檔案管理人員職業(yè)道德建設的路徑

吳藝慧

（廈門技師學院，福建 廈門 361012）

引言

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國各個領域的企業(yè)單位在工作機制、管理模式方面都在積極創(chuàng)新，其中關于檔案管理工作的創(chuàng)新卻普遍處于滯后的狀態(tài)。從普通民營企業(yè)，到高校、醫(yī)院、政府部門及其他事業(yè)單位，檔案管理作為重要的基礎工作，一直都是相關單位開展核心管理服務工作的重要支撐。但是，在信息化、互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，相關單位的檔案管理人員在意識、方法方面都暴露出一些不足。其中，部分單位對檔案管理人員職業(yè)道德建設也未加以重視，導致其經(jīng)營管理存在一定風險。因此，需要充分結合現(xiàn)代社會發(fā)展背景，對檔案管理人員職業(yè)道德建設工作存在的問題及優(yōu)化措施進行進一步探究。

一、檔案管理人員職業(yè)道德建設的意義

檔案管理主要是指針對相關單位日常管理、核心業(yè)務開展過程中產(chǎn)生的各類資料、信息、數(shù)據(jù)，通過整理、分類、存檔，形成系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案資料庫，以備使用的管理過程。對各類企事業(yè)單位來說，檔案管理涉及的檔案包括人事檔案、業(yè)務檔案、客戶檔案、會計檔案、設備檔案等等，幾乎涵蓋了團隊運營管理過程中產(chǎn)生的一切資料。對現(xiàn)代企事業(yè)單位來說，檔案管理雖然是基礎性的工作，但是在整個團隊工作中產(chǎn)生的重要性是不可忽視的。

顯然，檔案管理工作是煩瑣且復雜的，對從事該工作的人員綜合素質(zhì)要求比較高。而檔案管理人員職業(yè)道德建設，主要是針對檔案管理崗位人員的職業(yè)道德進行重點培養(yǎng)、提升，同時也包括一部分的職業(yè)道德監(jiān)督管理工作。之所以要強調(diào)做好檔案管理人員職業(yè)道德建設，主要是因為在企事業(yè)單位，檔案管理人員都會直接接觸到大量重要的資料，甚至是涉密資料，這就要求檔案管理人員具有良好的職業(yè)道德，在充分保證工作質(zhì)量的基礎上，不會出現(xiàn)各類侵害單位乃至公眾利益的違規(guī)違法行為。從普通民營企業(yè)、國有企業(yè)的角度來講，檔案管理人員接觸到的各類業(yè)務數(shù)據(jù)，對企業(yè)核心業(yè)務的開展十分重要，如果檔案管理人員管理不當或存在違規(guī)行為，會給企業(yè)業(yè)務的開展帶來風險。從學校、醫(yī)院及其他政府服務部門、事業(yè)單位的角度來講，其日常工作涉及大量學生、患者乃至社會大眾的隱私信息，一旦檔案管理人員職業(yè)道德不良，很可能出現(xiàn)各種侵害社會公眾利益的行為[1]。

總體來講，做好檔案管理人員職業(yè)道德建設的意義主要表現(xiàn)在以下幾點：其一，有助于規(guī)范檔案管理。顯然，在任何單位的檔案管理工作中，規(guī)范化是核心要求之一，而加強從業(yè)人員的職業(yè)道德建設，是確保其能夠堅持職業(yè)原則，利用專業(yè)知識做好檔案管理基礎工作的關鍵。其二，有助于更好發(fā)揮崗位服務價值。對企事業(yè)單位來說，檔案管理工作可以服務于多個部門，為各部門日常工作的開展提供重要依據(jù)。而強化檔案管理人員職業(yè)道德建設，有助于提升其責任感和服務意識，讓其更好地服務和配合整個團隊的工作，提高團隊工作效率。其三，有助于保障多方權益。如前文所述，企事業(yè)單位檔案管理人員會接觸到大量反映職工、學生、患者及其他群眾的重要信息，這些信息中有很大部分都是極具私密性的，加強檔案管理人員的職業(yè)道德建設，是確保這些重要信息不外泄、不被非法利用的基本前提。其四，有助于促進工作創(chuàng)新。在現(xiàn)代信息化、數(shù)字化的社會背景下，檔案管理工作也需要及時在管理理念和方法方面進行創(chuàng)新，其中關于檔案資料的信息化管理就是非常重要的部分。強化檔案管理人員職業(yè)道德建設過程中，涉及對其專業(yè)能力、管理創(chuàng)新方面的教育和培訓，進而可以有效促進檔案管理工作的創(chuàng)新優(yōu)化，對提高檔案管理工作服務價值有重要作用。

二、檔案管理人員職業(yè)道德建設的現(xiàn)狀

（一）服務意識不強

在企事業(yè)單位的日常經(jīng)營和管理中，檔案管理工作具有重要的服務性質(zhì)。簡單來講，各類檔案資料的整理、存檔，直接目的是確保這些資料信息的完整、準確，最終目標是為了方便單位各個部門在工作需要的時候能夠快速調(diào)取，并加以使用。所以，需要檔案管理人員具有良好的服務意識。但是，由于部分單位在日常經(jīng)營管理中對檔案管理工作的重視程度不足，檔案人員和其他部門及工作之間的交流溝通不足，逐漸導致其服務意識越來越淡薄。加上部分單位對檔案人員的聘請要求不高，缺乏日常的職業(yè)道德教育培訓，更進一步影響了其服務意識的建立。直接表現(xiàn)在于，檔案管理人員一方面不能在其他部門有檔案資料調(diào)取需求時給予及時的響應和反饋，另一方面也無法在日常檔案管理工作中有意識地為服務于其他部門做好準備。從一些涉及公共服務管理的部門及事業(yè)單位角度來看，檔案管理人員服務意識的缺失，導致其無法成為單位公共服務管理工作中的重要構成，嚴重影響整個單位的服務能力[2]。

（二）缺乏責任意識

眾所周知，檔案管理工作是十分繁雜的，崗位人員需要接觸到大量不同類型的檔案資料，其中有很大一部分資料信息對提供者或所有者來說都是很重要的。尤其是在信息化時代背景下，檔案資料甚至是一個企業(yè)單位重要的信息資產(chǎn)?？梢?，檔案管理人員需要具有極強的責任意識，才能充分保證這些重要資料信息的完整性和安全性。但是，部分從業(yè)者由于對檔案管理工作缺乏足夠的科學認知，導致其在日常工作中存在隨意、拖沓的行為，集中表現(xiàn)為責任意識不強。責任意識的缺乏，一方面導致其所負責的檔案資料存在缺失、損毀、信息泄露的風險，另一方面導致其無法在管理中保證所有檔案資料歸檔的規(guī)范性、系統(tǒng)性，影響后續(xù)的檔案資料調(diào)取、使用。從另一個角度來看，責任意識主要反映的是檔案管理人員對工作的價值認知，一旦其存在認知偏差，就不利于提高檔案管理工作質(zhì)量，自然也無法為整個單位的經(jīng)營服務提供更好的幫助。

（三）缺乏監(jiān)督管理

部分企事業(yè)單位檔案管理崗位機制比較簡單，檔案管理人員工作缺乏有效監(jiān)督。尤其是一些單位檔案管理工作考核機制不健全，相關人員無論是在基礎工作質(zhì)量，還是在工作創(chuàng)新優(yōu)化方面，都不具備足夠的嚴謹意識或動力。這事實上反映了相關單位對檔案管理工作的不重視，認為檔案管理僅僅是簡單完成資料整理保存即可，所以也沒有花費過多精力對其進行監(jiān)管。而監(jiān)管的缺失，加上職業(yè)道德建設的不足，直接導致檔案管理人員在工作中出現(xiàn)違規(guī)乃至違法行為，危害單位利益。另外，部分企事業(yè)單位雖然在開展針對檔案管理人員的職業(yè)道德建設工作，但是沒有對實施效果進行考核，這導致職業(yè)道德建設工作多趨于形式化，未能真正有效提升檔案管理人員的職業(yè)道德水平。

（四）業(yè)務水平不高

很明顯，在現(xiàn)代檔案管理專業(yè)領域中，務實與創(chuàng)新也是從業(yè)人員職業(yè)道德中的重要指標。尤其在這樣一個社會快速發(fā)展、大量先進技術不斷應用的時代背景下，檔案管理人員的工作面臨著技術方法創(chuàng)新的要求。但是，在很多企事業(yè)單位的組織架構中，檔案管理部門相對單一，很多時候僅僅配備了一個資料管理人員，甚至還存在其他崗位人員兼任的情況，這帶來的直接后果就是檔案管理人員的專業(yè)性不足。具體來講，部分企事業(yè)單位檔案管理人員無法針對各類檔案資料及信息，設定系統(tǒng)、規(guī)范的檔案資料體系，不能為其他資料應用部門提供及時的資料支持。同時，檔案管理人員沒有掌握可靠的信息化檔案管理知識技能，在檔案資料數(shù)字轉(zhuǎn)化、線上管理方面存在漏洞。另外，在檔案管理工作中缺乏創(chuàng)新意識，不能有效利用信息化技術，配合單位進行管理機制創(chuàng)新改革。

三、檔案管理人員職業(yè)道德建設的路徑

某職業(yè)院校位于廈門市思明區(qū)，為國家高級職業(yè)院校，共開設各類職業(yè)學科26項，每年為社會輸送各領域職業(yè)人才超2 000人。截至2021年秋季，該校教職工及學生總?cè)藬?shù)為7 650人。2020年起，該校對檔案管理部門進行重組，逐步推進針對檔案管理工作的改革，旨在響應國家號召，推進院校組織架構及管理機制改革，提升學校綜合管理服務水平。在該校檔案管理工作改革中，針對檔案管理人員的職業(yè)道德建設是非常關鍵的部分，其主要采用了以下幾方面措施。

（一）增強檔案管理人員的服務意識

很明顯，對檔案管理人員來說，服務意識是其職業(yè)道德中十分關鍵的部分。在新形勢下，檔案管理人員需要認識到該工作的重要性，針對單位其他部門、同事以及企業(yè)業(yè)務涉及的客戶、群眾建立良好的服務意識。所謂服務意識，主要包含兩個層面。其一，通過自身工作質(zhì)量的提升，為他人提供便利，支持相關人員及團隊的工作；其二，通過持續(xù)的工作理念、方法改良，充分踐行單位服務理念，發(fā)揮崗位價值。針對這一點，該職業(yè)院校在進行檔案管理人員職業(yè)道德建設時，首先強調(diào)了服務意識的培養(yǎng)。該院校在檔案管理部門重組的基礎上，組織相關人員進行溝通交流，讓其認識到檔案管理工作的重要性。然后，幫助其明確檔案管理工作與院校管理、服務之間的關系，進而明確服務方向。另外，組織檔案管理人員和院校行政人員、財務人員及其他教職工人員進行溝通交流，探討檔案管理工作的服務價值，進一步提升檔案管理人員的主動服務意識[3]。

（二）增強檔案管理人員的責任意識

關于檔案管理人員責任意識的培養(yǎng)，需要從兩個方面入手，一方面通過持續(xù)的職業(yè)道德培養(yǎng)工作，提升崗位人員職業(yè)道德水平，另一方面要從外部引導、管理入手，加強其責任意識。在該院校的檔案管理人員職業(yè)道德培養(yǎng)工作中，首先對所有就職檔案管理工作的人員進行入職培訓，幫助其明確所負責的工作內(nèi)容以及工作目標。然后，結合院校管理的實際需求，對檔案工作內(nèi)容和考核目標進行細化，進一步提升檔案管理人員的責任意識。在此基礎上，通過階段性的培訓及學習工作，讓檔案管理人員深入了解不同檔案資料的基本內(nèi)容、性質(zhì)，引導其對資料重要等級進行科學劃分，形成系統(tǒng)性的檔案資料體系。然后，通過設置清晰的檔案管理職責及考核機制，進一步增強檔案管理人員的責任意識。

（三）完善檔案管理人員監(jiān)督管理

關于檔案管理人員的職業(yè)道德建設，還需要從制度方面加強監(jiān)管。為此，該職業(yè)院?；趯n案管理人員工作內(nèi)容和目標的梳理，制定了一套完善的工作管理制度，加強對檔案管理人員的監(jiān)督管理。在制度建設和監(jiān)督執(zhí)行的過程中，通過實施評估檔案管理人員的工作結果，結合其他部門及崗位人員的協(xié)作感受，對檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)水平進行動態(tài)評估。最后，結合科學的職業(yè)崗位考核機制，全面提升檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)。當然，主管部門及相關單位同時也對檔案管理工作的質(zhì)量控制目標進行了明確，按照組織架構關系劃分責任，將檔案管理工作質(zhì)量及創(chuàng)新性作為階段考核的重點。

（四）提高檔案管理人員的業(yè)務能力

在信息化背景下，檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)建設工作需要在方式方法方面進行創(chuàng)新。該院校針對檔案管理部門的日常管理，加強了信息化建設，結合階段性的培訓工作，在保證檔案管理人員掌握相關崗位基礎知識及技能的同時，具備良好的信息化管理能力。在此基礎上，檔案管理人員實現(xiàn)了檔案資料的線下、線上雙平臺管控。另外，該院校還加強了對檔案管理人員創(chuàng)新能力的培養(yǎng)，鼓勵其通過信息化管理平臺，配合其他部門做好檔案資料應用價值的挖掘。當然，值得一提的是，在該院校的檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)建設中，也充分發(fā)揮了信息化教育平臺的作用，提高了工作效率。

結語

在如今社會經(jīng)濟快速發(fā)展、信息化技術全面進步的大環(huán)境下，企事業(yè)單位的檔案管理工作也面臨著諸多挑戰(zhàn)。而加強檔案管理人員職業(yè)道德建設工作，有利于有效做好檔案管理、發(fā)揮檔案管理價值。因此，相關單位應積極更新理念，結合科學的組織架構優(yōu)化、系統(tǒng)化的教育培訓及考核監(jiān)督工作，全面提升檔案管理人員的服務意識、責任意識和道德水平。唯有如此，才能有效保證檔案管理工作質(zhì)量，為企事業(yè)單位管理服務水平的提升作出重要貢獻。