從醫(yī)院發(fā)展的新視角談檔案管理的重要性

張 勉

（大連市婦女兒童醫(yī)療中心（集團(tuán)），遼寧 大連 116033）

一、檔案管理的內(nèi)容和重要性

1.檔案的內(nèi)容

醫(yī)院的檔案是指通過(guò)較為客觀和綜合的方式將醫(yī)院的發(fā)展歷程過(guò)程中的重要事件和所有內(nèi)容進(jìn)行記錄的文檔，其包含了醫(yī)院的病例、科研案例、設(shè)備設(shè)施、財(cái)務(wù)等所有方案。醫(yī)院檔案所涵蓋的內(nèi)容較為豐富且廣泛，涉及了醫(yī)院的所有內(nèi)容和部門(mén)，能夠真實(shí)反映醫(yī)院的整個(gè)發(fā)展歷程以及目前的發(fā)展現(xiàn)狀。其對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展具有非常重要的意義，且是醫(yī)院珍貴的財(cái)富，是醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)療科研工作、開(kāi)展醫(yī)療活動(dòng)等的重要參考資料，是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)高效管理和持續(xù)發(fā)展的有利條件，在醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中要對(duì)其引起一定的重視。

2.檔案管理的重要性

2.1 對(duì)于人才資源管理的重要性。

醫(yī)院檔案管理中人事檔案記錄的是員工個(gè)人工作背景等相關(guān)的所有資料，是員工個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)、工作履歷、個(gè)人工作技能的掌握程度的重要檔案資料，記錄了員工在企業(yè)單位獲得的成就和成長(zhǎng)經(jīng)歷，是員工提高工資水平，調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)的重要依據(jù)；也是員工晉升的可靠依據(jù)。人事檔案管理是個(gè)人的基本信息，是員工個(gè)人價(jià)值最直接的體現(xiàn)資料，對(duì)員工來(lái)說(shuō)每一次成就都會(huì)在檔案中增加一項(xiàng)精彩的記錄。員工個(gè)人對(duì)于人事檔案管理有很高的需求，完善的人事檔案管理制度也是對(duì)員工個(gè)人發(fā)展的重要保障。對(duì)于人事檔案的管理是企業(yè)單位在管理工作中必須要落實(shí)和完善的工作內(nèi)容，企業(yè)單位依據(jù)人事檔案來(lái)加強(qiáng)企業(yè)單位的人才管理，對(duì)于單位人員的檔案進(jìn)行編輯和管理，保障正確性，使檔案具有真實(shí)意義，是企業(yè)單位的重要工作。人事檔案是企業(yè)單位把控人員的工作情況、合理規(guī)劃人員流動(dòng)以及提高員工工資的重要依據(jù)；同時(shí)完善人事檔案是企業(yè)單位提高行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要保障。

2.2 對(duì)于醫(yī)院管理者的重要性。

醫(yī)院的檔案往往是將過(guò)去醫(yī)院中有價(jià)值的活動(dòng)和事件進(jìn)行記錄和保存，是對(duì)過(guò)去經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，是對(duì)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)過(guò)程中成功和失敗經(jīng)驗(yàn)的積累和反思，其能夠?yàn)獒t(yī)院進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)的規(guī)劃和各項(xiàng)工作的管理決策提供最有價(jià)值的參考資料。當(dāng)管理者需要做出較為重大的決策時(shí)，若不經(jīng)過(guò)對(duì)過(guò)去經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中各事件進(jìn)行查閱和分析就制定決策，將會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院的發(fā)展受到影響。因此對(duì)醫(yī)院檔案的數(shù)據(jù)和內(nèi)容進(jìn)行分析和研究，可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)下醫(yī)院存在的管理問(wèn)題，以及目前的發(fā)展現(xiàn)狀，能夠?yàn)獒t(yī)院未來(lái)的發(fā)展明確方向，同時(shí)參考醫(yī)院檔案內(nèi)的有價(jià)值的措施和資料能夠避免管理者采取錯(cuò)誤的方式來(lái)管理醫(yī)院。

2.3 對(duì)于醫(yī)院醫(yī)療水平提高的重要性。

醫(yī)院的檔案往往是醫(yī)院管理水平、醫(yī)療服務(wù)水平以及醫(yī)療質(zhì)量水平的重要體現(xiàn)。醫(yī)院通過(guò)對(duì)既往病例的總結(jié)和分析，將對(duì)醫(yī)院有價(jià)值的醫(yī)療信息進(jìn)行提取，為醫(yī)院醫(yī)療水平的提高和科研經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)提供寶貴的參考資料。同時(shí)病例檔案的研究能夠促進(jìn)醫(yī)院各醫(yī)護(hù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平提升，提高醫(yī)院整體的醫(yī)療質(zhì)量，同時(shí)提高醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力；再者，醫(yī)院對(duì)各病例檔案的科學(xué)記錄，能夠?yàn)獒t(yī)療糾紛事件的發(fā)生提供最真實(shí)的證據(jù)，也是患者進(jìn)行醫(yī)療社保相關(guān)服務(wù)的重要依據(jù)。醫(yī)院的病例檔案也為高校的教學(xué)提供了最真實(shí)的研究和學(xué)習(xí)資料，能夠開(kāi)闊新醫(yī)護(hù)人員和高校學(xué)生的眼界，培養(yǎng)臨床經(jīng)驗(yàn)；而且，醫(yī)院檔案的信息是進(jìn)行科研工作研究的重要參考資料，患者疾病的發(fā)生演變、治療等過(guò)程是研究臨床疾病客觀規(guī)律的有效參考資料，能夠節(jié)約醫(yī)院的成本，同時(shí)也能推動(dòng)臨床醫(yī)學(xué)的發(fā)展。

2.4 對(duì)于醫(yī)院文化建設(shè)的重要性。

醫(yī)院檔案之中往往全面地記載了醫(yī)院自成立以來(lái)的發(fā)展歷史、大小事件、成功的項(xiàng)目、失敗的決定等等，同時(shí)也是醫(yī)院文化建設(shè)和發(fā)展的濃縮，是醫(yī)院文化建設(shè)的重要參考依據(jù)。因此通過(guò)了解檔案的內(nèi)容，能夠感受和了解到檔案的文化內(nèi)涵，是醫(yī)院的文化得到有效傳承的關(guān)鍵所在。醫(yī)院的文化的形成是在歷久彌新的歲月之中逐漸沉淀而來(lái)，是多代人的心血，其體現(xiàn)的是醫(yī)院的辦院精神、辦院的宗旨，以及管理的理念，其形成和演變?cè)卺t(yī)院檔案里得到沉淀，也是前人精神的保存，同時(shí)，完善和合理的檔案記錄能夠確保文化不斷地得到傳承和創(chuàng)新，形成具有醫(yī)院鮮明特點(diǎn)的文化。因此，檔案對(duì)于醫(yī)院文化的建設(shè)也具有非常重要的意義。

2.5 對(duì)于合理管理醫(yī)院設(shè)備設(shè)施的重要性。

時(shí)代不斷發(fā)展，醫(yī)療服務(wù)水平的提高離不開(kāi)不斷優(yōu)化的醫(yī)療設(shè)備。首先，醫(yī)院檔案關(guān)于醫(yī)療設(shè)備的情況的記錄能夠有效幫助醫(yī)院分析和了解目前醫(yī)院設(shè)備的使用情況，做到合理進(jìn)行采購(gòu)和更新醫(yī)院設(shè)備的決策，同時(shí)能夠避免重復(fù)購(gòu)買(mǎi)設(shè)備或設(shè)備設(shè)施使用率不高的情況出現(xiàn)。其次，醫(yī)院環(huán)境的檔案記錄，能夠?yàn)獒t(yī)院的改造和重建提供有力的參考資料，避免醫(yī)院出現(xiàn)人力、物力以及財(cái)力的不必要損失。

二、醫(yī)院檔案管理助推醫(yī)院工作高質(zhì)量發(fā)展措施

1.檔案管理體系建設(shè)

1.1 加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)調(diào)研

切實(shí)成立檔案專班開(kāi)展檔案工作專項(xiàng)調(diào)研，對(duì)醫(yī)院檔案室進(jìn)行實(shí)地勘察檔案庫(kù)“八防”設(shè)施落實(shí)情況、檔案儲(chǔ)存情況、檔案利用情況及檔案管理臺(tái)賬，針對(duì)存在的問(wèn)題，組織研究解決措施，有針對(duì)性地提出5A級(jí)檔案室建設(shè)目標(biāo)。

1.2 建立健全檔案管理制度

建立完善《檔案管理手冊(cè)》《檔案室工作制度》《檔案保密制度》《檔案管理員職責(zé)》《檔案庫(kù)房管理制度》《檔案閱覽室管理制度》等，制定《5A檔案室建設(shè)實(shí)施方案》，明確工作任務(wù)目標(biāo)，并納入每月重點(diǎn)工作，倒排工期，跟蹤督辦，通過(guò)專班式推進(jìn)、臺(tái)賬式推進(jìn)、調(diào)度式推進(jìn)、通報(bào)式推進(jìn)，高效推進(jìn)各項(xiàng)工作落實(shí)。

2.檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)

為進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范全院檔案管理工作，切實(shí)提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)，進(jìn)一步提升業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平，使檔案管理人員熟悉掌握國(guó)家、省、市出臺(tái)的檔案管理新規(guī)范。針對(duì)新檔案整理標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施以來(lái)檔案員集中培訓(xùn)少、部分檔案員對(duì)檔案整理新要求知曉率不高的問(wèn)題，邀請(qǐng)專家對(duì)全體檔案員集中開(kāi)展檔案法律法規(guī)培訓(xùn)及文書(shū)、科技、專項(xiàng)、會(huì)計(jì)檔案等規(guī)范化整理培訓(xùn)，有效提升檔案員的法律意識(shí)，不斷提高檔案員業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，結(jié)合平時(shí)檔案督查工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的不規(guī)范問(wèn)題進(jìn)行一對(duì)一培訓(xùn)指導(dǎo)，舉一反三進(jìn)行警示提醒，持續(xù)改進(jìn)，不斷推動(dòng)檔案員業(yè)務(wù)水平邁上新臺(tái)階。

3.構(gòu)建電子檔案

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，醫(yī)院檔案信息化管理初級(jí)階段最為重要的工作在于對(duì)紙質(zhì)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。為解決檔案內(nèi)容利用率低的問(wèn)題，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)以區(qū)塊鏈技術(shù)為基礎(chǔ)的電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作，在解決檔案利用率低的問(wèn)題的同時(shí)，提高醫(yī)院檔案管理信息化程度。在現(xiàn)階段，我國(guó)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中，已經(jīng)全面落實(shí)CHSS、PEIS 以及 HIS 等信息管理系統(tǒng)，上述檔案信息管理系統(tǒng)均可以實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)療檔案與行政檔案的高效匯總。上述三種信息管理系統(tǒng)皆由區(qū)塊鏈技術(shù)支持而實(shí)現(xiàn)，在該技術(shù)下醫(yī)院檔案的管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)電子檔案的拓展，在當(dāng)?shù)卣膸椭驴梢詫?shí)現(xiàn)全國(guó)范圍內(nèi)電子檔案體系的建設(shè)，進(jìn)一步削減無(wú)用或臨時(shí)信息的產(chǎn)生，促進(jìn)國(guó)家相關(guān)政策的落實(shí)，提高醫(yī)院檔案管理服務(wù)的工作效率。實(shí)現(xiàn)上述目的時(shí)，需要注意各個(gè)醫(yī)院檔案管理方式的區(qū)別，即醫(yī)院檔案管理人員在利用區(qū)塊鏈技術(shù)構(gòu)建電子檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)以醫(yī)院對(duì)檔案管理的實(shí)際要求為基礎(chǔ)，對(duì)檔案平臺(tái)下公開(kāi)接口程序進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，從而劃定檔案的等級(jí)，方便后續(xù)進(jìn)行如基建、科研或者實(shí)物檔案等延伸工作，降低檔案管理部門(mén)對(duì)檔案信息調(diào)用管理復(fù)雜度。

4.5 A級(jí)檔案室創(chuàng)建

4.1 科學(xué)設(shè)計(jì)檔案室

按照新《檔案法》《河北省機(jī)關(guān)檔案目標(biāo)管理認(rèn)定辦法》中檔案建筑用房要求，科學(xué)設(shè)計(jì)綜合檔案辦公室、檔案閱覽室、保密閱覽室、紙質(zhì)檔案庫(kù)、實(shí)物檔案庫(kù)、音像檔案庫(kù)、院史館、智能檔案庫(kù)房、數(shù)字化整理室、總控室等，保障文書(shū)、會(huì)計(jì)、音像、實(shí)物、科技等檔案集中存放、規(guī)范管理。

4.2 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

采用數(shù)字化局域網(wǎng)內(nèi)服務(wù)器、交換機(jī)、服務(wù)器安全保障系統(tǒng)等，升級(jí)檔案信息化軟件，與OA對(duì)接，實(shí)現(xiàn)一鍵歸檔、網(wǎng)上檢索查詢、分權(quán)限查詢功能。

4.3 升級(jí)檔案設(shè)施設(shè)備

在現(xiàn)有基礎(chǔ)上增加智能檔案密集架、保密柜、文件柜、實(shí)物展柜、檔案梯、空氣消毒機(jī)、移動(dòng)置物架等檔案用具。

4.4 加強(qiáng)檔案防護(hù)

按照“八防”要求，增設(shè)消防及安防系統(tǒng)，安裝防盜裝備滅火系統(tǒng)、驅(qū)鼠器等，完善溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控系統(tǒng)，達(dá)到5A級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。

4.5 創(chuàng)建一流院史展廳，提高院史院志質(zhì)量

科學(xué)設(shè)計(jì)規(guī)劃院史展廳分15個(gè)模塊進(jìn)行展示，充分挖掘醫(yī)院歷史文化資源，堅(jiān)持實(shí)事求是、嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的原則，整理建院以來(lái)各重要時(shí)期體現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療發(fā)展歷程的組織沿革、重大事件、重要活動(dòng)、科研學(xué)術(shù)、特色技術(shù)等資料，充分利用光電展示院志、年鑒、大事記等資料，科學(xué)展示模塊，全面展示醫(yī)院風(fēng)雨奮斗歷程。

5.檔案整理工作的優(yōu)化

5.1 提升紙質(zhì)檔案整理質(zhì)量，杜絕各類不規(guī)范問(wèn)題

對(duì)各類紙質(zhì)檔案整理現(xiàn)狀進(jìn)行全面自查評(píng)估，對(duì)當(dāng)前存在的各類不規(guī)范問(wèn)題，逐條逐個(gè)進(jìn)行整改。實(shí)現(xiàn)上架檔案盒內(nèi)目錄準(zhǔn)確、內(nèi)容規(guī)范，盒外脊背格式規(guī)范、字跡清晰、美觀整齊。

5.2 提升實(shí)物檔案室?guī)觳刭|(zhì)量，杜絕實(shí)物檔案收集不全問(wèn)題

對(duì)醫(yī)院榮譽(yù)獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗、重要時(shí)期宣傳資料、禮品及代表醫(yī)院文化的資料、物件進(jìn)行收集整理，并全方位進(jìn)行展示，實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案室物品齊全、陳列有序。

5.3 提升音像檔案整理質(zhì)量，杜絕音像檔案不全問(wèn)題

對(duì)醫(yī)院發(fā)生的重大事件、重要活動(dòng)及有紀(jì)念價(jià)值的音像資料進(jìn)行全方位收集，刻錄，并規(guī)范整理歸檔。

6.檔案開(kāi)發(fā)利用

6.1 以民為本，提高檔案工作效能，切實(shí)為群眾解決實(shí)際問(wèn)題。出生醫(yī)學(xué)證明存根檔案是辦理出生公證或出生醫(yī)學(xué)證明公證所需的材料之一，也是辦理出國(guó)和入學(xué)的必要條件。但是，因出生醫(yī)學(xué)證明是1996年后才開(kāi)始施行的，很多人并沒(méi)有出生醫(yī)學(xué)證明，也有些人因?yàn)楸４娌簧频仍蛞灾聛G失。針對(duì)此問(wèn)題，依據(jù)國(guó)家相關(guān)文件規(guī)定，因《出生醫(yī)學(xué)證明》丟失需上級(jí)婦幼單位補(bǔ)發(fā)、協(xié)助公安機(jī)關(guān)調(diào)查《出生醫(yī)學(xué)證明》真?zhèn)螘r(shí)，簽發(fā)機(jī)構(gòu)均需提供《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案中的原簽發(fā)記錄及存根檔案等查詢工作。為了方便群眾辦理，提高工作效能，醫(yī)院可提供全天候、無(wú)假日辦理服務(wù)、彈性排班實(shí)行無(wú)午休服務(wù)、提供線上咨詢、線上預(yù)約、協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)辦理便民利民服務(wù)，切實(shí)為群眾辦理提供方便快捷查詢服務(wù)，減少群眾跑辦時(shí)間，及時(shí)為群眾協(xié)調(diào)解決實(shí)際問(wèn)題。

6.2 以史為鑒，科學(xué)做好“十四五”規(guī)劃，助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。2021年是“十四五”的開(kāi)局之年，在醫(yī)療環(huán)境及醫(yī)療行業(yè)面臨重大變革的背景下，醫(yī)院面臨著一系列的挑戰(zhàn)。為了全力助推醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展，根據(jù)查閱“十三五”期間醫(yī)療質(zhì)量、科研教學(xué)、專科學(xué)科建設(shè)等檔案資料，總結(jié)分析醫(yī)院現(xiàn)狀、戰(zhàn)略目標(biāo)、總體思路和重點(diǎn)工作目標(biāo)，為“十四五”期間醫(yī)院跨越式發(fā)展指明了方向，明確了“十四五”期間全力實(shí)施“一五八”戰(zhàn)略布局。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，能夠在當(dāng)今時(shí)代生產(chǎn)和發(fā)展的醫(yī)院機(jī)構(gòu)，一定是與時(shí)代同步，各項(xiàng)制度都健全和完善的醫(yī)院。為了更好地發(fā)展，醫(yī)院需要完善每一項(xiàng)能夠影響醫(yī)院管理的體系和制度，對(duì)于醫(yī)院檔案管理的重要性和問(wèn)題進(jìn)行的探討后得出結(jié)論：檔案管理應(yīng)該得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，完善檔案管理體系建設(shè)與管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)、構(gòu)建電子檔案、創(chuàng)建5A級(jí)檔案室、優(yōu)化檔案整理工作與檔案的開(kāi)發(fā)利用，輔助醫(yī)院檔案管理人員完成相關(guān)管理工作，進(jìn)一步完善制度深化改革，提高醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。