費(fèi)鴻虹
(南通大學(xué) 檔案館,江蘇 南通 226019)
高校檔案是高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄,具有文化價(jià)值、育人價(jià)值、歷史價(jià)值、管理價(jià)值等多種價(jià)值形態(tài)[1]。高校檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用。高校檔案往往由于特色資源匱乏、相應(yīng)的開(kāi)發(fā)利用制度規(guī)范的缺乏、專業(yè)人才短缺、開(kāi)發(fā)形式陳舊等制約因素,開(kāi)發(fā)利用程度不高。因此,檔案開(kāi)發(fā)利用工作還存在很大進(jìn)步空間,值得思考解決策略,在工作實(shí)踐中不斷開(kāi)拓創(chuàng)新,更好地實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。
高校根據(jù)現(xiàn)行的檔案法律法規(guī)和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合自身實(shí)際情況,制定了各自的檔案管理辦法、實(shí)施細(xì)則、歸檔范圍和保管期限。在這些制度規(guī)范的指導(dǎo)下,檔案收集整理工作有序開(kāi)展,也確保了檔案的齊全完整。而體現(xiàn)高校校園文化、學(xué)校精神傳承、百年辦學(xué)底蘊(yùn)的歷史檔案因?yàn)槟甏眠h(yuǎn),經(jīng)歷戰(zhàn)亂、學(xué)校變遷等情況,散失嚴(yán)重,留存較少。學(xué)校早期的紅色檔案,有愛(ài)國(guó)主義、集體主義、中國(guó)特色社會(huì)主義教育意義的檔案收集意識(shí)不強(qiáng),收集數(shù)量偏少。
高校檔案館大多是從機(jī)關(guān)檔案室發(fā)展而來(lái)的,習(xí)慣從職能管理部門的角度思考問(wèn)題和開(kāi)展工作,缺乏作為科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)的正確定位,容易導(dǎo)致重整理而輕研究、重保管而輕開(kāi)發(fā)的情況。國(guó)家、地方、系統(tǒng)行業(yè)之間也沒(méi)有形成檔案資源開(kāi)發(fā)利用方面配套的法律法規(guī),高校檔案部門對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用缺乏具體的可操作依據(jù)。缺少制度規(guī)范和工作指導(dǎo),這在一定程度上阻礙了檔案資源開(kāi)發(fā)利用的深度和廣度。
檔案資源開(kāi)發(fā)的主體是檔案工作者,檔案工作者的素質(zhì)是深化檔案開(kāi)發(fā)利用工作的關(guān)鍵。信息化時(shí)代的檔案工作者不僅是檔案實(shí)體管理者,還是檔案信息資源的管理者、整合者、傳播者,是信息產(chǎn)品的設(shè)計(jì)者、生產(chǎn)者。目前的檔案工作者由于重整理和保管,檔案工作者的專業(yè)化也只體現(xiàn)在檔案的收集、鑒定、分類、編目、保管及日常查借閱利用等方面。大部分高校的庫(kù)存檔案信息化工作是外包的,一方面是由于檔案部門的工作人員數(shù)量不夠,一般僅能滿足當(dāng)年的日常檔案收集管理工作,不足以覆蓋信息化時(shí)代之前的館藏檔案。另一方面則是缺少全面的檔案信息化理論素養(yǎng)和操作技能兼?zhèn)涞膶I(yè)人才,一般僅能熟悉掃描儀及檔案管理系統(tǒng)的操作,對(duì)于整個(gè)信息化規(guī)范、流程和數(shù)據(jù)提取軟件的應(yīng)用等方面的知識(shí)儲(chǔ)備及技術(shù)掌握不夠。從高校檔案部門工作人員分工的整體情況來(lái)看,檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)人員分工占比較大,檔案開(kāi)發(fā)利用人員分工占比較小,甚至有些高校檔案館并無(wú)專門開(kāi)發(fā)利用的工作崗位,從事基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的人員兼做檔案編研,整體專業(yè)程度不高。
大事記、專題匯編、年鑒、校史校志、畫冊(cè)等是高校檔案開(kāi)發(fā)利用的傳統(tǒng)形式,這些編研成果大部分屬于內(nèi)部資料,流通程度較差,即使在校內(nèi)也沒(méi)有足夠的傳播度,不能充分實(shí)現(xiàn)資政、育人的功能,對(duì)于真正實(shí)現(xiàn)高校檔案價(jià)值而言還有進(jìn)一步探索的空間。校史展覽是近些年特別盛行的開(kāi)發(fā)方式,比傳統(tǒng)的形式更加直觀而且具有較好的教育效果。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,校史展覽的傳播不斷突破時(shí)間、空間的限制,展現(xiàn)形式也更具有沖擊力、感染力。由此可見(jiàn),檔案開(kāi)發(fā)的形式和技術(shù)手段陳舊都會(huì)影響檔案利用的效果。因此,必須融入新的技術(shù)手段,創(chuàng)新開(kāi)發(fā)形式。
檔案資源建設(shè)是檔案開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ),根據(jù)檔案利用的目的需求來(lái)反饋檔案資源的不足,明確檔案資源建設(shè)的方向,從而不斷豐富檔案資源,促進(jìn)檔案的開(kāi)發(fā)利用,由此建立一個(gè)良性工作機(jī)制。
2.1.1 優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu),整合館藏資源,打造特色館藏體系
檔案征集工作必須有計(jì)劃地長(zhǎng)期持續(xù)開(kāi)展,才能獲得成效。征集對(duì)象面向社會(huì),征集范圍除了與學(xué)校相關(guān)的各類材料,如學(xué)校師生的專著、信函、回憶錄、演講稿、傳記、日志、照片、幻燈片、錄音、錄像等,可以延伸至反映地方文化、地方特色的材料,還可以向老校友、離退休的教職工等開(kāi)展口述史料收集。在廣泛收集的基礎(chǔ)上,深化整合,打造能夠反映學(xué)校辦學(xué)特色、文化特色、藝術(shù)特色、地方特色等多方面的檔案資源體系,為高校檔案的開(kāi)發(fā)利用奠定資源基礎(chǔ)。
2.1.2 加強(qiáng)檔案宣傳,提高公眾檔案意識(shí),為檔案征集加碼
檔案資源的收集和開(kāi)發(fā)利用服務(wù)成效跟公眾的檔案意識(shí)有很大關(guān)聯(lián),加強(qiáng)檔案宣傳,讓公眾了解檔案的價(jià)值,了解捐贈(zèng)的重大意義,以此激發(fā)公共捐贈(zèng)檔案的意愿。美國(guó)高校檔案館在這方面是個(gè)很好的借鑒,他們擁有出色的檔案捐贈(zèng)館藏很大程度得益于公眾的檔案意識(shí),公眾個(gè)體有較好的歷史主人的定位,積極參與到記錄歷史的活動(dòng)中,非常愿意將自己形成和收藏的歷史資料捐贈(zèng)給保管條件較好的檔案館等機(jī)構(gòu)。在接收捐贈(zèng)的過(guò)程中,檔案部門服務(wù)周全到位,只要有人愿意捐贈(zèng),接下來(lái)所有工作都由檔案工作人員完成。即使收到檔案部門收集范圍之外的捐贈(zèng),也不會(huì)簡(jiǎn)單拒絕,而是給出更合適的捐贈(zèng)建議,這點(diǎn)極好地保護(hù)了公眾捐贈(zèng)檔案的熱情。
檔案開(kāi)放的范圍和程度都需有規(guī)可依,高校檔案部門應(yīng)積極探索建立和健全高校檔案開(kāi)發(fā)利用規(guī)范,根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定以及高校自身的檔案資源建設(shè)和管理狀況制定高校層面的檔案資源開(kāi)發(fā)制度規(guī)范,以此平衡法律限定和合理開(kāi)發(fā)之間的關(guān)系,為高校檔案資源的開(kāi)發(fā)提供制度保障。在此基礎(chǔ)上,還應(yīng)確立高校檔案資源開(kāi)發(fā)利用的指導(dǎo)思想、基本原則、組織領(lǐng)導(dǎo)、目標(biāo)定位、主要任務(wù),高校檔案資源開(kāi)發(fā)的方法和具體形式及安全保障等。
信息化背景下檔案開(kāi)發(fā)利用工作要求的提高,對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)也提出了高要求。檔案人員屬于復(fù)合人才,須具備良好的政治素質(zhì)和檔案職業(yè)道德、全面的檔案專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)及相關(guān)操作技能、信息化技術(shù)知識(shí)素養(yǎng)及相關(guān)操作技能、開(kāi)發(fā)檔案所需的多學(xué)科知識(shí)素養(yǎng)。良好的政治素質(zhì)和檔案職業(yè)道德要求堅(jiān)持為黨管檔,保證檔案工作的正確政治方向,認(rèn)真貫徹執(zhí)行新的《檔案法》以及習(xí)近平總書記對(duì)檔案工作的批示。全面的檔案專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)及相關(guān)操作技能要求有系統(tǒng)的檔案理論知識(shí),在參加培訓(xùn)和自主學(xué)習(xí)中不斷補(bǔ)充最新的檔案理論知識(shí);在具體檔案工作實(shí)踐中學(xué)以致用,掌握熟練的檔案操作技能。信息化技術(shù)知識(shí)素養(yǎng)及相關(guān)操作技能要求既要學(xué)習(xí)專業(yè)的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等理論知識(shí),又要學(xué)習(xí)專業(yè)的設(shè)備、軟件的操作;還要吃透與檔案信息化、電子檔案相關(guān)的規(guī)范,如關(guān)于源文件的術(shù)語(yǔ)、信息化的各項(xiàng)技術(shù)要求;掌握新的信息化設(shè)備如各類掃描儀的使用、配套的PDF轉(zhuǎn)換軟件、檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)對(duì)接操作等。開(kāi)發(fā)檔案所需的多學(xué)科知識(shí)素養(yǎng)要求掌握管理學(xué)、歷史學(xué)、傳播學(xué)、法學(xué)等學(xué)科知識(shí)。人才隊(duì)伍的培養(yǎng)既需要檔案從業(yè)人員自主學(xué)習(xí)、自我提升,也需要相關(guān)單位開(kāi)發(fā)相應(yīng)的課程,組織相應(yīng)的培訓(xùn),從整體上提高從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力。
2.4.1 建設(shè)各類信息數(shù)據(jù)庫(kù)
建設(shè)各類信息數(shù)據(jù)庫(kù)是信息化時(shí)代對(duì)檔案利用提出的新要求,它可以實(shí)現(xiàn)高效便捷的利用服務(wù)。檔案部門應(yīng)根據(jù)不同對(duì)象的不同需求,建設(shè)有針對(duì)性的信息數(shù)據(jù)庫(kù),不斷集合形成數(shù)據(jù)庫(kù)群。(1)學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)。學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)充分利用學(xué)生成績(jī)單、錄取名冊(cè)等檔案資源,提取學(xué)生錄取信息、學(xué)習(xí)成績(jī)、學(xué)歷學(xué)位授予情況等,主要服務(wù)對(duì)象為學(xué)生及用人單位,方便學(xué)生查詢個(gè)人學(xué)籍信息,也方便用人單位核實(shí)擬錄用人員的學(xué)歷學(xué)位情況。(2)校史數(shù)據(jù)庫(kù)。校史數(shù)據(jù)庫(kù)主要以學(xué)校發(fā)展過(guò)程中形成的管理性的文件、聲像材料為主,如學(xué)校的各種規(guī)劃、大事記及各類黨政文件、活動(dòng)照片等。它可以為校史研究和展覽提供素材,為撰寫各類文件提供依據(jù)。(3)校友數(shù)據(jù)庫(kù)。校友數(shù)據(jù)庫(kù)充分利用學(xué)生錄取名冊(cè)、入學(xué)登記表、學(xué)籍表、畢業(yè)登記表等檔案,以學(xué)院、專業(yè)、班級(jí)為集合匯總校友信息,為學(xué)校校友會(huì)開(kāi)展工作提供信息,也可為校友提供信息,方便校友活動(dòng)聯(lián)系等。(4)紅色檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。紅色檔案有很好的思政育人效果,是弘揚(yáng)社會(huì)主旋律的專題檔案,在收集的同時(shí)可以建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù),為學(xué)校思政教育提供素材,也可以成為地方紅色檔案資源建設(shè)的一部分。還可以結(jié)合學(xué)校辦學(xué)特色、重要人物、辦學(xué)理念等,建設(shè)相應(yīng)的特色數(shù)據(jù)庫(kù)。
2.4.2 建設(shè)高校檔案資源共享平臺(tái)
信息化時(shí)代的檔案資源開(kāi)發(fā)利用必須依托信息平臺(tái)。利用高校智慧校園建設(shè),建設(shè)一定范圍的檔案資源共享平臺(tái)。這個(gè)共享平臺(tái)以豐富的數(shù)字化檔案資源為基礎(chǔ),以完善網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為方式,以高水平的檔案信息化開(kāi)發(fā)為途徑,實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線服務(wù)和檔案信息的遠(yuǎn)程歸檔功能。開(kāi)發(fā)移動(dòng)終端網(wǎng)絡(luò),利用主流社交平臺(tái)進(jìn)行檔案信息的發(fā)布、宣傳與服務(wù)。
2.4.3 開(kāi)發(fā)輔助教學(xué)的教具、參考資料
高校檔案館可根據(jù)自身的特點(diǎn)采用多種形式參與大學(xué)生思想政治教育和科學(xué)文化教育,將館藏具有教學(xué)展示性的實(shí)物館藏整理羅列,制作成展示教具,可以成為實(shí)景課堂的輔助。結(jié)合學(xué)生專業(yè)課程內(nèi)容需要,匯編館藏文獻(xiàn)資料,可以作為學(xué)生課程學(xué)習(xí)的參考資料。
2.4.4 舉辦多主題檔案展覽
舉辦檔案展覽是高校檔案資源開(kāi)發(fā)利用最常見(jiàn)的形式,它具有形象性、生動(dòng)性、直觀性等特點(diǎn)。這種開(kāi)發(fā)形式值得進(jìn)一步深挖拓展。(1)增加展覽主題,形成系列展覽。圍繞高校校園文化和育人目的,舉辦校史展、榮譽(yù)展、名人名師展、杰出校友展、優(yōu)秀畢業(yè)論文和畢業(yè)設(shè)計(jì)展等系列展覽。(2)創(chuàng)新展覽形式,充分利用新的科技手段,將實(shí)體展覽、網(wǎng)絡(luò)全景展覽等方式相結(jié)合,拓展展覽傳播廣度。還可以將AI,VI技術(shù)融入展覽,使展覽更富觀賞性。(3)不斷豐富展覽內(nèi)容和實(shí)物陳列。前期征集的檔案不斷進(jìn)入后期開(kāi)發(fā)的具體運(yùn)用中,使展覽不斷增加新元素。
2.4.5 制作檔案專題片
制作檔案專題片是檔案資源開(kāi)發(fā)層次較深、過(guò)程較復(fù)雜的一種方式,能起到較好的宣傳檔案的效果。它以館藏檔案資源及其相關(guān)檔案元素為基礎(chǔ),運(yùn)用各種藝術(shù)手段加工,傳遞檔案信息,還原歷史真相。檔案專題片有電影類型、電視欄目類型、紀(jì)錄片類型等[2]。適合高校檔案資源開(kāi)發(fā)的有電影和紀(jì)錄片類型,一般可用于展示學(xué)校典型人物、重要校史人物以及坎坷辦學(xué)歷史片段等。以館藏檔案資源為基礎(chǔ),有針對(duì)性地進(jìn)行資源收集,在資源豐富的情況下,進(jìn)行加工制作,還原校史重要事件和人物,有較好的教育效果。
2.4.6 個(gè)性定制檔案文化產(chǎn)品
檔案文化產(chǎn)品是一種符合新時(shí)代文化傳播的方式,也是很多高校普遍開(kāi)展的方式。以館藏檔案資源為開(kāi)發(fā)元素,結(jié)合校園文化、學(xué)校歷史、重要人物、辦學(xué)理念、校標(biāo)校識(shí)等內(nèi)容進(jìn)行開(kāi)發(fā)。如個(gè)性定制校友紀(jì)念冊(cè),以專業(yè)班級(jí)為單位,制作留念,主要利用學(xué)籍照、畢業(yè)合影、學(xué)位照、在校參加活動(dòng)照、校園風(fēng)景照等照片檔案。在實(shí)物檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上,匯編學(xué)校接受的名人名家題字贈(zèng)畫等出版,可作為校際交流贈(zèng)送的禮品。還可以開(kāi)發(fā)校史文化元素的郵品,郵票是適合傳承珍藏的文化產(chǎn)品,挖掘具有校史文化元素的檔案資源,經(jīng)過(guò)藝術(shù)處理后融入紀(jì)念郵品的開(kāi)發(fā),是學(xué)校文化傳播很好的方式。
2.4.7 建設(shè)“休閑利用”高校檔案館
“休閑利用”是人們?cè)诨拘枨蟮玫綕M足的前提下,利用自由時(shí)間去檔案館查詢檔案以滿足個(gè)人的興趣和愛(ài)好,達(dá)到休息、消遣的目的,并使自身素質(zhì)得到提高的活動(dòng)。檔案的“休閑利用”在國(guó)外盛行,體現(xiàn)的是普遍利用檔案、休閑利用檔案的理念。“休閑利用”模式對(duì)檔案資源開(kāi)發(fā)程度要求很高,可以最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。首先,需要全面實(shí)現(xiàn)檔案信息化,有明確開(kāi)放檔案的范圍,有方便用戶自主檢索和獲取信息的平臺(tái)。其次,需要休閑的場(chǎng)館建設(shè),館舍環(huán)境建設(shè)凸顯文化色彩和休閑氛圍,有供休息的沙發(fā)長(zhǎng)椅、咖啡廳、紀(jì)念品商店、咨詢服務(wù)臺(tái)等設(shè)施[3]。
實(shí)現(xiàn)高校檔案的育人功能是高校檔案開(kāi)發(fā)利用最重要的目的。在不同的時(shí)間、場(chǎng)合,選擇適合的技術(shù)手段、方式,與相關(guān)的單位合作,開(kāi)發(fā)多形式的內(nèi)容值得在實(shí)踐中不斷探索。
2020年,習(xí)近平總書記兩次提及張謇,稱贊他是愛(ài)國(guó)企業(yè)家的典范、民族企業(yè)家的楷模。張謇不僅是企業(yè)家,也是教育家,是很多高校的創(chuàng)始人。為弘揚(yáng)張謇的愛(ài)國(guó)精神和教育理念,在國(guó)際檔案日之際,利用館藏圖片檔案資源,制作張謇專題圖片展,可以起到很好的宣傳育人效果。展架圖片展覽屬于臨時(shí)展覽,如何把臨時(shí)展覽變成長(zhǎng)期展覽,文化長(zhǎng)廊展屏是很好的方式。文化長(zhǎng)廊系統(tǒng)可以將各種展示資源以動(dòng)態(tài)的形式呈現(xiàn),就像歷史長(zhǎng)河源遠(yuǎn)流長(zhǎng),極具視覺(jué)沖擊力,通過(guò)人、媒、數(shù)據(jù)的互動(dòng),進(jìn)行文化傳播。長(zhǎng)廊系統(tǒng)可提供多展示主題,如動(dòng)態(tài)圖片長(zhǎng)廊、特色視頻長(zhǎng)廊、特色專題長(zhǎng)廊、校史長(zhǎng)廊、名人長(zhǎng)廊、校友風(fēng)采長(zhǎng)廊等,滿足不同文化傳播需求。將張謇圖片展的圖片導(dǎo)入文化長(zhǎng)廊系統(tǒng),可以打破展覽的時(shí)間和空間限制,展示效果極佳。
校史園和老校門復(fù)建都是校園文化景點(diǎn)的建設(shè)項(xiàng)目,分別依托檔案中的學(xué)校大事記和圖片資源開(kāi)展建設(shè)。前期由檔案館提供展示大綱和相應(yīng)的圖文資料,由建筑設(shè)計(jì)公司進(jìn)行設(shè)計(jì),選取最合適的建筑材料將老檔案承載的學(xué)校深厚歷史底蘊(yùn)用藝術(shù)的手法進(jìn)行展示。將檔案資源開(kāi)發(fā)建設(shè)成校園文化景點(diǎn),是特別適合高校檔案資源開(kāi)發(fā)的一種方式,育人效果顯著。此類校園景點(diǎn)都是學(xué)生拍攝打卡地。
在學(xué)校每年的校慶月、校慶日、周年慶典之日推送校史檔案系列內(nèi)容,既能營(yíng)造校慶氣氛,又能很好地宣傳校史。在學(xué)校黨代會(huì)之際、建黨周年等時(shí)期推送學(xué)校黨組織發(fā)展、紅色檔案等相關(guān)內(nèi)容是很好的黨史教育、思政教育的方式。推文內(nèi)容主要以館藏文書檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案為基礎(chǔ)。如“學(xué)校寶藏”系列,挖掘校史檔案中蘊(yùn)藏的深厚校史文化?!皩W(xué)校芳華”系列,勾起校友對(duì)母校的回憶,激發(fā)愛(ài)校榮校之情?!凹t色校史檔案”系列和“學(xué)校黨史人物”系列,可以激勵(lì)師生學(xué)深悟透先輩革命精神,從歷史長(zhǎng)河中汲取紅色基因。
在學(xué)校周年慶之際,利用體現(xiàn)學(xué)校歷史的老檔案制作紀(jì)念品;在學(xué)校的錄取通知書上使用體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)底蘊(yùn)的檔案元素,是很受歡迎的檔案開(kāi)發(fā)利用方式。以學(xué)校老檔案開(kāi)發(fā)的校慶紀(jì)念郵品可作為贈(zèng)送友好單位、來(lái)訪交流單位、校友等的禮品,是傳播校園精神文化很好的方式。以學(xué)校老校門照片、創(chuàng)始人語(yǔ)錄等元素制作的民國(guó)風(fēng)格錄取通知書,是對(duì)學(xué)校百年辦學(xué)底蘊(yùn)的展示,對(duì)于新生是一種精神激勵(lì)。
隨著社會(huì)和學(xué)校事業(yè)的發(fā)展,高校檔案工作不斷推動(dòng)向前,人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和利用需求也明顯提高。大數(shù)據(jù)時(shí)代,各種信息技術(shù)的出現(xiàn)和全媒體傳播方式的發(fā)展都為檔案開(kāi)發(fā)利用提供了便捷。從需求服務(wù)到主動(dòng)服務(wù),檔案開(kāi)發(fā)利用工作需要不斷深入,從而充分實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值,不斷開(kāi)拓創(chuàng)新。