，檔案學(xué)界圍繞新技術(shù)的引進(jìn)、應(yīng)用、影響等方面進(jìn)行了討論和研究，相關(guān)內(nèi)容涵蓋了主要的檔案業(yè)務(wù)工作[5]。根據(jù)在中國(guó)知網(wǎng)(CNKI)的檢索數(shù)據(jù)(時(shí)間：2022年5月1日)，以“檔案信息化”為篇名的期刊論文7 133篇、學(xué)位論文69篇，聚焦檔案信息化的總體規(guī)劃、檔案信息資源、數(shù)字檔案館、軟硬件技術(shù)應(yīng)用、人才隊(duì)伍建設(shè)等熱點(diǎn)話題。但進(jìn)一步梳理發(fā)現(xiàn)，其中主題涉及開放大學(xué)(廣播電視大學(xué))、開放教育的僅4篇，第一作者單位為開放大學(xué)(廣播電視大學(xué))的也僅有43篇?？梢?，不論是檔案學(xué)界還是開放大學(xué)自身，對(duì)開放大學(xué)檔案信息化的研究都極其匱乏。另一方面，我國(guó)開放大學(xué)擁有1 674.7萬畢業(yè)生、497.3萬在籍生[6]，具有辦學(xué)層級(jí)多、學(xué)生分布廣、檔案遺留問題多等特點(diǎn)，對(duì)遠(yuǎn)程化、信息化的檔案服務(wù)需求更加迫切。但在現(xiàn)實(shí)工作中，與開放大學(xué)“互聯(lián)網(wǎng)+大學(xué)”的辦學(xué)定位相比、與海量的檔案利用需求相比，開放大學(xué)檔案信息化建設(shè)還有較大差距，相關(guān)研究還亟須加強(qiáng)。本文旨在通過實(shí)證研究，深入了解我國(guó)開放大學(xué)檔案信息化建設(shè)存在的問題，提出相應(yīng)對(duì)策和建議，為開放大學(xué)提升檔案信息化水平、全面實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供決策依據(jù)。

一、開放大學(xué)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀調(diào)查

(一)樣本選擇與問卷設(shè)計(jì)

本研究以全國(guó)開放大學(xué)檔案館(室)為研究對(duì)象，綜合考慮地理位置、區(qū)域發(fā)展水平以及開放大學(xué)建設(shè)成效等因素，選擇10所開放大學(xué)開展問卷調(diào)查及統(tǒng)計(jì)分析，以此了解開放大學(xué)檔案信息化建設(shè)情況。

根據(jù)問卷編制流程，課題組編制了“開放大學(xué)檔案館(室)信息化建設(shè)情況調(diào)查問卷”作為研究工具。該問卷包括機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備、頂層設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源管理、安全保障共5個(gè)維度、25個(gè)題項(xiàng)。具體分布情況見表1。

表1 開放大學(xué)檔案館(室)信息化建設(shè)情況調(diào)查問卷主要內(nèi)容

(二)問卷調(diào)查結(jié)果

1.機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備情況

在機(jī)構(gòu)設(shè)置方面，6所開放大學(xué)沒有專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案信息化工作。在專職檔案工作人員數(shù)量方面，專職檔案工作人員人數(shù)在3人以下的有8所開放大學(xué)，其中有2所開放大學(xué)僅有1名專職檔案工作人員，有3所開放大學(xué)僅有2名專職檔案工作人員；人數(shù)最多的有6名專職檔案工作人員。在年齡方面，40歲以上的占比56%，30～40歲占比37%，30歲以下僅占7%。在性別方面，有男性專職檔案工作人員的開放大學(xué)僅有2所，共3人，8所開放大學(xué)無男性專職檔案工作人員。在技術(shù)職稱方面，工作人員具有副高級(jí)以上職稱的開放大學(xué)僅有1所、共1人。在專業(yè)結(jié)構(gòu)方面，專職檔案工作人員中有檔案學(xué)專業(yè)背景的開放大學(xué)有3所，有計(jì)算機(jī)專業(yè)背景的有2所，同時(shí)具有檔案學(xué)專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)背景的僅有1所，同時(shí)沒有檔案學(xué)專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)背景的6所。在學(xué)歷方面，專職檔案工作人員中具有本科及以上的占比96%，但6所開放大學(xué)無碩士人才，10所無博士人才。

2.頂層設(shè)計(jì)情況

在檔案信息化是否得到校領(lǐng)導(dǎo)重視方面，80%的開放大學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案信息化工作；70%的開放大學(xué)給予檔案信息化專項(xiàng)資金支持，其中專項(xiàng)資金20萬以上的有2所，在10萬到20萬之間的有3所，5萬以下的有2所；80%的開放大學(xué)制定了檔案信息化工作規(guī)劃，其中50%是初步的工作規(guī)劃；70%制定了檔案信息化工作規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)體系，其中50%是檔案工作基礎(chǔ)制度；校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案信息化工作，并同時(shí)給予專項(xiàng)資金支持、制定工作規(guī)劃和規(guī)章制度及標(biāo)準(zhǔn)體系的開放大學(xué)有4所，占比40%。

3.基礎(chǔ)設(shè)施情況

在檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施配備方面，開放大學(xué)檔案館(室)均配備了充足的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備開展檔案信息化工作，但照相機(jī)、移動(dòng)硬盤、錄音機(jī)、投影儀、錄音筆等設(shè)備并未完全配備到位，其中5所開放大學(xué)檔案館(室)沒有配備照相機(jī)、3所沒有配備刻錄機(jī)、6所沒有配備投影機(jī)和錄音筆。

4.信息資源管理情況

在信息資源收集方面，只有2所開放大學(xué)實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案和電子檔案同步歸檔，其余8所僅收集歸檔紙質(zhì)檔案，只有1所實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與OA系統(tǒng)對(duì)接。在信息資源查詢方面，10所開放大學(xué)均配備檔案管理軟件，其中8所是網(wǎng)絡(luò)版，2所是單機(jī)版；4所檔案目錄全部錄入并且能夠提供綜合檢索查詢，6所檔案目錄部分錄入并且只能提供簡(jiǎn)單查詢。在信息資源利用方面，10所開放大學(xué)均未實(shí)現(xiàn)檔案館(室)全部檔案數(shù)字化，其中，7所部分?jǐn)?shù)字化，3所未開展檔案數(shù)字化工作。在檔案提供利用方面，7所開放大學(xué)提供檔案部門內(nèi)部服務(wù)，3所提供校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，10所均未提供基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案利用服務(wù)。

5.安全保障情況

在檔案信息化安全保障方面，5所開放大學(xué)沒有采取安全保障措施，5所沒有專人保障系統(tǒng)安全，6所沒有專人維護(hù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全；采取安全保障措施且有專人保障系統(tǒng)安全和維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)安全的僅有3所開放大學(xué)；沒有采取任何安全保障措施的有3所。

綜上所述，開放大學(xué)在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)方面取得了一定成績(jī)，比如校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案信息化工作、檔案意識(shí)較強(qiáng)、紙質(zhì)檔案收集比較齊全完整、紙質(zhì)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施配備充足等，這些都為檔案信息化建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)保障。但由于開放大學(xué)組織體系性強(qiáng)、辦學(xué)形式多樣、學(xué)生群體龐大、管理平臺(tái)眾多等原因，在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)方面還比較緩慢。

二、開放大學(xué)檔案信息化建設(shè)存在的問題

基于對(duì)上述10所開放大學(xué)檔案信息化建設(shè)情況的問卷調(diào)查，結(jié)合實(shí)地考察、座談交流、電話咨詢等多種方式，梳理出開放大學(xué)檔案信息化建設(shè)存在的五個(gè)方面問題。

(一)體制機(jī)制不夠健全

整體架構(gòu)方面，由于對(duì)檔案信息化工作重要性認(rèn)識(shí)不夠到位，多數(shù)開放大學(xué)沒有成立檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組(或委員會(huì))來專門負(fù)責(zé)檔案信息化工作，學(xué)校黨委、行政定期聽取檔案信息化建設(shè)情況匯報(bào)的工作機(jī)制尚未建立，檔案信息化工作體系仍停留在起步階段。

組織結(jié)構(gòu)方面，人員結(jié)構(gòu)有待優(yōu)化，專職檔案工作人員年齡、性別、專業(yè)結(jié)構(gòu)不夠合理，高層次人才和復(fù)合型人才較少，無法為檔案信息化建設(shè)提供有力的人才保障。

外部協(xié)作方面，協(xié)同推進(jìn)不夠有力，檔案館(室)與教務(wù)、科研、財(cái)務(wù)、學(xué)生、人事等有關(guān)職能部門在推進(jìn)檔案信息化工作中分工不夠明確、配合不夠密切、溝通不夠順暢，對(duì)檔案信息化外包單位管理也需要進(jìn)一步規(guī)范。雖然多數(shù)開放大學(xué)制定了檔案工作基礎(chǔ)制度以及檔案信息化工作規(guī)劃，但還不夠全面系統(tǒng)，需結(jié)合開放大學(xué)實(shí)際情況進(jìn)一步修訂完善。

(二)基礎(chǔ)建設(shè)不夠到位

多數(shù)開放大學(xué)配備了充足的用于紙質(zhì)檔案數(shù)字化的加工設(shè)備，但用于聲像檔案、實(shí)物檔案數(shù)字化的加工設(shè)備配備不夠齊全，檔案數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備仍有欠缺，雖然大部分開放大學(xué)都投入了一定的專項(xiàng)資金，但與檔案信息化的需求相比，資金投入力度還有待進(jìn)一步加大。開放大學(xué)信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)在檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)發(fā)揮不夠明顯，部分開放大學(xué)校園網(wǎng)建設(shè)相對(duì)滯后，基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案業(yè)務(wù)環(huán)境仍需加快推進(jìn)。

(三)資源建設(shè)力度不夠

受傳統(tǒng)觀念的影響，多數(shù)開放大學(xué)重視紙質(zhì)檔案的收集，但對(duì)電子文件的收集歸檔缺乏重視。檔案系統(tǒng)與電子公文系統(tǒng)(OA)、專項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)等的資源數(shù)據(jù)對(duì)接、共享和可視尚未實(shí)現(xiàn)，主要表現(xiàn)為：檔案目錄信息沒有全部錄入檔案系統(tǒng)，館(室)藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不完善；相關(guān)檔案業(yè)務(wù)信息收集只是相互孤立的條信息，沒有形成相關(guān)面信息；館(室)藏檔案數(shù)字化率還處于較低水平?？傮w檔案數(shù)據(jù)治理能力有待提升，在推進(jìn)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)方面還需下更大功夫。

(四)服務(wù)利用仍需優(yōu)化

多數(shù)開放大學(xué)檔案系統(tǒng)迭代更新不夠及時(shí)，檢索功能只局限于基礎(chǔ)檢索，智能化、綜合化、個(gè)性化檢索功能缺失，且開放大學(xué)體系內(nèi)各級(jí)檔案網(wǎng)絡(luò)無法實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，遠(yuǎn)程認(rèn)證體系處于空白，檔案數(shù)字資源無法實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域、跨部門共享利用。同時(shí)，服務(wù)渠道和形式不夠多樣，檔案資源服務(wù)利用主要依賴于檔案部門人工查檔和校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式，基于互聯(lián)網(wǎng)和微信、微博等移動(dòng)平臺(tái)開展檔案查詢利用方式還未建立，尤其是常態(tài)化新冠肺炎疫情防控期間，師生員工足不出戶在線查閱利用檔案的需求日益凸顯。

(五)安全保障有待完善

大部分檔案信息化機(jī)構(gòu)沒有專人保障系統(tǒng)安全和維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)安全，檔案在信息化及后期管理過程中存在一定的失密、泄密風(fēng)險(xiǎn)。多數(shù)開放大學(xué)制定了針對(duì)實(shí)體檔案安全的應(yīng)急預(yù)案，但缺少對(duì)檔案信息安全方面的保障措施，防范和抵御檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱。

三、開放大學(xué)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

(一)創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)體制機(jī)制

創(chuàng)新體制機(jī)制，是推進(jìn)開放大學(xué)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)生動(dòng)力。開放大學(xué)需健全組織架構(gòu)，成立檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組等議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化工作的總體設(shè)計(jì)[7]。同時(shí)優(yōu)化完善校內(nèi)各部門協(xié)同共建、協(xié)同共享機(jī)制，強(qiáng)化外包單位管理，相關(guān)單位各司其職，逐步形成“科學(xué)規(guī)范、分工明確、密切配合、管理有序”的檔案信息化工作機(jī)制。更要健全人才保障機(jī)制，根據(jù)工作需要適當(dāng)增加專職檔案工作人員，不斷優(yōu)化檔案工作人員性別、年齡、專業(yè)以及學(xué)歷等結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實(shí)提高綜合素質(zhì)；加大復(fù)合型人才和高層次人才的引進(jìn)力度，充分發(fā)揮開放大學(xué)人力優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)人才跨部門流動(dòng)。扎實(shí)推進(jìn)檔案制度建設(shè)，構(gòu)建起系統(tǒng)完備、科學(xué)規(guī)范、可操作性強(qiáng)的檔案制度體系[8]。

(二)夯實(shí)檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)

基礎(chǔ)設(shè)施是開放大學(xué)開展檔案信息化建設(shè)的前提。開放大學(xué)應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息化硬件設(shè)施，加大資金投入，配備充足的檔案數(shù)字化加工和存儲(chǔ)設(shè)備，以滿足不同載體檔案數(shù)字化的實(shí)際需要，統(tǒng)籌設(shè)立檔案信息化專項(xiàng)資金，將其列入學(xué)校年度財(cái)務(wù)預(yù)算，確保檔案信息化工作與學(xué)校業(yè)務(wù)工作、智慧校園同步建設(shè)、同步發(fā)展；充分發(fā)揮開放大學(xué)的信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，積極推進(jìn)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加快構(gòu)建基于互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)端的檔案業(yè)務(wù)環(huán)境。按照全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃以及各省級(jí)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的目標(biāo)要求，結(jié)合開放大學(xué)實(shí)際，制定完善檔案信息化工作規(guī)劃，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的前瞻性和統(tǒng)籌性。

(三)加大檔案資源建設(shè)力度

檔案資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心。開放大學(xué)教學(xué)、教務(wù)、科研、辦公等管理平臺(tái)眾多，各類數(shù)字檔案、電子公文分散于不同平臺(tái)。要加強(qiáng)電子文件移交、接收工作，完善電子文件收集歸檔機(jī)制，逐步推動(dòng)檔案資源體系建設(shè)由以紙質(zhì)檔案為主向以檔案數(shù)字資源為主轉(zhuǎn)變。重點(diǎn)做好檔案管理系統(tǒng)與電子公文系統(tǒng)(OA)、專項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)等的數(shù)據(jù)對(duì)接和信息共享，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期管理，避免多頭收集、重復(fù)收集。大力推進(jìn)檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，完善關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息，提升檔案數(shù)據(jù)治理能力，使逐條的檔案業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)的檔案數(shù)字資源。同時(shí)推進(jìn)數(shù)字化檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，采取有效措施做好檔案存量數(shù)字化、增量電子化工作，切實(shí)提高館(室)藏檔案數(shù)字化率。

(四)優(yōu)化檔案服務(wù)利用

在檔案信息化建設(shè)中，檔案工作的業(yè)務(wù)重點(diǎn)主要著眼于檔案資源的利用[9]，這是開放大學(xué)檔案信息化的根本目的。開放大學(xué)要盡快配備網(wǎng)絡(luò)版及移動(dòng)版檔案管理軟件，優(yōu)化檔案檢索功能，推進(jìn)檔案檢索功能由基礎(chǔ)檢索向智能化檢索、綜合化檢索和個(gè)性化推薦檢索方向發(fā)展[10]。利用開放大學(xué)辦學(xué)體系優(yōu)勢(shì)，探索建立開放大學(xué)檔案合作聯(lián)盟，實(shí)現(xiàn)國(guó)家開放大學(xué)體系內(nèi)各級(jí)檔案網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，促進(jìn)體系內(nèi)教學(xué)類、學(xué)籍類檔案遠(yuǎn)程共享利用，通過大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，推進(jìn)檔案資源利用網(wǎng)絡(luò)化[11]，積極開展互聯(lián)網(wǎng)和微信、微博等移動(dòng)平臺(tái)檔案查詢利用。拓寬檔案資源利用支持服務(wù)渠道，構(gòu)建精細(xì)化、智能化運(yùn)維服務(wù)知識(shí)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)私信、短信、微信“三位一體”的檔案利用支持服務(wù)體系。同時(shí)做好與政務(wù)系統(tǒng)、全國(guó)檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資源共享，使師生員工足不出戶就能享受到高效、便捷的在線檔案利用服務(wù)。

(五)完善檔案信息化安全保障

檔案工作的安全底線，直接關(guān)系到檔案信息化工作的可持續(xù)發(fā)展和檔案作用能否有效發(fā)揮。開放大學(xué)檔案館(室)應(yīng)從推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展的高度把檔案信息化安全工作抓實(shí)抓好，要堅(jiān)持“安全引領(lǐng)、管理科學(xué)、保障有力”的工作原則[12]，完善檔案信息安全工作運(yùn)行機(jī)制，使數(shù)字檔案信息資源系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)有效隔離，提高檔案信息化軟、硬件設(shè)備的安全水平，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)備份的安全管理。嚴(yán)格執(zhí)行檔案信息安全保密制度，對(duì)給開放大學(xué)提供檔案信息化外包服務(wù)的公司實(shí)施監(jiān)管，確保檔案在信息化及后期管理過程中不失密、不泄密。制定和完善檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案，強(qiáng)化線上線下安全培訓(xùn)、應(yīng)急培訓(xùn)和處置演練，確保責(zé)任到人，不斷提高檔案工作突發(fā)安全事件的應(yīng)急處置能力。

四、結(jié)語

推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是開放大學(xué)適應(yīng)新時(shí)代檔案工作的必由之路，也是開放大學(xué)利用先進(jìn)技術(shù)手段服務(wù)事業(yè)發(fā)展需要和師生檔案利用需求的重要舉措。但是檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作和系統(tǒng)工程，開放大學(xué)必須進(jìn)一步認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性，統(tǒng)籌發(fā)展與安全，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立健全檔案資源利用服務(wù)體系，不斷提升檔案信息共享服務(wù)能力，更好地發(fā)揮檔案數(shù)字資源的作用，切實(shí)提高師生員工的檔案利用滿意度。