信息化時代下人力資源和社會保障局檔案管理探析

周萱齊

（永州市人力資源服務(wù)中心，湖南 永州 425000）

人力資源和社會保障局創(chuàng)建的主要原因是有效整合勞動力市場及人才市場，構(gòu)建統(tǒng)一、規(guī)范、合理的人力資源市場，促使社會人力資源有效配置、準(zhǔn)確流動，促使兩個部門有效合作、互通有無，有利于行政事業(yè)單位人員管理，調(diào)整收入分配制度，提升社會保障力度，增加人力資源就業(yè)率，減輕社會負(fù)擔(dān)，促進(jìn)社會繼續(xù)有效發(fā)展[1]。檔案管理是人力資源和社會保障局的重要管理內(nèi)容之一，承擔(dān)著收集、匯總、統(tǒng)計、整理、保管等多項重要工作[2]。若能做好檔案管理工作，不僅可充分提升檔案管理效率及水平，還可在現(xiàn)有基礎(chǔ)上挖掘檔案的潛藏價值，進(jìn)一步提升工作質(zhì)量[3]。但現(xiàn)今我國多數(shù)地區(qū)依然采用傳統(tǒng)檔案管理方法，固然有一定的管理效果，但表現(xiàn)更突出的是管理中存在的各項問題，如工作效率低下、工作質(zhì)量無法保障等。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息化技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理信息化已經(jīng)成為必然，如何在人力資源和社會保障局檔案管理工作中有效融入信息化技術(shù)成為重點(diǎn)研究內(nèi)容，更是檔案管理創(chuàng)新改革的關(guān)鍵。

一、檔案管理中存在的問題

1.管理制度未完善

人力資源和社會保障局的檔案數(shù)量非常多，且檔案類型相對復(fù)雜，涉及多個領(lǐng)域、多個方面[4]。在傳統(tǒng)管理體系下，相應(yīng)的管理制度無法滿足檔案管理要求，分管檔案的部門比較多，各個部門有對應(yīng)的工作模式、檔案風(fēng)格以及檔案類型，導(dǎo)致整個單位的檔案類型十分復(fù)雜，且格式不統(tǒng)一，增加檔案管理人員的工作壓力，還會導(dǎo)致檔案管理效率下降。在這種情況下，檔案管理制度難以充分落實，檔案管理人員無法按照規(guī)章制度工作，導(dǎo)致制度成為表面制度。管理制度不完善還會導(dǎo)致其他問題，各個部門無法就檔案管理這一工作進(jìn)行及時有效溝通，難以在短時間內(nèi)進(jìn)行工作信息有效對接，難以規(guī)范檔案格式。且在傳統(tǒng)管理模式下，各個部門因為涉及較多檔案的緣故，難以保證檔案管理工作不出錯，無法保證檔案信息的準(zhǔn)確性與安全性，會對檔案管理效果造成直接影響，甚至?xí)?dǎo)致檔案內(nèi)信息無效，讓檔案成為不具備法律價值的無用檔案。

2.工作人員素養(yǎng)欠缺

受傳統(tǒng)管理模式影響，單位并未明確工作人員的計算機(jī)技術(shù)要求，也沒有要求工作人員具備相應(yīng)的計算機(jī)能力，并未認(rèn)識到計算機(jī)技術(shù)參與檔案管理的優(yōu)越性與積極性，所以部分單位的檔案管理方法比較傳統(tǒng)[5]。部分單位已經(jīng)認(rèn)識到計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的重要價值，積極引入計算機(jī)技術(shù)，但因為工作人員的計算機(jī)技術(shù)掌握情況參差不齊，所以檔案管理是傳統(tǒng)紙質(zhì)管理與計算機(jī)管理混用模式，但傳統(tǒng)紙質(zhì)管理更重要，計算機(jī)管理成為輔助管理方法。在傳統(tǒng)管理模式下，工作人員難以在短時間內(nèi)完成較多檔案的歸類及整理等工作，工作效率低下，部分檔案甚至?xí)悠谔幚恚y以在第一時間發(fā)現(xiàn)問題并處理問題，難以完善檔案管理工作，只能進(jìn)行簡單匯總、歸類以及整理等工作。且單位一些工作人員并非專業(yè)出身，并不明白檔案管理工作的重要性，也沒有第一時間應(yīng)用先進(jìn)檔案管理技術(shù)工作，新鮮力量的實際輸入量比較少，一些工作人員年紀(jì)較大，甚至有部分工作人員認(rèn)為檔案管理部門是養(yǎng)老部門，檔案管理工作比較懈怠，也不愿意學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)等新型技術(shù)，導(dǎo)致單位檔案管理始終停滯不前。

3.管理模式落后

檔案管理模式落后也是人力資源和社會保障局檔案管理中存在的主要問題，這一問題直接影響檔案管理整體效果及整體質(zhì)量。檔案管理工作相對復(fù)雜，這與單位的檔案管理類型、涉及內(nèi)容較多、工作量比較大等存在直接關(guān)系。這一現(xiàn)象導(dǎo)致工作人員存在較大管理壓力，而落后的管理模式無疑會進(jìn)一步增加工作人員的工作壓力，導(dǎo)致工作人員工作期間發(fā)生各種錯誤，最終導(dǎo)致檔案管理成本偏高，檔案移交工作量比較大，檔案管理手段不理想，難以充分發(fā)揮檔案管理的價值。部分單位認(rèn)識到計算機(jī)技術(shù)對檔案管理工作的積極影響，也積極引入計算機(jī)技術(shù)，積極進(jìn)行計算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，但是因為管理模式落后，導(dǎo)致計算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢難以充分發(fā)揮出來。從調(diào)查可發(fā)現(xiàn)，在傳統(tǒng)管理模式下，很多工作人員依然應(yīng)用傳統(tǒng)文件管理方式，但這一管理行為無疑會對文件管理效率造成嚴(yán)重負(fù)面影響，不利于文件利用或管理，難以充分發(fā)揮文件的價值，最終導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)效益下降。

4.思想上不重視

在信息化背景下，想要做好檔案管理工作，必要做好相應(yīng)的計算機(jī)建設(shè)工作。但是部分人力資源和社會保障局領(lǐng)導(dǎo)更重視其他方面的工作，比如人力資源管理與社會保障制度落實等，并未認(rèn)識到檔案管理的重要性，比較輕視這一項工作。部分領(lǐng)導(dǎo)口頭上十分重視檔案管理工作，但行為上始終落后，比如計算機(jī)建設(shè)始終跟不上信息化時代步伐，硬件更新速度緩慢或使用傳統(tǒng)老式設(shè)備，資金投入量較少，最終導(dǎo)致檔案管理工作難以深入、有效開展，無法保證檔案管理工作的信息化水平，難以提升檔案管理效率及質(zhì)量。

二、檔案管理創(chuàng)新策略

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

想要創(chuàng)新檔案管理工作，則需第一時間轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，提升人力資源和社會保障局領(lǐng)導(dǎo)與工作人員對檔案管理工作的重視，從思想上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，深切實際地認(rèn)識到檔案管理工作的重要性及對單位管理的積極影響。想要轉(zhuǎn)變工作人員的傳統(tǒng)觀點(diǎn)，首先要做好相關(guān)的檔案管理宣傳教育，積極獲取上層領(lǐng)導(dǎo)的支持與認(rèn)可，在上層領(lǐng)導(dǎo)及部門認(rèn)可檔案管理工作的重要性后，增加人力以及物力的投入，通過檔案管理教育活動、在檔案管理部門或單位公共區(qū)域繪制檔案管理解說圖文、帶領(lǐng)工作人員一起了解檔案管理工作等多項措施，提升工作人員對檔案管理的準(zhǔn)確認(rèn)識，促使其重視檔案管理工作，配合檔案管理部門進(jìn)行檔案管理工作，改進(jìn)管理效率、管理質(zhì)量與管理效果。之后要創(chuàng)建單位內(nèi)部的綜合檔案室，這一行為主要基于人力資源和社會保障局有較多類型檔案進(jìn)行，通過綜合檔案室可讓各個部門將本部門檔案存在其中的對應(yīng)區(qū)域，并在對應(yīng)檔案管理平臺中錄入檔案相關(guān)信息，方便各部門工作人員及時完成檔案收集、匯總工作，保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性與全面性，有利于后期檔案管理人員的整理及保管工作，還可讓檔案完整度達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，為單位后期管理工作提供一定輔助與便利，甚至可形成規(guī)范合理的檔案管理流程及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案管理成為制度性工作與必要性工作，促使單位全體工作人員均參與到檔案管理工作中。

2.做好信息化建設(shè)

想要檔案管理工作契合信息化時代，則需做好相應(yīng)的信息化建設(shè)工作，積極增加硬件與軟件的建設(shè)投入，保證設(shè)備的先進(jìn)、科學(xué)、適宜，規(guī)避設(shè)備跟不上時代這一現(xiàn)象。但因為人力資源和社會保障局的檔案管理工作十分繁瑣復(fù)雜，需要更多專業(yè)人員進(jìn)行，單位檔案管理部門需積極引進(jìn)專業(yè)出身、管理技能較強(qiáng)的工作人員，安排這些專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理工作。這些專業(yè)人員所接受的教育大多符合信息化時代要求，可迅速上手相關(guān)工作，實現(xiàn)檔案管理高效性，迅速解決繁雜、繁多的檔案管理工作。但單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需結(jié)合檔案管理需求，合理分配檔案管理工作，實現(xiàn)崗位明確與職責(zé)明確，避免人手不足或渾水摸魚導(dǎo)致的檔案管理錯誤或檔案管理效果低下等問題。單位還需結(jié)合檔案管理工作的實際需求，積極配備各種輔助管理設(shè)備，比如掃描儀、二維碼等，并將輔助管理設(shè)備公平、公正地分配給每一位管理人員，在現(xiàn)有管理效果基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提升檔案管理效果，充分實現(xiàn)電子檔案管理信息化，減少不必要的人力、物力資源浪費(fèi)現(xiàn)象，節(jié)省檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)。

3.加強(qiáng)信息化管理

在信息化時代背景下，人力資源和社會保障局需積極進(jìn)行信息化建設(shè)，在建設(shè)完成后積極進(jìn)行信息化管理?？紤]到紙質(zhì)檔案管理耗費(fèi)的時間、精力更多，且這一類檔案容易損毀、霉變，難以保證其始終有效，建議充分利用信息化技術(shù)實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案雙重管理模式。但在雙重管理過程中，應(yīng)以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案核對信息后存放至相應(yīng)儲藏區(qū)域即可，電子檔案不僅需要紙質(zhì)檔案中的詳細(xì)資料，還可結(jié)合后期檔案變化及時修改、補(bǔ)充其中內(nèi)容，可提升檔案完整性，提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案長久保存的目的。這種管理模式無疑更為高效、準(zhǔn)確，可進(jìn)一步提升檔案管理科技化、現(xiàn)代化以及智能化，還能讓檔案管理工作變得更簡單、高效，可有效減輕檔案管理人員的工作壓力以及工作負(fù)擔(dān)，讓工作人員在有限時間內(nèi)完成更多工作，創(chuàng)新檔案管理工作效率。考慮到人力資源和社會保障局具有大量檔案，還需利用信息化技術(shù)構(gòu)建信息化管理平臺或檔案數(shù)據(jù)庫，將電子檔案一一錄入管理平臺或數(shù)據(jù)庫中，同時做好備份工作。在統(tǒng)一平臺或數(shù)據(jù)庫中，各部門工作人員可通過本部門的賬號進(jìn)入其中，結(jié)合賬號權(quán)限查詢、閱覽對應(yīng)檔案文件，可有效縮短檔案查詢、閱覽時間，還可第一時間滿足工作人員的工作需求。通過統(tǒng)一平臺或數(shù)據(jù)庫，還可規(guī)范檔案書寫格式、檔案文件內(nèi)容，可讓各部門工作人員按照統(tǒng)一格式采集檔案資料或錄入檔案信息，方便檔案管理人員統(tǒng)一整理單位內(nèi)檔案文件。利用平臺或數(shù)據(jù)庫，各部門人員還可針對檔案內(nèi)容進(jìn)行信息共享、信息交換與信息匯總，且在對應(yīng)平臺或數(shù)據(jù)庫工作，檔案管理安全性更高，還可實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，并完善檔案管理體系。但因為網(wǎng)絡(luò)罪犯數(shù)量較多，罪犯行為十分猖獗，還需結(jié)合實際情況，為平臺或數(shù)據(jù)庫構(gòu)建安全防火墻，無賬號不可進(jìn)入，保證檔案信息不會流出單位，避免信息流出導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失。

4.加大人才培養(yǎng)力度

工作人員工作能力低下與綜合素養(yǎng)低下，是導(dǎo)致檔案管理工作效果不佳的主要原因，也是信息化技術(shù)難以充分應(yīng)用的主要原因。想要在人力資源和社會保障局中實現(xiàn)信息化檔案管理，則需結(jié)合人才能力展開干預(yù)。

首先，單位完善信息化建設(shè)后，需結(jié)合現(xiàn)有計算機(jī)技術(shù)要求與檔案管理信息化手段，安排工作人員進(jìn)行計算機(jī)技能培訓(xùn)，保證工作人員具備相應(yīng)的計算機(jī)技能應(yīng)用能力。在培訓(xùn)過程中，應(yīng)針對相應(yīng)的硬件與軟件，培養(yǎng)工作人員的應(yīng)用能力與維護(hù)能力，保證工作人員可充分應(yīng)用相應(yīng)硬件及軟件進(jìn)行檔案管理工作。但部分軟件崩潰后會對檔案管理整體工作造成不良影響，并且會導(dǎo)致檔案信息泄露或丟失等多項問題，所以還需保證工作人員具備一定的軟件及硬件維護(hù)能力，保證相應(yīng)軟件及硬件始終高效地開展相關(guān)工作。還需在檔案管理部門設(shè)置相應(yīng)的意見反饋箱，要求工作人員能結(jié)合日常工作期間，及時發(fā)現(xiàn)并記錄檔案管理工作中存在的各項問題，并以不記名形式反饋給檔案管理者，管理者第一時間調(diào)查相應(yīng)問題，制定問題解決方案，并帶領(lǐng)工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，保證工作人員均掌握相應(yīng)的檔案管理問題解決能力。單位還需積極創(chuàng)造機(jī)會，安排單位內(nèi)檔案管理人員前往兄弟單位或其他檔案管理工作理想的單位學(xué)習(xí)，開拓其眼界，還可轉(zhuǎn)變其檔案管理理念及思路，充分調(diào)動檔案管理人員的主觀能動性，促使檔案管理人員積極參與檔案管理工作，積極進(jìn)行檔案管理信息化改革，積極應(yīng)用更先進(jìn)、更合理的信息化技術(shù)解決檔案管理工作?？紤]到信息化設(shè)備若操作不當(dāng)會誘發(fā)故障，單位還需引進(jìn)相應(yīng)的信息化維護(hù)檢修人員，該人員必須具備相應(yīng)的信息化技術(shù)應(yīng)用能力，及時指導(dǎo)操作不準(zhǔn)確人員改正錯誤、解決操作中存在的問題。在信息化設(shè)備發(fā)生故障后，第一時間解決相應(yīng)問題，保證信息化設(shè)備始終高效運(yùn)行后，維護(hù)信息化設(shè)備的軟件及硬件功能，盡可能消除設(shè)備故障對檔案管理造成的不良影響。若單位已經(jīng)有相應(yīng)的信息化設(shè)備維護(hù)檢修人員，還需結(jié)合工作需求積極進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提升該人員的工作能力。

結(jié)語

在信息化時代背景下明確人力資源和社會保障局檔案管理中存在的問題，積極針對相應(yīng)問題制定有效的解決措施，持續(xù)改進(jìn)檔案管理水平及質(zhì)量，實現(xiàn)檔案管理高效性、科學(xué)性與規(guī)范性，間接提升人力資源和社會保障局整體管理水平，是非常有必要的。