檔案管理加強信息化技術(shù)研究

王 巖

（哈爾濱文學(xué)創(chuàng)作院，哈爾濱 150001）

一、檔案管理加強信息化技術(shù)的意義

（一）對提升檔案管理效率及質(zhì)量有重要幫助

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作模式也需要不斷進行改革與優(yōu)化。傳統(tǒng)的檔案管理工作無論是在質(zhì)量上還是工作效率上均很難適應(yīng)現(xiàn)階段時代發(fā)展的需求，因此，需要利用好先進技術(shù)提升檔案管理工作效果，與此同時，也要有效提高信息安全與使用效率。但是從目前來看，檔案管理工作通常情況下都是通過紙質(zhì)檔案的收集、歸檔、管理等方式進行的，產(chǎn)生了較大的檔案管理成本。同時，相對來講也讓檔案管理工作變得麻煩，需要到相關(guān)的檔案管理部門，經(jīng)過各項審批手續(xù)，再通過復(fù)雜的檔案查找，嚴(yán)重影響了檔案管理工作效率。而檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展可以在一定程度上解決這一問題，不僅在檔案收集、歸類、存儲等方面提高了效率和質(zhì)量，也使檔案的使用相對以往便利很多。由此可見，檔案管理工作中信息化技術(shù)的應(yīng)用和研究是滿足其自身工作質(zhì)量提升的必然需求。

（二）對創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理方式有重要意義

檔案管理工作在創(chuàng)新發(fā)展的過程中，工作模式及管理方式在不斷發(fā)生變化，特別是在信息化技術(shù)的研究與應(yīng)用下，檔案管理方法的創(chuàng)新發(fā)展得到了很大的進步。一方面，檔案信息的形式從傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?shù)字化信息；另一方面，檔案的存儲也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲向著信息化存儲的方向轉(zhuǎn)變。在電子化、信息化檔案存儲的過程中極大地降低了檔案因為各種外界因素而丟失或者損壞的概率，提高了檔案存儲管理的質(zhì)量，也降低了人力成本。在檔案使用方面也可以更好地發(fā)揮檔案管理工作的職能作用。因此，加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及系統(tǒng)軟件的開發(fā)是檔案管理工作創(chuàng)新和改革發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

（三）為相關(guān)科研工作的順利開展提供保障

檔案管理工作的創(chuàng)新與改革發(fā)展對于相關(guān)科研工作的順利開展有著重要的意義，完善的檔案管理信息可以為相關(guān)領(lǐng)域科研工作的研究提供有效的參考。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，相關(guān)領(lǐng)域科研工作如果想查找需要的檔案信息，需要經(jīng)過非常復(fù)雜的流程，而且也無法確保檔案信息的完整性。在信息化技術(shù)的研究與應(yīng)用下，可以通過數(shù)據(jù)庫的建立不斷完善檔案信息，確保檔案信息的完整性與有效性。與此同時，通過相關(guān)信息化檔案管理系統(tǒng)，可以快速、有效地查找到相關(guān)檔案信息，為相關(guān)領(lǐng)域科研工作的順利開展提供良好的保障。

二、檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題分析

（一）對檔案管理工作信息化發(fā)展的重視度不足

現(xiàn)階段，有關(guān)部門已經(jīng)開始意識到信息時代中檔案工作優(yōu)化的價值，同時檔案管理工作的重要性也得到了更高的重視，雖然加強檔案管理工作中的信息化技術(shù)研究對于檔案管理工作的開展及相關(guān)工作的順利實施具有巨大的幫助，但是受到現(xiàn)階段部分檔案管理工作人員技術(shù)水平的限制及管理理念的影響，信息技術(shù)在應(yīng)用和研究方面仍然沒有受到足夠重視，沒有形成良好的檔案信息化管理意識，對檔案管理信息化建設(shè)的投入也相對有限，導(dǎo)致相關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平較低，還不足以支撐檔案管理信息化的發(fā)展。因此，需要進一步加大對檔案管理信息化發(fā)展的重視，并且套結(jié)合實際情況給予全力支持，確?；A(chǔ)設(shè)施的建設(shè)得以完善、信息化技術(shù)水平得以提升。

（二）檔案管理信息化平臺建設(shè)有待加強

目前來看，檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展已經(jīng)成為檔案管理改革的重要方向，也是實現(xiàn)對檔案信息的高質(zhì)量管理與高效應(yīng)用的重要目標(biāo)。然而，從目前大部分檔案管理工作的實施情況上看，檔案管理工作中信息化平臺的應(yīng)用還需要技術(shù)人員的進一步研究，現(xiàn)階段的水平還是難以滿足檔案信息管理與應(yīng)用的要求，如在相關(guān)的信息管理平臺還未能實現(xiàn)對檔案信息的有效共享，無法為相關(guān)工作的順利開展提供良好的檔案信息依據(jù)。另外，還有部分企事業(yè)單位在檔案管理中未能實現(xiàn)對相關(guān)的信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，仍然按照老舊的采集方式、歸檔方式及存儲方式，在消耗大量人力、物力的同時，也嚴(yán)重地影響了檔案管理工作的效率。

（三）檔案管理信息安全保障體系需要完善

檔案管理信息化技術(shù)的研究與應(yīng)用為檔案管理工作效率及工作質(zhì)量的提升提供了基礎(chǔ)支持，也減輕了工作人員的工作負擔(dān)，與此同時，也可以實現(xiàn)檔案信息利用的最大化。然而，雖然信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用具有非常多的優(yōu)勢，但是開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也為檔案管理信息的安全帶來了一定的威脅。比如，網(wǎng)絡(luò)中病毒、黑客的惡意攻擊，以及在實際操作和管理工作中人為因素的影響等，都會導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)外泄、丟失、破損等安全問題?；诖?，在檔案信息化管理工作的進行中需要不斷提升工作人員的安全管理意識，并通過技術(shù)的應(yīng)用及思想意識上的提升為檔案信息的安全管理奠定基礎(chǔ)。但是，從實際情況來看，部分檔案管理人員在工作中依然不具備較強的安全管理意識，也沒有對安全管理技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用加大重視，常常導(dǎo)致檔案在信息化管理中受到各種不穩(wěn)定因素的威脅而出現(xiàn)信息安全事故。

（四）檔案信息化管理人才不足

現(xiàn)階段影響檔案管理信息化發(fā)展與建設(shè)的重要因素之一是檔案管理工作人員的素質(zhì)水平及綜合能力，在實際情況中就可以看到，部分檔案管理工作人員并不具備先進的管理理念，而且在信息技術(shù)的掌握與應(yīng)用方面也比較欠缺，另外，其自身的職業(yè)素養(yǎng)也需要進一步提升。因此，需要打造高質(zhì)量、高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍。然而，從目前檔案管理工作的現(xiàn)實情況上看，大部分檔案管理工作人員自身的素質(zhì)、工作能力及信息化技術(shù)水平均無法滿足檔案管理信息化發(fā)展的相關(guān)要求，因此，需要加大對人才隊伍的建設(shè)力度，為檔案管理信息化技術(shù)的研究與發(fā)展提供良好的人才保障。

三、檔案管理加強信息化技術(shù)的具體實施策略

（一）加大對檔案管理信息化發(fā)展的重視

現(xiàn)階段，在加強檔案管理信息化建設(shè)過程中，最先要解決的是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理信息化建設(shè)的重視度較低的問題，使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化有準(zhǔn)確的認知，并且能夠認識到檔案管理信息化建設(shè)在當(dāng)前社會發(fā)展中的重要性和必要性，從而從思想上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)老舊的檔案管理理念。首先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者要做好帶頭作用，積極主動地進行有關(guān)技術(shù)及理論基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)，通過認真的學(xué)習(xí)掌握必備的技術(shù)及理論基礎(chǔ)，從而認識到時代發(fā)展下進行檔案管理信息化建設(shè)的重要價值，并且利用所學(xué)習(xí)的知識對檔案工作人員的工作情況進行檢查與指導(dǎo)，督促相關(guān)檔案管理人員落實好有關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的工作。領(lǐng)導(dǎo)者的重視會在很大程度上提高檔案管理工作人員對該項工作的重視程度，對檔案管理信息化技術(shù)的研究與應(yīng)用具有重要的價值和意義。其次，要加大對檔案管理信息化發(fā)展的宣傳和教育力度，使所有工作人員都能夠認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，能夠認識到完善的檔案信息及高效率的檔案管理工作對于自身崗位工作順利實施與開展的重要性，從而全力配合好有關(guān)的工作，營造良好的內(nèi)部環(huán)境，形成科學(xué)的管理理念，為促進檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展奠定基礎(chǔ)。在此過程中，一方面需要注重基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與先進技術(shù)的引進，另一方面要加大對檔案管理信息化建設(shè)的宣傳和教育力度，特別是要針對檔案管理工作人員做好思想教育工作，使其能夠認識到信息技術(shù)的應(yīng)用對提高工作質(zhì)量的重要價值，并積極主動地學(xué)習(xí)有關(guān)技術(shù)和創(chuàng)新工作的方法。最后，要加大對檔案管理信息化建設(shè)的投入，主要是資金方面的投入，有了充足的資金能夠保障檔案管理信息化建設(shè)中有完善的信息化設(shè)備及先進的信息技術(shù)作為基礎(chǔ)。因此，需要提高資金上的投入，對檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展給予大力支持。

（二）加強對檔案管理信息化平臺的建設(shè)

平臺的建設(shè)與優(yōu)化是檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展中非常關(guān)鍵的一項內(nèi)容，因為檔案管理信息化平臺可以有效地促進檔案管理工作從傳統(tǒng)模式向著現(xiàn)代化、信息化的管理模式轉(zhuǎn)變。因此，相關(guān)檔案管理工作人員應(yīng)該加強對信息化技術(shù)的研究與應(yīng)用，充分利用好信息化技術(shù)，構(gòu)建相對完善的檔案管理信息化平臺，具體可以從以下兩方面著手實施。

（1）構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)。傳統(tǒng)的檔案管理中各類檔案均是以紙質(zhì)信息的形式存在，并且在檔案的收集、歸類、存儲及使用的過程中，也都是以紙質(zhì)的檔案形式完成各項檔案管理工作。在信息化技術(shù)的研究與應(yīng)用下，最先要解決的就是檔案信息形式的轉(zhuǎn)變，也就是需要將傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案信息向著現(xiàn)代化數(shù)字形式、電子形式轉(zhuǎn)化，檔案信息形式的轉(zhuǎn)變會在很大程度上推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，因為檔案信息形式的轉(zhuǎn)變會直接導(dǎo)致檔案收集、歸類、存儲及使用等各個環(huán)節(jié)發(fā)生變化。因此，相關(guān)檔案管理人員需要根據(jù)檔案管理工作的實際需求，建立完善的數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)，從檔案信息收集入手，直接進行電子檔案的錄入，或者可以將紙質(zhì)的檔案通過掃描或者人工錄入的形式轉(zhuǎn)化為電子檔案，使各項檔案管理工作均可以在信息化系統(tǒng)中進行操作完成，使工作流程得以優(yōu)化，工作效率得以提高。

（2）建立檔案信息共享平臺，通過先進的信息化技術(shù)的應(yīng)用實現(xiàn)檔案系統(tǒng)辦公的自動化發(fā)展。檔案管理工作中從信息的整理到檔案信息的查找使用等，需要通過有效的應(yīng)用信息化技術(shù)實現(xiàn)各個工作環(huán)節(jié)的有效銜接，確保各個工作環(huán)節(jié)中的信息是統(tǒng)一的，因此需要建立檔案信息共享平臺，確保在信息化系統(tǒng)平臺中有關(guān)檔案信息內(nèi)容始終保持一致，保障檔案管理工作的質(zhì)量。與此同時，檔案信息共享平臺的建設(shè)也有利于實現(xiàn)各個部門之間的信息共享和交流，提高各部門之間的溝通質(zhì)量和溝通效率。此外，相關(guān)部門在工作中，如果需要使用檔案信息，也可以直接通過登錄檔案信息共享平臺，按照相關(guān)的自動化程序完成對檔案信息化的查找和使用，進一步提高了檔案管理工作的效率，減輕了檔案管理工作人員的工作負擔(dān)。

（三）構(gòu)建完善的檔案管理信息安全保障體系

目前，開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使檔案信息的安全受到了前所未有的高度重視，尤其是在檔案信息內(nèi)容不斷完善、涉及的重要信息不斷增多的前提下，更需要加強對檔案信息安全的保障。隨著信息化管理理念的不斷應(yīng)用，檔案管理工作中檔案的收錄、整理、存儲及使用等工作環(huán)節(jié)的效率都得到了大大提升，檔案管理工作的職能作用也得以充分發(fā)揮，但是與此同時，檔案信息也面臨著更多的安全隱患，各種風(fēng)險時刻威脅著檔案信息的安全。對此，一方面，需要加強檔案信息安全管理制度的建設(shè)與完善，確保各個工作人員能夠順利、高效地開展檔案信息化管理工作，嚴(yán)格按照相關(guān)制度進行規(guī)范操作，避免因為違規(guī)操作而給檔案信息安全帶來隱患。另一方面，在進行檔案管理系統(tǒng)平臺的建設(shè)與運用當(dāng)中，要注重先進技術(shù)的使用及系統(tǒng)的不斷優(yōu)化和升級，比如對各類重要的信息進行加密處理，非必要工作不可以隨意進行瀏覽，設(shè)置相應(yīng)的密碼或者瀏覽權(quán)限。此外，為保障在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案信息的安全不受到威脅，不會被病毒或者黑客等攻擊而破損、丟失等，需要加強對殺毒軟件及防火墻的應(yīng)用，要定期對系統(tǒng)進行升級和維護，保障檔案管理信息化系統(tǒng)平臺的安全性與穩(wěn)定性，給檔案信息安全營造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

（四）加強對檔案信息化管理人才隊伍的建設(shè)

從目前來看，在檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展中，工作人員隊伍的建設(shè)也是至關(guān)重要的一環(huán)，在實際工作的開展中，檔案管理人員發(fā)揮著重要的作用，需要實際地進行各項信息化檔案管理操作，并在檔案管理信息化建設(shè)方面發(fā)揮著絕對的主導(dǎo)作用。因此，要重視檔案管理人才隊伍建設(shè)，并且結(jié)合相關(guān)檔案管理工作的實際需求，合理進行人才隊伍的建設(shè)，加大對優(yōu)秀人才的引進及對現(xiàn)有人員的系統(tǒng)化培訓(xùn)。一方面，制定相對科學(xué)完善的檔案管理人才招聘計劃，將信息技術(shù)水平、創(chuàng)新能力、管理能力作為重要的考核內(nèi)容，通過科學(xué)的考核方法，確保所招聘進來的人才各方面的素質(zhì)、能力、綜合技術(shù)水平都能夠符合現(xiàn)階段檔案管理信息化發(fā)展中的要求，保障人才隊伍建設(shè)水平，使工作人員可以充分利用自己的專業(yè)和能力有效地提升檔案管理工作質(zhì)量。另一方面，結(jié)合人員的實際情況，結(jié)合檔案管理信息化發(fā)展的要求，科學(xué)地規(guī)劃人才培養(yǎng)措施，從理論層面、技術(shù)層面和思想層面全面提升檔案人員的綜合水平，加強思想教育，提高職業(yè)素養(yǎng)，強化信息化管理意識。另外，應(yīng)對先進的信息化技術(shù)水平的提升加以重視，通過技術(shù)培訓(xùn)不斷提升工作人員的技術(shù)水平，并運用信息化技術(shù)來促進檔案管理的信息化發(fā)展。

結(jié) 語

綜上所述，在信息時代背景下，加強檔案管理信息化的建設(shè)是改善傳統(tǒng)檔案利用率低、檔案管理質(zhì)量差等問題的重要途徑，相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)人員要形成良好的檔案管理信息化意識，加大資金的投入，加強資金管理，提高資金利用率，保證檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展中有足夠的資金作為支撐。與此同時，結(jié)合目前檔案管理中存在的系統(tǒng)平臺建設(shè)不足、人才隊伍質(zhì)量較低等問題，通過針對性的優(yōu)化與整改促進檔案管理工作的信息化發(fā)展。