新形勢下基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的思考

孟偉麗

（夏津縣人民政府辦公室，山東 德州 253200）

在基層單位之中檔案管理人員可以根據(jù)單位中存放的檔案材料，進(jìn)行對單位發(fā)展情況的合理分析，結(jié)合當(dāng)前的新形勢發(fā)展情況，制定出符合單位現(xiàn)代化發(fā)展對策，以保障基層單位能在快速發(fā)展社會(huì)經(jīng)濟(jì)市場中得到健康穩(wěn)定的發(fā)展。而如若基層單位無法對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，就會(huì)使得檔案管理工作的過程之中，出現(xiàn)各種各樣的問題，也會(huì)嚴(yán)重影響到基層單位的健康發(fā)展[2]。對此，相關(guān)的基層單位都應(yīng)認(rèn)識到在形勢下做好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要性，通過建設(shè)信息化與標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，促使基層單位檔案管理效果的不斷提升，為其健康發(fā)展提供有力的檔案數(shù)據(jù)分析保障。

一、基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化中存在的問題

1.對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作重視度不高

1.1 制度建設(shè)缺乏

從當(dāng)前基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的實(shí)際情況可見，由于對于檔案管理制度的建設(shè)重視度欠缺，使得基層單位的檔案管理工作出現(xiàn)混亂狀況，不僅會(huì)出現(xiàn)應(yīng)入檔案室的檔案沒有及時(shí)歸檔，也會(huì)出現(xiàn)存放到檔案室的檔案隨意堆放，基層單位檔案材料無法及時(shí)有效收集歸檔，影響檔案的整理利用，如若檔案主管部門與基層單位，不對檔案制度建設(shè)缺乏問題進(jìn)行有效處理，就會(huì)使得檔案管理工作失去意義，也無法為基層單位進(jìn)行管理工作提供相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)分析使用，這會(huì)嚴(yán)重影響到基層單位的健康發(fā)展。

1.2 未設(shè)立檔案管理專職人員

在基層單位之中開展檔案管理工作的時(shí)候，是由辦公人員兼任檔案管理工作，由于基層單位并未設(shè)立檔案管理專職人員，自然使得辦公人員的檔案管理能力不足，也使其并不注重檔案管理工作，自然使得檔案管理工作出現(xiàn)了各種問題，無法做好對檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。當(dāng)基層單位需要檔案進(jìn)行工作總結(jié)或是發(fā)展分析的時(shí)候，就會(huì)出現(xiàn)相關(guān)檔案材料無法及時(shí)有效地查找利用的問題，這會(huì)嚴(yán)重阻礙基層單位的健康發(fā)展[3-4]。對此，相關(guān)的基層單位應(yīng)積極地改善這一錯(cuò)誤的檔案管理工作認(rèn)識，認(rèn)識到檔案管理工作對于基層單位發(fā)展的重要性，設(shè)立檔案管理專職人員，使其能真正實(shí)現(xiàn)對檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，使檔案能在基層單位中得到更加倍高效的運(yùn)用。

1.3 投入不足

部分基層單位在開展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作的時(shí)候，并未加大對于檔案管理的資金投入，這就使得基層單位中并沒有專門的檔案室，這就使得檔案管理的信息化設(shè)施設(shè)備，以及大量的檔案都沒有安全的地方可以得到有效的存放，不僅影響了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的效果，也影響到了檔案信息化的有序推進(jìn)，非常不利于新形勢下基層單位的健康發(fā)展，這也是當(dāng)前基層單位急需解決的重要問題。

1.4 分類建檔不足

從當(dāng)前部分基層單位檔案管理的實(shí)際情況可見，一些基層單位并未對檔案進(jìn)行分類建檔，這就使得哪些材料需要進(jìn)入檔案室，哪些材料需重點(diǎn)管理都不明確，使得檔案管理工作難以取得實(shí)效，也影響了基層單位對于檔案的管理和使用效果。甚至出現(xiàn)了轄區(qū)群眾的個(gè)人檔案，以及財(cái)務(wù)檔案等都被隨意地存放在財(cái)務(wù)和人事各處，使得檔案出現(xiàn)各種遺漏管理和丟失的問題，嚴(yán)重影響了社會(huì)的健康發(fā)展，以及基層單位的健康，相關(guān)的基層單位應(yīng)積極加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)意識，對這一問題進(jìn)行有效處理。

1.5 檔案交接制度不夠完善

由于基層單位人員變動(dòng)的頻繁，這也使得基層單位對檔案交接情況重視不夠，這就使得檔案管理崗位人員變動(dòng)的時(shí)候，并沒有正式的檔案管理交接手續(xù)，這樣一旦檔案管理出現(xiàn)了問題，無法找到負(fù)責(zé)人，也使得檔案室中的重要檔案材料，沒有長期有效的負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理。加上在檔案交接的過程之中，基層單位并沒有對其進(jìn)行有效的監(jiān)督，使得檔案遺失和丟失的問題十分嚴(yán)重，所以，相關(guān)的基層單位應(yīng)樹立正確的檔案監(jiān)督管理意識，對檔案管理崗位工作人員及其檔案交接進(jìn)行有效的監(jiān)督管理，以加強(qiáng)對檔案管理效果的保證。

2.基層檔案管理人員專業(yè)化水平不高

部分基層單位中檔案管理人員專業(yè)化水平不高，這也是存在于新形勢下基層單位檔案管理中的重要問題。由于基層單位中都是辦公人員兼職檔案管理工作，這就使得其綜合素質(zhì)和能力，都沒有達(dá)到國家對于檔案人才的要求，加上一些檔案管理人員對計(jì)算機(jī)缺乏足夠的認(rèn)知，無法有效地運(yùn)用信息化的系統(tǒng)開展檔案管理工作，這就使得基層檔案管理工作的效果越來越低下。而且一些基層單位也沒有將檔案管理工作納入年度目標(biāo)考核工作之中，使得檔案管理人員也不注重檔案管理工作，使得基層單位中檔案管理工作信息化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)，使得當(dāng)前基層檔案管理工作十分混亂，不利于基層單位的健康發(fā)展，所以，基層單位應(yīng)積極地加強(qiáng)對于檔案管理人員的選拔、培訓(xùn)和考核，以保障其能真正肩負(fù)起做好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與信息化建設(shè)的責(zé)任，保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)效果[5]。

3.檔案電子化處理率低，查詢使用率低

在新形勢下以往傳統(tǒng)的人工檔案管理的方式，已經(jīng)不符合基層單位對于檔案管理工作的需求，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的人工檔案管理的工作方式，其檔案電子化處理率低，檔案管理工作人員需消耗大量的精力和時(shí)間進(jìn)行檔案查詢利用，使得檔案歸檔后查詢使用率低，非常不利于基層單位中對于檔案的運(yùn)用要求，會(huì)嚴(yán)重限制基層單位的發(fā)展。但是運(yùn)用信息化的檔案管理系統(tǒng)，即可通過系統(tǒng)代替人工的方式，有效地提高檔案管理、存儲(chǔ)和利用的效果，這才符合當(dāng)前基層單位對于檔案管理的實(shí)際工作需要。

二、做好基層單位檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的對策建議

1.加強(qiáng)基層檔案法規(guī)制度建設(shè)

對于基層單位沒有標(biāo)準(zhǔn)化管理制度問題，檔案主管部門應(yīng)要求基層單位依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，制定出基層單位所需遵守的檔案管理制度，使得基層單位能不斷地增強(qiáng)檔案管理的工作意識，對基層檔案法律法規(guī)制度進(jìn)行有效的學(xué)習(xí)，提高自身的檔案管理意識和能力，并使其能嚴(yán)格地按照檔案主管部門對于檔案管理的要求、基層單位的實(shí)際檔案管理情況，以及新形勢下基層單位的檔案管理所需，制定出科學(xué)合理的基層單位標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理制度，明確制定出檔案管理部門的工作職責(zé)和要求，根據(jù)國家對于檔案管理法規(guī)的要求，進(jìn)行對檔案管理制度的及時(shí)更新，以加強(qiáng)對檔案管理制度的落實(shí)效果。同時(shí)，相關(guān)的基層單位還需加強(qiáng)對于檔案管理工作人員的監(jiān)督和考核，保障檔案管理人員能嚴(yán)格地按照標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理要求執(zhí)行檔案管理工作，隨之不斷地提高檔案管理的工作效果，使得基層單位能獲得更好的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

2.加強(qiáng)基層檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

對于基層單位未設(shè)立檔案管理專職人員、投入不足、分類建檔不足、移交保管不足的問題，相關(guān)的基層單位應(yīng)正確地認(rèn)識到，在新形勢下對信息化與標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，對于基層單位的健康發(fā)展至關(guān)重要，應(yīng)及時(shí)地改善傳統(tǒng)的檔案管理思想，應(yīng)重視檔案管理工作，加大對于檔案管理工作的資金投入，加強(qiáng)基層檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，健全相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，設(shè)置專職的檔案部門，以及檔案管理人員，使其能進(jìn)行檔案管理工作，并配套好檔案管理所需的設(shè)備、光盤、磁盤等，做好檔案館庫的新建或改擴(kuò)建，使得相關(guān)的檔案管理專職人員，能夠在檔案管理的崗位上，運(yùn)用這些基礎(chǔ)設(shè)施做好標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作，并嚴(yán)格地按照國家對于防盜、防光、防高溫、防火等“十防”措施的檔案安全管理要求，對相應(yīng)的檔案室基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行建設(shè)，以加強(qiáng)對于新形勢下基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的效果，使得基層單位的檔案管理工作能真正得到安全和標(biāo)準(zhǔn)化的開展。

3.加強(qiáng)基層檔案信息化建設(shè)

為有效地解決檔案電子化處理率低、查詢使用率低的問題，相關(guān)的基層單位部門應(yīng)積極地引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，制作符合基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)所需的，信息化的檔案管理系統(tǒng)，以信息化檔案管理系統(tǒng)取代人工，最大程度地降低檔案管理所需的人力、物力和財(cái)力，并通過加強(qiáng)基層檔案信息化建設(shè)，使得檔案管理工作能更加符合新形勢下基層單位對于檔案管理工作的需要，促使檔案電子化處理效率和查詢使用率的不斷提升。

同時(shí)，通過全面地開展檔案數(shù)字化管理工作，對基層單位中檔案的電子文件與紙質(zhì)文件同步管理，有效地防止因紙質(zhì)檔案文件受到破壞，所產(chǎn)生的檔案無法得到有效運(yùn)用的不良現(xiàn)象，而是以紙質(zhì)與電子的方式，雙重地保障檔案存儲(chǔ)效果和利用效果[6]。而且相關(guān)的基層單位還可以加強(qiáng)電子文件的歸檔和管理，使得檔案都能夠得到標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的存放，使得相關(guān)的檔案管理人員能更加倍高效地查詢和利用檔案材料，并通過建立規(guī)范的管理制度和技術(shù)保障措施，有效地保護(hù)好信息化的檔案管理系統(tǒng)，使得相關(guān)的檔案管理人員能合理地運(yùn)用這一系統(tǒng)開展檔案收集、分析、管理和利用，高效地提高新形勢下基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和運(yùn)用的效果。

4.加強(qiáng)基層檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

針對基層單位中檔案管理人員專業(yè)化水平低下的問題，相關(guān)的基層單位應(yīng)積極地加強(qiáng)對于基層檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，選拔檔案管理專業(yè)的優(yōu)秀人才，并通過開展上崗培訓(xùn)、遠(yuǎn)程培訓(xùn)和專題培訓(xùn)等方式，不斷地提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與工作能力，使其能夠樹立正確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和工作認(rèn)識，使其能高效地執(zhí)行檔案管理工作，為基層單位提供有力的檔案管理服務(wù)。同時(shí)，基層單位還可以通過加強(qiáng)與高校的合作，使高校能為基層單位補(bǔ)充優(yōu)秀的檔案管理人才，如檔案資政服務(wù)產(chǎn)品開發(fā)、檔案搶救保護(hù)等方面的人才，通過與技術(shù)企業(yè)進(jìn)行有效的合作，使其能對檔案管理系統(tǒng)和信息化管理技術(shù)進(jìn)行深度研發(fā)，供給基層單位有效的運(yùn)用，在不斷提高基層檔案人才隊(duì)伍建設(shè)效果的同時(shí)，也使得基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和信息化建設(shè)的效果能得到有效的提升，使得基層單位的檔案管理工作能得到更加高效的開展。

5.加強(qiáng)基層檔案安全體系建設(shè)

在基層單位之中檔案材料都是十分重要的，一旦其出現(xiàn)了丟失或是泄漏的問題，會(huì)嚴(yán)重影響到社會(huì)的健康發(fā)展和基層單位的健康發(fā)展。所以，在新形勢下基層單位開展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作的過程之中，應(yīng)積極地加強(qiáng)基層檔案安全體系建設(shè)，通過對基層單位中工作人員的檔案安全宣傳教育，使其都能認(rèn)識到保障檔案材料安全的重要性，也使得相關(guān)的檔案管理工作人員能結(jié)合可能出現(xiàn)的檔案安全問題，提前制定好相應(yīng)的應(yīng)急解決對策，不斷地加強(qiáng)對于檔案的安全管理效果。與此同時(shí)，基層單位還需建立與健全信息安全管理制度，根據(jù)基層單位中各個(gè)部門和各個(gè)職員的不同崗位職能，對其檔案權(quán)限的合理設(shè)定，以嚴(yán)格地控制檔案安全，以信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)和分級保護(hù)的方式，使得檔案電子數(shù)據(jù)能得到有效的管理，并通過詳細(xì)地記錄到檔案室中查詢檔案材料運(yùn)用的人員，有效地加強(qiáng)對于紙質(zhì)檔案材料的安全保護(hù)，隨之不斷地提高基層單位對于檔案的安全管理效果，使得檔案能在基層單位中真正得到安全和高效的應(yīng)用[7]。

6.加強(qiáng)基層檔案管理保障水平

為進(jìn)一步保障新形勢下基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的效果，相關(guān)的基層單位還需加強(qiáng)基層檔案管理保障水平，將檔案管理工作納入本單位長期發(fā)展規(guī)劃中，因?yàn)橹挥挟?dāng)本地區(qū)所有單位檔案管理工作有序開展時(shí)，才能為本地區(qū)的發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)材料支持，使得各基層單位能夠制定出更加符合本地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的策略，促使本地區(qū)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展。所以，相關(guān)的基層單位應(yīng)始終秉持檔案投入增長幅度與經(jīng)濟(jì)增長速度同步的要求，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，不斷地加強(qiáng)對于檔案館的經(jīng)費(fèi)投入和建設(shè)，使得檔案能有效地服務(wù)基層單位和其地區(qū)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，有效地發(fā)揮出檔案管理的工作價(jià)值。

結(jié)語

綜上所述，在新形勢下做好基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，對于基層單位的健康發(fā)展和社會(huì)的健康發(fā)展至關(guān)重要?；鶎訂挝粦?yīng)正確與深刻地認(rèn)識到，檔案管理工作的好壞直接決定著單位的發(fā)展，應(yīng)樹立正確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與信息化建設(shè)意識，通過加大對于檔案管理的資金投入，加強(qiáng)對于檔案管理人員的培養(yǎng)，健全與完善檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，制定信息化的檔案管理系統(tǒng)，等等，全面地開展檔案管理工作，從而促使基層單位檔案管理效果的不斷提升，使得檔案能更好地服務(wù)于社會(huì)與國家[8]。