新時(shí)期如何提升醫(yī)院檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化

付曉雷

（凌源市中心醫(yī)院，遼寧 凌源 122500）

引言

在全面深化改革的大背景下，醫(yī)院的醫(yī)療水平和服務(wù)質(zhì)量得以明顯提升，醫(yī)院的經(jīng)營規(guī)模也在不斷擴(kuò)張，在一定程度上增加了醫(yī)院檔案管理的工作量。檔案管理其實(shí)是一項(xiàng)較為繁瑣的工作，對于醫(yī)院來說，檔案管理更是涉及醫(yī)院運(yùn)營的方方面面，醫(yī)院檔案管理既包括人事檔案管理、公務(wù)文書檔案管理這一類的基本內(nèi)容，同時(shí)又包括醫(yī)保檔案、診療檔案、醫(yī)學(xué)影像檔案、科研檔案等這一類專業(yè)性較強(qiáng)的內(nèi)容[1]。做好檔案管理工作，能夠給醫(yī)院的醫(yī)療、服務(wù)提供重要的信息資料參考。在新時(shí)期醫(yī)院深化改革與轉(zhuǎn)型發(fā)展的過程中，對檔案管理工作提出了更高的要求，醫(yī)院必須要加快檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)，進(jìn)一步提升檔案質(zhì)量，最大程度地挖掘檔案信息資源，提升資源價(jià)值，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的可持續(xù)、健康發(fā)展。

一、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理的重要性

1.提升檔案管理效率

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理，能夠極大地提升檔案管理的效率。當(dāng)前醫(yī)院檔案信息資料的數(shù)量不斷增加，無論是紙質(zhì)版檔案還是電子版檔案，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理是進(jìn)行檔案資源開發(fā)和利用的重要基礎(chǔ)[2]。通過標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的檔案管理建設(shè)，能夠健全檔案管理與運(yùn)行的相關(guān)制度，使檔案的收集、整理、分類、保存、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠協(xié)調(diào)有序地進(jìn)行，確保檔案信息資料處理的高效性和統(tǒng)一性，從而提升檔案管理的效率水平。

2.節(jié)約檔案管理成本

新時(shí)期加快推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)，還能夠有效地節(jié)約檔案管理的成本。在以往的檔案管理工作中，經(jīng)常存在公文重復(fù)以及立卷組合無序性的問題，這樣在進(jìn)行檔案信息資料查找時(shí)，無疑會(huì)增加相應(yīng)的時(shí)間成本。并且由于檔案信息資料的大量重復(fù)，在進(jìn)行檔案制作時(shí)也會(huì)造成一定資金浪費(fèi)。而通過檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)，能夠有效地減少信息冗余，通過對檔案信息資料的整合，避免檔案重復(fù)。并且在標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求下，會(huì)統(tǒng)一檔案制作流程、統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一檔案格式，這些都能夠有效省去在以往檔案管理中存在的一些麻煩，從而提高檔案管理的成本效益。

3.提高檔案資源利用率

醫(yī)院檔案管理工作不斷朝著標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的方向發(fā)展，更加有利于提升檔案資源的利用價(jià)值。檔案管理工作的最終目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值最大化，在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要對相應(yīng)的檔案信息資料進(jìn)行整合、信息提取，確保使用者能夠更為快速、完整的對檔案信息資料加以檢索和利用[3]。在以往的醫(yī)院檔案管理工作中，更多是對檔案信息資料的保存，在資源開發(fā)利用上存在不到位的情況。而隨著醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平的不斷提升，歸檔原則更加明確、立卷重點(diǎn)更加清晰，同時(shí)也更為重視檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提升，會(huì)統(tǒng)一的進(jìn)行檔案編目，分類的制作檢索和查詢目錄，切實(shí)提升了醫(yī)院檔案資源的利用率。

二、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.檔案管理制度不健全

在醫(yī)院運(yùn)營和發(fā)展的過程中，雖然制定有相應(yīng)的檔案管理的規(guī)章制度，但是制度的覆蓋范圍不夠廣泛，更多的是集中于檔案管理這一個(gè)部門。但是醫(yī)院的檔案管理工作涉及方方面面，既包括臨床診療又包括后勤行政，都需要進(jìn)行檔案資料的收集和整理，由于缺乏有力且覆蓋范圍廣的檔案管理機(jī)制，使得檔案管理工作缺乏部門間的有效配合，尤其是像醫(yī)院的臨床科室，主要是為患者提供醫(yī)療服務(wù)，相應(yīng)的醫(yī)護(hù)工作人員對于檔案管理的相關(guān)工作缺乏認(rèn)識(shí)和配合，很容易導(dǎo)致檔案管理被忽視，信息資料收集不完整，上交檔案資料的時(shí)間也不夠及時(shí)，影響了醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率。

2.缺乏必要的經(jīng)費(fèi)投入

在醫(yī)院運(yùn)營管理的過程中，普遍存在“重醫(yī)療、輕管理”的情況，大多數(shù)的醫(yī)務(wù)工作人員以及科室領(lǐng)導(dǎo)都更加重視臨床醫(yī)療服務(wù)，忽視后端的檔案管理工作，對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)[4]。在這樣的情況下，醫(yī)院在設(shè)立各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)時(shí)，就不會(huì)優(yōu)先考慮檔案管理，使得在檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入方面存在嚴(yán)重的不足，檔案管理的設(shè)施設(shè)備較為落后，維護(hù)也不到位，進(jìn)而影響了醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平的提升。

3.檔案管理的軟硬件設(shè)施不到位

利用好先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)，加快推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，是提升醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化水平的重要基石，通過信息化建設(shè)能夠更好地幫助醫(yī)院檔案管理人員更為全面、快速和精準(zhǔn)地進(jìn)行檔案信息資料的收集和集中化的管理。但是就當(dāng)前的實(shí)際情況來看，不少醫(yī)院檔案管理的信息化水平不高，軟硬件設(shè)施不到位。在信息化發(fā)展的大背景下，醫(yī)院雖然更加廣泛地使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)服務(wù)器來提供診療服務(wù)，但是在檔案管理方面，還沒有建立起完整和統(tǒng)一的檔案信息化管理平臺(tái)，使得檔案管理工作仍然處于手工收集信息和監(jiān)測信息的階段[5]，檔案信息化發(fā)展的步伐稍顯滯后，不利于推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化發(fā)展。

4.醫(yī)院檔案歸檔范圍不明晰

醫(yī)院在開展檔案管理工作的過程中，由于缺乏一套規(guī)范性的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)體系，使得醫(yī)院檔案歸檔的范圍不夠明晰，哪些檔案資料需要進(jìn)行歸檔，而哪些不需要沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)。再加上，醫(yī)院內(nèi)部不少從事檔案管理工作的行政人員并不是專門的檔案管理人員，有的是辦公室行政兼任，有的是一些退休的一線醫(yī)護(hù)人員，這就導(dǎo)致這些工作人員對于檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)不夠精練和熟悉，也就無法更為深度的協(xié)助進(jìn)行檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，且不能夠很好的開發(fā)和利用檔案資源，進(jìn)而影響檔案管理水平。

三、新時(shí)期提升醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化水平的策略

1.健全和完善醫(yī)院檔案管理工作制度

新時(shí)期要切實(shí)提升醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化水平，提高檔案收集質(zhì)量，必須健全和完善醫(yī)院檔案管理的工作制度，通過體制機(jī)制的落實(shí)，確保醫(yī)院各項(xiàng)檔案資料都能夠得到規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化處理。首先要全面落實(shí)公文制發(fā)機(jī)制，在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中，公文制作和發(fā)放是其中非常重要的環(huán)節(jié)，也是進(jìn)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，公文制作與發(fā)放的質(zhì)量就直接影響檔案管理的質(zhì)量。因此醫(yī)院必須要從公文規(guī)劃的角度入手，加快進(jìn)行醫(yī)院檔案公文制發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，使醫(yī)院各科室、各后勤行政部門都能夠嚴(yán)格按照公文制發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案信息資料的排版和上傳，以便于檔案管理部門能夠更加集中和統(tǒng)一的進(jìn)行分類整理，減少不必要的格式糾正這一類的工作，提升檔案管理的效率。其次要建立和完善相應(yīng)的立卷歸檔機(jī)制[6]。做好立卷歸檔是進(jìn)行后續(xù)檔案卷中開發(fā)利用的重要前提，因此必須要實(shí)現(xiàn)立卷歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)。一是要確保歸檔卷宗的真實(shí)性和完整性，對于全宗入口的資料信息匯總有全方位的掌握，避免出現(xiàn)歸檔混亂、文件資料重復(fù)丟失等的情況。二是在歸檔工作中醫(yī)院檔案管理部門要分清主次、把握好檔案管理的重點(diǎn)，尤其是要注意區(qū)分一些政策性文件和其他資料，根據(jù)內(nèi)容、形式、作用完成精準(zhǔn)的分類。三是要確保立卷歸檔的時(shí)效性，通過相應(yīng)的制度約束統(tǒng)一各科室的醫(yī)療工作信息資料移交時(shí)間，對于超出時(shí)效范圍尚未執(zhí)行的有關(guān)科室及其負(fù)責(zé)人要進(jìn)行相應(yīng)的責(zé)任追究。最后是要加快建立和完善醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量檢查機(jī)制。要確保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化水平提升，還要注重在執(zhí)行階段質(zhì)量檢查工作的開展，重點(diǎn)對檔案信息資料完整性、真實(shí)性、及時(shí)性、統(tǒng)一性等進(jìn)行檢查，對于存在的質(zhì)量問題要督促檔案管理部門加以整改。

2.加大醫(yī)院檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)投入

新時(shí)期醫(yī)院要提升檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化水平，還要進(jìn)一步加大在檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)投入。首先，要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要增強(qiáng)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，明確檔案信息資源的價(jià)值，從而設(shè)立相應(yīng)的專項(xiàng)資金用于支持醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)。其次，醫(yī)院在持續(xù)加大資金投入的過程中，要更加側(cè)重于提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。在檔案管理室中，要安裝空調(diào)、除濕器等的現(xiàn)代化設(shè)備，提供一個(gè)良好的檔案管理環(huán)境，確保紙質(zhì)檔案的安全。并且為了使檔案信息資料能夠進(jìn)行分門別類地存放和管理，還要購入大量的專用儲(chǔ)存設(shè)施，完善相應(yīng)的資料檢索工具，確保檔案信息資料能夠擺放齊整。以此外對于電子檔案的管理，同樣要投入必要的經(jīng)費(fèi)，要購置專門的掃描儀器等設(shè)備，用于支持紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化。尤其是對于醫(yī)學(xué)影像類的檔案資料[7]，像CT影像資料等，要依托于電子掃描與錄入設(shè)備，進(jìn)行電子化的歸檔整理，以減少紙質(zhì)檔案的庫存，節(jié)約檔案管理成本。與此同時(shí)醫(yī)院還要針對電子檔案建立相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)庫，更加方便進(jìn)行電子檔案的管理，形成紙質(zhì)檔案與電子檔案互通的檔案管理體系，為醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化發(fā)展奠定重要基礎(chǔ)。

3.注重醫(yī)院檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)

新時(shí)期醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化發(fā)展，要以醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)為基石。首先從硬件設(shè)施上來看，醫(yī)院要購置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備專門用于檔案管理，并且設(shè)置電子檔案室，盡可能地使檔案管理工作擺脫傳統(tǒng)的手工資料收集和整理，更多的依托于計(jì)算機(jī)來進(jìn)行電子文檔的整理，為工作人員提供相應(yīng)的便利。其次從軟件設(shè)施上來看，醫(yī)院要利用好信息網(wǎng)絡(luò)和先進(jìn)的信息技術(shù)，搭建醫(yī)院檔案管理的信息化平臺(tái)，在信息化管理平臺(tái)中運(yùn)行相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，并且將這一檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院的辦公行政系統(tǒng)進(jìn)行有效的銜接，在醫(yī)院內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)中設(shè)置檔案管理系統(tǒng)的接口[8]，這樣不同科室、不同行政部門的工作人員就能夠更加及時(shí)、方便地進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)及有關(guān)信息資源的上傳和整理，確保檔案信息化檢索和一些數(shù)據(jù)能夠同步，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案信息資料的真實(shí)性和完整性。

4.提升醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)能力及責(zé)任意識(shí)

在醫(yī)院檔案管理工作中，要提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化水平，關(guān)鍵還在于檔案管理人員的專業(yè)能力和責(zé)任意識(shí)。首先，醫(yī)院要著力建設(shè)一支業(yè)務(wù)能力突出、綜合素質(zhì)過硬的專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)，檔案管理工作人員必須是專職人員，要與辦公室行政工作進(jìn)行有效的區(qū)分，與此同時(shí)，要進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，盡量使檔案管理人員保持年輕化，從而更加適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需求，加快推動(dòng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。其次，醫(yī)院要定期組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，了解檔案管理的相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)，并且增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，能夠主動(dòng)地進(jìn)行檔案信息資源的挖掘和整理，并且積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的現(xiàn)代化社會(huì)理論知識(shí)與技能，為檔案信息數(shù)據(jù)資源的利用以及檔案管理新鮮血液的補(bǔ)充奠定重要基礎(chǔ)。

5.明確醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容與范圍

醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過程中要進(jìn)一步明確檔案管理的內(nèi)容和范圍，確保檔案信息資料收集的完整性，使工作人員能夠明確哪些資料是需要進(jìn)行歸檔的，哪些是可以進(jìn)行篩除的，因?yàn)檫@直接影響到檔案信息資料的應(yīng)用價(jià)值。針對許多醫(yī)院在檔案管理歸檔內(nèi)容、范圍模糊的問題，要建立起完善的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。首先，明確檔案管理的范圍，醫(yī)院檔案管理不但包括文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案，還包括相應(yīng)的科研檔案、病理切片檔案、設(shè)備檢查的各類圖文影像資料、樣本檔案、聲像檔案等等。此外醫(yī)院在經(jīng)營管理和建設(shè)方面，還包括醫(yī)院工程檔案、租賃承包檔案以及在每年醫(yī)學(xué)設(shè)備招標(biāo)采購方面的信息資料等也需要進(jìn)行歸檔收集。其次在明確歸檔內(nèi)容及范圍的基礎(chǔ)上，要注意在進(jìn)行立卷時(shí)把同類型且內(nèi)容上有聯(lián)系的文件資料歸入同一個(gè)卷宗，這樣更加方便后續(xù)的資料查詢，也使得形成的卷宗更為系統(tǒng)和有序，從而提升醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。最后，醫(yī)院要注意分批次地對一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行重新地梳理和整合，尤其是對于一些年代比較久遠(yuǎn)、無頁碼、無編目的案卷資料進(jìn)行重新地加工和整理，并且為了確保一些原始且有價(jià)值的紙質(zhì)檔案的安全，可以制作電子備份，進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院的館藏資源。

結(jié)語

綜上，新時(shí)期醫(yī)院要提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化水平，就要更加注重制度落實(shí)，強(qiáng)化經(jīng)費(fèi)、軟硬件、人才保障，建立規(guī)范化的歸檔標(biāo)準(zhǔn)體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的革新與全面發(fā)展。