新聞檔案數(shù)字化管理存在的問題與對(duì)策

江月蘭 福建省三明市明溪縣融媒體中心

新聞檔案是指新聞的文字、照片、音頻、視頻等資料經(jīng)過歸檔管理后得到的能夠保存、利用的原始記錄。作為日常工作的真實(shí)寫照，新聞檔案承載著重要的歷史記錄功能，對(duì)其歸檔保管具有十分重要的意義。但是，隨著時(shí)代的發(fā)展與信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)新聞檔案管理模式已經(jīng)無法充分滿足檔案管理工作的需求。

對(duì)此，應(yīng)完善新聞檔案管理模式建設(shè)，將信息技術(shù)應(yīng)用于新聞檔案管理工作，提高新聞檔案數(shù)字化管理水平。新聞檔案數(shù)字化管理有助于檔案管理人員認(rèn)清新聞檔案的歷史意義和社會(huì)功能，推動(dòng)新聞檔案管理工作的有序、高效、健康發(fā)展。

一、實(shí)現(xiàn)新聞檔案數(shù)字化管理的重要意義

（一）提高新聞檔案管理質(zhì)量

在數(shù)據(jù)信息量爆發(fā)式增長的時(shí)代，新聞檔案管理工作的難度不斷增加，相關(guān)工作人員應(yīng)積極推進(jìn)新聞檔案管理信息化建設(shè)，將新聞檔案數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式存儲(chǔ)，節(jié)省工作時(shí)間，節(jié)約存儲(chǔ)空間，便于攜帶使用，方便高效、分析處理相關(guān)信息，提高新聞檔案管理工作的便捷性和實(shí)效性。

（二）保證新聞檔案管理的安全性

傳統(tǒng)新聞檔案管理模式經(jīng)常會(huì)因?yàn)楣ぷ魅藛T的疏忽導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)差錯(cuò)，影響了新聞檔案管理的安全性，給查閱新聞檔案的用戶帶來諸多不便。實(shí)現(xiàn)新聞檔案數(shù)字化管理后，檔案管理人員可以對(duì)各部門的新聞檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、有序、規(guī)范管理。在管理工作中，可以應(yīng)用信息技術(shù)監(jiān)控新聞檔案，提高新聞檔案管理、查閱的安全性。

同時(shí)，實(shí)現(xiàn)新聞檔案數(shù)字化管理可以避免紙質(zhì)新聞檔案由于保存時(shí)間過長出現(xiàn)受潮、蟲蛀等問題，提高新聞檔案管理質(zhì)量。

（三）提高新聞檔案利用率

在傳統(tǒng)的新聞檔案管理工作中，用戶需要在管理人員的輔助下手動(dòng)查閱檔案。該種查閱方式相對(duì)復(fù)雜，既不利于新聞檔案的高效利用，還可能導(dǎo)致新聞檔案受損，無法充分發(fā)揮其社會(huì)價(jià)值。

實(shí)現(xiàn)新聞檔案數(shù)字化管理后，用戶通過計(jì)算機(jī)或云端就可以查閱新聞檔案，提高檔案應(yīng)用的便捷性及其利用率，彰顯新聞檔案的社會(huì)價(jià)值。

（四）確保新聞檔案應(yīng)用的時(shí)效性

傳統(tǒng)的新聞檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)對(duì)新聞檔案的統(tǒng)一管理，由于各部門的新聞檔案被存放在不同的區(qū)域，導(dǎo)致新聞檔案在收集整理過程中存在一定問題，新聞檔案應(yīng)用過程中的時(shí)效性得不到保證。

實(shí)現(xiàn)新聞檔案數(shù)字化管理后，相關(guān)技術(shù)人員可以構(gòu)建新聞檔案管理系統(tǒng)，相關(guān)人員只要通過內(nèi)網(wǎng)，將整理歸檔的新聞檔案上傳系統(tǒng)，就能實(shí)現(xiàn)新聞檔案的統(tǒng)一管理，縮短新聞檔案的傳遞時(shí)間，凸顯新聞檔案的時(shí)效性[1]。

二、新聞檔案數(shù)字化管理存在的問題

雖然實(shí)現(xiàn)新聞檔案數(shù)字化管理有著非常重要的實(shí)際意義，各單位也在積極落實(shí)新聞檔案管理數(shù)字化建設(shè)相關(guān)內(nèi)容，但在實(shí)際開展新聞檔案數(shù)字化管理工作的過程中，依舊存在一些不可忽視的問題。

首先，相關(guān)工作人員對(duì)新聞檔案管理數(shù)字化建設(shè)重視程度不夠，認(rèn)為數(shù)字化管理只是將相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息錄入計(jì)算機(jī)即可，導(dǎo)致新聞檔案數(shù)字化管理不夠全面，長此以往，新聞檔案管理水平存在下降的可能。

其次，新聞檔案數(shù)字化管理手段相對(duì)落后。傳統(tǒng)的新聞檔案數(shù)字化管理工作中，相關(guān)工作人員并沒有充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)、信息技術(shù)的實(shí)際價(jià)值，應(yīng)用的管理技術(shù)依舊是最簡單的計(jì)算機(jī)技術(shù)。新聞檔案數(shù)據(jù)信息的收集、整理、分析及歸檔速度沒有明顯提升，實(shí)際應(yīng)用也不夠便捷，對(duì)于一些技術(shù)水平低的管理人員，新聞檔案管理效率直線下降，新聞檔案數(shù)字化管理存在明顯的“副作用”。

再次，檔案管理機(jī)制相對(duì)混亂。在新聞檔案數(shù)字化管理工作中，單位內(nèi)部的檔案管理機(jī)制非?；靵y，存在實(shí)體檔案管理與數(shù)字化檔案管理并行的情況。這種混亂情況的出現(xiàn)不僅使檔案管理效率下降，而且會(huì)浪費(fèi)大量的人力、物力資源，導(dǎo)致運(yùn)行成本增加。

最后，新聞檔案數(shù)字化管理設(shè)備不齊全。新聞檔案數(shù)字化管理設(shè)備不齊全也是導(dǎo)致管理工作無法高效開展的重要原因之一。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理需要充足的設(shè)備支持和技術(shù)支持，但是相關(guān)內(nèi)容得不到落實(shí)，直接影響了新聞檔案數(shù)字化管理工作的開展。

三、實(shí)現(xiàn)新聞檔案數(shù)字化管理的有效策略

（一）重視新聞檔案管理數(shù)字化建設(shè)

新聞檔案管理工作不僅與內(nèi)部工作人員有著非常密切的聯(lián)系，而且與新聞資料等內(nèi)容息息相關(guān)，為實(shí)現(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)資料的有效管理，積極開展數(shù)字化建設(shè)工作具有重要的實(shí)際意義。相關(guān)部門應(yīng)重視新聞檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，做到密切溝通、互相配合、齊抓共管，確保新聞檔案的安全及新聞檔案管理工作的高效開展[2]。

為達(dá)成這一目標(biāo)，相關(guān)工作人員要積極投入數(shù)字化建設(shè)工作及管理工作，加強(qiáng)新聞檔案數(shù)字化管理宣傳，強(qiáng)化相關(guān)人員的思想意識(shí)。作為新聞檔案的應(yīng)用主體，新聞?dòng)浾?、編輯在完成新聞采編工作后?yīng)積極參與數(shù)字化建設(shè)，明確新聞檔案應(yīng)滿足何種需求，新聞工作者提出的建設(shè)意見對(duì)于完善新聞檔案管理數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容具有非常重要的意義。

在新聞檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中，應(yīng)采納各部門工作人員的意見，集思廣益，確保新想法、新思路可以應(yīng)用到新聞檔案管理工作中。新聞檔案具有極高的應(yīng)用價(jià)值，應(yīng)用新聞檔案開展工作可以充分發(fā)揮其宣傳作用，為后續(xù)工作的開展提供借鑒，相關(guān)工作人員更應(yīng)重視新聞檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，通過數(shù)字化管理模式保證新聞檔案的完整性、全面性，實(shí)現(xiàn)新聞檔案的高效利用，確保其應(yīng)用價(jià)值得到充分發(fā)揮。

除此之外，為保障新聞檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的高效開展，可以構(gòu)建科學(xué)合理的新聞檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)將不同部門的檔案統(tǒng)一管理，并對(duì)其進(jìn)行正確的分類、歸檔，確保相關(guān)部門可以高效地查詢、應(yīng)用檔案，提高工作效率。通過應(yīng)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)開展新聞檔案管理工作，可以減少手寫、錄入等體力勞動(dòng)，節(jié)約了時(shí)間，極大程度地提升了新聞檔案管理的便捷程度和現(xiàn)代化程度。

因此，相關(guān)工作人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)新聞檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重視，推動(dòng)新聞檔案數(shù)字化管理的發(fā)展進(jìn)程。

（二）創(chuàng)新新聞檔案管理手段

在信息化、數(shù)字化發(fā)展背景下，人們可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，了解生活中難以接觸的領(lǐng)域。在數(shù)據(jù)信息量爆發(fā)式增長的當(dāng)下，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)信息管理手段已經(jīng)無法滿足管理工作需求，因此，應(yīng)創(chuàng)新改革檔案管理手段[3]。

在開展新聞檔案管理工作的過程中，檔案管理人員在信息收集環(huán)節(jié)要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，保證電子檔案數(shù)量與實(shí)體檔案數(shù)量比例的合理性，防止檔案過多無人看管，保證優(yōu)質(zhì)檔案內(nèi)容得到充分利用。

在利用新聞檔案的過程中，不僅要保證檔案數(shù)據(jù)信息的全面性，而且要確保其利用的高效性。檔案管理人員應(yīng)要善于分析、勇于探索，創(chuàng)新新聞檔案管理手段，通過實(shí)現(xiàn)新聞檔案數(shù)字化管理，避免實(shí)體檔案發(fā)生受潮、蟲蛀等問題，控制管理成本，將新聞檔案存入計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤、光盤等，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

在數(shù)據(jù)信息量爆炸的當(dāng)下，檔案管理人員很難確定哪項(xiàng)信息具有實(shí)際價(jià)值、哪項(xiàng)信息毫無用處，實(shí)現(xiàn)新聞檔案數(shù)字化管理可以保證數(shù)據(jù)信息的全面性，防止有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息丟失。

此外，新聞檔案數(shù)字化管理可以實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與新聞檔案管理工作的高度融合，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)增強(qiáng)新聞檔案管理的條理性，提高管理水平和管理效率。通過應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展新聞檔案管理工作，檔案管理員的創(chuàng)新意識(shí)也將得到增強(qiáng)。例如，計(jì)算機(jī)技術(shù)水平較高的工作人員可以借鑒其他領(lǐng)域的工作經(jīng)驗(yàn)，通過建立微信公眾號(hào)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)新聞檔案的高效管理。相關(guān)人員在準(zhǔn)備查閱新聞檔案前可以提前通過微信公眾號(hào)平臺(tái)預(yù)約，做好查閱相關(guān)檔案資料的準(zhǔn)備。新聞檔案數(shù)字化管理可提高檔案查閱時(shí)效，提高為民服務(wù)質(zhì)量。

未來，在開展新聞檔案管理工作過程中，可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，綜合新聞檔案內(nèi)容，建立相應(yīng)的云數(shù)據(jù)庫，將所有新聞檔案數(shù)據(jù)存入云端高效備份，使管理工作更加便捷，保證了新聞檔案的安全性[4]。

（三）健全新聞檔案管理機(jī)制

完善的工作機(jī)制是保證工作高質(zhì)量開展的前提，相關(guān)工作人員應(yīng)積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)健全檔案管理機(jī)制，保證新聞檔案的安全性。在健全檔案管理機(jī)制的過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)及時(shí)更新軟件技術(shù)，提高網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)水平，新聞部門也應(yīng)引入先進(jìn)的數(shù)字化新聞檔案管理制度，確保新聞檔案管理人員明確其應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)開展新聞檔案管理工作，避免出現(xiàn)管理效率低下及權(quán)責(zé)不清等問題。

為保證新聞檔案數(shù)字化管理工作可以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，新聞檔案管理人員應(yīng)樹立主動(dòng)學(xué)習(xí)的意識(shí)，通過積極學(xué)習(xí)、汲取知識(shí)，掌握現(xiàn)代化、數(shù)字化新聞檔案管理技術(shù)及管理流程，將數(shù)字化檔案管理技術(shù)與檔案管理工作充分融合，確保全面履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格按照相應(yīng)規(guī)章制度高質(zhì)量開展新聞檔案數(shù)字化管理工作[5]。

在單位內(nèi)部，相關(guān)工作人員應(yīng)針對(duì)新聞檔案數(shù)字化管理工作建立相應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保護(hù)機(jī)制，防止計(jì)算機(jī)內(nèi)部儲(chǔ)存的新聞檔案數(shù)據(jù)信息被惡意破壞。同時(shí)，在實(shí)際開展新聞檔案數(shù)字化管理工作的過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)注重與各個(gè)部門保持密切聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)對(duì)新聞檔案的全面掌控，確保新聞檔案數(shù)字化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都不出現(xiàn)差錯(cuò)。此外，新聞檔案管理部門應(yīng)根據(jù)各部門的新聞檔案應(yīng)用情況，建立檔案應(yīng)用制度，提高新聞檔案的應(yīng)用價(jià)值及應(yīng)用效率，這對(duì)于科學(xué)、合理、規(guī)范、有序地推進(jìn)新聞檔案管理工作轉(zhuǎn)型具有重要意義。

（四）優(yōu)化新聞檔案管理載體

在數(shù)字化環(huán)境下，為保證新聞檔案的安全性，必須加大新聞檔案管理經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，從新聞檔案管理工作的實(shí)際需求出發(fā)，配備齊全必要的硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)、安全保障系統(tǒng)及其他輔助軟件。資源豐富的新聞單位可以與當(dāng)?shù)刂ヂ?lián)網(wǎng)企業(yè)合作，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)軟、硬件設(shè)備的升級(jí)改造，并配備優(yōu)質(zhì)的交換機(jī)及交換設(shè)備，確保新聞檔案數(shù)字化管理工作高效、安全地開展。

在優(yōu)化新聞檔案數(shù)字化管理載體的過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)制定定期網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)升級(jí)、殺毒的制度，及時(shí)處理系統(tǒng)存在的漏洞，防止新聞檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)被黑客攻擊，或檔案被病毒、木馬破壞，增強(qiáng)新聞檔案管理系統(tǒng)的安全性。

新聞檔案管理部門可以通過搭建新聞檔案管理專業(yè)化平臺(tái)的方式，優(yōu)化新聞檔案管理載體，在平臺(tái)建設(shè)過程中確保平臺(tái)具有技術(shù)優(yōu)勢、內(nèi)容優(yōu)勢及人才優(yōu)勢等，可以增強(qiáng)與用戶的交互性，拉近與用戶的心理距離，增強(qiáng)與用戶的互動(dòng)，增強(qiáng)新聞檔案管理單位的媒介競爭力[6]。

為確保相關(guān)建設(shè)工作的高效開展，新聞檔案管理單位應(yīng)積極開展培訓(xùn)工作，不僅要注重新聞檔案數(shù)字化管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息處理能力的培訓(xùn)，而且要培訓(xùn)新聞檔案服務(wù)人員，全面提高新聞檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使相關(guān)管理人員成為既懂專業(yè)業(yè)務(wù)又懂信息技術(shù)的復(fù)合型優(yōu)質(zhì)人才，為新聞檔案數(shù)字化管理的發(fā)展提供動(dòng)力與保障。

四、結(jié)語

綜上所述，為確保新聞檔案數(shù)字化管理工作得以高效開展，相關(guān)人員應(yīng)從多方面入手，解決管理工作中存在的問題，提高新聞檔案管理工作的數(shù)字化水平，充分彰顯新聞檔案的價(jià)值。