行政機關單位數(shù)字檔案室建設探討

王彩春

（朝陽市生態(tài)環(huán)境局凌源分局，遼寧 凌源 122500）

引言

行政機關單位在運行和管理的過程中，會產(chǎn)生大量的檔案信息，檔案室主要就負責對這些檔案信息進行收集、整理、分類、保存和利用。伴隨著信息科技的發(fā)展和計算機的應用，大部分行政機關單位已經(jīng)實現(xiàn)了辦公自動化、網(wǎng)絡化，這就對行政機關單位的檔案管理提出了更高的要求，需要檔案管理不斷朝著高度集成化、信息化以及數(shù)字化的方向發(fā)展。因此在新時期，加快進行數(shù)字檔案室建設已經(jīng)成了機關單位的重點任務[1]。通過數(shù)字檔案室建設，能夠實現(xiàn)對檔案信息資源的數(shù)字化處理，增加電子檔案存量，并且通過集中統(tǒng)一的資源管理，為檔案使用者更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務，提高檔案資源的利用效率，真正的發(fā)揮行政機關單位檔案信息資源的價值。

一、數(shù)字檔案室建設概述

1.概念

要加快推進行政機關單位數(shù)字檔案室建設，首先就要明確什么是數(shù)字檔案室。所謂數(shù)字檔案室，其實可以簡單地理解為在信息化技術的支持下，對傳統(tǒng)檔案室的升級，也就是在保持檔案室基本工作職能不變的情況下，綜合運用計算機、信息網(wǎng)絡等技術，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行轉化，通過開展數(shù)字化掃描，積累、歸檔、管理、利用各類檔案信息，以實現(xiàn)對檔案資料的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡化管理[2]。在進行數(shù)字檔案室建設的過程中，不僅僅要開展數(shù)字化掃描工作，還要求行政機關單位建立與數(shù)字檔案、電子文件管理要求相適應的管理機制，完善各類軟硬件配套設施，整合有序資源。

2.特點

相比于傳統(tǒng)的檔案室，數(shù)字檔案室具有以下特點：一是數(shù)字化。數(shù)字檔案室采用統(tǒng)一的數(shù)字形式來進行檔案信息資源的存儲，不再像以往一樣由紙質(zhì)載體來進行信息存儲，數(shù)字形式的信息存儲不僅具有容量大、可靠性高等的優(yōu)勢，同時還方便進行信息資源的調(diào)取和查閱。二是虛擬化。傳統(tǒng)檔案室中的檔案信息資料大多是以實體紙質(zhì)檔案、照片、錄像帶等形式存在，而數(shù)字檔案室則是對這些實體檔案資料進行數(shù)字化的加工和處理，使得這些實體檔案虛擬化，從而能夠更好地與電子檔案以及一些其他的數(shù)字資源進行集中和統(tǒng)一的管理。三是系統(tǒng)化。數(shù)字檔案室的檔案管理，主要是將檔案業(yè)務流程、標準固化在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)當中，通過系統(tǒng)化的分析和處理，進一步提升檔案管理和資源利用的規(guī)范性、科學性[3]。四是網(wǎng)絡化。傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠工作人員手動的進行檔案收集、資料整理，行政機關各部門也要派出專門的工作人員進行檔案移交，而通過數(shù)字檔案室的建立，所有的檔案管理操作都可以依托網(wǎng)絡而進行，無論是檔案信息的收集整理，還是檔案移交，都可以通過登錄相應的檔案管理平臺來完成。五是知識化。數(shù)字檔案室將文本、圖像、聲音、視頻等各類信息資源加以整合，能夠形成一個統(tǒng)一和完整的知識單元，在提供相應的檢索和查詢服務時，能夠直接以動態(tài)分布的方式對有關的信息和知識進行呈現(xiàn)，實現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案提供向知識提供的轉變。

3.建設要求

行政機關單位數(shù)字檔案室的建設要以檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫的建設為基礎，以硬盤、光盤等數(shù)字化設備為載體，以傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化和電子文件歸檔管理的一體化為重點，機關單位各類檔案信息資源，包括各項業(yè)務電子數(shù)據(jù)在內(nèi)的規(guī)范化管理以及資源的有效利用為目標。

二、行政機關單位數(shù)字檔案室建設的意義

1.提升檔案管理效率

行政機關單位加快進行數(shù)字檔案室建設，能夠提升檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理，在進行有關檔案信息資源核對、篩選、錄入使更多的是依靠人工操作，容錯率較高。同時傳統(tǒng)的檔案室管理有一套嚴格的管理規(guī)章和流程，尤其是在進行檔案資料的調(diào)取和查閱時，需要進行層層的審批，缺乏一定的靈活性。而通過數(shù)字檔案室建設，依托于完善的檔案管理信息系統(tǒng)，不僅能夠實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化存儲，減少人為操作的失誤，同時還能夠簡化檔案室管理流程，根據(jù)不同部門的操作權限直接在檔案管理系統(tǒng)當中完成有關的信息調(diào)取和查閱，極大地提升了行政機關單位檔案管理工作的效率。

2.節(jié)約檔案管理成本

行政機關單位通過數(shù)字檔案室建設，還能夠有效地節(jié)約檔案管理的成本。在傳統(tǒng)檔案室中，主要是進行一些紙質(zhì)檔案資料的存放，為避免紙質(zhì)檔案的損壞，需要配備相應的防塵除潮設備，并且還要安排專門的人員進行看管，針對一些重要檔案資料的調(diào)取和查閱還要進行復印，使用復印件來進行查閱。即便如此，一些年代久遠的紙質(zhì)檔案仍然有損毀的風險。這些都會增加行政機關單位人力、物力、財力的支出，使得檔案管理成本增加[4]。但通過建設數(shù)字檔案室，能夠真正地實現(xiàn)無紙化操作，并且通過對相關計算機設備的加密處理，在平時也不用派專門人員進行看管，只要做好對數(shù)字檔案信息的備份，能夠提升檔案管理的安全性和可靠性，有效節(jié)約行政機關單位檔案管理的成本。

三、行政機關單位數(shù)字檔案室建設中存在的問題

1.軟硬件平臺建設不到位

就當前行政機關單位數(shù)字檔案室的建設情況來看，存在軟硬件平臺建設不到位的問題，究其根源就在于行政機關單位缺乏對數(shù)字檔案室建設重要性的認識，致使相關的經(jīng)費投入不足，由于缺乏必要的資金保障，相應的軟硬件設施配置就存在缺失。數(shù)字檔案室建設牽扯到許多方面的問題，比如數(shù)字信息技術的應用、辦公室管理系統(tǒng)的優(yōu)化、相關專業(yè)人員的配置、信息安全管理等等[5]，因此有一部分行政機關單位認為數(shù)字檔案室建設比較麻煩，具體的建設工作遲遲難以推進。

2.缺乏對數(shù)字檔案資源的整合利用

目前雖然有一部分行政機關單位著手建立了數(shù)字檔案室，但是大多只是停留在簡單的信息查詢、入庫登記以及檔案統(tǒng)計這樣的基礎階段，普遍缺乏對數(shù)字檔案資源的整合利用。不能很好地建設檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，同時也不能很好地完成對傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉換以及電子文件歸檔整理工作，無法實現(xiàn)對于數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)的集中儲存和利用，降低了數(shù)字檔案的資源價值。

3.專業(yè)化數(shù)字檔案室管理人員匱乏

對于大部分的行政機關單位來說，都存在專業(yè)化的數(shù)字檔案管理人才匱乏的問題。行政機關單位內(nèi)部同時具備檔案管理能力和現(xiàn)代化信息技術應用能力的復合型人才可謂是鳳毛麟角?，F(xiàn)有的檔案管理人員其檔案管理理念和檔案管理方式方法比較落后，他們所掌握的知識結構和管理體系不能很好的適應數(shù)字檔案室管理的需求，也無法提供有針對性的信息服務，進而降低了行政機關單位數(shù)字檔案室建設質(zhì)量和水平。

四、行政機關單位數(shù)字檔案室建設的優(yōu)化舉措

1.重視數(shù)字檔案室的軟硬件平臺建設

行政機關單位要建設和利用好數(shù)字檔案室，提升行政機關單位等信息化水平，就必須要做好軟硬件平臺的建設。首先，行政機關單位領導要加強對數(shù)字檔案室建設重要性的認知，將數(shù)字大師的建設和應用成果納入到單位年度考核當中，制定完善的數(shù)字檔案室建設方案，設立專項資金專門用于支持數(shù)字檔案室建設。其次，行政機關單位必須要本著滿足現(xiàn)階段需要并適當超前的原則，充分估算所需檔案存儲數(shù)據(jù)容量、數(shù)據(jù)操作強度和網(wǎng)絡訪問量，在選用硬件設備、軟件系統(tǒng)以及進行網(wǎng)絡架構時，適當?shù)臑榻窈蟮脑O備擴充、系統(tǒng)升級以及網(wǎng)絡擴建留有一定的余地。首先從硬件設施建設上來看，要配置高規(guī)格服務器，滿足數(shù)字化檔案管理的海量存儲、快速查詢以及按需擴展的需求，為各用戶端的訪問提供各種共享服務的計算機[6]。同時還要配置掃描儀等必要的設備，用于對紙質(zhì)檔案、照片檔案的數(shù)字化處理。其次從軟件系統(tǒng)建設上來看，一是要配置運行穩(wěn)定、安全可靠且能夠與硬件選型相匹配的主流操作系統(tǒng)。二是要安裝與掃描儀設備相匹配的掃描軟件，并且根據(jù)需要安裝ps等軟件用于圖像處理。三是根據(jù)數(shù)字檔案室設計要求開發(fā)電子文件歸檔管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)、檔案查詢利用系統(tǒng)，滿足對檔案信息數(shù)據(jù)的采集、加工、利用及管理等基本功能需求。最后是網(wǎng)絡系統(tǒng)建設，也就是數(shù)字檔案室建設的整體網(wǎng)絡架構。數(shù)字檔案室中所使用的網(wǎng)絡必須要保持獨立性，與外部網(wǎng)絡實現(xiàn)物理隔離或者是邏輯隔離，禁止接入因特網(wǎng)要嚴格按照國家規(guī)定的對涉密信息系統(tǒng)分級管理的規(guī)定進行分級，明確安全區(qū)域。同時，在數(shù)字檔案室中要配置專門的計算機實現(xiàn)與行政機關單位內(nèi)部辦公網(wǎng)、業(yè)務網(wǎng)之間的數(shù)據(jù)交換，要做到分層授權、專人負責，以保證檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

2.加快行政機關單位的數(shù)字檔案資源整合利用

行政機關單位要提升數(shù)字檔案室建設水平，還有更加重視數(shù)字檔案資源的建設，加快實現(xiàn)行政機關單位數(shù)字檔案資源的整合利用。首先，行政機關單位的數(shù)字檔案室要建立面向全部室藏檔案的符合標準的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、常用和珍貴檔案全文數(shù)據(jù)庫、歸檔電子文件數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息的集中儲存和管理。其次是完成好對傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉換工作。要求行政機關單位要嚴格按照有關的國家標準，這里建議參考《文獻檔案資料數(shù)字化工作導則》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》[7]，來進行有關紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉換。同時要明確傳統(tǒng)檔案數(shù)字化轉換的工作原則：一是價值性原則，也就是要優(yōu)先進行價值較高的檔案的數(shù)字化轉換；二是實用性原則，也就是優(yōu)先選擇利用率和使用頻率較高的檔案文獻資料進行數(shù)字化轉換；三是開放性原則，也就是優(yōu)先選擇非涉密、公開性的檔案文獻資料進行數(shù)字化轉換，更加便于各部門加以利用；四是特色性原則，也就是在人力物力限制條件較多的情況下，優(yōu)先選擇本單位有特色的檔案文獻資料進行數(shù)字化轉換。其次是電子文件的歸檔。最后是電子文件歸檔。電子文件歸檔是行政單位進行數(shù)字檔案室建設的基礎內(nèi)容，要實現(xiàn)對數(shù)字檔案資源的有效整合利用，就必須要保證電子文件歸檔的標準化和規(guī)范化。這就要求行政機關單位要制定統(tǒng)一的電子文件歸檔格式，嚴格按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》來統(tǒng)一電子檔案接收、著錄、整理加工、編研的標準。健全和完善完善相應的應用系統(tǒng)，數(shù)字檔案室要參照有關《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》，設置捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲、數(shù)字簽名、檢索、利用、鑒定、統(tǒng)計、處置、格式轉換、命名、移交、審計、系統(tǒng)配置、用戶管理等基本功能，集成管理各門類數(shù)字檔案資源，為電子文件的真實、完整、可靠、可用提供首要保障[8]。與此同時，行政機關單位要逐步探索一體化的業(yè)務建設，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)之間的有效銜接，在開展辦公室業(yè)務時能夠做到對電子文件的網(wǎng)上移交和實時歸檔，以保證數(shù)字檔案室檔案數(shù)據(jù)的完整性。

3.健全和完善數(shù)字檔案管理制度體系

行政機關單位要提升數(shù)字檔案室建設水平，還要建立健全相應的數(shù)字檔案室管理制度體系。具體就包括電子文件歸檔與管理辦法、檔案數(shù)字化技術標準、檔案安全保密制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度、檔案數(shù)據(jù)管理維護制度、電子檔案鑒定銷毀制度等。通過建立完善相關的制度體系，為數(shù)字檔案室的安全有序運轉提供必要的制度保障。

4.做好專業(yè)化數(shù)字檔案室管理團隊建設

行政機關單位在建設數(shù)字檔案室的過程中，要注意同步做好專業(yè)化數(shù)字檔案室管理團隊的建設。首先要加強對數(shù)字檔案室管理人員的培訓使其掌握必要的互聯(lián)網(wǎng)運用能力、數(shù)字化管理能力。要求檔案管理人員要結合數(shù)字化應用的現(xiàn)實需要，積極主動的學習計算機技術及軟件應用，具備扎實的專業(yè)知識和較高的網(wǎng)絡技能，從而更好地完成對有關檔案信息的獲取、組織和傳遞，為行政機關單位數(shù)字檔案室建設奠定重要的信息基礎。其次，要不斷提升檔案管理人員的服務意識，提高檔案管理人員的信息服務能力。行政機關單位要培養(yǎng)一批具有資源開發(fā)意識和能力的復合型人才，從而打造全新的數(shù)字資源檢索模式，為使用者提供多種查詢方式，也包括多媒體網(wǎng)上檢索、聯(lián)機檢索、關聯(lián)檢索、關鍵詞檢索等等，提高檔案信息利用的高效性和便捷性。除此之外，檔案管理人員在提供相應的數(shù)字化檔案服務時，要積極主動地進行信息資源的拓展，將傳統(tǒng)單一的數(shù)字化檔案文獻信息服務過渡到現(xiàn)代化的網(wǎng)絡信息服務中去，提高對數(shù)字化檔案的重視，在熟悉本單位數(shù)字化檔案文獻資源的基礎上，充分利用網(wǎng)絡數(shù)字化檔案信息資源，在不影響信息安全的前提下，實現(xiàn)對信息資源的良好擴充。

結語

綜上，行政機關單位數(shù)字檔案室建設是實現(xiàn)社會信息化發(fā)展的關鍵一環(huán)，行政機關單位要高度重視數(shù)字檔案室建設，制定完善的建設方案，明確軟硬件系統(tǒng)建設、制度建設、人員建設等的重點，提高數(shù)字檔案室建設和管理質(zhì)量與水平。