醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新策略分析

王麗英 沈陽市肛腸醫(yī)院

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，醫(yī)院檔案管理工作也打開了全新的局面。如何在醫(yī)院檔案管理工作中，突出現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢，從而提高檔案管理質(zhì)量，已經(jīng)成了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員普遍關(guān)注的重點(diǎn)課題。文章通過對檔案管理現(xiàn)代化的意義以及醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出了幾點(diǎn)創(chuàng)新策略，對于推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，具有十分重要的作用。

一、檔案管理現(xiàn)代化的意義

（一）提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量

現(xiàn)階段，隨著新醫(yī)改的不斷深入，檔案管理工作的重要性也日益突顯。在醫(yī)院建設(shè)過程中，提升檔案管理工作質(zhì)量，是醫(yī)院規(guī)范化發(fā)展的關(guān)鍵標(biāo)志。此外，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)也意味著檔案管理模式正在趨于更加科學(xué)化、合理化的發(fā)展，是醫(yī)院綜合實(shí)力的一種體現(xiàn)，因此，在檔案管理工作中，應(yīng)堅(jiān)持現(xiàn)代化管理觀念，構(gòu)建健全的醫(yī)院管理機(jī)制，有助于提升檔案管理質(zhì)量[1]。

（二）為信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性提供可靠保障

醫(yī)院檔案管理工作的主要內(nèi)容是收集醫(yī)院內(nèi)所有信息數(shù)據(jù)，并對其進(jìn)行歸檔、整理與保存。因此，提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，其工作要點(diǎn)之一就是要保證信息數(shù)據(jù)的完整、真實(shí)以及準(zhǔn)確。但傳統(tǒng)的檔案管理模式過于落后，主要利用人工書寫的方式來對這些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，而人的精力是有限的、容易被客觀因素所影響的，故而很難保證信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。而在現(xiàn)代化檔案管理模式中，醫(yī)院的各類信息數(shù)據(jù)主要依靠信息技術(shù)來處理，信息技術(shù)的智能化與精確性相對于人工而言更具優(yōu)勢，能夠?yàn)闄n案管理的準(zhǔn)確性提供可靠保障[2]。

（三）滿足資源共享需求

目前，對于醫(yī)療行業(yè)整體而言，現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程還有待加強(qiáng)，對信息化的應(yīng)用還不夠深入，甚至還有很多醫(yī)生并沒有掌握一定的信息技術(shù)操作技能，沒有建立全面的信息化認(rèn)識(shí)。但在醫(yī)療行業(yè)迅猛發(fā)展的背景下，醫(yī)療健康檔案能否及時(shí)共享、能否實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程會(huì)診、醫(yī)師能否實(shí)現(xiàn)多區(qū)域作業(yè)以及醫(yī)聯(lián)體的有效建設(shè)等，都需要信息技術(shù)的支持，這也是醫(yī)改工作的重點(diǎn)。因此，各規(guī)模醫(yī)院、各等級醫(yī)院以及各社區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)等醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)等，亟需實(shí)現(xiàn)醫(yī)療健康檔案的共享，以便使醫(yī)護(hù)人員與病患都能夠通過互聯(lián)網(wǎng)來及時(shí)享受更便捷、優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)資源，有助于提升醫(yī)療行業(yè)的整體服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)我國醫(yī)療行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展[3]。

（四）為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供動(dòng)力

醫(yī)院檔案信息記錄了醫(yī)院運(yùn)行中的所有活動(dòng)軌跡，也是所有醫(yī)院工作的原始記錄?；诖?，對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)行改革與創(chuàng)新，能夠使醫(yī)院檔案管理工作更加規(guī)范化、更加健全化，以便能夠使醫(yī)院日后的發(fā)展能夠有據(jù)可依、有證可查。特別是在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的重要階段，醫(yī)院各項(xiàng)工作都是上級主管部門督導(dǎo)檢查的重點(diǎn)，而加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，可以提升檔案管理的效率與質(zhì)量，方便上級部門的檢查調(diào)閱，有助于醫(yī)院工作平穩(wěn)有序的運(yùn)行。此外，醫(yī)院檔案信息也是醫(yī)院文化元素的體現(xiàn)，是醫(yī)院文化的沉淀。對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行改善與創(chuàng)新，能夠充分挖掘檔案信息中的決策價(jià)值、憑證價(jià)值以及參考價(jià)值，進(jìn)而為醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展方針的制定，提供可靠參考，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供動(dòng)力。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（一）對檔案管理現(xiàn)代化有所忽視

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院運(yùn)行發(fā)展的重要組成部分，但在實(shí)際工作過程中，檔案管理工作卻沒有得到足夠的重視。醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)是醫(yī)療行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵目標(biāo)，但很多醫(yī)院對檔案管理工作缺乏全面認(rèn)識(shí)，忽略了檔案管理工作對于醫(yī)院制定戰(zhàn)略決策的重要性。再加上醫(yī)院檔案管理的傳統(tǒng)模式也能產(chǎn)生一定作用，因此，部分醫(yī)院在檔案管理現(xiàn)代化的改革與創(chuàng)新上，通常沒有給予太多投入，阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，影響了檔案管理的效率與質(zhì)量。此外，一些醫(yī)院檔案管理人員自身對檔案管理工作也缺乏足夠重視，沒有樹立現(xiàn)代化的管理意識(shí)，工作缺乏主觀能動(dòng)性，也缺乏一定的創(chuàng)新思維，從而導(dǎo)致檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)化模式，對信息技術(shù)應(yīng)用不足[4]。

（二）對檔案管理現(xiàn)代化缺乏投入力度

醫(yī)院的信息化建設(shè)力度對檔案管理現(xiàn)代化具有直接影響。在醫(yī)院業(yè)務(wù)范圍逐漸拓展的過程中，醫(yī)院檔案管理工作的難度也在逐漸增大，因此，傳統(tǒng)的檔案管理模式往往難以滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，需要通過更先進(jìn)的手段來加強(qiáng)作業(yè)，從而緩解人工作業(yè)的壓力，使檔案管理工作能夠趨于現(xiàn)代化發(fā)展。但由于醫(yī)院在信息化建設(shè)方面的投入力度不足，從而導(dǎo)致檔案管理部門的硬件設(shè)施與軟件設(shè)施都無法滿足現(xiàn)代化檔案管理需求，如計(jì)算機(jī)設(shè)備老舊、移動(dòng)硬盤有待更新、缺少專業(yè)的掃描儀器、現(xiàn)代化檔案管理機(jī)房以及先進(jìn)的檔案管理軟件系統(tǒng)等。因此對檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展形成了制約，降低了檔案管理工作的有效性[5]。

（三）檔案管理現(xiàn)代化缺乏健全的管理機(jī)制

健全的管理機(jī)制是規(guī)范員工行為的重要舉措，也是行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的先決條件。但事實(shí)上，很多醫(yī)院尚沒有構(gòu)建完善的檔案管理體系，工作質(zhì)量難以達(dá)到預(yù)期。在醫(yī)院的業(yè)務(wù)范圍不斷拓展的同時(shí)，醫(yī)院內(nèi)部的組成結(jié)構(gòu)也在隨之產(chǎn)生變化，因此，只有建立健全的檔案管理機(jī)制，才能使各項(xiàng)規(guī)章制度完善化，從而對檔案管理人員形成有效約束，使其能夠提升自身的工作水平，有利于檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。此外，領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)重視對各級人員加強(qiáng)監(jiān)管，使其能夠認(rèn)真履行規(guī)范要求，才能避免管理機(jī)制淪為形式化，以便充分發(fā)揮其重要作用[6]。

（四）檔案管理信息化利用率不高

醫(yī)院是病患接受服務(wù)的主要場所，病患的醫(yī)療健康資料信息都將被記錄在檔案中，但傳統(tǒng)的檔案記錄模式主要以人工為主，不僅工作流程煩瑣、效率較低，且在調(diào)閱查詢時(shí)難度極大，即便已經(jīng)被分類、整理后才歸檔，但人工操作終究難以滿足使用需求。在醫(yī)院檔案管理模式不斷進(jìn)步的過程中，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用，因此，檔案管理人員必須充分發(fā)揮其重要優(yōu)勢，對檔案管理工作進(jìn)行改革與創(chuàng)新，以便建立更高效、高質(zhì)的新型檔案管理方式，從而降低檔案管理的工作量，提升檔案管理水平。然而事實(shí)上，還有很多醫(yī)院并沒有將信息技術(shù)切實(shí)的貫徹到工作過程中，一些先進(jìn)的檔案管理軟件沒有被開發(fā)利用，工作效率沒有得到進(jìn)一步的提升，信息技術(shù)的應(yīng)用率較低，檔案管理現(xiàn)代化整體效果不佳[7]。

三、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新策略

（一）更新檔案管理觀念

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院運(yùn)行的原始記錄，具有非常珍貴的價(jià)值，在醫(yī)院的發(fā)展過程中，能夠起到十分重要的作用。基于此，醫(yī)院檔案管理人員必須對傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行改革，加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)，從而有助于檔案信息能夠更便捷、及時(shí)地給予需求方。在信息技術(shù)不斷深入的新形勢下，很多醫(yī)院現(xiàn)行的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的工作需求，一些醫(yī)院雖然已經(jīng)在向檔案管理現(xiàn)代化方向進(jìn)行努力，并達(dá)到了一定成效，但總體而言，檔案管理現(xiàn)代化水平并不高。最根本的原因在于沒有具備先進(jìn)的檔案管理觀念，因此，如若強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，先決條件要先更新相關(guān)人士的管理觀念，有助于提高檔案管理質(zhì)量。與時(shí)俱進(jìn)的更新檔案管理現(xiàn)代化觀念，對于檔案信息資料的開發(fā)與利用，以及醫(yī)院的整體現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，具有非常重要的意義[8]。

目前，檔案管理工作主要面臨的困境是如何充分應(yīng)用信息技術(shù)、如何對新型檔案載體進(jìn)行保存等。檔案管理人員必須提升自身的專業(yè)化水平，改變自身落后的管理思維，用先進(jìn)的現(xiàn)代化理念去對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與改善，有助于構(gòu)建公共文化、資源優(yōu)享等新型的檔案管理理念。如著眼于實(shí)際，積極加強(qiáng)檔案信息的存儲(chǔ)工作、對檔案資源的共享、傳遞、以及加工方式進(jìn)行優(yōu)化、充分挖掘檔案信息的潛在價(jià)值等。此外，醫(yī)院的其他職能科室人員也應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，特別是人事科、信息科以及醫(yī)教科等，應(yīng)掌握一定的檔案管理技能，建立現(xiàn)代化檔案管理觀念。

（二）強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化的投入力度

加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，首要條件是應(yīng)加大醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施投入，使檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，因此，醫(yī)院應(yīng)對當(dāng)前現(xiàn)有的硬件設(shè)施進(jìn)行完善與更新，并開發(fā)相應(yīng)的管理軟件，以滿足檔案管理現(xiàn)代化的運(yùn)行需求。首先，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行完善，與此同時(shí)，還應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，配備相應(yīng)的負(fù)責(zé)人員，并結(jié)合檔案管理現(xiàn)代化的需求，對服務(wù)器、通信網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)等硬件進(jìn)行完善。其次，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身運(yùn)行的實(shí)際情況，對通用的檔案管理軟件進(jìn)行改進(jìn)與創(chuàng)新，從而滿足本院的檔案管理需求，為日后檔案資料的挖掘、開發(fā)與應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。此外，對當(dāng)前的檔案編目、調(diào)閱以及檢索等流程進(jìn)行優(yōu)化，以期能夠提高檔案管理的有效性。最后，醫(yī)院應(yīng)提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員的信息化技能對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)具有直接影響力，醫(yī)院必須打造專業(yè)的檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)隊(duì)伍，才能確保先進(jìn)技術(shù)在檔案管理中的真切落實(shí)。第一，醫(yī)院可以加大人才培養(yǎng)投入，對檔案管理人員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以使其具備專業(yè)的檔案管理技能。第二，醫(yī)院可以邀請社會(huì)專業(yè)人士來院開展相關(guān)講座，從而使檔案管理人員能夠具備先進(jìn)的檔案管理觀念，并學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理現(xiàn)代化經(jīng)驗(yàn)。第三，醫(yī)院應(yīng)建立完善的獎(jiǎng)懲制度，對于檔案現(xiàn)代化水平較高的工作人員予以一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神鼓勵(lì)，對于現(xiàn)代化水平較低的工作人員應(yīng)加大其培訓(xùn)力度，有助于調(diào)動(dòng)工作人員的學(xué)習(xí)熱情，提升整體檔案管理水平。

（三）構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制

首先，應(yīng)構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制，以促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展。如對數(shù)字化檔案資料的收集與歸檔制定規(guī)范化制度、對檔案管理工作進(jìn)行細(xì)分化、責(zé)任化劃分以及明確兼職檔案管理人員的崗位職責(zé)等。建立健全的檔案管理機(jī)制能夠使檔案管理工作中的各個(gè)項(xiàng)目更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，從而滿足檔案管理現(xiàn)代化的需求。此外，規(guī)范檔案管理機(jī)制還能夠使檔案資料的內(nèi)容、編號、分類、案卷目錄等，從基礎(chǔ)收集到整理歸檔，再到錄入計(jì)算機(jī)等各個(gè)環(huán)節(jié)更加具有條理化，有助于檔案資料的完整、準(zhǔn)確，減少了檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)。相對于常規(guī)檔案管理而言，檔案現(xiàn)代化管理的手段、模式均有所不同，因此，建立健全的檔案管理體系，是保證檔案管理工作切實(shí)可行的重要途徑。

其次，應(yīng)對檔案管理手段進(jìn)行改善與創(chuàng)新。醫(yī)院的檔案管理工作，并非簡單的保存資料，而是一項(xiàng)極為復(fù)雜的系統(tǒng)工程。因此，檔案管理人員必須充分發(fā)揮信息技術(shù)的重要作用，對檔案查找、檔案調(diào)閱、檔案利用以及檔案管理等各項(xiàng)流程進(jìn)行優(yōu)化與完善，并加強(qiáng)檔案資料的保密工作，如在編制檔案、存放檔案時(shí)必須通過密碼才能操作等，有助于提升檔案管理水平[9]。

（四）優(yōu)化醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化服務(wù)

醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)將現(xiàn)代技術(shù)充分應(yīng)用到對檔案資料的挖掘中，從而使檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)一步豐富，加強(qiáng)對有價(jià)值檔案的收集與整理，并建立檔案資料共享平臺(tái)，通過互聯(lián)網(wǎng)來加強(qiáng)對檔案資料的開發(fā)與利用。檔案資料的共享，能夠?yàn)獒t(yī)院的發(fā)展奠定基礎(chǔ)，為人民群眾提供更多、更便利的服務(wù)。此外，檔案管理部門還可以開拓檔案咨詢服務(wù)臺(tái)或者檔案事務(wù)處理中心等咨詢服務(wù)，以便為醫(yī)療事業(yè)提供更多可參考信息，有助于臨床決策、發(fā)展決策以及科研決策的制定，進(jìn)而突顯檔案管理現(xiàn)代化的重要價(jià)值[10]。

四、結(jié)語

通過文章的分析與研究，對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)行創(chuàng)新，有助于檔案信息資料的開發(fā)與利用，進(jìn)而提升醫(yī)院的整體服務(wù)水平?；诖?，文章提出了幾點(diǎn)相應(yīng)的策略：更新檔案管理觀念、強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化的投入力度、構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制、優(yōu)化醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化服務(wù)等。文中所提的幾點(diǎn)策略，對于推動(dòng)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展與進(jìn)步，具有積極的促進(jìn)意義。