事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性分析

葛 楠 劉 娜 韓星波

（1.濰坊市疾病預(yù)防控制中心，山東 濰坊 261061；2.濰坊市人民醫(yī)院，山東 濰坊 261000）

人事檔案管理一直都是我國(guó)事業(yè)單位管理體系重要組成部分，直接關(guān)系到事業(yè)單位管理水平提升及發(fā)展。事業(yè)單位人事檔案管理中還存在各種各樣的問(wèn)題，均在不同程度上給事業(yè)單位管理水平提升及發(fā)展造成了不利影響。而加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理，除了能夠減少各種因?yàn)椴灰?guī)范操作導(dǎo)致的管理問(wèn)題發(fā)生以外，還能夠完善事業(yè)單位人事檔案管理體系，并提高人事檔案規(guī)范化水平，這對(duì)我國(guó)事業(yè)單位核心競(jìng)爭(zhēng)力提升、健康可持續(xù)發(fā)展等都起到了不可代替的促進(jìn)作用，由此可見規(guī)范化管理對(duì)人事檔案管理的重要性及必要性，理應(yīng)得到重視及關(guān)注。所以下文先簡(jiǎn)單分析了事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題，然后分析了人事檔案規(guī)范化管理的重要性，最后分析了人事檔案規(guī)范化管理的措施及方法，希望對(duì)實(shí)際的事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理工作起到積極的作用。

一、事業(yè)單位人事檔案管理問(wèn)題

1.對(duì)檔案規(guī)范化管理工作重視度不高

現(xiàn)如今，我國(guó)部分事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于檔案規(guī)范化管理的理解僅僅局限于收集資料、整理資料的淺層理解，這也導(dǎo)致部分事業(yè)單位不僅缺乏專門的檔案管理部門，甚至部分事業(yè)單位都沒(méi)有檔案室[1]。除此之外，一些事業(yè)單位沒(méi)有專門負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作通常通過(guò)聘用第三方勞務(wù)人員的方式。事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，不了解檔案管理的重要性，部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的態(tài)度秉持不了解、不過(guò)問(wèn)、不改變的態(tài)度，進(jìn)而導(dǎo)致我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作無(wú)法正常開展、進(jìn)行。

2.基礎(chǔ)設(shè)施不完善且缺乏專業(yè)的檔案管理人員

我國(guó)大部分事業(yè)單位的檔案管理水平不足，根據(jù)相關(guān)研究和分析，其主要問(wèn)題大致可以分為兩類。一是缺乏相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，二是檔案管理人員缺乏專業(yè)水平和能力。首先是檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的缺乏，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代，但部分事業(yè)單位沒(méi)有相應(yīng)的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施[2]。例如，檔案管理系統(tǒng)和軟件、檔案室，甚至沒(méi)有專門的檔案管理計(jì)算機(jī)。其次是檔案管理人員問(wèn)題，對(duì)于檔案管理人員通常采用招聘第三方勞務(wù)人員的方式，甚至部分事業(yè)單位會(huì)安排其他工作人員兼任人事檔案管理工作。這些檔案管理人員缺乏足夠的專業(yè)水平和能力，缺乏相應(yīng)的檔案管理技能，甚至無(wú)法正常使用檔案管理系統(tǒng)和軟件填錄檔案，基于此，對(duì)于檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)越來(lái)越不重視。進(jìn)而影響檔案管理工作的正常開展。這也是影響我國(guó)大部分事業(yè)單位檔案管理呈惡性循環(huán)的重要因素，進(jìn)而造成檔案管理水平不足，最終導(dǎo)致檔案管理工作形同虛設(shè)。

3.檔案管理制度不完善且規(guī)范化水平不高

部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的不了解、不過(guò)問(wèn)、不改變的態(tài)度導(dǎo)致檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施得不到完善，進(jìn)而影響事業(yè)單位人事檔案管理工作的規(guī)范化。同時(shí)，檔案管理制度的統(tǒng)一性、規(guī)范性不足也是導(dǎo)致檔案管理水平無(wú)法得以發(fā)展的重要問(wèn)題。在檔案管理工作中，部分管理人員專業(yè)性不足，一些檔案的調(diào)取難度相對(duì)較小，甚至可以隨意調(diào)取、借閱員工的檔案信息，沒(méi)有強(qiáng)調(diào)對(duì)員工隱私的安全性和重要性。除此之外，檔案管理制度統(tǒng)一性、規(guī)范性的缺失導(dǎo)致檔案管理部門工作人員的工作職責(zé)不明確，對(duì)于自身所負(fù)責(zé)的職責(zé)范圍認(rèn)知不夠清晰，一些檔案借閱者在閱讀檔案時(shí)，其檔案管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到其自身的監(jiān)督職責(zé)，做好相應(yīng)的監(jiān)督工作，進(jìn)而加大了檔案內(nèi)容被調(diào)換的風(fēng)險(xiǎn)，為一些不法分子修改檔案提供了一定的有利條件[3]。缺乏統(tǒng)一性、規(guī)范性的檔案管理制度，不僅會(huì)影響檔案管理工作人員對(duì)于工作的積極主動(dòng)性，更是無(wú)法保證檔案管理工作的安全性，最終影響檔案管理工作的正常發(fā)展。

二、事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性

1.能夠直觀體現(xiàn)人事檔案管理問(wèn)題

人事檔案管理體系的規(guī)范化，可以使工作人員的技能信息、基本信息更加直觀明了的體現(xiàn)，并且明確事業(yè)單位各個(gè)部門對(duì)工作人員的實(shí)際需求，以此體現(xiàn)部門在人力資源調(diào)配中的不足，幫助管理者能夠更加清晰地知道各個(gè)部門存在的人力資源短缺、過(guò)剩等問(wèn)題；并且還能幫助人事管理人員對(duì)工作人員各方面能力的全面了解，以此通過(guò)人力資源調(diào)配將這些工作人員更好地安排到適合的部門崗位中。除此之外，在檔案管理工作中保證其規(guī)范化，還能為人事管理人員提供相對(duì)全面、準(zhǔn)確的信息和資料，以此保證人事管理人員在工作人員的績(jī)效、能力評(píng)定工作的準(zhǔn)確性和全面性[4]。

2.確保人事檔案信息完整、真實(shí)

人事檔案對(duì)于工作人員非常重要，包括了工作人員的工作能力、經(jīng)歷，只有確保完整、真實(shí)的檔案信息，才能更好地根據(jù)人事檔案對(duì)工作人員進(jìn)行人事任命和人事調(diào)動(dòng)。部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理制度的重要性缺乏一定的認(rèn)識(shí)，其檔案管理制度不夠全面。進(jìn)而造成在人事調(diào)動(dòng)、人事任命等工作中發(fā)生各種各樣的問(wèn)題；工作人員缺乏檔案信息完整性和真實(shí)性的意識(shí)，也是造成檔案填報(bào)以及存檔中出現(xiàn)問(wèn)題的主要原因。除此之外，在檔案收集、整理、保管以及編制中的操作不當(dāng)，也是造成檔案信息缺乏真實(shí)性的重要原因。其檔案缺乏真實(shí)性，對(duì)于工作人員的工作調(diào)動(dòng)、繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)以及職稱評(píng)定都會(huì)產(chǎn)生一定的負(fù)面影響。

3.提高人事檔案管理工作規(guī)范化水平

人事管理制度的規(guī)范化通常需要保證績(jī)效評(píng)定體系的規(guī)范性。因此，在對(duì)工作人員績(jī)效的評(píng)定過(guò)程中，首先要確定工作人員對(duì)于工作任務(wù)的完成度，以此保證規(guī)范化地開展事業(yè)單位日常工作。人事檔案管理的日常工作與人事檔案管理制度的完善和健全有著相互交叉、相互影響的聯(lián)系，因此，不僅要保證規(guī)范符合的進(jìn)行人事檔案管理制度的制定、完善和健全，更要著眼于其他工作制度的調(diào)整和反思，二者之間相互聯(lián)系、相互影響，只有保證其工作中的規(guī)范性，才能更好地開展事業(yè)單位日常工作[5]。

三、事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的策略和方法

1.提高重視度

第一，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層及管理層要起到帶頭作用，高度重視人事檔案規(guī)范化管理，并積極參與到人事檔案規(guī)范化管理工作中，以引導(dǎo)其他基層職工也參與到人事檔案規(guī)范化管理中。第二，要積極邀請(qǐng)人事檔案管理方面的專家或者教授來(lái)為單位進(jìn)行專題講座，以加大對(duì)“人事檔案管理”宣傳力度的同時(shí)，加深全體職工對(duì)人事檔案管理專業(yè)知識(shí)及技能的認(rèn)知程度，并讓他們意識(shí)到人事檔案規(guī)范化管理的重要性，然后不斷優(yōu)化人事檔案規(guī)范化管理方法，最終提高人事檔案管理規(guī)范化水平[6]。第三，事業(yè)單位要加大對(duì)人事檔案規(guī)范化管理在資金及技術(shù)上的投入，例如完善檔案管理相關(guān)配套設(shè)施、引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、自動(dòng)識(shí)別技術(shù)等，為人事檔案規(guī)范化管理營(yíng)造良好的硬件環(huán)境。

2.完善人事檔案規(guī)范化管理制度

第一，必須深入研究現(xiàn)有人事檔案管理制度，以快速發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有制度存在的問(wèn)題，然后在該基礎(chǔ)上確定規(guī)范化管理要求。第二，根據(jù)規(guī)范化管理要求及現(xiàn)有管理問(wèn)題，制定規(guī)范化人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)章，并結(jié)合事業(yè)單位全體職工的實(shí)際情況，制定較為完善的人事檔案規(guī)范化管理制度，包括檔案信息規(guī)范、檔案錄入規(guī)范、檔案分類規(guī)范、檔案查閱規(guī)范等相關(guān)制度。第三，規(guī)范化管理制度制定后，還需要結(jié)合現(xiàn)有的管理問(wèn)題、事業(yè)單位發(fā)展要求等，配套相應(yīng)的管理工作監(jiān)督機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人員的有效監(jiān)督，提高他們的管理工作規(guī)范性，減少因?yàn)檫`規(guī)操作導(dǎo)致的管理問(wèn)題發(fā)生，從而提高人事檔案規(guī)范化管理工作質(zhì)量及效率，最終促進(jìn)事業(yè)單位良性發(fā)展[7]。

3.加強(qiáng)數(shù)字化及信息化建設(shè)

現(xiàn)如今，我國(guó)已經(jīng)提前迎來(lái)了信息化及數(shù)字化時(shí)代，很多信息技術(shù)及數(shù)字技術(shù)都被應(yīng)用到各大領(lǐng)域，促進(jìn)各大領(lǐng)域發(fā)展。該形勢(shì)影響下，事業(yè)單位也同樣需要引進(jìn)、應(yīng)用各種信息化及數(shù)字化技術(shù)。所以在事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理過(guò)程中中必須加強(qiáng)數(shù)字化及信息化建設(shè)，具體措施如下。第一，借助信息化技術(shù)構(gòu)建人事檔案信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)要設(shè)置信息查詢功能、信息自動(dòng)識(shí)別功能、信息分類及管理功能、信息規(guī)范功能及信息保密功能等，以滿足各種人事檔案規(guī)范化管理需求。第二，借助數(shù)字化技術(shù)構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將關(guān)于職工的相關(guān)數(shù)據(jù)信息（如年齡、身高、體重、工作年限、工資數(shù)額等）進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理，為后期的人事檔案規(guī)范化管理、人力資源管理、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理等提供可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)[8]。第三，要引進(jìn)各種檔案信息安全技術(shù)，如人工智能技術(shù)、密鑰技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全診斷技術(shù)等，其中人工智能技術(shù)可用來(lái)構(gòu)建安全自動(dòng)識(shí)別系統(tǒng)及智能分析監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，其目的是自動(dòng)化、智能化及快速化識(shí)別檔案存在的問(wèn)題；秘鑰技術(shù)可用來(lái)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行加密處理，避免和減少檔案信息泄露、被盜等信息安全問(wèn)題發(fā)生；而網(wǎng)絡(luò)安全診斷技術(shù)則用來(lái)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)人事檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)行穩(wěn)定性，保證檔案信息系統(tǒng)能夠高效服務(wù)于人事檔案規(guī)范化管理工作[9]。

4.打造高素質(zhì)及高專業(yè)水平人事檔案規(guī)范化管理隊(duì)伍

第一，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層及管理層要高度重視規(guī)范化人事檔案管理隊(duì)建設(shè)工作，并積極了解在崗人事檔案管理工作者的地位、工資待遇、工作內(nèi)容及工作狀態(tài)等，以發(fā)現(xiàn)他們?nèi)粘９芾砉ぷ髦械膯?wèn)題，然后結(jié)合這些問(wèn)題制定高素質(zhì)高專業(yè)水平規(guī)范化管理隊(duì)伍建設(shè)方案。第二，組間培訓(xùn)小組。小組由人事檔案管理方面的專家或者教授組成，并根據(jù)提前制定的規(guī)范化管理隊(duì)伍建設(shè)方案制定一系列的培訓(xùn)措施及方法，然后定期對(duì)在職的檔案管理工作者進(jìn)行規(guī)范化檔案管理技能培訓(xùn)、檔案管理專業(yè)知識(shí)教育及檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流，以提高檔案管理人員規(guī)范化管理工作質(zhì)量及效率的同時(shí)，豐富他們的規(guī)范化管理經(jīng)驗(yàn)，從而提高他們的規(guī)范化管理水平[10]。第三，搭建人才舞臺(tái)，盤活人才資源。除了在高校引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才以外，還可以向國(guó)外或者國(guó)內(nèi)更優(yōu)秀的事業(yè)單位引進(jìn)人才，以此來(lái)豐富人才資源，從而搭建人才舞臺(tái)，營(yíng)造良好的檔案規(guī)范化管理工作環(huán)境。與此同時(shí)，要樹立“以人為本”規(guī)范化管理觀念，鼓勵(lì)、支持、幫助人事檔案管理人員做好各項(xiàng)檔案規(guī)范化管理工作，并定期組織他們參加各種專業(yè)技能培訓(xùn)活動(dòng)及經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議，以促進(jìn)檔案管理人才健康成長(zhǎng)、穩(wěn)定性發(fā)展。第四，注重素質(zhì)培養(yǎng)[11]。培養(yǎng)內(nèi)容包括法律和法規(guī)、重要政策、正確政治觀念、檔案工作紀(jì)律、創(chuàng)新能力、業(yè)務(wù)素質(zhì)、市場(chǎng)意識(shí)、現(xiàn)代化意識(shí)等，以此來(lái)打造出綜合素質(zhì)高、專業(yè)技術(shù)水平高的人事檔案規(guī)范化管理隊(duì)伍，提高檔案規(guī)范化管理工作質(zhì)量及效率。

結(jié)語(yǔ)

規(guī)范化管理已經(jīng)成為最具有影響力的企業(yè)管理模式之一，已經(jīng)在我國(guó)企事業(yè)單位管理各環(huán)節(jié)得到了應(yīng)用，人事檔案管理作為事業(yè)單位管理體系組成部分，也同樣應(yīng)用到了規(guī)范化管理模式，并取得了良好的應(yīng)用效果，不僅提高了人事檔案管理規(guī)范化水平及管理工作質(zhì)量，還在很大程度上完善了事業(yè)單位管理體系，從而促進(jìn)事業(yè)單位良性發(fā)展，進(jìn)一步證實(shí)了在事業(yè)單位人事檔案管理中高效應(yīng)用規(guī)范化管理模式是非常重要和必要的。因此，上文給予對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理問(wèn)題（包括沒(méi)有意識(shí)到檔案管理重要性、檔案管理水平較低、檔案管理規(guī)范化制度不完善、檔案安全性無(wú)法得到保證等）、規(guī)范化管理重要性的了解，從提高重視度、完善人事檔案規(guī)范化管理制度、加強(qiáng)數(shù)字化及信息化建設(shè)、打造高素質(zhì)及高專業(yè)水平管理隊(duì)伍等方面分析了人事檔案規(guī)范化管理的有效措施及方法，以提高事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平。