林業(yè)檔案信息化管理對產(chǎn)業(yè)發(fā)展重要性探究

康 平

（遼寧省鞍山市岫巖滿族自治縣自然資源事務服務中心，遼寧 鞍山 114300）

引言

檔案工作對生產(chǎn)力發(fā)展和社會全面進步有著不可低估的作用。對檔案工作的重視程度直接影響到機關行政效率服務的提高、企業(yè)管理效率的提高和企業(yè)競爭力的提升。檔案管理——特別是基層檔案管理長期以來都是一項重要而繁重的任務，在信息社會化和社會信息化不斷發(fā)展的歷史進程中，這一點被體現(xiàn)得更為明顯。傳統(tǒng)的檔案管理工作僅僅是簡單的整理、分類、保存，有關檔案的收集整理與保存管理并不規(guī)范，開發(fā)利用效果更是微乎其微了。在信息時代，檔案工作如何有效地為生產(chǎn)、生活提供服務，是檔案工作者必須思考的問題。而在林業(yè)產(chǎn)業(yè)工作中，檔案工作的重要性對林業(yè)事業(yè)的健康發(fā)展起著舉足輕重的作用，它是實現(xiàn)林業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營的一個重要環(huán)節(jié)，有效的檔案管理，有助于林業(yè)產(chǎn)業(yè)的有序發(fā)展。

一、當前林業(yè)檔案管理工作的狀況

1.缺少必要關注

通過對林業(yè)產(chǎn)業(yè)整體發(fā)展過程的考察，可以看出，林業(yè)管理者非常注重企業(yè)的經(jīng)營管理和提高企業(yè)的競爭力。然而長期以來，檔案管理工作一直處于被冷落狀態(tài)，很多基層都忽視了其健康發(fā)展，這樣將會給林業(yè)發(fā)展帶來許多不良影響。目前，許多林業(yè)管理者對檔案管理工作的理解還處于初級階段，還沒有形成一套完整的檔案管理工作模式；造成了林業(yè)檔案工作的質量低下，沒有辦法有效地管理林業(yè)的檔案，檔案管理員的工作態(tài)度不負責，很容易出現(xiàn)基礎性的錯誤。

2.管理方法陳舊

目前大部分林業(yè)檔案管理仍采用傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式，在傳統(tǒng)的管理方式中，管理者的工作壓力很大，再加上人工操作很難避免錯誤的發(fā)生，因此，在管理過程中，存在著許多問題，這將直接影響到林業(yè)產(chǎn)業(yè)的整體效益。從另一個角度講，一些林場雖然引進了相關的信息管理系統(tǒng)，卻依然沒有很好地去利用這一項新技術，管理體系仍然是被動的，核心的管理模式并沒有發(fā)生變化。在這種背景下，一些常規(guī)工作方式中的常見問題也無法很好地避免和解決。因此，加強林業(yè)檔案管理工作，引進現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術，是促進我國林業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的一個重要途徑[1]。

3.標準化程度低

檔案管理的不規(guī)范，主要表現(xiàn)在檔案管理工作的混亂這方面，比如，在檔案資料的收集上，收集工作不夠完整系統(tǒng)，標準化程度低，將會影響到后續(xù)的整理、鑒定、保管及統(tǒng)計工作的質量和效率，造成無效勞動。從這一點可以看出，檔案管理程序的不規(guī)范將直接影響到檔案資料的原始價值和憑證價值，使現(xiàn)有檔案資料不能為以后的管理工作提供決策基礎，也不能合理地加以利用。

二、信息化檔案管理在林業(yè)產(chǎn)業(yè)中的重要性

1.重要的構成部分

檔案管理在林業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展中占有舉足輕重的地位。檔案是各類主體，包括國家機關、社會組織和個人在其實踐活動中直接形成的歷史記錄，是生產(chǎn)管理，技術管理和科研管理等方面的重要組成部分。而林業(yè)方面的業(yè)務檔案，除了以文字表達的定性記錄以外，還有大量的數(shù)字表達的定量記錄（統(tǒng)計數(shù)據(jù)、報表）和以圖形、圖像表達的記錄（設計圖紙、勘測圖）等，這些記錄不僅可以維持林業(yè)業(yè)務的正常發(fā)展，還可以發(fā)揮重要的憑證和參考作用，為林業(yè)相關業(yè)務開展提供重要的信息支持和保障。然而在實際工作中，傳統(tǒng)的紙質檔案保存，會降低記錄、儲存等管理工作的效率，使其在林業(yè)產(chǎn)業(yè)中的應用價值不能充分發(fā)揮[2]。因此，采用信息化技術，改變傳統(tǒng)的人工勞動模式，減輕檔案管理工作的負擔，提高管理的效率勢在必行。

2.使規(guī)劃更加深入

隨著信息化技術的普及，社會各行業(yè)都在不斷地發(fā)生著新變化，信息技術對檔案的管理也越來越重要。在林業(yè)產(chǎn)業(yè)中進行信息化檔案管理，能有效地克服傳統(tǒng)人工管理方式帶來的弊端，通過信息化技術，管理者可以準確地對文件、圖紙進行歸類和處理，在用戶界面上進行檢索，在最短的時間內(nèi)就能找到相關的文件，便于用戶查閱，提高利用價值。

3.使系統(tǒng)更加強大

目前林業(yè)部門一般都是由國有林場和相關事業(yè)單位組成，如林業(yè)中心、規(guī)劃設計研究院、苗圃等。因此，在林業(yè)經(jīng)營管理中，必須進行多條線路的規(guī)劃，并對各林區(qū)的經(jīng)營狀況進行及時的總結。此外，林業(yè)管理者在經(jīng)營的同時，還要對動物、樹木、人員等進行全面的管理，這些復雜的工作靠以前的文件管理方式是不可能做到的，必須要根據(jù)信息化技術來處理這些海量的管理數(shù)據(jù)，才能做到更加地準確和有效。

三、信息化檔案管理在林業(yè)產(chǎn)業(yè)中的優(yōu)勢

1.減少資源浪費

進入21世紀，信息技術迅速發(fā)展。利用計算機進行檔案管理，可以有效地解決以前存在的占地大、查閱不方便的問題。由于紙質文件管理的資料多以紙為材料，而紙張所占空間較大，檔案管理員要對檔案定期進行防霉、防蟲、溫濕度調(diào)整理等等工作。在此期間，某些重要的檔案資料不可避免地會被破壞，造成了不能恢復的損失。而信息文檔的使用則是依靠電子計算機技術，僅需要一些特定的系統(tǒng)即可進行海量的數(shù)據(jù)存儲，從而節(jié)約了大量的存儲空間。另外，隨著時間的推移，紙制檔案特別是林業(yè)方面的圖紙、設計圖等經(jīng)常查閱的資料，很容易出現(xiàn)磨損、破損等現(xiàn)象。而檔案信息化管理，模仿手工管理將紙制檔案數(shù)字化轉換，既節(jié)約了文件的存儲空間、保證了數(shù)據(jù)的準確性。但是，在采用信息技術來擴大空間、減少資源浪費的前提下，必須考慮到網(wǎng)絡技術的不穩(wěn)定情況，在使用的時候，很容易被病毒、黑客入侵，這樣的狀況不但會使系統(tǒng)的工作效率下降，而且還可能導致系統(tǒng)的故障，所以，有關部門必須要安排維護人員進行定期的維護。這樣才能保證信息檔案管理系統(tǒng)的安全性，并在一定的時限之內(nèi)，充分發(fā)揮其使用的價值[3]。

2.方便信息調(diào)取

信息的快速提取是檔案信息化管理的一大特點。在檔案管理方面，當涉及所屬的國有林場和各職能部門時，往往需要查閱相關的資料，在實施信息化技術前，管理者必須從海量的檔案中提取必要的信息，這一流程耗時較長，且難以迅速完成。而將信息化技術運用到檔案管理中，則能很好地解決這個問題。目前計算機應用于檔案管理的主要領域有：檔案計算機著錄和自動標引、計算機檔案編目和檢索、計算機輔助立卷、文檔一體化管理等。如果林業(yè)產(chǎn)業(yè)中的檔案管理加強了數(shù)字建設，運用以上相關技術，在工作方式上形成了網(wǎng)上電子文檔的自動上傳方式，將數(shù)據(jù)直接傳送給檔案管理員，由檔案管理員對所搜集的資料進行存檔，在完成了有關的工作后，在服務器的窗口，由文件管理員進行操作后，就會顯示出檔案電子文檔。只要點選自己需要的資料，電腦就會根據(jù)自己的權限，迅速查找和下載需要的資料，以最快的速度提供資料查詢服務。

3.系統(tǒng)規(guī)劃管理

林業(yè)產(chǎn)業(yè)部門負責制定整個林區(qū)的規(guī)劃和設計水準，它直接影響著林業(yè)生態(tài)環(huán)境的價值呈現(xiàn)，我國的林業(yè)資源在吸收塵埃、凈化空氣、防風固沙、物種多樣性的保存方面起著重要作用。為了完美體現(xiàn)林區(qū)的價值，必須根據(jù)實際情況，對林場進行統(tǒng)一部署。在進行系統(tǒng)的部署時，通過計算機，可以對各種形式的數(shù)據(jù)進行分析，根據(jù)統(tǒng)計的結果，確定合理的方案，以達到提高林業(yè)資源利用檔案管理信息的經(jīng)濟效益和社會效益的目的。在運用信息化檔案系統(tǒng)管理林業(yè)產(chǎn)業(yè)時，要注意以下兩個方面的工作內(nèi)容。一是要改進現(xiàn)行的檔案管理體系，使檔案管理的方式更加規(guī)范化，采用統(tǒng)一的電子表格，管理人員和維護人員的具體工作責任，實行責任制，避免崗位交叉、職位空缺等問題。二是林業(yè)產(chǎn)業(yè)部門要努力培養(yǎng)復合型的管理人才。首先，在選擇檔案管理人員時，要加大對檔案管理人員的選拔力度，通過聘用具有豐富理論知識和豐富經(jīng)驗的專業(yè)院校畢業(yè)生，以便能夠迅速地適應工作要求；其次，林業(yè)產(chǎn)業(yè)部門要定期地對現(xiàn)有的檔案專兼職人員職工進行線上、線下相結合的培訓，在培訓過程中，以網(wǎng)頁經(jīng)營、系統(tǒng)維修、檔案知識、有關法規(guī)等為主，在培養(yǎng)模式上，可以采取“以老帶新”的方式進行訓練，使其能夠更好地提升自己的專業(yè)能力和整體素質，使檔案信息系統(tǒng)能夠更好地為林業(yè)產(chǎn)業(yè)工作服務。

四、信息化時期林業(yè)檔案工作發(fā)展的幾點思考

1.加強行政體系建設，突出工作規(guī)范化

從檔案管理工作內(nèi)容上講，檔案管理分為收集、整理、鑒定、保管、編目和檢索、編輯和研究、統(tǒng)計、利用等內(nèi)容。各林區(qū)因其生產(chǎn)工作的特殊性，其檔案管理工作的側重點也不盡相同，所以，在檔案工作中要根據(jù)林業(yè)的實際情況，制訂出適合于林場實際的檔案管理制度，保證基礎人員的檔案每天都會有專人負責，每個月都會有專人處理，文件的保管、保密、銷毀等工作都能按照規(guī)定來進行。基層干部的調(diào)動本來就比較多，所以檔案跟著人員的調(diào)動工作，要根據(jù)管理規(guī)定，及時地進行清點和交接，以免造成檔案遺失和損壞。在年底的職工考評中要把這些規(guī)章制度的執(zhí)行情況包括進去，把檔案管理和業(yè)績考核有機地結合起來，以便單位檔案信息化管理工作更好地為林業(yè)各項事業(yè)服務[4]。

2.提升檔案管理意識，強化檔案信息化管理

檔案信息管理是檔案工作的重要組成部分。林業(yè)檔案工作的質量，可以說是關系到林業(yè)未來發(fā)展的走向。目前有些林業(yè)單位的檔案管理意識比較弱，尤其是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)林場，許多人都覺得，檔案管理工作并不要求有多高的專業(yè)水平，僅僅是把文件收集、保管即可，沒有任何技術含量，從而忽略了對檔案工作的業(yè)務水平的提高，極大地制約了檔案管理工作的提高。所以，今后在政治工作人員的選拔中，要注重對檔案管理的專門人才的甄選，同時，在檔案專兼職人員的培訓過程中，要強化檔案信息管理的意識，并采取相應的講座、培訓等方式，增強檔案工作的專業(yè)性，把檔案管理納入全年工作重點，把它與其他工作一起部署、評估，并作為年終考評的一個重要基礎，通過這種方式，加強對信息文件的管理。同時，檔案部門要加強與領導的交流，通過定期的工作報告，提高領導對檔案管理的關注，領導也要做出相應的措施，加大對檔案信息化管理的投入，為以后的工作提供組織保障。

3.加強技術提升，打造高素質隊伍

前面所述，建立一支高質量的檔案管理隊伍，是保證林業(yè)各項工作取得良好成績的重要保證，所以如何提高林業(yè)檔案管理人員的職業(yè)素質，是林業(yè)檔案信息化工作的一個重要方面。在檔案信息化領域逐步得到普及的今天，計算機管理檔案可由對檔案目錄信息的管理深入到圖、文、聲、像等一次檔案文獻的直接管理。使用戶獲取生動、直觀、全面的多種媒體的檔案信息。對于利用者而言，檔案由枯燥的文字形式轉換成了集聲頻、視頻和動畫一體的立體信息。利用信息化技術，將林業(yè)部門大量的數(shù)據(jù)、照片、錄音、錄像、圖紙等存貯在多媒體數(shù)據(jù)庫中，可隨時查閱。這樣不僅大大提高利用效率，還可以避免利用者查閱整本案卷時翻閱其他文件的可能性，減少對檔案原件的磨損，并能夠起到一定的保密作用。然而以上技術的應用與開展，離不開基層檔案專兼職人員的專業(yè)水平的不斷提升，因此加強技術水平的提高，打造一支高素質的檔案管理隊伍，也是林業(yè)部門特別是基層產(chǎn)業(yè)部門迫在眉睫解決的大事。

4.深入基層，以效率為導向進行工作

為了提高林業(yè)檔案工作的質量，必須轉變傳統(tǒng)的檔案管理理念，順應時代的風向，從林業(yè)工作的實際出發(fā)，進行檔案信息化管理。檔案工作要從根本上把握林業(yè)基層工作的實際，把檔案工作的視野與基層視野聯(lián)系起來，通過對基層工作的深入了解，使檔案信息化工作得以深入實施。同時，也可以將信息化的檔案管理要素融入基層工作環(huán)境中，建立檔案管理的信息化理念，幫助員工樹立正確的檔案管理觀念，把“以效率為本”的工作理念融入檔案工作中，對林業(yè)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展有很大的幫助。

5.建立健全的信息網(wǎng)，使信息資源更加緊密

在信息化的大環(huán)境下，利用信息技術進行檔案管理的需求顯著提高，這是順應時代發(fā)展趨勢的必然要求。同時，林業(yè)在我國國民經(jīng)濟中占有舉足輕重的地位，應當理性地對待信息網(wǎng)絡，構建良好的林業(yè)信息網(wǎng)絡，把不同區(qū)域的相關信息緊密結合起來，實現(xiàn)林業(yè)資源的共享，保證林業(yè)產(chǎn)業(yè)的良性發(fā)展。最終，林業(yè)產(chǎn)業(yè)的經(jīng)營效益將會得到極大的提升，而信息化也將會使人們的工作觀念發(fā)生變化，這是時代發(fā)展的必然結果。

結語

總之，林業(yè)產(chǎn)業(yè)檔案管理的信息化，就是要科學地、系統(tǒng)地、全面地管理和開發(fā)利用檔案。檔案管理的信息化能夠解決很多基礎的管理問題，只有合理地運用信息化檔案管理，才能跟上時代的步伐。要克服各種困難，與其他產(chǎn)業(yè)同步開展檔案信息化管理。只有這樣，我們才能更好地適應社會和時代的發(fā)展需要，產(chǎn)業(yè)才可以高效地、持續(xù)地發(fā)展下去。