信息時代企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新

黃宇玲

（福建省工業(yè)設(shè)備安裝有限公司，福州 350000）

黨的十九屆五中全會提出，堅持創(chuàng)新在我國現(xiàn)代化建設(shè)全局中的核心地位，把科技自立自強(qiáng)作為國家發(fā)展的戰(zhàn)略支撐。習(xí)近平總書記曾指出，“創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動力”，“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)、規(guī)律得以認(rèn)識、歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”。因此，做好檔案工作是服務(wù)企業(yè)發(fā)展的時代要求，更是一項重要的政治任務(wù)。信息化時代下，檔案管理工作有不小的壓力，各單位在關(guān)注檔案管理的同時，必須合理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將檔案資料的價值呈現(xiàn)出來。在檔案管理期間，為提高檔案信息利用率，企業(yè)需要積極推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，使檔案得到合理應(yīng)用，為企業(yè)各類活動提供可靠數(shù)據(jù)，確保各類活動順利運(yùn)行，并為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。

一、檔案管理創(chuàng)新的必要性

（一）滿足網(wǎng)絡(luò)時代發(fā)展需求

在時代發(fā)展的過程中出現(xiàn)了很多新興技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)便是其中之一，其融入了人們生活、工作的各個方面。在此背景下，企業(yè)發(fā)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對檔案管理工作的作用，將其作為提高檔案管理水平的手段，合理應(yīng)用檔案信息為自身服務(wù)。在社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展下，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法滿足企業(yè)的需求，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提高檔案管理效率，是企業(yè)當(dāng)下必須著手進(jìn)行的工作。創(chuàng)新檔案管理模式，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源自動化、數(shù)字化，為開展各類工作提供基礎(chǔ)。

開展檔案管理工作要滿足網(wǎng)絡(luò)時代的整體發(fā)展要求，從檔案信息化管理及技術(shù)分析的角度，對檔案信息管理過程及檔案數(shù)據(jù)管理等進(jìn)行優(yōu)化，提高檔案信息的綜合管理水平。檔案信息化管理是在檔案信息統(tǒng)計與檔案分析的基礎(chǔ)上，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，在檔案數(shù)據(jù)信息共享與數(shù)據(jù)處理的前提下，通過計算機(jī)技術(shù)，對檔案信息化管理過程進(jìn)行完善，通過檔案分級與信息分類，對檔案管理過程進(jìn)行優(yōu)化，滿足檔案信息化管理的綜合要求。結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用特點(diǎn)，在對檔案管理過程與數(shù)據(jù)分析等進(jìn)行優(yōu)化時，可在檔案分析的基礎(chǔ)上，對檔案數(shù)據(jù)的處理過程、信息分析等進(jìn)行優(yōu)化，通過檔案的數(shù)據(jù)分析與處理，滿足檔案信息的綜合管理與分析需求，結(jié)合檔案管理過程，錄入準(zhǔn)確的檔案信息，并對檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，提高檔案數(shù)據(jù)分析的有效性。

（二）滿足檔案管理工作需求

檔案資料記錄企業(yè)發(fā)展期間積累的各類信息，檔案管理會對相關(guān)資料進(jìn)行采集、整理、分類、分析等工作，為使用者提供良好的信息服務(wù)。隨著企業(yè)在發(fā)展中出現(xiàn)的資料逐漸增多，如果仍然采用以人力為主的管理模式，難以處理海量的信息，還會對企業(yè)經(jīng)營與決策造成不利影響。管理人員需要在檔案信息數(shù)量逐漸增加的情況下，快速找到解決問題的方法。傳統(tǒng)紙質(zhì)保存檔案信息的方式存在較大的缺陷，難以提高檔案資料查詢工作的質(zhì)量，紙質(zhì)文檔在信息存儲與管理方面存在較大的弊端，無法快速調(diào)用資源，還會在檔案管理方面花費(fèi)不少的維護(hù)成本。在檔案管理期間，應(yīng)該引入網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，完成向資料電子化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，由此可以共享檔案信息，為內(nèi)部人員提供可靠的數(shù)據(jù)。企業(yè)在檔案管理方面，使用計算機(jī)完成檔案的采集、整理、分類等，可以提高檔案資料的使用效率，減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。檔案資料的使用者，利用高效的檢索技術(shù)調(diào)用檔案信息，可以快速開展檔案業(yè)務(wù)，提高檔案資料的利用率，還可以為企業(yè)自身帶來經(jīng)濟(jì)效益。

二、檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案信息規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化不足

檔案信息化建設(shè)可以為企業(yè)進(jìn)行檔案管理提供便利服務(wù)，提高檔案信息的使用率，檔案信息規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息建設(shè)的重要內(nèi)容，可以規(guī)范并高效利用檔案信息，為企業(yè)各部門人員服務(wù)。企業(yè)在檔案資料處理方面，應(yīng)該按照檔案使用需求完成檔案信息編碼、分類、備案與歸檔等工作。然而，部分企業(yè)檔案管理部門在工作中沒有給出檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，缺乏檢索工具，無法合理應(yīng)用檔案資料，降低了檔案資料的使用價值。因此，檔案管理必須重視管理手段，如果管控方式不當(dāng)，會損壞檔案資料，導(dǎo)致無法良好地體現(xiàn)檔案資料的開發(fā)價值。

傳統(tǒng)的檔案資料管理方式較為簡單，只對檔案進(jìn)行簡單的保存。另外，傳統(tǒng)檔案管理工作記錄信息的媒介以紙張為主，其在存放時容易受到外部因素影響，出現(xiàn)氧化問題。因此，傳統(tǒng)檔案管理會耗費(fèi)大量人力、物力，還難以保證檔案資料的使用效率。

（二）檔案資料利用率較低

部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員對檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識，沒有合理地應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)優(yōu)化管理模式，無法提高檔案資料的使用效率。檔案管理環(huán)節(jié)對資金、人員、設(shè)備投入較少，無法按照檔案使用需求推進(jìn)工作。在企業(yè)經(jīng)營各類活動時，信息數(shù)量持續(xù)增加，檔案管理人員承受不小的壓力，在檔案資料采集、整理、編輯與歸檔等方面也會消耗大量的人力與物力，花費(fèi)許多時間。隨著數(shù)據(jù)信息量的增加，檔案資料查閱使用的時間也同步提升，會在一定程度上拖慢企業(yè)活動節(jié)奏。檔案信息化建設(shè)極為關(guān)鍵，但很多企業(yè)并沒有提高檔案信息化建設(shè)水平，仍以紙質(zhì)檔案為主，電子信息檔案使用較少，無法發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，打亂企業(yè)各類活動運(yùn)行節(jié)奏。

（三）檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)

很多企業(yè)在發(fā)展中關(guān)注業(yè)務(wù)活動，以營利為核心，缺乏對檔案管理工作的正確認(rèn)識。在此觀念下，企業(yè)檔案管理的大部分工作仍停留在檔案資源保管層面，部分企業(yè)對網(wǎng)絡(luò)信息等先進(jìn)技術(shù)使用程度不足，檔案信息化建設(shè)所用的管理手段也不盡如人意，無法提高管理質(zhì)量。在管理制度存在缺陷的前提下，難以及時保存檔案資料，會造成檔案損壞與丟失等問題，使企業(yè)承受一定的損失。檔案管理人員的專業(yè)能力不足，在檔案管理方面不能合理應(yīng)用信息技術(shù)等手段快速調(diào)取檔案資料，也沒有為檔案建立功能層次分明的管理系統(tǒng)，難以顯著提高檔案管理效率。

三、檔案管理創(chuàng)新策略

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

在信息化時代，企業(yè)開展檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變管理觀念，積極推進(jìn)信息化、數(shù)字化發(fā)展。檔案管理人員應(yīng)該重視檔案信息化管理，在科學(xué)發(fā)展觀下處理各項工作；應(yīng)該正確看待檔案資料整理、分離與分析等工作，按照信息化時代對檔案工作的需求，提高信息化技術(shù)與檔案管理工作的融合度；要不斷學(xué)習(xí)新知識，掌握現(xiàn)代檔案資料管理方法，提高對檔案資料開發(fā)利用的認(rèn)知水平，在創(chuàng)新意識的引導(dǎo)下，關(guān)注企業(yè)發(fā)展，合理應(yīng)用檔案資源。

在檔案管理環(huán)節(jié)，工作人員的服務(wù)意識極為關(guān)鍵。檔案管理人員必須端正工作態(tài)度，結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)，找到提高檔案資料使用效率的方法。檔案資料有保存價值與參考價值，其記錄企業(yè)在發(fā)展中的各類信息，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供重要數(shù)據(jù)。工作人員應(yīng)該具有良好的工作態(tài)度和服務(wù)意識，充分發(fā)揮檔案資料的利用價值。檔案管理人員與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該發(fā)現(xiàn)檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的作用，加大對該項工作的投入力度，給予檔案管理在人力、財力上的支持。企業(yè)應(yīng)該引導(dǎo)檔案管理朝電子化、信息化的方向發(fā)展，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，提高數(shù)據(jù)處理效率，最大限度展現(xiàn)檔案資料的使用價值。從人力、物力、財力的角度，完善檔案信息安全、檔案保密、檔案管理等，在經(jīng)費(fèi)的支持下，從人才、信息數(shù)據(jù)等角度，對檔案信息的安全及數(shù)據(jù)保密等進(jìn)行完善，提高檔案數(shù)據(jù)的信息化管控水平。受工作對象、技術(shù)條件、環(huán)境因素、人員習(xí)慣、管理觀念等因素的影響，在檔案信息管理中，應(yīng)結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用，完善檔案信息化管理過程，進(jìn)一步規(guī)范信息化歸檔流程，滿足檔案信息管理創(chuàng)新發(fā)展的需求。

（二）優(yōu)化檔案管理模式

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)檔案管理，按照內(nèi)部對檔案資料的使用需求，建立信息化管理模式，提高檔案資料的利用效率。企業(yè)各部門需要配合檔案管理人員的工作，及時收集企業(yè)各項活動的經(jīng)營數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)的全面性、真實(shí)性。在檔案管理階段，應(yīng)該建立網(wǎng)絡(luò)平臺，為檔案管理工作分化不同的功能模塊，高效推進(jìn)檔案管理工作，提高檔案信息利用率。

在信息時代下，企業(yè)應(yīng)該找出以往檔案管理模式存在的缺陷，及時轉(zhuǎn)變工作觀念，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理模式，從而為內(nèi)部人員推送優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。部分企業(yè)過往所用的檔案管理模式，沒有在明確的目標(biāo)下建立管理體系，無法集中處理工作任務(wù)，也不能滿足各部門對資料的需求。企業(yè)應(yīng)該學(xué)習(xí)先進(jìn)單位的成功經(jīng)驗(yàn)，實(shí)施集中管理；應(yīng)該對內(nèi)部資源進(jìn)行類別劃分，圍繞資源管理需求建立科學(xué)、簡約的管理流程；應(yīng)該打造科學(xué)化、規(guī)范化的管理體系，確保各類活動高效推進(jìn)。

在檔案管理環(huán)節(jié)應(yīng)引入科學(xué)技術(shù)，立足企業(yè)的實(shí)際情況和對檔案管理工作的需求，在循序漸進(jìn)的原則下推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。建立資料庫，研究綜合性檔案管理資料庫和分級化檔案管理資料庫的協(xié)調(diào)方式，建立統(tǒng)一的管理平臺，實(shí)現(xiàn)資源共享。在檔案信息化建設(shè)時，可以建立反饋機(jī)制，反映企業(yè)在不同時段于檔案管理方面的問題。企業(yè)可以按照檔案管理需求，完善檔案管理資源的優(yōu)化方法，提高資源利用率。在檔案信息管理的過程中，針對檔案信息平臺的總體設(shè)計、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)備份、查詢管理、安全管控等過程進(jìn)行完善，提高檔案信息安全管理水平。與此同時，為提高檔案信息的利用率，應(yīng)設(shè)置檔案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢文檔，達(dá)到檔案信息數(shù)據(jù)共享的目的。此外，在檔案信息管理的過程中，應(yīng)將檔案信息劃分為操作管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級管理、卷內(nèi)目錄管理等，并聯(lián)系到一起，提高檔案信息共享的綜合管控水平。在檔案信息銜接傳輸?shù)倪^程中，需要在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能，并將財務(wù)系統(tǒng)、辦公自動化（OA）系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等無縫集成，提高檔案信息的安全管理水平。

（三）加快信息化建設(shè)速度

企業(yè)在檔案管理方面應(yīng)該提高對信息技術(shù)的引入程度，學(xué)習(xí)先進(jìn)企業(yè)在信息管理方面使用的方法，結(jié)合自身對檔案管理的發(fā)展訴求，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。檔案管理人員應(yīng)在信息化背景下，明確檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)新檔案管理模式，將紙質(zhì)資料變?yōu)殡娮淤Y料，并在此基礎(chǔ)上合理應(yīng)用技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)自動化辦公。為提高檔案資料的使用效率，企業(yè)需要將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和檔案管理進(jìn)行有機(jī)融合，建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)資源共享。企業(yè)應(yīng)該完善平臺數(shù)據(jù)庫，加大對平臺各類數(shù)據(jù)的控制力度，確保企業(yè)各部門可以及時掌握業(yè)務(wù)活動的進(jìn)度，也可以按照自身活動需求，與其他部門聯(lián)系，發(fā)揮資源共享的價值。企業(yè)各部門應(yīng)該響應(yīng)管理者在檔案方面做出的指示，為檔案管理人員提供數(shù)據(jù)，還需要完善自身軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，為數(shù)據(jù)實(shí)時交互提供基礎(chǔ)。從信息數(shù)據(jù)人才隊伍建設(shè)的角度進(jìn)行分析，檔案信息管理工作的開展，是以檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，管理服務(wù)的現(xiàn)代化發(fā)展為中心，在檔案信息管理中，以人才培訓(xùn)的方式，從檔案管理專業(yè)、信息技術(shù)操作能力兩個角度，提升檔案信息人才的綜合能力。

在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中，需要綜合分析信息技術(shù)的應(yīng)用及檔案信息整合等，通過檔案信息系統(tǒng)的搭建與應(yīng)用，對檔案信息進(jìn)行綜合管理與防控，提高檔案信息的綜合管理水平。建立檔案信息管理平臺，通過管理及分析檔案數(shù)據(jù)，綜合管理各部門的工作數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)發(fā)展情況等，提高檔案信息管理的綜合水平。檔案信息化建設(shè)的過程，則是針對檔案數(shù)據(jù)檢索、查詢等過程管理進(jìn)行完善，通過信息調(diào)查與分析，規(guī)范檔案信息平臺的操作流程，保證歸檔的電子文件處于有序、安全的狀態(tài)。利用信息安全技術(shù)，對檔案信息平臺的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行保護(hù)，可從網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、加密與身份認(rèn)證技術(shù)等角度，對檔案信息資源進(jìn)行防護(hù)。利用加密技術(shù)，保證內(nèi)容的非公開性，并通過身份驗(yàn)證的方式，對檔案信息數(shù)據(jù)庫的訪問用戶身份進(jìn)行驗(yàn)證，避免無關(guān)人員訪問文件及檔案數(shù)據(jù)。利用防寫的方式，對讀取的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行安全管理，提高檔案信息數(shù)據(jù)的安全管理水平。例如，利用簽署技術(shù)保護(hù)檔案信息數(shù)據(jù)，滿足檔案管理的要求。與此同時，建立安全管理制度，完善檔案文件的形成、處理、收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)，并對檔案信息的更改、丟失等問題進(jìn)行安全防控，提高檔案信息的安全管理水平。

結(jié) 語

進(jìn)入信息時代后，以信息為主的新興技術(shù)融入各行各業(yè)，為行業(yè)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型提供了條件。企業(yè)應(yīng)該積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，及時發(fā)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)在管理模式和技術(shù)應(yīng)用等方面的不足，提出檔案規(guī)范化管理的要求；按照檔案管理需求優(yōu)化工作模式，找到檔案資源的應(yīng)用方式，并建立安全保障體系，在高效應(yīng)用檔案資源的同時，提高檔案信息的安全性。