圖書(shū)館讀者決策采購(gòu)模式項(xiàng)目構(gòu)建探索

孫 華

(南京圖書(shū)館，江蘇 南京 210018)

0 引言

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，圖書(shū)館需要為讀者提供更加高效、專業(yè)的服務(wù)，而館藏資源是圖書(shū)館服務(wù)的基礎(chǔ)，決定著圖書(shū)館服務(wù)的質(zhì)量和效率。讀者決策采購(gòu)模式(Patron-Driven Acquisitions，PDA)以讀者為采購(gòu)主體，可以將圖書(shū)館服務(wù)與讀者需求進(jìn)行有效對(duì)接，其高效性和實(shí)用性都得到了國(guó)內(nèi)外圖書(shū)館廣泛認(rèn)可。目前，國(guó)內(nèi)圖書(shū)館應(yīng)用讀者決策采購(gòu)模式還較少。由于受到不同的供應(yīng)商、圖書(shū)館、實(shí)施方案及PDA模型等因素的影響，導(dǎo)致PDA在具體的實(shí)施過(guò)程中仍存在諸多問(wèn)題[1]。

1 讀者決策采購(gòu)模式構(gòu)建目標(biāo)和原則

1.1 讀者決策采購(gòu)模式構(gòu)建目標(biāo)

作為重要的文化服務(wù)陣地，南京圖書(shū)館堅(jiān)持以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想和黨的十九大精神為指引，堅(jiān)持“讀者第一，服務(wù)至上”的理念，不斷探索、踐行新的服務(wù)模式，滿足讀者多樣化的查閱需求。為滿足讀者查閱需求，南京圖書(shū)館推出了“陶風(fēng)采”，以讀者決策采購(gòu)的形式，基于讀者決策采購(gòu)的特點(diǎn)結(jié)合項(xiàng)目關(guān)鍵要素來(lái)分析，具體的項(xiàng)目構(gòu)建目標(biāo)有以下幾點(diǎn)。

(1)提高采購(gòu)的質(zhì)量。高質(zhì)量的文獻(xiàn)資料采購(gòu)不僅可以滿足讀者的查閱需求，還保障了圖書(shū)館館藏建設(shè)的合理性和完整性。

(2)強(qiáng)化成本管理。成本管理是項(xiàng)目健康運(yùn)行的標(biāo)準(zhǔn)之一。讀者決策采購(gòu)一方面需要合理地分配采購(gòu)經(jīng)費(fèi)，另一方面需要制定科學(xué)合理的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。

(3)項(xiàng)目進(jìn)度的把控。需要優(yōu)化項(xiàng)目的采購(gòu)流程，提高讀者決策采購(gòu)各方的效率，如供應(yīng)商的供貨效率和工作人員的管理效率等。

(4)高效的資源管理。讀者決策采購(gòu)的資源管理包括高效的人力資源管理和合理的組織架構(gòu)等方面。

1.2 讀者決策采購(gòu)的模式構(gòu)建原則

根據(jù)讀者決策采購(gòu)的特點(diǎn)，在項(xiàng)目實(shí)踐過(guò)程中需要明確3個(gè)實(shí)施原則。

(1)合理性原則。在項(xiàng)目啟動(dòng)階段需要合理分配采購(gòu)經(jīng)費(fèi)，建立標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)制度，保障圖書(shū)館館藏文獻(xiàn)合理性，同時(shí)滿足讀者需求的多樣性。

(2)經(jīng)濟(jì)性原則。項(xiàng)目的實(shí)施需要堅(jiān)持經(jīng)濟(jì)性原則。因?yàn)樽x者決策采購(gòu)就是以服務(wù)讀者為中心，以合理分配有限的采購(gòu)經(jīng)費(fèi)為基礎(chǔ)，將需求和服務(wù)進(jìn)行有效對(duì)接。

(3)高效性原則。高效性原則直接關(guān)系到讀者決策采購(gòu)實(shí)施的效果和持續(xù)性，具體有以下幾點(diǎn)：一是服務(wù)與需求對(duì)接的高效性；二是工作流程的高效性；三是服務(wù)的高效性。

2 讀者決策采購(gòu)模式的總體框架

2.1 項(xiàng)目化讀者決策采購(gòu)模式流程

根據(jù)讀者決策采購(gòu)的特點(diǎn)，讀者決策采購(gòu)項(xiàng)目化的流程按照先后順序可以分為以下幾部分：制定實(shí)施讀者決策采購(gòu)目標(biāo)、調(diào)研編制實(shí)施方案、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)報(bào)備申請(qǐng)、實(shí)施讀者決策采購(gòu)方案、監(jiān)控調(diào)整項(xiàng)目、歸還圖書(shū)并加工、采購(gòu)效果評(píng)價(jià)。其中，制定實(shí)施讀者決策采購(gòu)目標(biāo)屬于啟動(dòng)過(guò)程組，編制方案和經(jīng)費(fèi)報(bào)備屬于計(jì)劃過(guò)程組，實(shí)施方案和監(jiān)控調(diào)整屬于執(zhí)行過(guò)程組，歸還圖書(shū)并加工和采購(gòu)效果評(píng)價(jià)屬于收尾過(guò)程組。

2.2 讀者采購(gòu)圖書(shū)的流程

讀者決策采購(gòu)工作的基本流程如下：首先，圖書(shū)供應(yīng)商提供符合圖書(shū)館要求的書(shū)目信息(MARC)，導(dǎo)入圖書(shū)館自有書(shū)目系統(tǒng)(OPAC)；其次，設(shè)置圖書(shū)館的圖書(shū)采購(gòu)觸發(fā)機(jī)制；再次，讀者通過(guò)圖書(shū)館系統(tǒng)(OPAC)搜索到所需書(shū)目信息并觸發(fā)采購(gòu)機(jī)制；最后，圖書(shū)供應(yīng)商根據(jù)讀者請(qǐng)求直接提供在線瀏覽或圖書(shū)的線下寄送服務(wù)，讀者與圖書(shū)館產(chǎn)生借還關(guān)系。

3 讀者決策采購(gòu)的項(xiàng)目要素

讀者決策采購(gòu)的項(xiàng)目基本要素包括讀者決策采購(gòu)的范圍和組織結(jié)構(gòu)，約束要素包括讀者決策采購(gòu)的成本、時(shí)間和質(zhì)量。

3.1 讀者決策采購(gòu)項(xiàng)目范圍

項(xiàng)目范圍包括項(xiàng)目的最終產(chǎn)品或服務(wù)，以及實(shí)現(xiàn)該產(chǎn)品或服務(wù)所需要執(zhí)行的全部工作[2]。讀者決策采購(gòu)的項(xiàng)目范圍決定著項(xiàng)目計(jì)劃的制定，是項(xiàng)目實(shí)施的基礎(chǔ)。在項(xiàng)目啟動(dòng)之前就要界定好讀者決策采購(gòu)的項(xiàng)目范圍，在充分研究讀者決策采購(gòu)模式的基礎(chǔ)上，結(jié)合圖書(shū)館實(shí)際情況，編制嚴(yán)謹(jǐn)翔實(shí)的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)。在此基礎(chǔ)上，將讀者決策采購(gòu)工作分解成若干合理可控的小單元，便于項(xiàng)目計(jì)劃的制定和實(shí)施。

3.2 讀者決策采購(gòu)項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)

項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)也是項(xiàng)目的組織形式，組織機(jī)構(gòu)包括組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)、管理機(jī)制和相互關(guān)系等[3]。圖書(shū)館屬于事業(yè)單位，可以結(jié)合線性和職能項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)，因此讀者決策采購(gòu)可采取職能和線性相結(jié)合的矩陣組織結(jié)構(gòu)。矩陣式組織結(jié)構(gòu)兼容圖書(shū)館傳統(tǒng)管理架構(gòu)，在保持原有職能部門(mén)的情況下，增加靈活的項(xiàng)目組織，并可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和協(xié)調(diào)，是一種最容易被圖書(shū)館接受的新型管理模式[4]。在現(xiàn)行的職能管理模式上科學(xué)嵌入項(xiàng)目管理，使其有效融合并形成合力[5]。

3.3 讀者決策采購(gòu)的項(xiàng)目質(zhì)量

項(xiàng)目的質(zhì)量也就是項(xiàng)目任務(wù)完成所需要達(dá)到的、一個(gè)固有特性滿足要求的程度，每個(gè)項(xiàng)目都保證質(zhì)量[6]。

讀者決策采購(gòu)的對(duì)象是圖書(shū)，包括紙質(zhì)書(shū)和電子書(shū)。圖書(shū)采購(gòu)制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少?gòu)標(biāo)準(zhǔn)，需要注意以下兩個(gè)方面：一是采購(gòu)正版圖書(shū)。圖書(shū)館需要有穩(wěn)定的供應(yīng)渠道和資質(zhì)可靠的圖書(shū)供應(yīng)商，才能防范盜版圖書(shū)，保障查閱和典藏的圖書(shū)質(zhì)量；二是館藏質(zhì)量。讀者決策采購(gòu)的主體是按需采購(gòu)的不同用戶，如果沒(méi)有嚴(yán)格的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，將會(huì)出現(xiàn)盲目和隨意采購(gòu)圖書(shū)的現(xiàn)象，影響?zhàn)^藏的合理性和完整性。

3.4 讀者決策采購(gòu)的項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)度

項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)度就是整個(gè)項(xiàng)目的時(shí)間安排，項(xiàng)目有開(kāi)始時(shí)間，還有結(jié)束時(shí)間[7]。根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施的先后順序可以分為讀者決策采購(gòu)的項(xiàng)目方案進(jìn)度和讀者決策采購(gòu)的項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度兩部分。

(1)讀者決策采購(gòu)的項(xiàng)目方案進(jìn)度：圖書(shū)館根據(jù)讀者決策采購(gòu)的項(xiàng)目范圍進(jìn)行項(xiàng)目構(gòu)思，在理清項(xiàng)目思路后進(jìn)行項(xiàng)目的可行性研究，并編制嚴(yán)謹(jǐn)詳實(shí)的可行性研究報(bào)告書(shū)。

(2)讀者決策采購(gòu)的項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度：項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度建立在項(xiàng)目方案進(jìn)度規(guī)劃的基礎(chǔ)上。根據(jù)實(shí)施方案的內(nèi)容和部署，由參與部門(mén)將各項(xiàng)工作進(jìn)行詳細(xì)分解。

3.5 讀者決策采購(gòu)的項(xiàng)目成本

項(xiàng)目的成本是讀者決策采購(gòu)約束要素之一。這也是圖書(shū)館和供應(yīng)商重點(diǎn)博弈的關(guān)鍵點(diǎn)，主要有兩方面：一方面，圖書(shū)館希望利用有限的經(jīng)費(fèi)采購(gòu)數(shù)量多且質(zhì)量好的圖書(shū)，保障圖書(shū)館的館藏建設(shè)和讀者服務(wù)質(zhì)量。另一方面，供應(yīng)商希望盡可能通過(guò)捆綁銷售的方式供應(yīng)圖書(shū)，為自己謀取最大利益。因此，早期項(xiàng)目范圍的選擇和方案的決策制定，對(duì)讀者決策采購(gòu)的成本有著極大影響。

4 基于項(xiàng)目管理的讀者決策采購(gòu)模式應(yīng)用的保障措施

項(xiàng)目在按照方案計(jì)劃實(shí)施的過(guò)程中，需要有效的項(xiàng)目監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，通過(guò)分析原因并找出應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行糾正調(diào)整，為讀者決策采購(gòu)應(yīng)用提供相應(yīng)的管理保障措施。讀者決策采購(gòu)模式的管理保障措施可從項(xiàng)目基本要素著手，主要分為讀者決策采購(gòu)的質(zhì)量管理、成本管理、進(jìn)度控制和人力資源管理。

4.1 讀者決策采購(gòu)的質(zhì)量管理

質(zhì)量管理貫穿于整個(gè)項(xiàng)目，包括計(jì)劃期的質(zhì)量規(guī)劃、執(zhí)行期的質(zhì)量管理等方面。

(1)計(jì)劃期的質(zhì)量規(guī)劃，主要有以下兩點(diǎn)：一是在讀者決策采購(gòu)編制項(xiàng)目方案時(shí)需明確質(zhì)量計(jì)劃，包括圖書(shū)采購(gòu)的質(zhì)量方針、規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，可以保證項(xiàng)目完成的質(zhì)量。二是項(xiàng)目招標(biāo)過(guò)程中物色信譽(yù)好、可靠的供應(yīng)商也能保障采購(gòu)圖書(shū)的質(zhì)量。因此，制定合理的質(zhì)量規(guī)劃不僅可以使項(xiàng)目的執(zhí)行有規(guī)可循，還讓項(xiàng)目工作也有據(jù)可依。

(2)執(zhí)行期的質(zhì)量管理主要是人的管理。決定服務(wù)質(zhì)量的主要是人，需要注意以下兩點(diǎn)：一是觀念的轉(zhuǎn)變，館員不再是唯一的采購(gòu)主體，需要適應(yīng)新的形勢(shì)和工作內(nèi)容；二是圖書(shū)館或供應(yīng)商需要加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，包括業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和自身學(xué)習(xí)能力的提升。

4.2 讀者決策采購(gòu)的成本管理

讀者決策采購(gòu)的成本管理是項(xiàng)目健康運(yùn)行的標(biāo)準(zhǔn)之一，也是項(xiàng)目管理的核心內(nèi)容。

(1)經(jīng)費(fèi)的合理分配。讀者決策采購(gòu)工作不應(yīng)缺少專業(yè)館員的參與，互為補(bǔ)充才能在保障館藏資源的合理性和完整性的基礎(chǔ)上，兼顧館藏資源的利用率。因此，圖書(shū)館需要根據(jù)本館的實(shí)際情況合理規(guī)劃經(jīng)費(fèi)的分配，保障讀者決策采購(gòu)項(xiàng)目的健康運(yùn)行。

(2)規(guī)范采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。南京圖書(shū)館制定了相應(yīng)的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)讀者決策采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的使用情況及時(shí)跟蹤分析，提高了經(jīng)費(fèi)的利用率，避免出現(xiàn)圖書(shū)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)不夠用或冗余的問(wèn)題。

4.3 讀者決策采購(gòu)的進(jìn)度控制

讀者決策采購(gòu)需要及時(shí)了解項(xiàng)目的實(shí)施情況，并要按照計(jì)劃的時(shí)間節(jié)點(diǎn)來(lái)調(diào)整工作節(jié)奏。同時(shí)，還有根據(jù)方案的計(jì)劃內(nèi)容定期復(fù)核實(shí)施效果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題加以調(diào)整糾正。讀者決策采購(gòu)的進(jìn)度控制可以通過(guò)項(xiàng)目中的進(jìn)度管理工具來(lái)控制,如甘特圖、網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖和橫道圖等。在前期項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)和項(xiàng)目計(jì)劃工作的前提下，建議制定圖書(shū)采購(gòu)項(xiàng)目甘特圖[8]。

4.4 讀者決策采購(gòu)的人力資源管理

從項(xiàng)目的起始階段到收尾階段，始終離不開(kāi)的就是人。不管項(xiàng)目的基本要素，還是項(xiàng)目管理，都取決于人。圖書(shū)館工作面對(duì)新時(shí)代的挑戰(zhàn)，加強(qiáng)圖書(shū)館人力資源的開(kāi)發(fā)與管理，提高圖書(shū)館員的專業(yè)知識(shí)和基本技能，對(duì)任何一個(gè)圖書(shū)館而言都具有極其重要的戰(zhàn)略意義[9]。讀者決策采購(gòu)模式的人力資源管理包括2個(gè)方面：組織團(tuán)隊(duì)和團(tuán)隊(duì)激勵(lì)。

(1)組織團(tuán)隊(duì)的過(guò)程即各部門(mén)資源調(diào)集整合的過(guò)程。采用矩陣組織結(jié)構(gòu)的另一個(gè)好處就是可以短時(shí)間內(nèi)從各個(gè)部門(mén)臨時(shí)抽調(diào)人手，服務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施工作，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

(2)團(tuán)隊(duì)激勵(lì)。團(tuán)隊(duì)激勵(lì)主要有兩點(diǎn)：一是職業(yè)規(guī)劃，通過(guò)提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，提升員工素養(yǎng)，制定職業(yè)規(guī)劃；二是績(jī)效考核，建立業(yè)績(jī)考核，定期對(duì)工作業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)價(jià)，與績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)掛鉤，充分調(diào)動(dòng)組織內(nèi)工作人員的主動(dòng)性和積極性。

5 結(jié)語(yǔ)

因圖書(shū)館館情不同和其他原因限制，我國(guó)圖書(shū)館讀者決策采購(gòu)模式應(yīng)用還處于初始階段，在圖書(shū)館建設(shè)中發(fā)揮的作用并不顯著。而高效的讀者決策采購(gòu)規(guī)范化的項(xiàng)目管理，是解決這一難題的重要途徑。在推進(jìn)規(guī)范化管理時(shí)需要注重項(xiàng)目的方案制定、質(zhì)量管理、成本管理、進(jìn)度管理和人力資源管理，不僅有利于進(jìn)一步發(fā)揮讀者決策采購(gòu)在圖書(shū)館建設(shè)中的作用，還將促進(jìn)該模式在國(guó)內(nèi)圖書(shū)館的推廣和應(yīng)用。

本文以南京圖書(shū)館“陶風(fēng)采”讀者決策采購(gòu)模式項(xiàng)目構(gòu)建為例，有一定的適用性，但每個(gè)圖書(shū)館實(shí)際情況有差別，所以能否適應(yīng)國(guó)內(nèi)其他館，需要進(jìn)一步探討研究。隨著國(guó)內(nèi)更多的圖書(shū)館開(kāi)始實(shí)施讀者采購(gòu)模式，勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)更多的未知領(lǐng)域，需要不斷去分析研究總結(jié)新的問(wèn)題和經(jīng)驗(yàn)，共同為圖書(shū)館建設(shè)出謀劃策。