事業(yè)單位干部人事檔案的管理工作框架

吳 哲

（通榆縣結核病防治所，吉林 通榆 137200）

引言：

在新時期背景的作用下，事業(yè)單位干部的人事檔案管理工作直接關系著整體事業(yè)單位人事干部有序平穩(wěn)運行。在事業(yè)單位中，人事檔案管理工作的歷史悠久，有著一套完整的、完善的人事檔案管理機制，事業(yè)單位的人事檔案管理工作的進步，與單位檔案管理工作者的辛勤努力密不可分，人事檔案管理工作取得的成績是事業(yè)單位領導重視和員工共同努力下取得的。對于事業(yè)單位發(fā)展來講，干部人事檔案對于事業(yè)單位是非常重要的資源，單位做好干部人事檔案管理工作，可以讓干部人事檔案管理資源得到充分利用，單位可以用作干部選拔以及干部培養(yǎng)提供重要的基礎和有效依據。事業(yè)單位在工作實際開展過程中，必須要跟上時代發(fā)展的腳步，要運用先進的工作理念，對干部人事檔案管理工作不斷推陳出新，工作眼光要放得長遠，事業(yè)單位在干部人事檔案管理工作上一定要緊跟社會發(fā)展，要正視干部人事檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)與改革發(fā)展的需求，要對干部人事檔案工作進行科學合理的優(yōu)化創(chuàng)新，有效提高事業(yè)單位人事資源管理工作的有效開展，為事業(yè)單位開展各項工作提供良好的基礎和保障。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要意義

在事業(yè)單位中，人事檔案管理工作的開展對于單位來說有著至關重要的意義。在事業(yè)單位內部開展人事檔案管理工作，有利于單位完善工作人員的基本信息、各項資料、工作情況、教育經歷等各項資料信息，人事檔案對于工作人員的工作能力、專業(yè)素質、職業(yè)技能、工作貢獻等有著參考價值以及晉升依據[1]。人事檔案管理對于單位工作人員將來職務的定級、工作升遷、社會保障、醫(yī)療保障等各個方面均有影響。在新時期背景作用下，事業(yè)單位更加緊跟時代發(fā)展的腳步，根據單位實際發(fā)展的需要全面落實人事檔案管理工作，并要不斷優(yōu)化并完善工作人員的績效考核機制，正確全面地根據參考干部的基本情況，為事業(yè)單位的干部選拔提供資料支持。人事檔案管理工作可以有效提高事業(yè)單位內部人力資源開發(fā)的有效發(fā)展，對于單位內部人才留任起到至關重要的作用。對于事業(yè)單位的工作人員來說，人事檔案管理是對每個工作人員在各個工作階段的表現作出的記錄，從良好的人事檔案記錄中，可以體現出工作人員的工作價值以及社會價值，對工作人員今后的職稱評定、工作升遷等方面起到非常重要的作用和意義。

二、事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的重要性

目前，事業(yè)單位中干部人事檔案管理工作的開展，對事業(yè)單位人事工作的開展有著十分重大的意義，干部人事檔案管理也是人事工作中最為重要的組成部分。單位做好干部人事檔案管理工作，可以更好地為干部管理和干部選拔提供基礎保障和依據。在實際的工作過程中，可以有效提升干部人事檔案管理工作開展的效果，可以保證人事工作開展的質量和工作效率，更好地提高事業(yè)單位人事工作的整體水平和工作質量。事業(yè)單位在干部人事檔案管理工作實際開展過程中，要從這個角度入手，跟上時代發(fā)展趨勢，引入先進的信息化管理技術，創(chuàng)新改革干部人事檔案管理工作思路，讓事業(yè)單位干部任用和選拔工作的開展更具真實性、可靠性的參考資料，為事業(yè)單位的健康穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展貢獻重要的力量[2]。

1.有效提高事業(yè)單位人力資源的價值

在事業(yè)單位中，干部人事檔案管理工作是一項較為特殊的工作，具有很強的社會屬性，在工作過程中必須嚴格按照相關法律法規(guī)進行干部人事檔案管理工作的開展。人事檔案管理工作關系到事業(yè)單位干部工作以及生活的全方面。在具體的工作過程中，事業(yè)單位干部人事檔案管理工作主要包括以下幾個內容。干部的身份信息、干部從業(yè)資歷、干部在單位工作中的表現等，基于此，干部的人事檔案管理對于干部的薪資待遇以及日后職位提升等都有著至關重要的關系，干部人事檔案與干部在事業(yè)單位自身利益非常之重要。

2.有效促進事業(yè)單位人力資源的創(chuàng)新與發(fā)展

事業(yè)單位在之前人事檔案管理工作中受到傳統人事檔案管理的制約，目前，事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作仍處在相對落后的狀態(tài)，在工作中表現出來的問題和不足也是較多的，在一些事業(yè)單位中目前對干部人事檔案管理的重要性認識上還是缺乏的，單位領導對于干部人事檔案管理工作積極性不足，缺乏現代化管理手段以及管理理念，在這種情況下，事業(yè)單位通過對干部人事檔案管理模式進行分析，針對當前存在的問題和不足進行探究，并提出相應的改善對策和完善措施，有效提升干部人事檔案管理的工作效率，并在不斷分析和探究中，改善事業(yè)單位在人力資源管理中存在的問題，并有效促進事業(yè)單位在干部人事檔案管理上的創(chuàng)新與改革開展[3]。

三、事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的問題

1.干部人事檔案管理制度不完善，管理手段以及管理模式相對落后

在事業(yè)單位中人事檔案管理對單位發(fā)展起著至關重要的作用。而干部人事檔案管理是人事檔案管理的重要組成部分，干部檔案管理在單位工作人員的個人職位升遷和各項活動中起到十分重要的依據憑證作用。事業(yè)單位一定要重視干部檔案管理工作，一旦管理工作沒有做到位，將會給單位造成很嚴重的問題。目前，部分事業(yè)單位的干部檔案管理工作不合格，沒有對干部檔案管理工作設立專門的小組進行責任負責，導致整個管理工作流程過于混亂，沒有制定統一的標準進行檔案管理，干部檔案管理工作沒有明確工作重心，一些干部人事檔案信息沒有及時進行收集歸檔，造成資料內容不完整，缺乏準確性[4]。

部分事業(yè)單位對于干部人事檔案管理意識淡薄，管理模式相對陳舊，直接導致事業(yè)單位在管理手段上的落后。目前，一些干部人事檔案管理仍是靠人工進行管理，仍是采用傳統的手工填寫的方式進行信息錄入，不僅導致檔案管理工作人員工作量增加，登記速度相對較慢，其工作效率還非常低，隨著信息時代的到來，傳統的人工管理模式已經不再適用于新時代。目前有一些事業(yè)單位在管理模式上還在沿用傳統的管理模式。例如，事業(yè)單位的人事變動較為頻繁、絕大部分工作人員并沒有對人事檔案管理重要性起到足夠的重視，檔案管理工作過于隨意。

2.干部人事檔案信息的真實性、關鍵性、規(guī)范性存在問題

第一，事業(yè)單位干部人事檔案管理中缺少關鍵材料。一些事業(yè)單位，在干部人事檔案管理上缺少最新的干部履歷表、學歷學位資料、年度考核資料、相關培訓資料、職位評定資料、入黨志愿書等相關關鍵性材料。第二，事業(yè)單位對于干部人事檔案管理相關資料錄入不規(guī)范。人事檔案錄入的資料必須要規(guī)范準確，做到精確分類、排列有序、目錄清晰、裝訂整齊。

3.干部自身對個人檔案缺乏重視，信息存在滯后性

在事業(yè)單位中，干部人員的工作相對繁忙，這就導致一些干部本身沒有認真對待自己的人事檔案管理，沒有強烈的人事歸檔意識。第一，沒有及時進行資料提交。事業(yè)單位的干部人員在自身學歷、職稱、獎罰等資料形成后，沒有及時地移交到人事檔案管理部門。第二，提交的相關信息不一致。干部在提交信息過程中產生信息不一致的情況，如出生日期不一致、參加工作時間不一致、加入單位時間不一致、提交名字與身份證上不一致等問題產生。第三，提供的信息不對稱。干部所提供的信息資料不能夠準確反映出自身的真實情況，導致事業(yè)單位的領導無法對干部的情況進行全面了解[5]。

4.檔案管理人員自身素質不足，對檔案的重要性意識缺乏

目前，部分檔案管理的工作人員對于檔案的重要性意識缺乏，在工作中態(tài)度不夠認真，沒有積極對待本職工作。在新時代背景作用下，檔案管理工作人員面臨缺乏重要性意識和技術不足的雙重挑戰(zhàn)。目前，部分檔案管理人員在工作中只是對檔案進行簡單的裝訂和整理，對檔案的重要性意識缺乏，只是認為在工作中做到不讓資料丟失和泄露就算完成工作。由于事業(yè)單位的干部人員平時工作相對較忙，導致對于自身檔案管理不夠重視，沒有及時對自身檔案進行歸檔。干部人員對于檔案管理不夠重視，認為檔案管理于自己沒有很大的作用，不及時進行檔案歸檔，或者在填寫檔案時較為隨意，導致填寫的信息出現錯誤，檔案真實性受到影響。

5.干部人事檔案管理信息化程度低

目前我國已經進入信息時代，但事業(yè)單位干部人事檔案管理的信息化應用水平較低，一些事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作還處于傳統人工工作模式，還在使用紙質化檔案進行干部信息存檔，檔案管理工作人員對于信息技術接受程度較低，干部人事檔案信息化建設意識淡薄，這些嚴重制約干部人事檔案向信息化管理的轉變，沒有有效利用信息化網絡技術提高干部人事檔案管理。

四、提高事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的對策

1.必須重視對干部人事檔案管理信息化管理模式的應用

目前，事業(yè)單位在進行干部人事檔案管理工作中，信息化是其工作發(fā)展的重點，在對干部人事檔案管理工作中，必須要重視信息化檔案管理，在工作中引進科學管理方法和先進的管理理念，利用信息化技術提高干部人事檔案管理工作的工作效率以及工作成果，提升事業(yè)單位的信息化服務水平。事業(yè)單位要利用信息化技術構建出干部人事檔案管理系統，通過信息化技術對干部自身的各項情況進行信息化管理，并通過科學合理的分類和統計，將干部信息錄入干部人事檔案管理信息系統[6]。事業(yè)單位干部人事檔案管理中通過信息化系統的運用，可以提高干部檔案資料信息的真實性和準確性，提升干部檔案信息管理的安全性。

2.提升干部人事檔案管理力度

事業(yè)單位在干部人事檔案管理工作開展過程中，必須引進科學管理方法和規(guī)范化管理理念，加強人事檔案管理工作統一管理的理念，讓整個人事檔案管理工作流程更具科學性和合理性，可以有效提升事業(yè)單位內部各個環(huán)節(jié)的緊密性。在干部人事檔案資料收納過程中，一定要保證檔案資料規(guī)范準確，并采取統一的格式進行管理，有效提高檔案資料的歸檔工作的效率，提高檔案的準確性。檔案管理人員在日常工作中，要根據相關工作規(guī)范要求，做好干部檔案管理，采取規(guī)范化管理理念進行檔案管理，提高檔案管理的規(guī)范性。

3.提高檔案管理人員的工作水平

事業(yè)單位想要提高干部檔案管理人員的工作水平，就要不斷優(yōu)化檔案管理人員的隊伍建設，定期對檔案管理人員進行專業(yè)知識培訓，強化檔案管理人員計算機知識，重視檔案管理人員網絡信息化教育，根據事業(yè)單位實際發(fā)展需求不斷更新檔案管理人員的知識結構，加強檔案管理人員的專業(yè)素質，培養(yǎng)符合時代發(fā)展的檔案管理人員。檔案管理人員在日常工作中，對自己要嚴格進行要求，有效提高自身檔案管理水平，對于別人先進的經驗要多多學習，勇于認識到自身存在的不足，并加以改正。檔案管理人員通過學習，可以有效提高檔案管理人員的整體工作水平[7]。

4.做好檔案管理的控制

事業(yè)單位在開展干部人事檔案管理工作中，檔案管理人員對干部檔案一定要做好嚴格的把關，對于干部的各項資料信息進行仔細的排查，在資料收錄過程中，要確保提供資料填寫規(guī)范，不漏填、不錯填。一旦發(fā)現填寫不規(guī)范情況，需要將其退回，重新按照規(guī)范要求進行資料填寫。在提交資料的審查上必須要具有規(guī)定的簽字蓋章才可以進行資料歸檔。檔案管理人員要對干部資料進行規(guī)范化、統一化管理，保證檔案歸檔的及時性和有效性。

結語

綜上所述，在新時代背景下，事業(yè)單位在干部人事檔案管理上一定要緊跟時代發(fā)展的腳步，創(chuàng)新干部人事檔案管理工作，轉變干部人事檔案管理工作的認識，增加單位全體干部人員對檔案管理的重視度，同時，提高干部人事檔案管理工作人員的專業(yè)能力以及專業(yè)技能，事業(yè)單位要樹立新的干部人事檔案管理理念，引入最新的信息化技術進行檔案管理。事業(yè)單位不斷地對干部人事檔案管理工作進行探索，并不斷積累經驗，對干部人事檔案管理工作中存在問題進行分析，針對問題不斷進行創(chuàng)新并提出相應的解決對策，這樣才能更好地跟上時代發(fā)展趨勢，事業(yè)單位才能不斷穩(wěn)定地向前發(fā)展。