會計信息化視角下的企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化策略

楊彩娣 浙江圣邦化纖針織有限公司

計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，使得會計信息化受到了越來越多企業(yè)的青睞，也因此帶動了企業(yè)會計工作效率和水平的提高。不過，信息技術(shù)所具備的開放性和虛擬性特征，導致企業(yè)在開展會計信息化建設(shè)的過程中，會遇到各種各樣的問題，影響會計信息化的進程和內(nèi)部控制的效果?；诖?，企業(yè)管理層需要關(guān)注會計信息化與內(nèi)部控制的協(xié)同，提升內(nèi)部控制的有效性，以此來實現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。

一、會計信息化與內(nèi)部控制

(一)會計信息化

會計信息化指利用信息化技術(shù)對會計信息進行整理、傳輸和存儲，屬于內(nèi)部控制體系的一項重要內(nèi)容。會計信息化的特征體現(xiàn)在以下幾個方面：一是普遍性。伴隨著信息技術(shù)的推廣和普及，會計信息化變得越發(fā)普遍，對其進行應(yīng)用的核心在于信息化特征在會計領(lǐng)域的運用，能夠以信息化為基礎(chǔ)，形成完整的體系；二是動態(tài)性。會計信息管理時需要用到不同的內(nèi)容，而企業(yè)關(guān)系網(wǎng)在不同發(fā)展階段也會產(chǎn)生相應(yīng)變化，數(shù)據(jù)信息處理中，會計工作涉及了實時數(shù)據(jù)的處理和計算，而且處理后的會計數(shù)據(jù)在傳輸和使用的過程中，同樣體現(xiàn)出了動態(tài)性；三是集成性。會計信息化涉及了虛擬企業(yè)、數(shù)據(jù)銀行等內(nèi)容，最終結(jié)果體現(xiàn)在信息共享方面，能夠確保企業(yè)更好地適應(yīng)外部發(fā)展環(huán)境的變化。

(二)內(nèi)部控制

內(nèi)部控制是為了實現(xiàn)經(jīng)營管理目標而建立的各個職能部門對于業(yè)務(wù)活動進行組織、考核以及調(diào)節(jié)的方法及措施，其基本目標體現(xiàn)在以下幾個方面：一是保障企業(yè)的經(jīng)營效率及效果，確保企業(yè)的各項經(jīng)營管理活動都能夠符合國家相關(guān)法律法規(guī)的要求，推動企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)；二是保障企業(yè)管理信息及財務(wù)會計報告信息的真實性、完整性和可靠性；三是能夠保障企業(yè)資產(chǎn)的安全性和完整性，有效避免資產(chǎn)出現(xiàn)閑置或者丟失的問題[1]。

二、會計信息化對企業(yè)內(nèi)部控制的意義

會計信息化建設(shè)速度的加快，要求企業(yè)對部分財務(wù)信息進行公開，而這樣可能導致企業(yè)面臨相應(yīng)的財務(wù)風險和經(jīng)營風險，如財務(wù)系統(tǒng)漏洞引發(fā)機密信息泄漏、從業(yè)人員職業(yè)道德缺失導致數(shù)據(jù)信息丟失等。從風險規(guī)避的角度，企業(yè)必須做好內(nèi)部控制工作。會計信息化對于企業(yè)內(nèi)部控制的意義體現(xiàn)在以下幾個方面：

(一)提高工作效率

會計信息化的基礎(chǔ)是計算機技術(shù)，其會對企業(yè)內(nèi)部一些不涉及機密的財務(wù)數(shù)據(jù)進行公開，內(nèi)部管理人員在制定企業(yè)經(jīng)營管理決策時可以結(jié)合相關(guān)信息，確保決策能夠適應(yīng)企業(yè)未來發(fā)展需求，適應(yīng)外部發(fā)展環(huán)境的變化。管理人員必須深入了解企業(yè)的內(nèi)部經(jīng)營狀況，制定出切實可行的內(nèi)控執(zhí)行策略，從而在信息化技術(shù)的支持下，使內(nèi)部控制工作的效率和質(zhì)量都能夠得到提升。

(二)推動企業(yè)發(fā)展

完善的內(nèi)控環(huán)境能夠為企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展奠定基礎(chǔ)，提供助力。會計信息化能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)會計系統(tǒng)的開放化，幫助企業(yè)獲取更多的數(shù)據(jù)信息，管理人員在對數(shù)據(jù)進行總結(jié)后，能夠直觀地了解市場和企業(yè)的運行情況，對風險和隱患進行控制，使得企業(yè)更好地適應(yīng)市場競爭環(huán)境。計算機技術(shù)在實際應(yīng)用中，容易受到外部環(huán)境因素的影響，出現(xiàn)信息泄漏等問題。在合理運用會計信息化的情況下，企業(yè)能夠?qū)?nèi)部控制的實施情況進行有效控制，增強員工的工作責任意識，實現(xiàn)企業(yè)的長遠穩(wěn)定發(fā)展。

(三)優(yōu)化管理模式

會計信息化在企業(yè)管理模式優(yōu)化中的積極影響體現(xiàn)在以下兩個方面：第一，會計信息化能夠增強管理層的內(nèi)部控制意識，提升企業(yè)業(yè)務(wù)活動的管理效果，保障企業(yè)運行的穩(wěn)定性和可靠性，實現(xiàn)企業(yè)市場競爭力的提高；第二，部分企業(yè)在運行中存在著管理模式方面的漏洞，權(quán)責分配不合理，引發(fā)了重復工作的問題，導致了工作效率的下降。信息化技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部管理模式進行完善，推動業(yè)務(wù)流程和信息傳遞渠道的優(yōu)化，確保內(nèi)部控制的作用能夠得到有效發(fā)揮[2]。

(四)轉(zhuǎn)變溝通模式

企業(yè)在開展會計工作的過程中，需要多個部門相互配合，要求信息資源必須能夠?qū)崿F(xiàn)高度共享，但是從實際情況分析，信息傳遞在時間和空間方面受到了很大限制，雖然可以使用辦公軟件來進行信息傳遞，但是信息的傳遞速度會受到影響，產(chǎn)生較大的時間成本，阻礙了工作效率的提高。以信息技術(shù)為依托，企業(yè)可以構(gòu)建起完善的信息平臺，促進溝通效率的提高。同時，傳統(tǒng)的會計信息整理一般都是采用人工的方式來對數(shù)據(jù)進行分類保存，效率低下，借助信息技術(shù)手段，能夠?qū)ζ髽I(yè)的內(nèi)部溝通模式進行優(yōu)化，提升信息整理的效率和質(zhì)量。

三、會計信息化視角下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

(一)信息安全問題

知識經(jīng)濟時代，企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)不單單是企業(yè)業(yè)務(wù)活動實施和經(jīng)營管理的重要資源，也屬于機密性信息，在以往的手工記賬模式下，這些信息很難被外界獲取，安全性相對較高。而信息化系統(tǒng)在信息收集、信息傳遞等環(huán)節(jié)需要通過互聯(lián)網(wǎng)進行，會計信息系統(tǒng)可能會遭遇病毒或者黑客的攻擊，導致信息的泄漏，影響信息本身的安全性。同時，在進行日常操作和管理的過程中，也可能會因為操作失誤、系統(tǒng)穩(wěn)定性差或者存儲介質(zhì)老化等原因，導致數(shù)據(jù)丟失，而且丟失的數(shù)據(jù)很難恢復。這些情況會給企業(yè)帶來巨大損失，需要企業(yè)高度重視。

(二)責任劃分問題

新的發(fā)展環(huán)境下，伴隨著自動化系統(tǒng)和信息化系統(tǒng)的普及，信息化和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用體現(xiàn)出了多元化的趨勢。不過對于相當一部分企業(yè)而言，內(nèi)部控制環(huán)節(jié)并沒有做好信息技術(shù)應(yīng)用相關(guān)的責任劃分，這樣一旦在會計信息化實施過程中出現(xiàn)了信息輸入錯誤的現(xiàn)象，管理人員無法對問題產(chǎn)生的環(huán)節(jié)進行準確定位，也無法追究相關(guān)人員的責任，嚴重影響了會計信息化實施的有效性。不僅如此，在實施會計信息化管理的背景下，企業(yè)財務(wù)工作相關(guān)的所有信息如成本、收入、支出等都需要輸入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，一旦發(fā)生系統(tǒng)賬號密碼泄漏的情況，企業(yè)內(nèi)部信息就可能被修改或者竊取，影響財務(wù)信息的安全性[3]。

(三)舞弊控制問題

會計信息化能夠在很大程度上避免人為干預和誤操作的問題，但是即便企業(yè)實施了全面信息化，在實踐中依然可能存在內(nèi)部控制失效的情況。尤其是在對崗位進行調(diào)整時，如果職位過于集中，會導致權(quán)限過大，制約力度不足的問題，增大舞弊行為發(fā)生的概率。在傳統(tǒng)手工記賬的基礎(chǔ)上，如果進行修改，紙質(zhì)文件必然會留下痕跡，而信息化管理的情況下，電子數(shù)據(jù)并不能反映數(shù)據(jù)篡改的情況，導致舞弊行為難以被發(fā)現(xiàn)，增大了舞弊控制的難度。

(四)人員能力問題

人員的專業(yè)能力會對企業(yè)內(nèi)部控制的實施效果產(chǎn)生直接影響，企業(yè)在實施內(nèi)部控制的過程中，需要高素質(zhì)的人才作為支撐。而結(jié)合實際情況分析，會計信息化視角下，很多已經(jīng)適應(yīng)傳統(tǒng)內(nèi)部控制模式的工作人員表現(xiàn)出了“水土不服”的情況，會計信息化本身需要以信息技術(shù)為支撐，信息技術(shù)的復雜性要求工作人員必須具備良好的信息素養(yǎng)。企業(yè)如果沒有定期開展會計信息化培訓工作，或者在培訓中忽略員工的道德素質(zhì)建設(shè)，則會大大增加工作實施過程中的風險和隱患。

四、會計信息化視角下企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化策略

(一)關(guān)注信息安全

對于現(xiàn)代企業(yè)而言，在實施內(nèi)部控制的過程中，會計信息化可以說是一種必然趨勢，也是企業(yè)自身實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。企業(yè)如果想要利用好會計信息化帶來的左右，同時規(guī)避其缺陷，就必須對內(nèi)部控制進行優(yōu)化，高度關(guān)注信息安全問題。從實踐的角度，為了避免出現(xiàn)機密信息泄漏或者意外丟失的問題，可以開發(fā)或者引入相應(yīng)的信息系統(tǒng)安全防護體系，利用局域網(wǎng)IP地址打造企業(yè)內(nèi)部專用會計信息傳輸渠道，對會計信息的傳輸和使用過程進行加密保護，當遭遇病毒等惡意破壞時，防護體系會發(fā)出報警信息并自動對破壞行為進行攔截。同時，企業(yè)方面也需要在內(nèi)部做好對于會計信息安全的宣傳工作，提高員工的安全意識和責任意識，切實保障會計信息的安全性[4]。

(二)做好責任劃分

企業(yè)在實施內(nèi)部控制的過程中，需要構(gòu)建起完善的規(guī)范和制度，確定好內(nèi)部控制的目標，對各部門各崗位的行為進行規(guī)范，以此來保障內(nèi)部控制實施的效果，實現(xiàn)經(jīng)濟效益的最大化。應(yīng)該切實做好責任劃分和管理工作，依照會計信息化管理的相關(guān)要求，推動內(nèi)部控制體系的完善，加強組織管理和部門管理，對財務(wù)、會計、審計崗位的職責進行明確，落實好相關(guān)責任，及時對存在的問題進行處理。企業(yè)中所有涉及內(nèi)部控制的部門，在職權(quán)劃分方面必須做好科學合理，明確工作人員的權(quán)利、責任和義務(wù)，要求做到相互融合、相互制約。對于一些關(guān)鍵崗位，如審計崗位、財務(wù)崗位等，因為涉及財務(wù)數(shù)據(jù)的輸入和記錄，工作責任的劃分必須明確，形成科學的責任機制，以推動內(nèi)部控制工作的順利展開。

(三)控制舞弊行為

企業(yè)在實施內(nèi)部控制的過程中，應(yīng)該合理應(yīng)用信息化技術(shù)來提升監(jiān)督管理工作的效果，對舞弊行為進行控制。從實踐的角度，一方面，應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)行法律法規(guī)和企業(yè)經(jīng)營管理的要求，設(shè)置相應(yīng)的機構(gòu)和部門，確定好部門職責，并且依照風險等級，合理劃分職責權(quán)限，落實好崗位責任制度，避免某個崗位因為權(quán)力過于集中而出現(xiàn)舞弊行為。另一方面，應(yīng)該通過內(nèi)部管理和外部監(jiān)督的相互結(jié)合，提升對于風險的識別能力，降低舞弊風險。應(yīng)該對數(shù)據(jù)庫中的信息進行定期審查，對比原始信息看是否具備有效的授權(quán)審批，切實保障重要財務(wù)信息的真實性和完整性，降低舞弊風險發(fā)生的概率。

(四)重視人員培養(yǎng)

新的發(fā)展環(huán)境下，企業(yè)想要擴大自身發(fā)展規(guī)模，實現(xiàn)經(jīng)濟效益的提高，需要重視對于會計信息化人才的培養(yǎng)，打造出高素質(zhì)的人才隊伍，這樣才能占據(jù)更大的市場份額。在人才培養(yǎng)過程中，首先要做的就是要觀念認識的改造，確保其能夠認識到會計信息化管理中，傳統(tǒng)的管理模式和管理方法都已經(jīng)不再適用，從而積極主動地做出轉(zhuǎn)變。其次，應(yīng)該加強專業(yè)知識和實踐能力的培養(yǎng)，要求工作人員能夠熟練操作相應(yīng)的會計軟件，將軟件的功能和優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。最后，還必須做好職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)，幫助工作人員樹立起正確的觀念和認識，確保其能夠明確自身工作的重要性，知道哪些事情應(yīng)該做，哪些事情不能做，以最大限度地保障內(nèi)部控制工作的實施效果。

(五)完善監(jiān)督機制

內(nèi)部控制的順利實施需要完善的審計監(jiān)督機制作為支撐，內(nèi)部審計是企業(yè)財務(wù)信息必修經(jīng)歷的過程，有效的內(nèi)部審計可以保障財務(wù)會計信息的質(zhì)量，也可以為內(nèi)部控制工作的實施提供良好支撐。從實踐的角度，一是應(yīng)該做好對于企業(yè)會計信息和資金使用情況的定期審計，看會計信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是否能夠與原始書面數(shù)據(jù)保持一致，會計核算處理程序及相關(guān)內(nèi)容是否處于法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，會計數(shù)據(jù)是否被篡改，對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，需要及時進行處理；二是應(yīng)該對設(shè)計監(jiān)督機制進行健全和完善，切實保障內(nèi)部審計工作的獨立性。審計部門應(yīng)該由企業(yè)高層領(lǐng)導直接管理，保障其獨立地位，這樣才能將審計工作的職責和作用充分發(fā)揮出來，實現(xiàn)對財務(wù)工作的有效監(jiān)督。企業(yè)領(lǐng)導層必須高度重視內(nèi)部審計工作，通過審計監(jiān)督來對生產(chǎn)經(jīng)營活動進行規(guī)范，實現(xiàn)企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展[5]。

五、結(jié)語

總而言之，會計信息化管理的實現(xiàn)，對于企業(yè)內(nèi)部控制的影響十分巨大，能夠為企業(yè)的長遠發(fā)展提供基于，同時也帶來了一定的挑戰(zhàn)。從企業(yè)管理層和財務(wù)人員的角度，必須高度重視會計信息化的影響，采取有效的措施和方法，對內(nèi)部控制中存在的問題進行解決，優(yōu)化內(nèi)部控制實施的模式和方法，以更好地應(yīng)對會計信息化帶來的挑戰(zhàn)，將內(nèi)部控制的作用切實發(fā)揮出來，實現(xiàn)企業(yè)的健康發(fā)展?！?/p>