淺析傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的利弊

熊 昊

（黃石市疾病預(yù)防控制中心，湖北 黃石 435000）

醫(yī)院檔案是醫(yī)院運(yùn)行過程中以聲音、文字等形式存在一種工具，以科學(xué)活動(dòng)、藥品管理、醫(yī)療活動(dòng)等形式被記錄下來[1]。檔案是醫(yī)院在制定醫(yī)院運(yùn)營(yíng)指南時(shí)作出重要決策的有用依據(jù)。在醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)中，檔案管理可供不同醫(yī)院發(fā)展參考。檔案管理是醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展的一項(xiàng)基本任務(wù)，醫(yī)院應(yīng)予以重視。傳統(tǒng)檔案管理領(lǐng)域最關(guān)鍵任務(wù)之一是對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)施管理，這些檔案對(duì)醫(yī)院發(fā)展最有利，其呈現(xiàn)的檔案形式也是各式各樣的[2]。另一方面，與之前檔案管理形式相比，電子檔案管理主要包括電子信件、電子表格等方法，其內(nèi)容呈現(xiàn)有很大的不同[3]。通過信息處理共享和保存檔案數(shù)據(jù)是社會(huì)一大趨勢(shì)和方向性，對(duì)檔案管理效率和質(zhì)量來說很重要，對(duì)檔案管理者要求和課題也在增加。電子檔案也非常快速多樣，與社會(huì)發(fā)展因素有關(guān)，電子檔案管理形式在未來起著重要作用。

一、電子檔案化管理的基本含義

電子檔案管理是檔案管理過程中利用電子信息技術(shù)來保存和管理檔案。這個(gè)過程不需要傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，可有效地管理相關(guān)檔案。通常電子檔案管理是由一部分網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和管理軟件進(jìn)行。由于電子檔案特殊性，無法以傳統(tǒng)方式管理檔案和文檔。無法將數(shù)據(jù)以使用往方法保存并管理成檔案[4]。但是，和所有檔案管理工作相同，電子檔案需要分成幾個(gè)階段來處理，如檔案處理、檔案管理等階段。我國(guó)相關(guān)檔案管理辦法對(duì)管理形式有著較詳細(xì)的規(guī)定。比如正在制作檔案。因此，在實(shí)施過程中，受影響部門應(yīng)靈活適應(yīng)電子檔案特征，并適應(yīng)檔案管理特點(diǎn)和過程。

二、檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性

1.醫(yī)院檔案是知識(shí)積累和傳播重要前提

醫(yī)院是高度專業(yè)化單位，在積累和傳播知識(shí)方面發(fā)揮著重要作用。例如病案，從患者接診記錄到臨床整個(gè)治療過程詳，是有價(jià)值醫(yī)學(xué)檔案，也是科研參考的重要來源。治愈的病案通常對(duì)同一疾病后續(xù)治療有著無可替代的價(jià)值貢獻(xiàn)，同時(shí)其也是教學(xué)活動(dòng)的教材，使經(jīng)驗(yàn)較少的醫(yī)生通過病案豐富自身的經(jīng)驗(yàn)[5]。此外，對(duì)成功案例理論分析和調(diào)查可總結(jié)獲得經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)發(fā)現(xiàn)，以促進(jìn)新療法推廣，并促進(jìn)對(duì)類似患者及時(shí)治療。

2.醫(yī)院檔案為醫(yī)院文化重要組成部分

醫(yī)院文化源于多年實(shí)踐活動(dòng)、理想、價(jià)值觀和行為準(zhǔn)則，這些實(shí)踐活動(dòng)、理想、價(jià)值觀和行為準(zhǔn)則平等地適用于所有員工[6]。醫(yī)院文化是醫(yī)院精神，是醫(yī)院目標(biāo)重要標(biāo)志。醫(yī)院文化不是一夜之間形成，而是作為醫(yī)院實(shí)踐一部分，經(jīng)過幾代人發(fā)展而形成。檔案包含了一代院辦人的精神文化發(fā)展歷史，這對(duì)于醫(yī)院精神文化傳承至關(guān)重要。若未實(shí)施檔案管理，醫(yī)院文化精神將受到威脅。

3.檔案資料是醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃依據(jù)

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院整個(gè)歷史最佳結(jié)果，提供了有關(guān)研究設(shè)施運(yùn)行性能和科學(xué)發(fā)展第一批數(shù)據(jù)，并構(gòu)成了科學(xué)分析、縮短距離和發(fā)展基礎(chǔ)[7]。該檔案根據(jù)概況數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為醫(yī)院管理人員提供及時(shí)了解醫(yī)院狀況信息，及時(shí)調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略，并為行政決策提供證據(jù)。

三、電子檔案及傳統(tǒng)檔案管理的相同點(diǎn)

1.管理原則相同

傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案管理與電子檔案管理原理相同，隨著時(shí)間推移，電子檔案管理是傳統(tǒng)檔案管理信息擴(kuò)展和進(jìn)化。當(dāng)然，電子檔案比傳統(tǒng)檔案管理器更有效率，兩者之間有密切聯(lián)系。另一方面，由于電子檔案是利用電子技術(shù)速度和多樣性保存，因此存儲(chǔ)有信息瓶頸，為了保證信息完整性和有效性，需要以往檔案支持。在以往檔案管理方法中，在存儲(chǔ)方面花費(fèi)了太多時(shí)間，在電子檔案管理優(yōu)點(diǎn)較多，在醫(yī)院的綜合管理中作用較為顯著。

2.基本原則相同

電子檔案是基于傳統(tǒng)的檔案管理重建所得的，傳統(tǒng)檔案管理方法在現(xiàn)代技術(shù)和背景的幫助下發(fā)生了革命性變化[8]。由此，提高了管理效率和綜合管理，電子檔案管理的性質(zhì)在品質(zhì)和服務(wù)水平上顯著提高。這是在信息時(shí)代進(jìn)一步擴(kuò)展檔案管理所需要的步驟。傳統(tǒng)的檔案管理是電子檔案管理的基礎(chǔ)，也是檔案管理升級(jí)的基礎(chǔ)。技術(shù)支持是電子檔案的強(qiáng)大備份，也是迄今為止檔案管理進(jìn)展的重要組成部分。

3.電子檔案管理建立在傳統(tǒng)管理之上

經(jīng)濟(jì)發(fā)展促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步，二者關(guān)系為相互促進(jìn)，信息管理任務(wù)是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分。從內(nèi)容分析來看，電子檔案管理的范圍非常廣泛，與檔案內(nèi)容相關(guān)的所有領(lǐng)域都是獨(dú)立的，與其他科室的管理任務(wù)相協(xié)調(diào)，主要目標(biāo)是改善資源的共享和管理。這樣一來，可提高傳統(tǒng)檔案管理的整合和存檔，員工可合理化利用與儲(chǔ)存檔案。傳統(tǒng)的檔案管理方法主要用于檔案的收集和歸檔，而電子檔案管理是基于以前的發(fā)展而發(fā)展起來的新方法。

四、傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的區(qū)別

1.保管方式不同

紙質(zhì)檔案管理采用了傳統(tǒng)管理模式，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保存環(huán)境的要求很嚴(yán)格，避免了保存中的數(shù)據(jù)損壞和丟失[9]。傳統(tǒng)檔案的管理方式極易出現(xiàn)丟失、損壞等問題，而以上問題在管理環(huán)節(jié)中無法避免。若檔案管理使用數(shù)字化快捷方式，電子檔案就可預(yù)防上述現(xiàn)象，并且其安全性也好于傳統(tǒng)的電子檔案，從不同角度出發(fā)均有較高的便捷性。

2.歸檔時(shí)限不同

傳統(tǒng)檔案管理通常在檔案數(shù)據(jù)的收集后由管理者統(tǒng)一分發(fā)并保存。這些數(shù)據(jù)非常復(fù)雜，保存也很復(fù)雜。通過數(shù)字化的管理，電子檔案管理被合理化，檔案數(shù)據(jù)的分類也被簡(jiǎn)化，在理療分類中也有著較高的促進(jìn)作用，兩種儲(chǔ)存方式的區(qū)別對(duì)檔案的查閱及儲(chǔ)存效率及服務(wù)范圍均有影響。

3.歸檔方式不同

傳統(tǒng)檔案管理模式非常重視數(shù)據(jù)歸檔的完整性和復(fù)雜性，通常情況下，保存的數(shù)據(jù)在抓取后會(huì)適當(dāng)分散，進(jìn)行調(diào)整，之后根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行分析。在電子檔案管理中，為了管理和構(gòu)成保存的所有數(shù)據(jù)，使用統(tǒng)一的信息管理方法再使用編碼實(shí)施管理，此管理方式也增加了管理工作效率。

4.技術(shù)要求不同

傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的技術(shù)要求有著本質(zhì)區(qū)別，其在處理方式及存儲(chǔ)形式方面截然不同。因此，在管理中，管理者要充分理解電子檔案的解碼及編碼特點(diǎn)，且對(duì)電子檔案的介質(zhì)要求也有較高的區(qū)別，不能使用傳統(tǒng)檔案實(shí)施統(tǒng)一直至管理。因此電子檔案管理時(shí)還需要解決很多問題[10]。電子檔案管理需要熟練工作人員，需要其充分利用計(jì)算機(jī)知識(shí)，正確使用相關(guān)平臺(tái)和程序。其中重要的點(diǎn)為檔案管理人員要求雖然在實(shí)際管理過程中有所不同，但需要進(jìn)行面向管理人員培訓(xùn)和進(jìn)一步發(fā)展，促進(jìn)檔案管理。

5.查詢模式不同

在查詢模式中，電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理有很大區(qū)別。在電子檔案搜索模式中，需要獲得適當(dāng)技術(shù)資源支持，使用者進(jìn)程注冊(cè)登錄，才能獲得信息資源。一旦使用者進(jìn)行注冊(cè)后就無論何時(shí)何地都可以登錄獲取必要的信息。同時(shí)，用戶必須支付與電子檔案管理平臺(tái)相關(guān)查詢費(fèi)用。而傳統(tǒng)檔案管理無須使用者注冊(cè)與登錄便可直接進(jìn)行信息資源的查詢，但由于傳統(tǒng)文檔保存方式較為復(fù)雜，其查詢速度較慢且較為復(fù)雜，相比較而言電子檔案查詢更加便捷、高效。

五、電子檔案管理的利弊

1.利

在計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行電子檔案管理主要優(yōu)點(diǎn)是工作顯著提高，特別是通過網(wǎng)絡(luò)傳輸、打印、發(fā)送等存儲(chǔ)和查詢使用，節(jié)省了寶貴時(shí)間。同時(shí)減少不必要成本。以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的形式將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)融入檔案管理中，不僅能提高效率，也有利于環(huán)境保護(hù)。使用電子檔案管理既能節(jié)約紙張，又能節(jié)約成本，還能保護(hù)樹木和環(huán)境，減少墨水和辦公用品消費(fèi)，同時(shí)節(jié)約成本，避免不必要浪費(fèi)。

2.弊

原件的真實(shí)性難以保證。使用電腦檔案時(shí)，難以保存作者筆跡，在檔案材料硬盤上負(fù)責(zé)人無法進(jìn)行簽發(fā)，該資料內(nèi)容較難公開，難以確定檔案真實(shí)性和權(quán)威性很難確定，若存儲(chǔ)在硬盤中的內(nèi)容被更改或者刪除將很難留下痕跡[11-12]。

3.缺乏規(guī)范管理

電子檔案與電子檔案的界限問題，計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)最后一個(gè)文本是電子檔案，不區(qū)分初版與副本，不區(qū)分草稿和正式版本，電子檔案在計(jì)算機(jī)上隨時(shí)都可以復(fù)制。檔案和原始檔案，電子檔案是否可轉(zhuǎn)換成檔案，是否具有法律功能，如何決定檔案主題等問題是現(xiàn)階段需要研究的重要課題。檔案管理問題是，在傳統(tǒng)管理實(shí)踐中，檔案管理者只關(guān)注當(dāng)前使用檔案，確保醫(yī)院政令順暢，對(duì)有長(zhǎng)期保存的價(jià)值檔案不感興趣。檔案管理重點(diǎn)放在長(zhǎng)期保存和開發(fā)和使用貴重檔案上，因此對(duì)于有價(jià)值的問價(jià)未實(shí)施手機(jī)及歸檔，對(duì)于文檔一體化管理推進(jìn)產(chǎn)生阻礙。

4.缺乏安全性

第一，設(shè)備中保存電子檔案可從網(wǎng)絡(luò)中使用任何終端中檢索。其次，多個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端能夠同時(shí)在一個(gè)終端接收電子檔案。隨著辦公自動(dòng)化推進(jìn)，在人們操作下即可提取到網(wǎng)絡(luò)上的決策、信息。但是若信息系統(tǒng)一旦癱瘓或者損壞，出現(xiàn)其他錯(cuò)誤、病毒問題、黑客問題等，電子檔案將被摧毀，可能會(huì)造成重大損失。

六、建議采取的對(duì)策

1.建立健全管理制度和法規(guī)來維護(hù)電子檔案的真實(shí)性

電子檔案在創(chuàng)建、處理、歸檔、保存和使用時(shí)，有檔案信息丟失和刪除風(fēng)險(xiǎn)。即使信息安全技術(shù)成熟，也必須采取適當(dāng)管理措施來確保實(shí)施。因此，建立穩(wěn)定相關(guān)管理制度和規(guī)章制度對(duì)于確保電子文檔安全和保護(hù)電子文檔原始性和真實(shí)性是重要。電子檔案的保管和使用標(biāo)準(zhǔn)必須由衛(wèi)計(jì)委最近發(fā)表的《醫(yī)院電子病歷管理辦法》等法律監(jiān)督，使員工能夠獨(dú)立遵守這些規(guī)定。為確保檔案管理部門按照法律法規(guī)管理電子檔案，需要在法律憑證立法確認(rèn)后進(jìn)行。檔案管理初期階段是檔案管理，檔案管理后續(xù)時(shí)發(fā)展檔案管理。

在信息環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理已逐漸被電子檔案取代，檔案的真實(shí)性和完整性是當(dāng)前研究的重要課題。檔案的完整性是由先進(jìn)技術(shù)和管理控制來決定，這樣定制的電子文件轉(zhuǎn)換成檔案后有著較高的認(rèn)證價(jià)值。另外，如果員工不理解檔案價(jià)值，可能從信息系統(tǒng)中刪除有價(jià)值電子檔案，有價(jià)值電子檔案可能會(huì)丟失。因此，為了確保存檔質(zhì)量，制作電子檔案時(shí)必須先評(píng)估電子檔案價(jià)值，并事先進(jìn)行管理，這確保了歸檔信息完整性、完整性和一致性。

2.制定科學(xué)、合理的電子檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

首先，制定合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)模板，使電子文檔順利過渡為電子檔案，結(jié)合實(shí)際制定符合本院的《電子檔案管理規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)》，嚴(yán)格規(guī)定分類、排列、保存等方式，使得電子檔案存儲(chǔ)和標(biāo)準(zhǔn)可從一開始就科學(xué)、有序、標(biāo)準(zhǔn)化地進(jìn)行。第二，為確保執(zhí)行有著較高的連貫性，檔案規(guī)范準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)換為歸檔信息技術(shù)路徑，確保良好實(shí)施一致性是重要，歸檔信息和相關(guān)責(zé)任體系機(jī)密性至關(guān)重要。第三，對(duì)電子檔案信息的收集、管理、檔案工作人員賦予監(jiān)督指導(dǎo)的職能，建議歸檔工作人員在執(zhí)行檔案方面起主導(dǎo)作用，并從創(chuàng)建、歸檔、保存、使用等環(huán)節(jié)中加入信息集成系統(tǒng)，精通系統(tǒng)設(shè)計(jì)和功能，并觀察專門的檔案信息接收平臺(tái)，保證電子檔案的控制及維護(hù)的實(shí)時(shí)性、可靠性、有效性。

3.建立信息安全防范體系

首先，通過加強(qiáng)對(duì)信息的安全監(jiān)督，檔案信息需要區(qū)別的分類、公布、應(yīng)用。在信息及公眾分享上醫(yī)療問題能不能舉一反三，即疾病和治療情況有著不同的特征。其次，電子信息需要通過加密技術(shù)、認(rèn)證、防火墻、系統(tǒng)日志、數(shù)據(jù)備份等來改善數(shù)據(jù)和系統(tǒng)安全性，建立系統(tǒng)恢復(fù)機(jī)制，因?yàn)殡娮有畔?yīng)用可能受到能源、病毒、黑客等問題影響，增加系統(tǒng)的安全性，設(shè)置系統(tǒng)恢復(fù)功能。對(duì)于保存時(shí)間較長(zhǎng)的電子檔案，應(yīng)定期復(fù)制和轉(zhuǎn)換載體，以避免信息丟失。不需要更改以長(zhǎng)期存儲(chǔ)的檔案可以寫入只讀磁盤，以確保內(nèi)容不會(huì)被更改。

結(jié)語

與傳統(tǒng)檔案管理方法相比，電子檔案管理提高了管理效率，節(jié)省了時(shí)間和成本，有助于國(guó)家環(huán)境保護(hù)。在這一點(diǎn)上，使用電子檔案管理有很大的優(yōu)勢(shì)，同樣傳統(tǒng)檔案管理也有相應(yīng)優(yōu)勢(shì)，如操作簡(jiǎn)單、技術(shù)要求低等。無論電子或者傳統(tǒng)檔案管理均可共存，隨著技術(shù)發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理在最短時(shí)間不被取締。因此，檔案管理者必須合理利用這兩個(gè)解決方案，在節(jié)省時(shí)間和成本同時(shí)提高效率，排除這些缺點(diǎn)。