醫(yī)院文書檔案信息化管理模式的構(gòu)建探討

楊群英

（喀什地區(qū)第二人民醫(yī)院，新疆 喀什 844000）

引言

在目前的醫(yī)院發(fā)展進程中，文書檔案不僅承載至關(guān)重要的數(shù)據(jù)信息，同時也是科研創(chuàng)新、行政管理以及醫(yī)療服務(wù)發(fā)展的基本依據(jù)，能為醫(yī)院管理人員的決策提供重要參考。因此，這就需要在根本上落實好文書檔案管理工作，促進整體檔案管理效率與利用效率的穩(wěn)步提升。所以，文章結(jié)合醫(yī)院的實際發(fā)展情況，探索建立起具備著現(xiàn)代化與信息化特征的文書檔案管理模式，在降低各類問題發(fā)生幾率的同時，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

一、醫(yī)院文書檔案管理的特征與重要性

1.醫(yī)院文書檔案管理的特征

1.1 專業(yè)性特征

醫(yī)院在本質(zhì)上就是為群眾提供醫(yī)療服務(wù)的場所，在日常工作中的實際開展進程中，主要就是將各類醫(yī)療工作作為核心內(nèi)容，并在工作當(dāng)中生成出對應(yīng)的文書檔案，而這部分產(chǎn)生的文檔均具有鮮明的行業(yè)特征，可以有效反映出主體的具體工作情況，這也使得對應(yīng)的文書檔案有著極高的專業(yè)性特征。舉例說明，從病人進入醫(yī)院，整個的醫(yī)療活動中出現(xiàn)的檔案，以及醫(yī)院在發(fā)展階段中所制定出的業(yè)務(wù)診療以及長遠計劃等內(nèi)容，涉及的檔案管理工作都有著極高的專業(yè)性特征。

1.2 保密性特征

在醫(yī)院文書檔案管理工作的開展進程中，其涉及的專業(yè)領(lǐng)域較為廣泛，各類檔案的類型以及種類也十分復(fù)雜，能夠有效反映出醫(yī)院的具體情況。而站在實際情況的角度上來看，醫(yī)院做好檔案管理工作的主要目的，就在于能夠為醫(yī)院各類工作的順利開展提供重要指導(dǎo)，并且這部分涉及的文書檔案管理工作，其都具備著較為顯著的保密性以及業(yè)務(wù)性特征，整體開放程度處在較低的水平上，只能夠被醫(yī)院內(nèi)部各級人員按權(quán)限查看，無法提供出更深層次的服務(wù)內(nèi)容，如果這部分檔案內(nèi)容遭到泄露，不僅會對醫(yī)院后續(xù)的穩(wěn)定發(fā)展產(chǎn)生不良影響，還會大幅度降低群眾對于醫(yī)院的信任程度，導(dǎo)致醫(yī)院的社會公信力大幅度降低。

1.3 影響范圍較為廣泛

醫(yī)院屬于一種特殊機構(gòu)，其內(nèi)部涉及的各類資料信息較為復(fù)雜，管理人員在針對這部分檔案資料進行管理的實際過程中，往往需要耗費大量的時間與精力，并且還要承擔(dān)對應(yīng)的責(zé)任，相對于其他行業(yè)來說，其需要承擔(dān)的壓力相對比較大。如果內(nèi)部產(chǎn)生了檔案信息問題，就要付出極大的代價。除此之外，醫(yī)院檔案資料的覆蓋面也比較廣泛，其中包括了醫(yī)生以及病人等多個主體，如果在內(nèi)部的某一個工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)了問題，就會對后續(xù)的工作開展產(chǎn)生嚴重影響。

1.4 科學(xué)性特征

在近年來的發(fā)展進程中，群眾的日常生活水平也在逐步提升，這也使其對于醫(yī)療服務(wù)提出了更高的要求。同時，醫(yī)療行業(yè)自身的發(fā)展速度也相對較快，這就需要工作人員具備著更高的綜合素質(zhì)以及專業(yè)能力，這也使得對應(yīng)的檔案管理工作受到了社會各界的重點關(guān)注，參與到工作當(dāng)中的管理人員應(yīng)當(dāng)充分掌握醫(yī)護技能以及專業(yè)化的理論知識，從而確保在后續(xù)的工作階段中可以做出更加科學(xué)合理的判斷，并在始終保持清醒的頭腦[1]。

2.醫(yī)院文書檔案信息化管理的重要性

2.1 檔案管理的扁平化趨勢

在醫(yī)院內(nèi)部的傳統(tǒng)檔案文件管理模式當(dāng)中，其往往需要耗費較高的人力資源與物力資源，而站在信息化領(lǐng)域的角度上來看，通過在內(nèi)部建立檔案信息管理系統(tǒng)的方式，就可以實現(xiàn)文件資料智能化整理收集以及歸檔利用，全面提升整體管理工作的便捷性與規(guī)范性。在目前這種信息化的管理環(huán)境當(dāng)中，再加上網(wǎng)絡(luò)溝通自身所具備的便利性，使得醫(yī)院檔案資料的應(yīng)用范圍更加廣泛，管理人員與使用人員之間的關(guān)系也越來越緊密，醫(yī)院方面可以及時獲取到歸檔管理以及使用中的問題反饋內(nèi)容，以此為基礎(chǔ)來實現(xiàn)對于信息化管理的完善優(yōu)化。

2.2 檔案收集與管理效率更高

在傳統(tǒng)的實體化檔案管理工作當(dāng)中，檔案收集以及檔案整理的適用性比較低，通常情況下都是定時定期進行收集與歸檔，這樣就會引發(fā)收集不夠完善或是歸檔不及時等多種問題。而在醫(yī)院實際檔案信息化管理的角度上來看，醫(yī)院的管理工作以及后續(xù)醫(yī)療階段中的文件資料，都可以通過計算機系統(tǒng)軟件所具備的收集功能與整理功能展開及時的歸檔保存，還可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對其進行全面的編輯檢索，能夠在根本上提升檔案工作的整體開展效率。同時，通過計算機系統(tǒng)自身所具備的遠程服務(wù)功能，各類就診人員完全可以結(jié)合自身的需求來便捷化的使用檔案，這也使得醫(yī)院檔案實現(xiàn)了個性化服務(wù)[2]。

二、醫(yī)院文書檔案信息化管理中存在的問題

1.信息化建設(shè)比較落后

醫(yī)院的文書檔案管理工作，其對于信息化方面提出的要求相對比較高，這就需要將其與現(xiàn)代化設(shè)備的智能化與多元化發(fā)展聯(lián)系在一起，但站在實際應(yīng)用的角度上來看，目前醫(yī)院當(dāng)中存在著檔案管理數(shù)字化建設(shè)相對落后的情況，很難有效滿足現(xiàn)代化檔案管理的基本需求。整體來看，由于醫(yī)院內(nèi)部文書檔案管理模式的整體數(shù)字化程度比較低，其也會對檔案管理以及利用范圍產(chǎn)生較為嚴重的影響，不僅應(yīng)用范圍比較小，也會對整體傳輸速率產(chǎn)生極大的限制。在現(xiàn)階段的發(fā)展進程中，大多數(shù)醫(yī)院內(nèi)部所采用的文書檔案管理模式，大多都是雙軌模式，簡單來說，就是將數(shù)字化檔案與實體檔案之間結(jié)合在一起，從而展開更加全面的整理管理，但其中針對紙質(zhì)檔案所進行的數(shù)字化處理力度比較低，那些指導(dǎo)性以及業(yè)務(wù)性文件的數(shù)字化應(yīng)用程度比較高，與醫(yī)療糾紛與病例相關(guān)的檔案內(nèi)容所采用的則是實體形式，不利于后續(xù)的長期保存與管理[3]。

2.文書管理模式較為傳統(tǒng)

站在實際的角度上來看，醫(yī)院對于信息化以及數(shù)字化所產(chǎn)生的要求相對比較低，有較高的重復(fù)性，所以，通常所采用的都是較為傳統(tǒng)的檔案文書管理模式，其中主要就是將人工管理模式作為主要內(nèi)容，整體工作效率比較低，對于人力資源、財力資源以及物力資源的消耗相對較多。同時，醫(yī)院當(dāng)中的工作人員，其在大多數(shù)情況下都已經(jīng)適應(yīng)了傳統(tǒng)的人力管理模式，其在融入檔案數(shù)字化改革的過程中很容易出現(xiàn)不適應(yīng)的情況，很難在短時間內(nèi)消化，再加上部分工作人員的信息化水平比較低，這也會對醫(yī)院后續(xù)的文書檔案信息化建立產(chǎn)生較為嚴重的影響。除此之外，想要建立起更加完整的文書檔案信息化管理模式，還需要在內(nèi)部提供更加全面的硬件支持以及軟件支持，以此來有效滿足日常管理的基本需求，但隨著時代的高速發(fā)展，其對于醫(yī)院檔案管理儲存應(yīng)用所產(chǎn)生的要求也在持續(xù)提升，原本的舊設(shè)備也很難為數(shù)字化檔案管理工作提供支持，這就需要在內(nèi)部引入現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，比如大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計算技術(shù)等，通過完善基礎(chǔ)設(shè)施的方式，強化硬件與軟件的配置力度。

3.內(nèi)部隱藏的信息化風(fēng)險

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進技術(shù)方式的應(yīng)用，雖然其為醫(yī)院的文書檔案管理工作帶來了極大的便利，但同時也加大了信息泄露等風(fēng)險因素。而醫(yī)院在以往所采用的實體檔案管理模式，雖然內(nèi)部存在著工作效率比較低以及人力資源消耗比較大等情況，但其在文書檔案的保存方面的安全性比較高，這部分文件只應(yīng)用在醫(yī)院內(nèi)部環(huán)境中，這樣就可以大幅度降低整體安全風(fēng)險。而通過各類先進化信息技術(shù)的應(yīng)用，醫(yī)院的文書檔案管理工作也會進入到醫(yī)院各大科室的辦公體系當(dāng)中，數(shù)據(jù)信息的開放性也會逐步提升。然而，即便醫(yī)院在內(nèi)部采用的設(shè)置VPN的方式來避免外部用戶進入到其中，但由于個性化、多元化以及開放化辦公理念產(chǎn)生的影響，使得醫(yī)院的局域網(wǎng)逐漸發(fā)展成了全域網(wǎng)，能夠有效提升醫(yī)院文書以及檔案利用的便利化程度，也能夠逐步降低文書以及檔案的私密程度，這樣也會在潛移默化之間對醫(yī)院文書檔案的管理與應(yīng)用帶來更加嚴重的風(fēng)險[4]。

三、醫(yī)院文書檔案信息化管理模式的具體構(gòu)建措施

1.完善內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息庫

首先，針對醫(yī)院不同階段的文字檔案信息化程度比較低的情況，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)及時改變傳統(tǒng)思想理念，強化信息化建設(shè)理念，還要始終堅持以問題作為基本導(dǎo)向，在內(nèi)部采用設(shè)立各個小目標的方式來有效解決檔案信息化建設(shè)當(dāng)中存在的各類問題，充分落實好內(nèi)部的主要規(guī)劃藍圖，為信息化發(fā)展起到良好的促進作用。同時，醫(yī)院方面也應(yīng)當(dāng)在促進傳統(tǒng)文書檔案數(shù)字化的過程中，針對數(shù)據(jù)信息的采集機制進行完善優(yōu)化，確保傳統(tǒng)的雙軌收集能夠轉(zhuǎn)變?yōu)樾矢叩膯诬壥占Ｊ?，實現(xiàn)對于檔案數(shù)據(jù)信息庫的完善優(yōu)化，還應(yīng)當(dāng)加大各類基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度，從而為后續(xù)文書檔案的管理與應(yīng)用帶來更大的便利；其次，還要結(jié)合醫(yī)院的實際發(fā)展情況以及用戶產(chǎn)生的基本需求，針對各類軟件設(shè)施與硬件設(shè)施進行合理的優(yōu)化，而醫(yī)院方面也要重視檔案信息化相關(guān)的理論研究與教育內(nèi)容，以此來穩(wěn)步提高內(nèi)部工作人員的綜合素養(yǎng)，這樣就可以為醫(yī)院后續(xù)的信息化建設(shè)以及數(shù)字化建設(shè)提供出更加堅實有力的支撐。除此之外，醫(yī)院方面也要借鑒那些其他醫(yī)院內(nèi)部存在的先進建設(shè)，通過云計算技術(shù)來為檔案的信息化服務(wù)提供助力，并完善文書檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)[5]。

2.做好必要的數(shù)據(jù)信息備份工作

站在醫(yī)院內(nèi)部文書檔案信息化建設(shè)的角度上來看，其內(nèi)部存在的主要問題就在于保證數(shù)字化檔案信息的安全性與穩(wěn)定性，盡可能地規(guī)避那些隱藏的風(fēng)險因素。而為了保證文書檔案的安全性可以穩(wěn)步提高，就要在以下幾方面內(nèi)容上入手：首先，應(yīng)當(dāng)針對檔案信息化建設(shè)過程中存在的各類隱藏風(fēng)險內(nèi)容展開科學(xué)合理的評估，還要確定好對應(yīng)的安全標準，涉及的主要內(nèi)容就在于數(shù)據(jù)信息的管理、文書檔案的數(shù)字化處理以及各類檔案信息的安全保管與備份等，其中關(guān)注的重點內(nèi)容就在于信息化文書檔案在開放共享過后所帶來的風(fēng)險因素，并對其進行合理的評估；其次，要充分落實好備份工作，由于信息化文書檔案管理模式具備著高密度特征，這就需要在其中建立起更加完善的備份機制，在明確基本備份責(zé)任的基礎(chǔ)上，更加充分的落實好信息化檔案文書的備份工作；最后，要在根本上提升整體安全保護力度，完善與之對應(yīng)的保護措施，簡單來說，醫(yī)院要結(jié)合所處的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，選擇出針對性的安全管理措施，還要在內(nèi)部重點推動安全防護教育，防止由于工作人員自身的疏忽而引發(fā)不必要的情況，而對于全域網(wǎng)模式，醫(yī)院更要在內(nèi)部設(shè)置人臉識別以及指紋識別等多種先進技術(shù)，從而為信息安全提供更大的保障。

3.建立起信息化的管理文書檔案團隊

在醫(yī)院的發(fā)展進程中，為了更好地應(yīng)用信息化管理模式，不僅需要在內(nèi)部科學(xué)合理的引入更加先進的技術(shù)，還要配備專業(yè)人才。而站在實際情況的角度上來看，信息化管理工作與工作人員自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)有著較為緊密的聯(lián)系，檔案管理人員不僅需要掌握各類專業(yè)化的管理技能以及管理知識，還應(yīng)當(dāng)更加熟練地掌握各類管理軟件，通過部分文書檔案管理知識的應(yīng)用，確保醫(yī)院文書檔案的信息化管理過程中能夠?qū)崿F(xiàn)自動化編輯與索引，從而實現(xiàn)對于文書內(nèi)容的自動控制。醫(yī)院方面也應(yīng)當(dāng)加大對于檔案人才的培訓(xùn)教育力度，為其提供更好的學(xué)習(xí)機會以及培訓(xùn)機會，這樣不僅可以在根本上提高內(nèi)部工作人員的理論知識水平，也應(yīng)當(dāng)重點提升業(yè)務(wù)能力，使得工作人員自身的信息意識以及工作責(zé)任感能夠持續(xù)提升，還要聘請相關(guān)專家進入到醫(yī)院當(dāng)中開展專題講座，在其中積極傳播國外的先進思想，重點提升工作人員自身的學(xué)習(xí)意識，逐步豐富工作經(jīng)驗。而在后續(xù)培養(yǎng)人才的過程中，醫(yī)院方面也要做好審核以及培訓(xùn)，盡量將那些實用性與先進性比較高的知識內(nèi)容傳遞至管理文檔內(nèi)部的工作人員，確保其專業(yè)素質(zhì)能夠穩(wěn)步提高，還要定期展開考評，直到所有工作人員符合標準為止。除此之外，醫(yī)院方面還要進一步加大在硬件設(shè)備方面的資金投入力度，通過這種方式來為后續(xù)醫(yī)院文書檔案的信息化管理奠定堅實基礎(chǔ)，不僅需要強化數(shù)據(jù)信息的傳輸力度，還要將醫(yī)院當(dāng)中的網(wǎng)絡(luò)平臺作為主要的技術(shù)方式，建立起獨立化的信息網(wǎng)站，將這種網(wǎng)站作為后續(xù)為信息人員提供查詢與檢索服務(wù)的主要場所，確保醫(yī)院文書檔案的管理標準可以穩(wěn)步提高。

結(jié)語

綜上所述，在目前的社會發(fā)展進程中，社會已經(jīng)進入了全新的發(fā)展階段中，而為了更好地促進醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展，就必須要提高對于文書檔案管理工作的重視程度，促進整體工作的信息化建設(shè)發(fā)展。同時，醫(yī)院方面也必須要清晰認識到落實信息化管理工作的重要性，以此為基礎(chǔ)來有效解決醫(yī)院在傳統(tǒng)文書檔案管理工作中存在的各類問題，保證整體管理效率以及管理質(zhì)量能夠在根本上得到提升，在實現(xiàn)文書檔案管理信息化建設(shè)的同時，使得醫(yī)院可以更好地實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，大幅度降低各類檔案管理問題的發(fā)生幾率。