基于大數(shù)據(jù)背景試析如何優(yōu)化與創(chuàng)新民政檔案管理工作

劉 巍

（凌海市社會事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 錦州 121200）

臨時救助、救急難、城鄉(xiāng)低保均為民政局職責(zé)范圍內(nèi)的工作內(nèi)容，隨著相關(guān)工作進行，將內(nèi)容以檔案的方式記錄并進行整理，可以為工作人員提供數(shù)據(jù)，便于各類工作的開展。民政檔案對民政局工作開展意義重大，為了順利推進各類活動，需要設(shè)置科學(xué)的管理模式，確保工作按照要求有序推進。

一、大數(shù)據(jù)時代民政檔案管理創(chuàng)新與優(yōu)化的必要性

1.保證工作的政治屬性

大數(shù)據(jù)時代工作人員處理民政檔案數(shù)據(jù)，通過分布式處理、分布式數(shù)據(jù)挖掘、云存儲、分布式數(shù)據(jù)庫管理、虛擬化等方式處理數(shù)據(jù)，鎖定有價值的信息，更好地落實管理任務(wù)。在民政檔案要求不斷變高、檔案數(shù)據(jù)海量增加的過程中，數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用變得異常重要，過往管理檔案的方式已經(jīng)不合時宜，工作人員需要轉(zhuǎn)變管理思想，以創(chuàng)新檔案的方式達到工作要求，保證民政檔案工作政治屬性不受影響。檔案管理模式的建立需要謹(jǐn)遵國家戰(zhàn)略指示，管理人員在工作中必須堅定自身政治立場，做好民政檔案基礎(chǔ)工作，由此可以高質(zhì)量地完成管理任務(wù)[1]。

2.激活檔案工作的文化屬性

民政文化是推動民政事業(yè)發(fā)展的作用力量，通過民政文化建設(shè)形成愉悅、輕松的氛圍，為工作人員建立良好的環(huán)境，促使工作可靠、順利的開展。在數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)時代下，民政機構(gòu)在檔案管理中，為了更好地推進民政文化建設(shè)，合理應(yīng)用信息化技術(shù)，從而加快民政人才隊伍建設(shè)速度，同時完善工作人員文化、思想等方面的條件。調(diào)查我國民政系統(tǒng)的發(fā)展情況，超過85%的系統(tǒng)在著力推進民政文化建設(shè)工作，激活檔案工作的文化屬性，達到彰顯檔案管理價值的目的。民政系統(tǒng)在發(fā)展中需要改變過往民政檔案形式，將其作為文化產(chǎn)品并進行文化設(shè)計，使文化產(chǎn)品與民政檔案管理相互結(jié)合。在大數(shù)據(jù)時代下，使用新觀念并利用技術(shù)手段，實現(xiàn)多元管理。民政文化建設(shè)需要以堅實的數(shù)據(jù)作為支撐，借助檔案推進民政文化建設(shè)，提高檔案與文化間的聯(lián)系[2]。

3.提升檔案工作的服務(wù)屬性

民政檔案必須發(fā)揮服務(wù)職能，可以為大眾提供更好的服務(wù)，實現(xiàn)便民利民的工作目的。民政檔案擁有服務(wù)社會、傳承文明、記錄歷史與造福大眾的職責(zé)，也是黨與人民較為關(guān)注的事業(yè)。民政檔案應(yīng)該意識到自身承擔(dān)的工作職責(zé)，為了更好地完成工作，需要在大數(shù)據(jù)時代，重新鎖定工作目標(biāo)，合理應(yīng)用新時代出現(xiàn)的技術(shù)，由此可以突破過往工作的局限。民政工作在社會發(fā)展的各個時段，均得到各類人群、領(lǐng)域和政府的支持，民政檔案作為民政事業(yè)的重要內(nèi)容，需要隨著時代轉(zhuǎn)變，改變工作模式，由此可以更好地為民政事業(yè)發(fā)展服務(wù)。民政檔案管理需要形成全局眼光，從宏觀視角審視并分析問題，建立全民檔案服務(wù)體系，借助大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)落實民政檔案管理任務(wù)，推動民政檔案業(yè)務(wù)朝創(chuàng)新化、多元化方向發(fā)展[3]。

4.深化工作信息屬性

民政檔案管理在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的時期，也與大多數(shù)行業(yè)一樣，朝智能化方向轉(zhuǎn)變管理模式。我國大部分地區(qū)的民政系統(tǒng)使用電子文本，同時更換民政檔案工作的管理方式。民政檔案管理優(yōu)化創(chuàng)新成為一種必然趨勢，管理者需要掌握信息化的管理形式，加大信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用力度，在電子檔案建設(shè)中提高檔案信息管理水平，節(jié)省大量的財力、物力與人力，將信息技術(shù)的優(yōu)勢展露無遺。民政檔案管理相關(guān)部門在檔案信息建設(shè)階段，還需要監(jiān)督檔案數(shù)字化的發(fā)展情況，需要將其視為一項常態(tài)化工作，更好地管控各類資源，為檔案管理工作的開展提供基礎(chǔ)。目前，我國民政機構(gòu)在檔案管理中，并沒有實現(xiàn)對錄像、照片、錄音與文字等信息的全面數(shù)字化管理，在未來的一段時間，需要圍繞民政系統(tǒng)在檔案管理方面的需求，建立信息資源共享平臺，推進檔案安全保密方面的工作，確保檔案數(shù)據(jù)在應(yīng)用階段的安全性，不會對民政事業(yè)發(fā)展形成不利影響[4]。

二、民政局檔案管理工作在大數(shù)據(jù)背景下存在的不足

1.管理意識缺失

民政局主要處理各類資料，為政府工作并向社會公眾提供服務(wù)。民政局提供的各類服務(wù)基于檔案數(shù)據(jù)。過往使用紙質(zhì)查詢的方法，在數(shù)據(jù)獲取方面花費較多時間，在數(shù)據(jù)調(diào)研階段還需要經(jīng)歷繁瑣的過程，無形中降低管理工作的效率。民政局檔案管理工作沒有得到大部分群體的重視，與該項工作不能產(chǎn)出較大經(jīng)濟效益有關(guān)，無法調(diào)動負責(zé)人員工作積極性。還有一部分人員對檔案工作認知程度不足，沒有發(fā)現(xiàn)工作具備的價值，不利于檔案管理工作任務(wù)的落實。由此使民政局工作人員在發(fā)展中受到阻礙，不能順利推進工作[5]。

2.大數(shù)據(jù)建設(shè)改革遲緩

民政局在發(fā)展過程中意識到創(chuàng)新檔案管理的必要性，在大數(shù)據(jù)背景下引入大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，為檔案數(shù)據(jù)整理與分析等工作服務(wù)。然而，部分民政局在檔案信息建設(shè)中，沒有按照工作需求完善檔案管理模式，檔案信息建設(shè)遲緩，無法達到檔案管理設(shè)定的工作目標(biāo)。一些工作人員對檔案管理要求執(zhí)行不到位，同時存在技術(shù)掌握不足的問題，無法合理應(yīng)用技術(shù)。民政局檔案部門數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置存在不統(tǒng)一的短板，不利于檔案資源開發(fā)[6]。

3.管理人員各類問題突出

民政局在大數(shù)據(jù)背景下開展檔案管理工作，必須從信息化發(fā)展轉(zhuǎn)變檔案管理方式，需要合理應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)處理檔案信息相關(guān)工作，使用一些先進的技術(shù)。創(chuàng)新檔案管理模式后，與傳統(tǒng)工作方式不同，檔案管理人員需要學(xué)習(xí)新的檔案管理方式，擁有專業(yè)的能力與對應(yīng)道德素養(yǎng)，從而可以靈活面對各類工作狀況，處理各類問題。檔案管理人員需要擁有創(chuàng)新式的理念，確定檔案管理要點并進行控制，從而可以完成崗位任務(wù)。然而，我國部分地區(qū)民政局的檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不足，無法按照要求在規(guī)定時間完成規(guī)定的任務(wù)，會降低免責(zé)檔案管理工作的整體質(zhì)量，對管理工作形成不利影響[7]。

三、大數(shù)據(jù)背景下民政檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

1.正確認識電子檔案管理工作

民政檔案管理工作內(nèi)容眾多且較為繁瑣，在檔案數(shù)據(jù)大量增加的過程中，為完成檔案方面的管理任務(wù)，需要轉(zhuǎn)變工作觀念，完善電子檔案管理方面的制度內(nèi)容，按照檔案管理需要調(diào)整工作方式，由此可以更好地完成檔案相關(guān)任務(wù)，不會造成其他問題。電子檔案在數(shù)據(jù)整理、分析、調(diào)用與管理方面均擁有較大的優(yōu)勢，民政局需要適應(yīng)時代發(fā)展形勢，為順利推進發(fā)展任務(wù)，需要加快紙質(zhì)檔案朝電子檔案轉(zhuǎn)變的速度，確保檔案管理工作高效進行，為各類工作開展提供支撐。民政局領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員必須對電子檔案有正確的認知，發(fā)現(xiàn)電子檔案管理對檔案工作順利進行的意義，學(xué)習(xí)電子檔案管理的方式，掌握電子檔案管理的技巧與工作要點，可以靈活地使用管理手段，輔助檔案管理工作推進[8]。

在電子檔案管理中，民政局還需要基于電子檔案特點，做好安全防護工作，防止檔案數(shù)據(jù)在管理與使用中出現(xiàn)泄漏的情況。檔案管理人員需要擁有數(shù)據(jù)保密意識，設(shè)置防火墻并定期更新補丁，防止黑客進入系統(tǒng)。電子檔案建設(shè)耗時長，難以在短時間內(nèi)完成，工作人員需要在電子檔案建設(shè)中投入較多精力、時間與財力，由此才能獲得一定成效[9]。

2.加快信息化建設(shè)速度

2.1 制定數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化管理以信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，按照信息管理需求設(shè)置系統(tǒng)，可以在短時間內(nèi)處理數(shù)據(jù)并找到對應(yīng)信息，由此為工作提供數(shù)據(jù)，可以在短時間內(nèi)完成業(yè)務(wù)，提高服務(wù)工作質(zhì)量。大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)為民政檔案工作帶來很多便利，但是在大數(shù)據(jù)構(gòu)建中也存在一定不足，比如在搜索欄輸入關(guān)鍵詞，會出現(xiàn)很多類似內(nèi)容，在相關(guān)內(nèi)容識別中花費不少時間，會為管理人員帶來一定不便。民政檔案管理人員應(yīng)該從工作高效開展角度，調(diào)整數(shù)據(jù)采集與管理方式，提高數(shù)據(jù)管理的合規(guī)性，得到可靠性與準(zhǔn)確性高的數(shù)據(jù)，由此在較短時間完成工作任務(wù)。檔案部門在數(shù)據(jù)管理中，制定數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身在數(shù)據(jù)信息管理方面的需求，提出管理規(guī)范要求，建立規(guī)范性較高的管理體系，由此有效管控檔案管理方面的工作[10]。

在大數(shù)據(jù)時代下，檔案部門制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范數(shù)據(jù)采集工作，構(gòu)建完善的管理體系，由此落實檔案管理方面的工作，設(shè)置信息類別并高效進行數(shù)據(jù)分析等工作。隨著檔案數(shù)據(jù)管理工作的開展，為了在數(shù)據(jù)收集方面獲得最佳效果，需要不斷優(yōu)化采集標(biāo)準(zhǔn)，由此可以提高采集信息內(nèi)容的精度，還可以保證檔案管理工作的效率，為大眾推送更好的服務(wù)。

2.2 健全網(wǎng)絡(luò)查詢平臺

民政局在檔案管理中，為了進一步提高檔案資料管理水平，在建立數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上打造網(wǎng)絡(luò)查詢平臺，發(fā)現(xiàn)當(dāng)下平臺存在的問題并進行完善。民政檔案傳輸與查詢和平臺建設(shè)的完整性與合理性有較大關(guān)聯(lián)，需要搭建健全的管理平臺，重新分類不明確的平臺，確定信息分類方式，對于不人性化的查詢方式，非常容易引起用戶的反感，較為嚴(yán)重時更會阻礙工作的進行。因此，民政局面對龐大的數(shù)據(jù)信息，需要改變工作方針與策略，需要建立網(wǎng)絡(luò)查詢平臺，完善現(xiàn)有的管理體系，可以更高效地推進檔案管理工作，完成大量資料的精準(zhǔn)分類與管理。目前，在網(wǎng)絡(luò)查詢平臺建設(shè)期間，對于查詢引導(dǎo)與流程等內(nèi)容，需要基于人性化角度進行設(shè)計，由此可以持久應(yīng)用并獲得良好的成效，不會引發(fā)群眾的抱怨。

3.改進民政電子檔案日常管理方式

民政局使用電子檔案記錄各類信息，與傳統(tǒng)工作方式相比效率更高，可以出色地完成檔案管理任務(wù)。民政局在檔案管理中，需要隨著電子檔案的應(yīng)用調(diào)整管理檔案數(shù)據(jù)的方式，不會對各類工作的開展形成不利影響。民政局領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在檔案信息建設(shè)的過程中，對電子檔案管理工作創(chuàng)新給予足夠重視，意識到電子檔案發(fā)展的必然性，總結(jié)過往檔案管理方面的經(jīng)驗，按照當(dāng)下對檔案工作提出的需求，設(shè)置滿足電子檔案使用需求的管理制度，加強對各類工作的處置強度，確保各類工作有序推進。民政檔案記錄的內(nèi)容較為廣泛，還涉及個人私密信息，一旦出現(xiàn)信息泄漏的情況，將會對當(dāng)事人造成不小的影響。因此，民政局需要做好保密工作，基于互聯(lián)網(wǎng)開放性特征存在的安全隱患，使用科學(xué)的方式進行應(yīng)對，提高平臺各類數(shù)據(jù)的安全性。檔案部門在數(shù)據(jù)信息管理中，可以設(shè)置防火墻，由此可以做好黑客攻擊的防御工作。對于民政檔案應(yīng)該選擇針對性的管理方式，需要設(shè)置專門的崗位，負責(zé)檔案網(wǎng)絡(luò)管理工作，由此可以動態(tài)監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)狀況，一旦發(fā)現(xiàn)異常狀況便可以進行處理。在民政電子檔案管理中，優(yōu)化管理程序，確定各環(huán)節(jié)工作要點，控制民政檔案在信息化建設(shè)中，在人力、財力等方面的投入力度，促使新型管理方式，可以更好地應(yīng)用檔案內(nèi)容。

檔案管理人員負責(zé)民政檔案的管理工作，民政局需要重視管理人員培養(yǎng)工作，保證崗位人員擁有相應(yīng)的能力，可以完成崗位任務(wù)。民政局需要加強在人員管理方面的強度，落實各項規(guī)章制度與要求，有效地約束管理人員，由此提高民政局在檔案管理方面的工作水平。檔案管理人員需要擁有豐富的知識，掌握法律法規(guī)，不會作出觸犯底線的行為。在大數(shù)據(jù)背景下，民政局檔案部門人員的工作負荷沉重，在高強度的工作壓力下可能出現(xiàn)消極心理，不利于各類活動的開展。因此，民政局在落實培訓(xùn)活動時，也需要基于人文關(guān)懷角度調(diào)整管理內(nèi)容，組織心理教育會議，排解檔案管理人員的心理問題，給予工作人員生活方面的照顧，消除其后顧之憂，可以全身心地投入到檔案信息管理中，更好地為民政局各類工作服務(wù)。

結(jié)語

民政系統(tǒng)在大數(shù)據(jù)時代下需要擁有創(chuàng)新精神，意識到檔案管理工作的重要性，在電子檔案建設(shè)中調(diào)整管理方式，發(fā)揮電子檔案對民政局各類工作與服務(wù)的作用，促使民政局可以更好地完成工作職責(zé)，向大眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。民政局檔案部門在管理模式創(chuàng)新階段，還需要調(diào)查群眾的真實需求，基于相關(guān)數(shù)據(jù)創(chuàng)設(shè)管理制度，建立針對性強的管理體系，不會對檔案管理工作形成不良影響。