機(jī)關(guān)檔案的整理與歸檔工作分析

劉志超

（凌源市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局，遼寧 凌源 122500）

機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)中整理和歸檔工作十分重要，忽視檔案整理與歸檔會導(dǎo)致檔案整理雜亂無章，甚至一部分文書檔案受到損壞或者是遺失，影響未來檔案的保管和查詢利用，影響檔案管理的順利開展。機(jī)關(guān)單位要對檔案整理與歸檔工作加強(qiáng)重視，詳細(xì)分析在檔案整理與歸檔中存在的問題，遵守檔案管理原則，采用先進(jìn)的管理模式提升機(jī)關(guān)檔案整理與歸檔工作的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

一、文書檔案整理歸檔需要遵守的基本原則分析

1.保障內(nèi)在聯(lián)系的密切性

機(jī)關(guān)檔案的整理與歸檔工作必須要嚴(yán)格遵守文書檔案的客觀規(guī)律，遵守內(nèi)在聯(lián)系的緊密型，根據(jù)檔案的內(nèi)容價值以及對應(yīng)的關(guān)系進(jìn)行科學(xué)合理的劃分。檔案的整理和歸檔工作是檔案管理業(yè)務(wù)的開始，優(yōu)化檔案的保管效果和提升檔案的利用價值，才是檔案業(yè)務(wù)開展的最終目的。相關(guān)工作人員在實(shí)際的檔案整理歸檔工作中，深入分析機(jī)關(guān)檔案形成的規(guī)律，利用科學(xué)合理的檔案整理便于后續(xù)快速檢索，讓檔案的存放保管更加整潔。

2.合理的劃分檔案價值

工作人員在進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案的整理歸檔時，需要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范要求完成工作，針對不同的文書檔案內(nèi)容進(jìn)行分類處理，了解檔案的成分、構(gòu)成和范圍，做好文檔劃分之后標(biāo)注出相應(yīng)的保存期限[1]。不同的有不同的利用價值，要把這些文檔進(jìn)行分類歸檔，在檔案當(dāng)中標(biāo)注好不同的保存期限。通過實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案的系統(tǒng)性、集中性管理，可以為后續(xù)檔案的利用基礎(chǔ)。在形成更加完善的文書檔案管理系統(tǒng)之后，可以把文書檔案潛在的價值深入挖掘出來，讓文書檔案能夠得到有效的利用，讓文檔價值轉(zhuǎn)變成為實(shí)際價值。

3.有利于檔案的管理和應(yīng)用

機(jī)關(guān)檔案在整理和歸檔過程中，工作人員需要確保文件檔案的內(nèi)容方便管理和應(yīng)用，這也是檢查機(jī)關(guān)檔案整理歸檔質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案的管理和應(yīng)用二者之間是相互配合、相互影響的密切關(guān)系，工作人員不能過于重視其中之一而忽視另一方。一部分部門在進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案的整理時，忽視了分類處理的原則，導(dǎo)致文書檔案整理過于雜亂無章，影響了后期檔案的管理和應(yīng)用。工作人員在機(jī)關(guān)檔案的整理和歸檔當(dāng)中，一定要嚴(yán)格遵守基本的原則，才能夠真正實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案整理和歸檔的最終目標(biāo)。

二、文書檔案整理歸檔現(xiàn)存問題分析

1.忽視了檔案整理歸檔工作開展的重要性

一部分機(jī)關(guān)單位以及領(lǐng)導(dǎo)人在機(jī)關(guān)檔案的整理和歸檔過程中，忽視了該工作開展的重要性，沒有把該工作納入應(yīng)有的意識日程中。在此工作環(huán)境當(dāng)中，由于機(jī)關(guān)檔案的整理和歸檔工作沒有得到相應(yīng)的支持，資金、資源的投入沒有及時跟上，工作模式比較傳統(tǒng)，設(shè)備的引進(jìn)以及人員結(jié)構(gòu)的更新和調(diào)整也會受到影響。一部分檔案管理工作人員缺少了科學(xué)合理的分類歸檔管理工作理念，沒有把檔案應(yīng)有的功能和價值發(fā)揮出來，使用傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，缺少了整理和歸檔的規(guī)范性，需要在后續(xù)文書檔案整理歸檔中進(jìn)行創(chuàng)新改革。

2.機(jī)關(guān)檔案的整理歸檔工作制度不夠完善

機(jī)關(guān)檔案的整理歸檔工作復(fù)雜性、技術(shù)性比較強(qiáng)，其中涉及不同的工作流程、工作部門和事務(wù)內(nèi)容，同時在實(shí)際的工作當(dāng)中，還有一部分部門對于該工作不夠重視，缺少了完善的管理制度，會帶來很多問題，例如材料整理，歸檔難度比較大，歸檔的信息沒有連續(xù)性和完整性，會直接影響機(jī)關(guān)檔案整理歸檔的效率和質(zhì)量[2]。當(dāng)前一部分機(jī)關(guān)以及事業(yè)單位的檔案整理歸檔制度不夠完善，傳統(tǒng)的管理工作制度并不符合現(xiàn)代化發(fā)展趨勢。傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理制度，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了機(jī)關(guān)檔案的收集和整理，但是忽視了后續(xù)檔案的實(shí)際應(yīng)用，沒有把檔案的價值、功能發(fā)揮出來。缺少完善的制度，也無法幫助實(shí)現(xiàn)有效的制度監(jiān)督價值，導(dǎo)致當(dāng)前文書檔案整理歸檔工作，缺少了嚴(yán)謹(jǐn)性和精確性。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，由于工作態(tài)度不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，容易在工作中出現(xiàn)大意和疏忽的情況，無法明確檔案管理工作方向和工作重點(diǎn)，出現(xiàn)偽造數(shù)據(jù)、應(yīng)付工作任務(wù)的問題，導(dǎo)致文書檔案資料內(nèi)容出現(xiàn)偏差，影響了機(jī)關(guān)檔案價值的發(fā)揮，不利于檔案管理的健康發(fā)展。

3.機(jī)關(guān)檔案管理工作方法不夠規(guī)范具體

機(jī)關(guān)檔案的管理工作是從收集各部門不同的重要文件開始的，檔案管理工作屬于辦公室文書工作的延伸，但是由于受到了各方面因素的影響，很多工作部門并沒有把需要?dú)w檔的文件材料及時送到檔案管理部門，在檔案管理當(dāng)中不夠配合，增加了檔案收集、整理、歸檔的工作難度。一部分部門由于缺少了有效的溝通和協(xié)調(diào)，整理、歸檔意識比較差，資料管理工作銜接不當(dāng)，使用的文件裝訂方式、班級內(nèi)容不夠統(tǒng)一，影響了文書檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，影響了機(jī)關(guān)檔案，整理和歸檔工作開展效率，也無法保證檔案的準(zhǔn)確性。機(jī)關(guān)檔案的整理和歸檔并不是按照內(nèi)容劃分的，大部分都是根據(jù)部門和工作崗位進(jìn)行整理，導(dǎo)致不同檔案之間缺少了連續(xù)性，文件資料的保存過于零散。再加上一部分信息化資料以及案卷目錄制作不夠規(guī)范合理，存在分類雜亂的情況，嚴(yán)重影響了機(jī)關(guān)檔案的整理和收入效率。一部分機(jī)關(guān)還在使用傳統(tǒng)的人工、紙質(zhì)檔案管理模式，這種模式已經(jīng)無法適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理需求，需要檔案工作部門能夠創(chuàng)新辦公模式，通過利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動檢索，提升檔案，整理效率和收錄質(zhì)量。

4.動漫整理和歸檔人員綜合素質(zhì)有待提升

機(jī)關(guān)檔案的整理和歸檔工作開展效率，與工作人員自身素質(zhì)水平有直接關(guān)系。在實(shí)際工作當(dāng)中，由于領(lǐng)導(dǎo)人對于機(jī)關(guān)檔案整理和收檔工作并不夠重視，導(dǎo)致檔案管理人員，缺少基本的責(zé)任意識[3]。還有一部分單位在內(nèi)部并沒有設(shè)立專門負(fù)責(zé)完成機(jī)關(guān)檔案整理和歸檔的工作人員，都是由行政辦公人員進(jìn)行兼職，由于在實(shí)際的檔案工作當(dāng)中，缺少了專業(yè)知識和技能培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，掌握的知識點(diǎn)和技能，無法滿足互聯(lián)網(wǎng)時代檔案整理和收檔需求，對于檔案的分類以及立卷都缺少了系統(tǒng)和科學(xué)的理解，影響了機(jī)關(guān)檔案資料整理歸檔工作效率，還會在檔案整理中出現(xiàn)內(nèi)容缺失和錯漏的情況，嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量。一部分機(jī)關(guān)單位雖然已經(jīng)聘用了專業(yè)的檔案管理人員，但是由于在工作中缺少了足夠負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，在工作中參與不積極，檔案管理過于形式主義，機(jī)關(guān)檔案的收檔、整理不夠及時完整，也會在一定程度上影響了工作質(zhì)量。

5.現(xiàn)代化管理水平部署

現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展，正式進(jìn)入了信息化時代發(fā)展中，因此，機(jī)關(guān)檔案的整理和歸檔工作也需要不斷提升信息化水平[4]。一部分機(jī)關(guān)以及企事業(yè)單位，由于對檔案整理投入經(jīng)費(fèi)不足，信息化設(shè)備和軟件系統(tǒng)采購不足，無法滿足現(xiàn)代化機(jī)關(guān)檔案整理歸檔基本要求，檔案安全性以及存儲的規(guī)范性比較低，影響了信息化水平的提升。隨著近些年來在機(jī)關(guān)單位中互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和應(yīng)用，信息技術(shù)應(yīng)用成了辦公室各項(xiàng)工作開展的重要輔助工具，在機(jī)關(guān)檔案的整理和歸納中，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)優(yōu)勢，能夠有效強(qiáng)化檔案管理效率和質(zhì)量。

三、機(jī)關(guān)檔案的整理與歸檔工作措施

1.創(chuàng)新工作觀念，提高思想認(rèn)知

想要做好機(jī)關(guān)檔案的整理與歸檔工作，必須要創(chuàng)新工作觀念，對于機(jī)關(guān)檔案的整理和歸檔工作提供思想認(rèn)知，真正認(rèn)識到機(jī)關(guān)檔案整理與歸檔工作的重要性，以及該工作開展對于機(jī)關(guān)單位發(fā)展產(chǎn)生的重要影響，從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作觀念[5]。在機(jī)關(guān)檔案的整理與歸檔中，需要用現(xiàn)代化檔案管理理念進(jìn)行理論指導(dǎo)，讓機(jī)關(guān)檔案整理歸檔工作開展更加有序，創(chuàng)新檔案整理和歸檔工作模式，保障檔案管理的效果。要積極從人力資源和設(shè)備方面入手，加強(qiáng)投入力度，在整個機(jī)關(guān)檔案管理當(dāng)中，貫徹落實(shí)信息化管理理念。只有具備科學(xué)合理的思想觀念，轉(zhuǎn)換工作模式，才能夠提升機(jī)關(guān)檔案，整理以及歸檔工作的高效性。機(jī)關(guān)內(nèi)部的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作部門需要在全體基層職工當(dāng)中，組織完成學(xué)習(xí)和宣傳工作，培養(yǎng)全體職工都能夠具備較強(qiáng)的檔案管理意識，共同認(rèn)識到機(jī)關(guān)檔案的整理與歸檔工作重要性，參與到文書資料的上交、整理、存檔工作當(dāng)中。要針對相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人以及檔案管理人員進(jìn)行正確的思想引導(dǎo)和督促，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，及時發(fā)現(xiàn)在機(jī)關(guān)檔案歸檔管理中存在的問題，提升工作水平。

2.完善機(jī)關(guān)檔案整理歸檔制度內(nèi)容

機(jī)關(guān)檔案的整理和歸檔工作開展不順利，是受到了管理制度不完善、健全的因素影響[6]。由于檔案的收集和整理工作復(fù)雜性比較強(qiáng)，因此，想要保障機(jī)關(guān)檔案工作開展的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，必須要具備科學(xué)合理的制度作為理論支撐。要建立專門負(fù)責(zé)進(jìn)行文書檔案管理的制度內(nèi)容，明確檔案收集、管理辦法，公示檔案的管理期限，并明確檔案管理責(zé)任歸屬，能夠有效幫助提升機(jī)關(guān)檔案的整理和歸檔效率。要根據(jù)實(shí)際情況以及當(dāng)前法律法規(guī)的要求，制定出機(jī)關(guān)檔案整理和歸檔的范圍，讓整理和歸檔工作流程更加規(guī)范。需要建立起科學(xué)合理的工作部門負(fù)責(zé)進(jìn)行溝通交流，明確各部門的檔案收集期限，督促各部門能夠主動參與到檔案的整理和歸檔當(dāng)中，及時把歸檔的資料交送給檔案部門。對于無法立刻進(jìn)行收集的資料，需要由相關(guān)工作人員做好資料記錄，確保檔案能夠按期歸檔。針對各部門存在的臨時文件要加強(qiáng)收集力度和整理力度，避免一部分需要?dú)w檔的文件出現(xiàn)丟失和錯漏的情況。通過具備完善的檔案監(jiān)督管理制度，還能夠及時監(jiān)督檔案管理人員當(dāng)前的工作情況，配合貫徹落實(shí)獎懲機(jī)制，針對現(xiàn)有工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)教育，深入激發(fā)工作人員的工作積極性。

3.采用科學(xué)合理的檔案收集和整理模式

機(jī)關(guān)單位要對機(jī)關(guān)檔案的整理和歸檔積極優(yōu)化工作模式，能夠有效提升工作效率。為了能夠強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案，整理以及歸檔的時效性，需要建立起科學(xué)合理的文書檔案整理程序。有綜合性針對文書檔案，加強(qiáng)管理和把握，選用效率更高的整理標(biāo)準(zhǔn)以及歸檔工作方式，及時擺脫傳統(tǒng)檔案收集和整理中存在的問題，創(chuàng)新檔案管理模式，減少不必要的時間消耗[7]。工作人員要具備更加全面和系統(tǒng)的工作原則，嚴(yán)格按照系統(tǒng)化檔案文書的整理要求，注重不同機(jī)關(guān)檔案之間，存在著密切聯(lián)系，深入挖掘機(jī)關(guān)檔案的規(guī)律性，詳細(xì)區(qū)分不同機(jī)關(guān)檔案之間存在的內(nèi)在價值，提前做好檔案的整理準(zhǔn)備工作，能夠?yàn)楹罄m(xù)檔案收集和歸檔工作，開展打下良好基礎(chǔ)。機(jī)關(guān)檔案整理和歸檔工作開展要采用科學(xué)合理的立卷分工整理方式，針對檔案進(jìn)行集中收集和立卷歸檔，明確各項(xiàng)責(zé)任的貫徹落實(shí)。在機(jī)關(guān)檔案當(dāng)中存在的重要的、全面的、具有綜合性利用價值的文書檔案，還需要由檔案管理部門統(tǒng)一完成檔案的管理和歸檔。一部分機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)容特殊性、專業(yè)性比較強(qiáng)，需要由各部門整理完成之后再交給檔案管理部門進(jìn)行歸檔。一機(jī)關(guān)或者是其他企業(yè)單位名義發(fā)布的文件，由檔案管理部門負(fù)責(zé)進(jìn)行歸檔。由其他部門發(fā)布的文件材料，在初步整理完成之后，上交給檔案管理部門進(jìn)行歸檔。其他部門自主發(fā)布純屬于該部門事務(wù)性的文件材料，由該部門自主完成整理歸檔。

4.強(qiáng)化檔案整理和歸檔人員的素質(zhì)水平

通過加強(qiáng)檔案整理和歸檔工作人員的綜合素質(zhì)水平，能夠有效提升機(jī)關(guān)檔案整理和歸檔綜合效率[8]。當(dāng)前在機(jī)關(guān)檔案管理中存在工作人員專業(yè)程度較低的情況。因此機(jī)關(guān)單位需要重視專業(yè)人才的引入和培養(yǎng)，要求工作人員能夠?qū)ｉT負(fù)責(zé)進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案的收集和整理，集中精力解決繁雜的工作任務(wù)，這是提升機(jī)關(guān)檔案整理和歸檔效果的有效措施。針對現(xiàn)有的檔案管理人員要加強(qiáng)素質(zhì)培養(yǎng)，例如安排檔案管理人員參與專題座談會，跟其他單位相互溝通，機(jī)關(guān)檔案管理歸檔的先進(jìn)技術(shù)。檔案管理人員還需要及時采用各種現(xiàn)代化管理技術(shù)，學(xué)習(xí)檔案傳輸設(shè)備的操作技巧，讓檔案管理工作更加高效。

5.提升機(jī)關(guān)檔案整理歸檔的信息化水平

在檔案管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用越來越常見，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案收集、歸檔方式已經(jīng)無法滿足機(jī)關(guān)單位的工作需求，需要利用現(xiàn)代化信息技術(shù)建立起數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，利用先進(jìn)的信息系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)信息的收集、傳輸、整理和歸檔工作，針對重要的文書檔案，還需要進(jìn)行保密權(quán)限和安全措施設(shè)置，提升檔案信息的安全性。

結(jié)語

綜上所述，在信息時代發(fā)展背景下，機(jī)關(guān)檔案的整理和歸檔工作需要創(chuàng)新工作模式，認(rèn)識到檔案整理和歸檔工作開展的重要性，及時分析總結(jié)在工作中存在的不足之處，積累成功管理的工作經(jīng)驗(yàn)，制定出科學(xué)合理的檔案管理和收檔工作策略，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，提升機(jī)關(guān)檔案的整理和歸檔工作水平，促進(jìn)我國檔案整理事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。