芻議如何做好勞動(dòng)保障檔案管理工作

張 靜

（凌源市勞動(dòng)就業(yè)局，遼寧 凌源 122500）

在當(dāng)前時(shí)代背景下，勞動(dòng)保障覆蓋范圍正在不斷擴(kuò)大，保障內(nèi)容也變得更加豐富。我國(guó)在對(duì)社會(huì)保障制度進(jìn)行改革和優(yōu)化時(shí)，對(duì)檔案管理工作開展，產(chǎn)生了較大影響。在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理和應(yīng)用時(shí)，要想提高資源利用價(jià)值，就要借助信息化技術(shù)構(gòu)建綜合管理系統(tǒng)，要對(duì)各項(xiàng)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一儲(chǔ)存和管理，還要提高數(shù)據(jù)信息應(yīng)用安全系數(shù)，才能為社會(huì)保障工作開展提供有效支持。目前在對(duì)勞動(dòng)保障檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，各項(xiàng)工作還存在一定不足之處，需要對(duì)其進(jìn)行持續(xù)創(chuàng)新和優(yōu)化，才能進(jìn)一步提高信息化建設(shè)水平[1]。

一、勞動(dòng)保障檔案管理特點(diǎn)

1.管理要求

勞動(dòng)保障檔案內(nèi)部信息主要涉及到勞動(dòng)人群工作狀態(tài)以及保障信息，通過(guò)對(duì)各項(xiàng)行為進(jìn)行真實(shí)記錄，為勞動(dòng)人群保護(hù)工作開展提供有效依據(jù)。在對(duì)勞動(dòng)保障檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，要對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行高效利用，才能為勞動(dòng)人群合法權(quán)益維護(hù)提供有效支持。勞動(dòng)保障實(shí)際上是指，為了保護(hù)勞動(dòng)人群基本權(quán)益而采取的活動(dòng)和措施，在進(jìn)行勞動(dòng)保障制度建設(shè)時(shí)，也是為了維護(hù)和保護(hù)勞動(dòng)人群合法權(quán)益，避免勞動(dòng)人群權(quán)益受到侵害[2]。

2.檔案內(nèi)容

在進(jìn)行勞動(dòng)保障體系建設(shè)時(shí)，產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)信息，都會(huì)對(duì)勞動(dòng)人群權(quán)益維護(hù)工作開展產(chǎn)生一定影響。因此要對(duì)所有數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面收集和系統(tǒng)化整理，要對(duì)其中應(yīng)用價(jià)值比較高的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行提取，構(gòu)建相應(yīng)檔案，這些檔案可以為勞動(dòng)保障工作開展提供數(shù)據(jù)支持。勞動(dòng)保障部門在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，需要提高對(duì)相關(guān)工作重視程度，還要制定針對(duì)性管理制度，并且選擇更加專業(yè)管理人員，才能促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開展。勞動(dòng)保障部門需要督促用人單位和勞動(dòng)人群依法辦理手續(xù)。勞動(dòng)保障監(jiān)察大隊(duì)可以對(duì)勞動(dòng)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督，并且開展檔案管理工作，使得所有勞動(dòng)人群合法權(quán)益都能得到法律保護(hù)[3]。

二、勞動(dòng)保障檔案管理問(wèn)題

1.缺乏健全管理機(jī)制

1.1 管理制度不完善。目前大多數(shù)勞動(dòng)保障部門在進(jìn)行檔案管理時(shí)，雖然在一定程度上提高了重視程度，但并沒(méi)有根據(jù)時(shí)代發(fā)展要求，對(duì)原有管理機(jī)制內(nèi)容進(jìn)行持續(xù)更新和優(yōu)化，導(dǎo)致現(xiàn)有管理工作在開展時(shí)，無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有效用。勞動(dòng)保障部門在進(jìn)行管理制度建設(shè)時(shí)，也沒(méi)有根據(jù)檔案管理工作開展需求，對(duì)現(xiàn)有制度內(nèi)容進(jìn)行持續(xù)完善和優(yōu)化。因?yàn)楝F(xiàn)有管理制度內(nèi)容存在缺陷問(wèn)題，無(wú)法為各項(xiàng)管理工作開展提供有效依據(jù)，會(huì)引發(fā)管理混亂等問(wèn)題。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)全球化背景下，勞動(dòng)保障管理工作面臨更多機(jī)遇和挑戰(zhàn)，勞動(dòng)保障部門需要從辯證角度對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行審視，還要根據(jù)市場(chǎng)環(huán)境和勞動(dòng)形式變化特點(diǎn)，制定針對(duì)性管理體系，才能從根本上提高管理工作開展質(zhì)量和效率[4]。

1.2 管理責(zé)任不清晰。實(shí)際上大多數(shù)勞動(dòng)保障部門并沒(méi)有從綜合層面上，對(duì)管理機(jī)制內(nèi)容進(jìn)行合理規(guī)劃，也沒(méi)有從細(xì)節(jié)區(qū)域?qū)芾盹L(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面預(yù)防，甚至無(wú)法對(duì)管理期間存在的缺陷問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，這就導(dǎo)致管理工作在開展時(shí)存在更多問(wèn)題，制約了勞動(dòng)保障部門發(fā)展。勞動(dòng)保障部門也沒(méi)有制定統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法對(duì)各項(xiàng)管理工作進(jìn)行規(guī)范化管理，也沒(méi)有對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行完善。勞動(dòng)保障部門沒(méi)有建立健全責(zé)任制度，無(wú)法將權(quán)責(zé)落實(shí)到個(gè)人身上，一旦在開展檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)嚴(yán)重缺陷問(wèn)題，無(wú)法對(duì)負(fù)責(zé)人進(jìn)行及時(shí)查找，更難以通過(guò)負(fù)責(zé)人制定相應(yīng)整改方案，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行全面解決。因?yàn)閯趧?dòng)保障部門在對(duì)管理工作進(jìn)行規(guī)定時(shí)，并沒(méi)有對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化分解，這就導(dǎo)致管理人員對(duì)自身職責(zé)缺乏清晰認(rèn)知，也無(wú)法根據(jù)客觀指標(biāo)和硬性標(biāo)準(zhǔn)約束自身行為，管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到自身重要性，制約了檔案管理工作發(fā)展[5]。

2.信息化技術(shù)水平比較低

2.1 技術(shù)應(yīng)用范圍窄。在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，很多地區(qū)勞動(dòng)保障部門依然采用了傳統(tǒng)管理形式，并沒(méi)有積極引進(jìn)信息化技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，這就導(dǎo)致現(xiàn)有管理水平無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展要求。傳統(tǒng)檔案管理工作在開展時(shí)，存在較多缺陷問(wèn)題，甚至?xí)霈F(xiàn)數(shù)據(jù)遺失等現(xiàn)象，這些問(wèn)題的出現(xiàn)，都會(huì)對(duì)勞動(dòng)保障部門業(yè)務(wù)開展產(chǎn)生不良影響。我國(guó)信息化發(fā)展水平比較快，在對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行推廣使用時(shí)，促進(jìn)各行各業(yè)進(jìn)行了改革。但有些勞動(dòng)保障部門在進(jìn)行信息化技術(shù)應(yīng)用時(shí)，并沒(méi)有將技術(shù)覆蓋于管理各個(gè)環(huán)節(jié)中，也沒(méi)有加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，無(wú)法為信息化建設(shè)提供充足支持。在進(jìn)行信息化檔案系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，勞動(dòng)保障部門也沒(méi)有對(duì)所有數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面提取和整合應(yīng)用以及高效管理，無(wú)法為檔案管理工作開展提供有效支持[6]。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度不足。在進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)時(shí)，勞動(dòng)保障部門沒(méi)有加大資金投入力度，無(wú)法為各項(xiàng)工作開展提供充足資金支持。在進(jìn)行設(shè)備購(gòu)買時(shí)，勞動(dòng)保障部門也沒(méi)有嚴(yán)格按照信息化建設(shè)要求，對(duì)終端設(shè)備規(guī)格和型號(hào)進(jìn)行正確選擇，更沒(méi)有通過(guò)日常巡檢工作，對(duì)設(shè)備使用情況進(jìn)行全方位了解。一旦終端設(shè)備在使用時(shí)出現(xiàn)缺陷問(wèn)題，就會(huì)降低信息化管理水平，還會(huì)引發(fā)經(jīng)濟(jì)損失。勞動(dòng)保障部門在對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化管理時(shí)，沒(méi)有將所有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，也沒(méi)有加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全管理，會(huì)引發(fā)數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題，還會(huì)增加管理人員工作量。勞動(dòng)保障部門沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)應(yīng)用重要性，導(dǎo)致信息化建設(shè)僅僅停留在表面，無(wú)法為檔案管理工作開展提供有效技術(shù)支撐，也制約了勞動(dòng)保障部門發(fā)展[7]。

3.管理人員能力不足

3.1 管理團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)不完善。目前在對(duì)勞動(dòng)保障部門檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，涉及到的內(nèi)容正在不斷增加，管理工作系統(tǒng)性特征更強(qiáng)，對(duì)管理人員能力提出了更高要求。管理人員不僅要學(xué)習(xí)基礎(chǔ)管理知識(shí)，還要積極學(xué)習(xí)一些新型技術(shù)，在開展檔案管理工作時(shí)，不僅要做好數(shù)據(jù)整理和記錄以及檔案建設(shè)，還需要嚴(yán)格按照國(guó)家法律要求，自覺(jué)規(guī)范自身行為。管理人員必須順應(yīng)時(shí)代變化趨勢(shì)，提高自身綜合素養(yǎng)和專業(yè)能力，確保自身能力水平能夠符合崗位要求，這樣才能勝任檔案管理工作。但實(shí)際上大多數(shù)勞動(dòng)保障部門在進(jìn)行管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)時(shí)，并沒(méi)有對(duì)管理人員能力水平進(jìn)行全面考核，也沒(méi)有從各個(gè)層面對(duì)管理人員綜合素質(zhì)進(jìn)行深入了解。一些職業(yè)素養(yǎng)比較低的管理人員參與到這項(xiàng)工作中，會(huì)引發(fā)嚴(yán)重失誤問(wèn)題。有些管理人員并不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人才，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門培訓(xùn)和教育就參與檔案管理工作，甚至存在管理人員身兼數(shù)職等情況，這些問(wèn)題的出現(xiàn)，都會(huì)降低檔案管理工作開展水平[8]。

3.2 人才管理水平低。因?yàn)楫?dāng)前在進(jìn)行檔案管理專業(yè)人才選擇時(shí)，勞動(dòng)保障部門并沒(méi)有拓寬人才引進(jìn)渠道，也沒(méi)有在內(nèi)部加強(qiáng)人才培養(yǎng)。在進(jìn)行人才培養(yǎng)機(jī)制建設(shè)時(shí)，勞動(dòng)保障部門沒(méi)有根據(jù)自身發(fā)展需求，結(jié)合管理要求對(duì)機(jī)制內(nèi)容進(jìn)行完善和優(yōu)化，也沒(méi)有建立健全責(zé)任體系和獎(jiǎng)罰體系，無(wú)法充分調(diào)動(dòng)管理人員積極主動(dòng)性。在對(duì)管理人員能力進(jìn)行考核時(shí)，勞動(dòng)保障部門沒(méi)有制定多元化評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法從各個(gè)層面對(duì)管理人員發(fā)展情況進(jìn)行全面了解，也沒(méi)有根據(jù)管理人員發(fā)展需求，制定針對(duì)性晉升機(jī)制，引發(fā)了人才流失等現(xiàn)象。

三、勞動(dòng)保障檔案管理優(yōu)化措施

1.建立健全管理機(jī)制

1.1 完善管理內(nèi)容。勞動(dòng)保障部門在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，首先要根據(jù)時(shí)代發(fā)展要求，建立健全管理機(jī)制，并且對(duì)原有管理制度內(nèi)容進(jìn)行完善和優(yōu)化，為各項(xiàng)工作開展提供有效支持。勞動(dòng)保障部門要提高對(duì)各項(xiàng)工作重視程度，在進(jìn)行管理體系建設(shè)時(shí)，需要強(qiáng)化管理認(rèn)知，還需要對(duì)所有檔案信息進(jìn)行規(guī)范化管理。勞動(dòng)保障部門需要構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，要為各項(xiàng)管理工作開展提供有效依據(jù)，還要根據(jù)管理工作發(fā)展?fàn)顟B(tài)，對(duì)現(xiàn)有制度內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，確保各項(xiàng)制度能夠全面落到實(shí)處，促進(jìn)管理工作向著規(guī)范化方向進(jìn)行更好發(fā)展。勞動(dòng)保障部門要積極積累經(jīng)驗(yàn)，提高自身綜合管理水平，還要與時(shí)俱進(jìn)對(duì)管理工作開展期間取得的各項(xiàng)缺陷問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決。勞動(dòng)保障部門需要建立健全責(zé)任機(jī)制，要將權(quán)責(zé)落實(shí)到個(gè)人身上，一旦在管理期間出現(xiàn)問(wèn)題，需要對(duì)負(fù)責(zé)人進(jìn)行及時(shí)查找，并且由負(fù)責(zé)人對(duì)問(wèn)題進(jìn)行專項(xiàng)整改。

1.2 強(qiáng)化管理監(jiān)督。勞動(dòng)保障部門還要構(gòu)建硬性指標(biāo)，要根據(jù)這項(xiàng)指標(biāo)對(duì)各項(xiàng)管理工作開展情況進(jìn)行監(jiān)督，例如可以通過(guò)組建專門監(jiān)督小組，對(duì)各項(xiàng)工作開展情況進(jìn)行全方位追蹤和管理。一旦發(fā)現(xiàn)某一管理環(huán)節(jié)存在問(wèn)題，要對(duì)導(dǎo)致問(wèn)題發(fā)生的原因進(jìn)行全面查找，并且制定針對(duì)性解決措施。在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，主要是對(duì)資料進(jìn)行收集和整理以及歸檔。在對(duì)分散的資料進(jìn)行收集時(shí)，工作量比較大，要想提高管理質(zhì)量和效率，需要建立健全制度體系。例如可以構(gòu)建高效檔案資料收集制度，通過(guò)對(duì)各項(xiàng)檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，確保資料登記和傳遞流程更加清晰，也為檔案資料收集工作開展提供有效數(shù)據(jù)支持。在進(jìn)行管理機(jī)制建設(shè)時(shí)，勞動(dòng)保障部門還要嚴(yán)格按照法律要求，對(duì)現(xiàn)有機(jī)制內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，確保各項(xiàng)管理工作在開展時(shí)能夠符合法律規(guī)范。

2.提高信息化建設(shè)水平

2.1 拓寬技術(shù)應(yīng)用范圍。在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，勞動(dòng)保障部門不僅要加強(qiáng)科研創(chuàng)新，還需要將信息化技術(shù)覆蓋到管理各個(gè)環(huán)節(jié)中。在引進(jìn)信息化技術(shù)之后，勞動(dòng)保障部門需要構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面提取和整合應(yīng)用以及儲(chǔ)存管理。勞動(dòng)保障部門還可以借助信息化技術(shù)構(gòu)建辦公系統(tǒng)，并且將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案數(shù)據(jù)。在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理內(nèi)容比較繁瑣，工作量比較大，采用傳統(tǒng)管理方式會(huì)出現(xiàn)資源浪費(fèi)等問(wèn)題。在進(jìn)行信息化系統(tǒng)構(gòu)建時(shí)，可以根據(jù)數(shù)字化管理要求，對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行完善和優(yōu)化，還可以借助智能軟件和終端，提高管理工作開展質(zhì)量和效率。在進(jìn)行信息化檔案建設(shè)時(shí)，管理人員需要將原始信息輸入到計(jì)算機(jī)設(shè)備中，并且構(gòu)建完整信息資源庫(kù)，在對(duì)新接收的檔案信息進(jìn)行錄入時(shí)，要保證信息資源在應(yīng)用時(shí)更加真實(shí)可靠。

2.2 提高管理安全性。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作相比較，在進(jìn)行信息化辦公時(shí)，可以避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)誤差等問(wèn)題。采用數(shù)字化管理形式，還可以對(duì)各項(xiàng)檔案資源進(jìn)行充分利用，促進(jìn)檔案管理工作順利開展。但因?yàn)樵谶M(jìn)行數(shù)字化檔案管理時(shí)，會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和黑客攻擊以及系統(tǒng)病毒等因素影響，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息在應(yīng)用時(shí)會(huì)出現(xiàn)進(jìn)行問(wèn)題。因此勞動(dòng)保障部門需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全管理，要建立健全風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，從各個(gè)層面對(duì)管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面預(yù)防，還要將安全性原則融入到管理各個(gè)環(huán)節(jié)中。例如在進(jìn)行管理軟件應(yīng)用時(shí)，需要根據(jù)不同管理人員工作要求設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，最大限度保障檔案應(yīng)用安全性。

3.組建專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)

在進(jìn)行管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)時(shí)，勞動(dòng)保障部門首先要設(shè)置人才準(zhǔn)入門檻。在進(jìn)行人才招聘時(shí)，要拓寬人才引進(jìn)渠道，并且對(duì)人才能力和資質(zhì)進(jìn)行全面考核，還要為其提供專門崗前培訓(xùn)和教育活動(dòng)，通過(guò)開展相關(guān)活動(dòng)，提高管理人員綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，要保證管理人員能力水平能夠符合崗位要求。勞動(dòng)保障部門還需要建立健全人才培養(yǎng)機(jī)制，要根據(jù)不同人才發(fā)展需求，為其提供相應(yīng)服務(wù)，要為人才發(fā)展提供廣闊平臺(tái)，還要鼓勵(lì)人才學(xué)習(xí)一些新型知識(shí)和技術(shù)。勞動(dòng)保障部門在引入一些新型技術(shù)和設(shè)備時(shí)，要組織管理人員共同學(xué)習(xí)技術(shù)和設(shè)備操作要求，要保證所有管理人員能夠熟練掌握信息化技術(shù)，在進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，要降低失誤問(wèn)題發(fā)生幾率，勞動(dòng)保障部門還可以組織管理人員到其他單位進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)，并且邀請(qǐng)檔案管理專家開展講座活動(dòng)，對(duì)管理人員進(jìn)行具體指導(dǎo)，提高檔案管理工作專業(yè)性。勞動(dòng)保障部門還需要建立健全獎(jiǎng)罰機(jī)制，并且對(duì)管理人員進(jìn)行定期考核，要根據(jù)最終考核結(jié)果，對(duì)管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰，充分調(diào)動(dòng)管理人員積極主動(dòng)性，確保管理人員能夠自覺(jué)規(guī)范自身行為。勞動(dòng)保障部門還需要建立完善晉升機(jī)制，促進(jìn)管理人員進(jìn)行更好發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，勞動(dòng)保障部門在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，需要根據(jù)這項(xiàng)工作開展要求，引進(jìn)更加專業(yè)技術(shù)人才，并且對(duì)現(xiàn)有管理制度內(nèi)容進(jìn)行持續(xù)更新和優(yōu)化，才能進(jìn)一步提高檔案管理工作開展質(zhì)量和效率。勞動(dòng)保障部門還需要提高對(duì)這項(xiàng)工作重視程度，要加大資金投入力度，通過(guò)建立綜合管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案信息，降低數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題發(fā)生幾率。勞動(dòng)保障部門還要對(duì)各項(xiàng)信息資源價(jià)值進(jìn)行深入挖掘，要為我國(guó)勞動(dòng)人民發(fā)展提供充足保障。