新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

李春強

（菏澤市教育事業(yè)發(fā)展中心，山東 菏澤 274000）

檔案管理對履行社會職能以及組織發(fā)展規(guī)劃都很重要，現(xiàn)在生活在快速發(fā)展的環(huán)境中，社會正在發(fā)生重大變化，不同的生活領域也在進行深刻的改革。時代的發(fā)展也催生了各種數(shù)據(jù)。目前信息量不斷增加，給單位檔案管理帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。越來越多的文件使檔案管理復雜化，使歸檔過程復雜化。今天，必須在社會發(fā)展的背景下進行創(chuàng)新，更好地適應社會[1]。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理體系有待進一步完善

檔案管理工作具有時代性，檔案管理工作的管理方法和管理體系與現(xiàn)階段檔案管理的實際現(xiàn)狀以及當今社會中檔案管理技術息息相關。首先，部分事業(yè)單位檔案管理工作都有自身的檔案管理體系。但是隨著時代的變遷、檔案管理內(nèi)容和管理技術也發(fā)生了一定的變化。由于部分事業(yè)單位對社會檔案管理的技術和手段的變化信息不夠敏感，所以沒有對檔案管理工作進行更新和完善。其次，事業(yè)單位作為公共事業(yè)單位，檔案管理工作尤為重要。但是由于部分事業(yè)單位，在開展事業(yè)單位管理工作中，沒有將檔案管理工作放到首要地位，因此就導致檔案管理體系相對落后，檔案管理技術有待進一步革新。最后，部分事業(yè)單位的檔案管理體系，能夠基本滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的開展，因此部分事業(yè)單位的檔案管理人員也沒有主動對檔案管理體系和技術做出進一步的革新。

2.缺乏創(chuàng)新的檔案管理工具

隨著社會的發(fā)展和科技水平的提高，我國一些企業(yè)雖然加強了檔案管理，但缺乏現(xiàn)代科學的檔案管理理念和科技手段，也缺乏相應的檔案管理方法。例如，一些單位繼續(xù)采用手工管理檔案的做法，大大降低了檔案管理的效率，對提高檔案管理水平造成了嚴重障礙。生產(chǎn)單位的檔案管理方法已經(jīng)過時，現(xiàn)代信息技術在管理過程中的應用相對較少。部分單位的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，嚴重影響管理水平和效益[2]。管理信息量大、工作量大的檔案，會增加錯誤量，增加工作時間，降低檔案管理的效率。

3.檔案信息利用率較低

經(jīng)濟組織檔案是社會的寶貴財富，公共機構(gòu)不能直接將檔案轉(zhuǎn)化為公共領域，可能會影響國家的發(fā)展。因此，檔案管理是本組織活動的核心。但是，在具體的檔案管理過程中，一些管理人員對檔案管理的認識不夠，對檔案的利用也不夠充分。這大大降低了檔案的價值，降低了可用性。企業(yè)檔案管理的作用和價值非常高，可以為社會發(fā)展提供有效的信息來源。

4.管理人員的素質(zhì)不高

檔案管理專業(yè)人員不足，單位整體工作質(zhì)量不高，使其無法在檔案管理中發(fā)揮重要作用。在一些單位，管理人員對檔案管理不夠重視，檔案管理薄弱，管理不力，這關系到管理人員的工作質(zhì)量。一些單位領導及有關人員的資歷及運作能力偏低，對政策內(nèi)容缺乏指導和指導，對專業(yè)技術工作的需求更大，檔案管理工作內(nèi)容和工作技術是不斷變化的，原有的檔案管理知識和技術已經(jīng)無法完全滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的需求。這也就需要檔案管理人員在工作過程中需要更新提升自身的檔案管理能力。但是在實際工作中，由于部分檔案管理人員缺乏主動學習的意識，或者日常工作較為繁忙，缺少學習的時間，所以導致檔案管理人員的技能一直無法得到更新。再加上部分事業(yè)單位沒有為檔案管理人員設置相應的培訓通道，因此導致檔案管理人員現(xiàn)有的工作素質(zhì)難以滿足現(xiàn)階段檔案管理的工作需要。

二、加強事業(yè)單位檔案管理的意義

檔案管理也是企業(yè)工作的重要內(nèi)容，隨著資料量的增加，檔案的管制必須加強。首先，檔案管理不僅要規(guī)范，而且要有足夠的靈活性。根據(jù)手冊的有關規(guī)定并考慮到生產(chǎn)單位的具體情況對檔案材料進行更靈活的管理。其次，單位檔案管理不僅要注意檔案管理的職責，還要注意檔案管理可能產(chǎn)生的權(quán)利及其相互關系。如果工作過程中出現(xiàn)需要及時解決的問題，所有人都有責任解決這些問題。再次，根據(jù)檔案管理的實際需要，組織應當制定制度，不得盲目復制其他單位的檔案管理制度。只有建立一套切合實際需要的管理制度，才能對檔案進行更科學的管理。最后，事業(yè)單位的檔案管理工作要具有時代性和創(chuàng)新性，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀以及事業(yè)單位檔案管理的技術，對檔案管理工作進行革新。在大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方法和制度已不能滿足現(xiàn)階段檔案管理的需要，只有提高檔案管理水平，才能滿足創(chuàng)新管理的實際需要。通過培訓和提供更準確的數(shù)據(jù)信息，結(jié)合新的多媒體技術，提高檔案質(zhì)量，將有助于提高檔案管理水平，發(fā)現(xiàn)檔案管理中長期存在的問題，制定解決方案，促進可持續(xù)職業(yè)發(fā)展。

采用先進的資訊科技，在檔案管理方面作出適當?shù)膭?chuàng)新，以數(shù)碼資訊科技保護檔案為核心，不但可以提高工作效率，還可以使檔案資料的私隱得到保障。檔案管理是通過信息管理方法進行的，這種方法比以前更加多樣化，在公眾選擇的形式方面也更加多樣化。最終，能夠更好地讓事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)揮效用，為相關人員查閱檔案信息提供便利。同時，文件管理的優(yōu)化也將為硬盤的開發(fā)提供參考信息。這種創(chuàng)新不僅方便了人們，而且在一定程度上提高了安全性能，使驅(qū)動器的內(nèi)部文件管理更加可靠[3]。

三、新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

1.加強有針對性的檔案管理

目標文件管理模式、成果管理模式和成果管理模式。MBO有兩種外部形式。首先，采用混合管理，制定初步目標，確定最終目標，并評估工作的有效性。這就要求管理者注重“目標導向”，通過設定最終目標來確保有效管理，并強調(diào)目標的作用和意義。其次，文件驅(qū)動模式具有顯著的激勵效應。目標任務管理作為一種現(xiàn)代管理手段，被廣泛應用于生產(chǎn)單位的檔案管理中，這是第二種管理模式，強調(diào)獎勵在任務執(zhí)行中的作用。建立檔案管理激勵機制的特點是從被動責任向主動責任轉(zhuǎn)變，也是檔案發(fā)展朝著既定目標不斷前進的動力。要想對檔案進行有針對性的管理，需要檔案管理人員從實際檔案管理工作出發(fā)。首先，檔案管理人員要明確目前檔案管理的范圍、檔案管理的目的、檔案管理工作目前存在的難點有哪些。只有充分了解目前檔案工作管理現(xiàn)狀，才能夠針對性地更新檔案管理方式，完善檔案管理質(zhì)量。其次，檔案管理人員要有針對性地進行自我提升，事業(yè)單位也要為檔案管理人員提供培訓的平臺。事業(yè)單位要充分了解現(xiàn)階段檔案管理的新思想、新技術，然后結(jié)合目前的檔案管理情況，選擇相應的檔案管理人員進行有針對性的培訓。

2.提高檔案管理人員的專業(yè)水平

檔案管理涉及辦公室的健康發(fā)展，有些檔案甚至涉及保密，所以檔案管理員應該有良好的目的感和責任感。企業(yè)要注重人才引進，結(jié)合自身發(fā)展需要，吸引具有檔案管理專業(yè)知識的專業(yè)技術人才，確保檔案管理有新鮮血液，確保管理機構(gòu)的檔案工作與時代發(fā)展同步。要加強檔案管理人員的業(yè)務培訓，幫助員工掌握現(xiàn)代檔案管理方法，加快傳統(tǒng)檔案向現(xiàn)代檔案的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)真正的智能化，積極營造良好的檔案管理環(huán)境，為檔案管理理論、現(xiàn)代技術、數(shù)字化設備等檔案管理人員創(chuàng)造良好的理論學習條件[4-6]。結(jié)合組織的實際發(fā)展，除了提供先進的檔案管理設備外，還要切實提高檔案管理的效率。要加強對各單位檔案管理人員的溝通、交流和培訓，真正向最優(yōu)秀的檔案管理人員和科研檔案管理單位學習，及時發(fā)現(xiàn)自己在培訓過程中存在的問題和不足，真正做到及時分發(fā)和糾正，使各部門檔案柜能夠提高自身質(zhì)量，充分融入新的檔案管理工作。

3.建立檔案管理責任機制，提高管理人員的責任意識

意識能夠引導行為，檔案管理工作質(zhì)量的好壞，與檔案管理工作人員的責任意識息息相關。首先，事業(yè)單位要加強對檔案管理人員的培訓，讓檔案管理人員明確檔案管理工作的重要性，讓檔案管理人員自覺承擔起檔案管理工作職責。其次，要建立檔案管理責任機制，將檔案管理工作內(nèi)容落實到個人，一旦檔案管理工作出現(xiàn)問題，要對相對應的人員進行追責。同時，也要設置相應的獎懲制度，對優(yōu)秀的檔案管理人員進行獎勵，對檔案管理消極的工作人員給予相應的處罰。通過制度去提升檔案管理工作人員的責任意識，約束檔案管理工作人員的行為。

4.檔案服務的新形式

首先，在數(shù)據(jù)背景下，單個驅(qū)動器的文件無法滿足當前文件收集和處理階段的需要，因此，為了讓不同驅(qū)動器通過合作、共享文件資源和加強相互合作來獲得共同利益，要從根本上改變文獻管理服務模式，有效利用資源，擴大檔案利用。其次，必須建立一個電子檔案數(shù)據(jù)庫。在較長的數(shù)據(jù)周期內(nèi)，電子檔案的利用率遠高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，因此可以用于將文件轉(zhuǎn)換為電子文件、下載和管理此類檔案，這將大大減少文件管理員的工作時間，避免限制文件訪問的時間和空間，從而提高文件的價值。最后，可以為文件建立一個網(wǎng)絡平臺并將其放入其中。如有必要，可以恢復和移動網(wǎng)站上的文件，并在短時間內(nèi)完成恢復工作，以提高文件管理的效率。

5.注重人文思想的體現(xiàn)

首先，必須注意新時期經(jīng)濟組織檔案管理中人文主義的表現(xiàn)。為了有更廣闊的發(fā)展空間，有必要優(yōu)化和改善檔案管理，提高檔案管理部門員工的認識。檔案管理工作的目的一方面是為了歸檔重要的文件內(nèi)容；另一方面是為了讓相應的人員便于查閱。因此，在檔案管理過程中需要體現(xiàn)人文思想。因此，作為一名合格的檔案管理員，必須改變過去的工作態(tài)度，加強專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，在履行職能上下功夫，提高檔案管理的綜合素質(zhì)和效益。此外，要明確職責，使檔案管理成為專業(yè)性的工作，認識到檔案管理對促進生產(chǎn)單位發(fā)展的重要性。檔案管理人員要提高服務水平，采取有效措施，提高檔案管理效率。此外，事業(yè)單位還可以通過宣傳教育的方式，讓檔案管理人員意識到檔案管理工作的重要性。同時，事業(yè)單位也要積極鼓勵其他部門對檔案管理工作獻言獻策，為提升檔案管理工作成效獻言獻策。

6.提高管理能力和整合信息技術

檔案管理中最重要的內(nèi)容是詳細程度和完成效率。檔案管理工作涉及的工作內(nèi)容相對較多，工作流程相對復雜，因此單純地依靠一個人的力量，難以勝任整個事業(yè)單位的檔案管理工作。因此，事業(yè)單位需要通過培訓等方式打造專業(yè)化的檔案管理團隊，提升檔案管理能力。首先，事業(yè)單位要根據(jù)當下檔案管理現(xiàn)狀設置相應的檔案管理人員。檔案管理人員既要有年齡較大、經(jīng)驗較為豐富的檔案管理者，也要有年齡較小、但是思想豐富的事業(yè)單位檔案管理人員。此外，事業(yè)單位要將全部的檔案管理工作進行拆解，讓每個檔案管理人員都承擔相應的檔案管理工作。一旦所管轄的內(nèi)容出現(xiàn)問題，要對其進行追責。其次，事業(yè)單位要對相應的檔案管理人員進行培訓。在培訓過程中一方面是要強化檔案管理人員的責任意識；另一方面是要提升檔案管理人員的管理能力，讓事業(yè)單位的檔案管理工作能夠更加有序化、高效化。

四、事業(yè)單位檔案管理發(fā)展趨勢

隨著社會的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理將得到完善，檔案將更加計算機化、實用化、信息化。組織檔案管理需要整合信息技術，加強與各部廳的有效溝通，通過建立信息平臺，實現(xiàn)組織檔案電子化管理，要求檔案管理人員將數(shù)據(jù)數(shù)字化，存儲在系統(tǒng)平臺上，通過專用系統(tǒng)平臺完成統(tǒng)一控制，此外，生產(chǎn)單位檔案管理的電腦化將充分體現(xiàn)電子掃描技術、圖像和紙張材料轉(zhuǎn)化為電子信息的優(yōu)勢，盡量降低生產(chǎn)單位的行政成本，提高檔案管理的整體質(zhì)量。新時期，業(yè)務單位發(fā)展空間更廣，檔案管理也具有較大的實用價值。信息系統(tǒng)平臺將對檔案管理進行深入分析、總結(jié)和分類，確保準確掌握檔案中所包含的各種數(shù)據(jù)，根據(jù)需要制作相關圖表，并將其應用于決策和實際工作中，以提高業(yè)務單位檔案管理的實用性。未來隨著我國科學技術的不斷進步以及網(wǎng)絡信息技術的提高，網(wǎng)絡化會逐漸成為檔案管理的主流，因此在進行檔案管理的創(chuàng)新時，應當注重加強對信息技術研究的投入，不斷提高檔案管理的信息化程度，這樣才可以在未來的發(fā)展之中真正為事業(yè)單位的健康發(fā)展起到重要的作用。

結(jié)語

總之，加強事業(yè)單位檔案的內(nèi)部管理改革，必須適應科學發(fā)展的需要，面向現(xiàn)代變革。檔案管理對管理部門來說是重要的，需要給予足夠的重視。在時代發(fā)展的條件下，加強檔案管理創(chuàng)新既是適應社會發(fā)展需要的必然途徑，也是組織改革的重要內(nèi)容。通過提高服務意識，完善工作制度，提高企業(yè)檔案管理能力，最大限度地提高檔案工作效率，為社會進步提供數(shù)據(jù)。這樣才能夠不斷提升事業(yè)單位的工作能力，為我國的社會經(jīng)濟發(fā)展做出重要的貢獻。