“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下不動產登記檔案管理策略探討

陳 晶

（凌源市不動產登記中心，遼寧 凌源 122500）

在互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展背景下，不動產登記機構需要創(chuàng)新不動產登記模式，加強網(wǎng)上辦事大廳建設，在線上平臺當中拓展線上辦理事項，有效延伸了登記服務范圍，優(yōu)化營商環(huán)境。在互聯(lián)網(wǎng)+背景下要積極優(yōu)化不動產登記檔案管理模式，結合現(xiàn)代化信息技術的應用，讓不動產登記檔案管理更加規(guī)范科學，提升檔案管理工作實效性。

一、不動產登記檔案管理的特點分析

1.法定性

不動產登記檔案工作具有十分突出的法定性特點，必須要由國家授權的相關機關依法完成檔案管理，并且該機構在管理工作中也必須要遵守相關規(guī)范和程序要求，實現(xiàn)不動產檔案的標準化管理。國家機關部門屬于不動產登記檔案管理的主體，在相關工作當中需要依法貫徹落實不動產登記檔案管理工作，嚴格遵守相關法律法規(guī)要求，把法律法規(guī)要求應用到具體工作中。通過了解不動產登記檔案管理現(xiàn)狀可知，不動產登記檔案具有較強的法律效力，需要管理工作人員能夠對該工作加強重視，確保自身職能充分發(fā)揮出來，規(guī)范合理的應用法律方式執(zhí)行檔案管理工作，提升不動產登記檔案管理工作的法定性。

2.規(guī)范性

不動產登記檔案管理工作具備規(guī)范性特點，規(guī)范性的檔案管理也能夠把理想中有價值充分發(fā)揮出來，讓先進的檔案管理模式能夠快速貫徹落實[1]。在不動產登記檔案管理工作當中，需要采用具體簿冊的應用，嚴格按照相關規(guī)范標準要求執(zhí)行，尤其是明確具體內容以及格式的規(guī)范性，避免不動產登記檔案出現(xiàn)隨意性問題，有效杜絕檔案登記混亂的情況，減少有偏差檔案內容的出現(xiàn)，提升不動產登記檔案管理工作的安全性和可靠性。只有不動產登記檔案提升管理規(guī)范性，才能夠把法律效力充分發(fā)揮出來，貫徹落實先進的檔案管理工作，減少安全隱患的出現(xiàn)。不動產登記檔案管理中還存在字跡模糊、格式不規(guī)范以及概念混淆的情況，要加強規(guī)范性管理，避免隨意地進行檔案的調取和使用。

3.唯一性

不動產登記檔案管理具有唯一性特點，檔案資料是客觀真實記錄不動產物權的重要文件，能夠幫助明確相關資源狀況以及權力歸屬，公示證明不動產物權，因此體現(xiàn)出了較強的唯一性特點。這種唯一性特點還體現(xiàn)在不動產登記檔案管理工作當中，該項工作是由法定部門統(tǒng)一進行管理，確保從檔案的形成、管理到最后的應用都是唯一的工作部門負責，避免多方參與到不動產登記檔案管理當中，影響檔案管理工作的科學性和先進性。唯一性還表現(xiàn)在對于檔案資料內容的處理上，必須要保證檔案資料具有唯一性特點，同時檔案整理要具有調理性，這樣才能夠確保把檔案應用價值充分發(fā)揮出來。

4.高要求

不動產登記檔案管理工作對于管理水平要求非常高，必須要具備專業(yè)的工作人員和工作技術，貫徹落實先進的不動產檔案管理工作模式，及時解決在檔案管理工作中存在的偏差和混亂問題[2]。由于不動產登記檔案，其中涉及了圖紙信息、權重以及契約資料等問題，所有的內容都必須要專門的檔案管理人員進行準確的利用和掌控，避免在檔案管理中出現(xiàn)混亂情況。檔案管理工作相關環(huán)節(jié)都有十分嚴苛的工作要求，一旦出現(xiàn)任何資料模糊或者是數(shù)據(jù)偏差的情況，都會帶來較大的威脅和影響。要求不動產登記檔案管理工作人員具有較高的能力和水平，避免隨意安排其他工作人員參與其中，重點突出不動產登記檔案管理的高要求特點，減少人為因素帶來的影響和傷害。

二、互聯(lián)網(wǎng)+不動產等級檔案管理工作現(xiàn)存問題

1.忽視了互聯(lián)網(wǎng)技術的影響力

當前，工作部門和工作人員并沒有充分認識到，互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展對于不動產登記檔案管理的影響和沖擊。時代發(fā)展要求不動產登記機構在工作中需要樹立提效增速的工作目標，把前端的不動產登記業(yè)務事項有機整合在一起，建設出更加精簡的工作流程，有效提升工作效率和質量。在業(yè)務部門完成不動產登記之后，沒有及時與檔案管理部門進行對接，導致不動產登記以及登記資料歸檔，相互脫節(jié)。

2.檔案歸檔范圍不統(tǒng)一，制度設計不夠完善

在互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展背景下，不動產登記實現(xiàn)了無紙化辦公以及不見面審批的工作目標，但是在工作制度設計中還存在創(chuàng)新不足的情況[3]。有一部分工作人員認為電子文件是不需要軌道的，只需要放在固定位置，從業(yè)務系統(tǒng)中能查詢到記錄即可。并沒有在具體的工作當中注意保存好登記過程中產生的電子檔案，導致一部分登記資料嚴重缺失，無法快速歸檔。

3.對當前歸檔體制的影響

互聯(lián)網(wǎng)檔案管理平臺的應用，需要不動產登記、交易、稅務、金融等不同部門聯(lián)動實現(xiàn)了一同受理、并行辦理的模式。這種統(tǒng)一管理系統(tǒng)能夠把傳統(tǒng)多部門收取的幾套材料，精簡成為一整套，這一整套材料由統(tǒng)一一個專業(yè)的部門進行歸檔。

4.對歸檔、立卷以及檔案管理的影響

在互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展背景下，不動產登記檔案大部分是由紙質檔案和電子文件組成的，跟傳統(tǒng)單純的紙質檔案歸檔有較大的區(qū)別，相應的檔案管理工作規(guī)范要求也需要適當進行改革調整[4]。

5.不動產檔案信息安全問題

在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，實現(xiàn)不動產登記檔案管理模式創(chuàng)新，需要不同的工作部門能夠實現(xiàn)不動產檔案信息共享，為各部門提供自助檔案服務模式，這在一定程度上也逐漸凸顯出了不動產檔案信息安全保障問題。

三、互聯(lián)網(wǎng)+背景下，不動產登記檔案管理有效措施

在互聯(lián)網(wǎng)+發(fā)展背景下需要各個部門能夠把辦理關聯(lián)度比較高的相關事項進行統(tǒng)一管理，形成過程透明化、數(shù)據(jù)共享化、流程網(wǎng)絡化的服務平臺。不動產登記工作需要多個部門交叉完成，通過結合現(xiàn)代化信息技術能夠為對象，提供更加優(yōu)質的服務。因此不動產登記檔案管理也需要及時創(chuàng)新工作觀念，確保各項登記資料能夠及時歸檔，后續(xù)得到有序的管理和科學的應用，提升不動產登記檔案管理水平。

1.主動完成檔案管理對接

不動產檔案存在動態(tài)性特點，在不動產登記完成之后會形成不動產檔案。對于不動產權利影響因素有非常多，因此導致不動產當前的權利狀態(tài)，常常處于動態(tài)變化當中，屬于活性檔案，必須要及時準確地，把當前不動產權利的登記現(xiàn)狀，體現(xiàn)出來。檔案管理屬于不動產登記工作的重要一部分，檔案管理的重要性不會隨著后續(xù)不動產登記工作模式創(chuàng)新而變化。一旦當前不動產檔案的真實性、完整性無法得到保障，則無法確定當前不動產登記的準確性，該不動產的公示作用以及政府的公信力都會受到影響[5]。結合現(xiàn)代化信息技術能夠幫助優(yōu)化不動產登記檔案管理流程，實現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新改革。不動產登記包括申請、受理、審核等不同工作環(huán)節(jié)，各個環(huán)節(jié)階段都會產生需要歸檔的登記資料。后續(xù)不管是人工還是智能登記，都需要把不動產檔案充分利用起來。因此在互聯(lián)網(wǎng)+不動產登記檔案管理過程中，需要積極加強業(yè)務流程設計，開發(fā)不動產登記資料管理功能，從前端辦理登記快速進入后端的檔案管理過程中。在設計不動產登記檔案管理信息化管理系統(tǒng)時，檔案管理工作部門必須要提前具備預見性，及時糾正重復性的檔案登記環(huán)節(jié)，主動與不動產登記工作進行對接，提前進入檔案管理，實現(xiàn)檔案歸檔與前端業(yè)務工作流程的深度融合，能夠有效消除檔案管理的空白現(xiàn)象出現(xiàn)。

2.做好業(yè)務記錄，登記資料需要盡快歸檔

不動產登記需要申請人進入到實體大廳內，提交紙質材料用來辦理不動產登記。但是在互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展背景下，不動產登記可以線上進行，有效減少了紙質材料辦理不動產登記的情況出現(xiàn)。當信息共享、流程、工作人員達到集成條件時，就可以從前期的紙質登記程序逐漸轉變成，為檔案利用服務的無紙化辦公，讓電子文件管理取代傳統(tǒng)的紙質文件管理。一部分管理人員認為，既然紙質材料不那么重要，那么過程當中電子文件的歸檔好像也沒有那么必要，只需要保存好記載登記的結果即可，影響了不動產登記以及后續(xù)檔案管理工作的準確性。加強不動產登記檔案管理工作，能夠有效提升業(yè)務的連續(xù)性，把登記過程詳細記錄下來，提升政府部門的合規(guī)性。我國物權法規(guī)定了不動產登記機構必須要在進行不動產登記時，查驗申請人的必要材料，詢問申請人有關于不動產登記的相關事項。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境當中，不動產登記產生的電子文件都屬于電子檔案，也是不動產登記過程中的詳細記錄[6]。在監(jiān)督考核不動產登記機構工作開展現(xiàn)狀時，這些詳細記錄的不動產檔案能夠為工作效率和質量提供重要參考。如果工作人員并沒有針對過程性、結論性、登記申請材料等必要資料進行管理收檔，那么就無法把登記結果準確全面地展現(xiàn)出來，也無法證明該登記行為是否合規(guī)。

不動產登記資料既屬于檔案文件，同時也具有較強的證據(jù)屬性，是不動產權利人以及利害關系人維護好自身合法權益的重要參考依據(jù)。同時也是人民法院在進行司法裁判活動，確認相關法律事實過程所依據(jù)的重要證據(jù)。不動產登記資料其中包含有不動產登記，結果以及相關原始資料，需要按照規(guī)定整理完成之后進行歸檔、保存和檔案管理。在互聯(lián)網(wǎng)+發(fā)展環(huán)境當中，加強不動產登記檔案管理工作，需要以電子文件形式存在的檔案。作為原始憑證，不能長期存留在業(yè)務系統(tǒng)當中，而是需要再登記完成之后，按照歸檔范圍完整的移交給檔案管理部門進行妥善的文件管理，避免檔案出現(xiàn)漏洞或者是丟失。

3.實現(xiàn)統(tǒng)一協(xié)調，貫徹落實歸檔單位職能

互聯(lián)網(wǎng)+不動產登記檔案管理工作必須要堅持為人民服務的原則，成為群眾與政府機構之間的重要紐帶，把網(wǎng)絡構架充分利用起來，打破傳統(tǒng)檔案管理工作存在的壁壘。政府政務服務雖然是圍繞著特定事由形成的，但是政府部門也具有公共管理職能，因此在互聯(lián)網(wǎng)+不動產登記檔案管理模式當中，機構來源占據(jù)著十分重要的位置，也是最高的檔案整理成冊[7]。實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)+不動產登記檔案管理，要做好信息共享以及業(yè)務協(xié)同，尤其是對于涉及房產交易、稅務以及不動產登記等不同部門的房屋交易以及登記事項時，有相關協(xié)同部門共同商定出統(tǒng)一的對外所需材料之后，統(tǒng)一收取材料進行內部流轉，實現(xiàn)業(yè)務的聯(lián)合辦理。在協(xié)同辦理完某一項業(yè)務之后，各部門需要積極針對應收取的資料進行審批、審核和分別歸檔。一套材料歸為三份不同的檔案，分別轉交給不同的職能部門。在資料審批、轉交步驟當中，協(xié)同辦理的多個不同工作部門進行流程及城市，要嚴格按照不動產登記檔案歸檔要求設計出相關業(yè)務表格。對于只有一份但是各個部門都需要歸檔的材料，要根據(jù)該材料與不同部門的職能相關性原則，協(xié)商好原件歸檔的部門，其余的部門則采用紙質材料數(shù)字化掃描和電子文件的副本方式進行歸檔。

4.調整管理規(guī)范，創(chuàng)新檔案歸檔工作模式

地區(qū)都開始貫徹落實互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理模式，但是互聯(lián)網(wǎng)技術在檔案管理工作中的應用還不夠成熟，一部分地區(qū)已經(jīng)實現(xiàn)了登記業(yè)務的無紙化辦公，登記資料全部都是電子文件方式，但是仍然處于摸索和分歧貫徹落實的狀態(tài)，經(jīng)常會出現(xiàn)同樣一份登記材料紙質檔案和電子文件共同存在的情況，成為檔案歸檔以及檔案管理工作的難點[8]。如何在無紙化登記過程中妥善地做好電子文件的保存、收集和處理，提升不動產登記電子檔案管理的規(guī)范性、可靠性、合法性，是目前檔案管理部門需要思考的主要問題。我國浙江市住房和城鄉(xiāng)建設廳政務辦理中心經(jīng)過課題研究，創(chuàng)建出了省級行政審批電子文件，歸檔以及電子檔案單套制管理新模式，打破了傳統(tǒng)紙質檔案和電子文件，都需要同時歸檔的現(xiàn)象，讓電子檔案能夠得到更加長期和規(guī)范的保管。通過學習這些先進的經(jīng)驗和技術，能夠有效提升不動產登記檔案管理水平。

在互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)當中，不動產登記檔案都是一件一卷的原則，每辦理完一件登記業(yè)務就形成材料，收集整合成為一個完整的資料卷。在傳統(tǒng)檔案管理向互聯(lián)網(wǎng)+不動產登記檔案管理過渡時，存在既有紙質文件，同時也有電子文件的情況，需要詳細按照目錄、結論性審核材料、當事人提供登記申請材料等按順序進行排列。為每一份文件邊上順序號，把紙質文件的數(shù)字化建設成果與電子文件，共同歸為一卷電子檔案，提升電子檔案的完善性。

結語

在互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展背景下，不動產登記檔案管理工作面臨著更高的要求，為了能夠把該項工作作用和價值充分發(fā)揮出來，需要根據(jù)該工作的特點詳細分析，了解該工作中存在的問題，結合現(xiàn)代化信息技術的應用，為工作優(yōu)化貫徹落實提供發(fā)展方向和目標。在推動互聯(lián)網(wǎng)+不動產登記檔案管理發(fā)展當中，需要明確管理標準和管理規(guī)范，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，具備主動服務意識，能夠積極主動的配合協(xié)調多部門共同開展檔案管理工作，提升不動產登記檔案管理工作水平。