“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的規(guī)劃檔案管理的發(fā)展探討

劉 晶

（中國商飛北京民用飛機技術研究中心，北京 102211）

引言

“互聯(lián)網(wǎng)+”是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的新業(yè)態(tài)，也是互聯(lián)網(wǎng)思維不斷實踐的成果，不僅為改革創(chuàng)新提供了網(wǎng)絡平臺，也進一步推動了社會經(jīng)濟形態(tài)的發(fā)展變化。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，給規(guī)劃檔案管理提供了有效的技術支撐，促使其向信息化和網(wǎng)絡化的方向發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不符合時代的需求，所以應從互聯(lián)網(wǎng)技術著手，加強對規(guī)劃檔案管理工作的創(chuàng)新，提高管理效率，保障管理質(zhì)量，確保規(guī)劃檔案信息資料的真實性和可靠性，以充分發(fā)揮其利用價值。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的檔案管理概述

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，檔案行業(yè)要加強對互聯(lián)網(wǎng)技術的應用，并將互聯(lián)網(wǎng)思維融入相應工作當中。檔案管理工作的本質(zhì)，其實就是信息管理，而互聯(lián)網(wǎng)時代是一個信息爆炸的時代，這更有利于檔案事業(yè)的發(fā)展。對于檔案管理和行業(yè)發(fā)展中存在的問題，通過云計算和大數(shù)據(jù)等技術的應用，創(chuàng)新傳統(tǒng)管理方法，促進整體行業(yè)朝著網(wǎng)絡化、信息化等方向發(fā)展。通過互聯(lián)網(wǎng)思維在檔案管理工作中的融入，創(chuàng)新管理手段，提供更好的檔案服務，滿足人們對檔案資料的需求。在實際開展檔案管理工作的過程中，通過有效的方法對復雜繁瑣的檔案資料進行采集和處理，這樣才能真正發(fā)揮檔案資料的作用。而在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下開展檔案管理工作時，需要使用先進的技術手段，開展針對性、高效化的檔案管理工作，對檔案管理整體流程進行優(yōu)化，提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務，確保檔案信息能夠充分發(fā)揮自身的價值，呈現(xiàn)新時期的檔案管理特色[1]。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代為規(guī)劃檔案管理工作帶來的發(fā)展機遇

1.增強管理模式的豐富性

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，為檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機遇，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，更具有豐富性。通過對先進技術手段的使用，可以實現(xiàn)對檔案資源的整合，實現(xiàn)信息化的檔案管理模式，大幅提升了管理效率，并且能夠有效保障管理質(zhì)量。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，相關管理人員是決定管理效果的主要因素，由于檔案信息資源數(shù)量龐大，并且比較繁雜，工作人員很容易出現(xiàn)失誤，影響整體規(guī)劃檔案管理質(zhì)量。而在當前的檔案管理工作中，可以通過檢索功能實現(xiàn)檔案的快速查找，并且儲存形式也更加豐富，不再只是紙質(zhì)形式，也包括視頻和圖片等形式，增強了檔案管理的安全性。另外，相關檔案管理機構可以與其他企業(yè)進行合作，加強對相關技術的研發(fā)，進一步提高檔案管理的時效性。此外，傳統(tǒng)的管理模式，不僅占用大量的空間，也需要消耗較多的管理成本，而信息化的管理方式，減少了檔案資源對空間的占用率，大大節(jié)省了管理成本[2]。并且通過檔案管理系統(tǒng)的建立，可以打破時空的局限，提供遠程服務，也是對服務空間的進一步延伸。

2.促進管理效率的提升

近年來，隨著我國社會經(jīng)濟的不斷深入發(fā)展，信息增長速度也在加快，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的需求。而通過利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術，建立規(guī)劃檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字信息形式儲存，不僅大幅節(jié)省管理空間，也能夠實現(xiàn)更低的存儲成本。同時，由于所有檔案信息都儲存在計算機系統(tǒng)中，便于相關檔案管理人員資源的利用，有效提升了管理效率。并且還能實現(xiàn)對檔案資源的離線管理，最大程度上降低不利因素對管理工作的影響。另外，通過信息化技術的利用，能夠實現(xiàn)對檔案信息的快速查找，在相應權限內(nèi)，使用者可以閱覽相應資源，不僅提升了查找效率，也能夠快速實現(xiàn)規(guī)劃檔案資料的價值[3]。同時，通過電子信息技術的使用，可以實現(xiàn)電子化的檔案采集，并能夠將所有檔案資料鏈接為一個整體，保障了規(guī)劃檔案信息采集的全面性和時效性。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，通過對檔案資料的網(wǎng)絡化管理，可以為更多的檔案信息使用者提供服務，促進服務效能的提升，并且能夠促進信息之間的融合，進而找出其中隱藏的價值。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下規(guī)劃檔案管理的現(xiàn)狀

在實際開展規(guī)劃檔案管理工作的過程中，一些領導人員由于缺乏對規(guī)劃檔案管理重要性的認識，沒有重視相關工作的開展，使得規(guī)劃檔案管理工作不到位，相關檔案管理人員也不能正確認識到自身工作的價值，仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，管理理念缺少創(chuàng)新，不具備先進的規(guī)劃檔案管理意識，思想觀念落后，脫離“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的發(fā)展需求。正因為不重視規(guī)劃檔案管理工作的開展，所以對相關工作的資金投入不足，限制了該項工作的信息化建設，不能有效整合規(guī)劃檔案信息管理平臺，難以實現(xiàn)規(guī)劃檔案信息的共享，嚴重影響了規(guī)劃檔案信息化管理效能的提升[4]。另外，在規(guī)劃檔案管理過程中，檔案管理人員是重要的影響因素，但部分管理人員思想存在一定的滯后性，不能主動學習先進的規(guī)劃檔案管理內(nèi)容，將其簡單地認為是信息資源的保管工作，沒有認識到規(guī)劃檔案的重要性，并缺乏相應的信息化操作技能，不能很好地勝任規(guī)劃檔案信息化管理工作。并且部分檔案管理人員管理模式僵化，缺少創(chuàng)新意識，導致規(guī)劃檔案管理工作難以進一步提升其成效。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的規(guī)劃檔案管理的發(fā)展

1.加強對規(guī)劃檔案管理的重視，創(chuàng)新檔案管理理念

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，對規(guī)劃檔案管理工作提出了新的要求，要想提高整體工作效率和質(zhì)量，必須對傳統(tǒng)的管理方法進行創(chuàng)新，拓寬規(guī)劃檔案管理的深度，滿足信息化時代對該項工作的要求。這就要求相應規(guī)劃檔案管理人員加強對自身工作的重視，在新的時代背景下，運用前瞻性的目光對規(guī)劃檔案管理工作進行審視，科學看待發(fā)展中存在的問題，深化對該項工作的客觀認識，準確把握規(guī)劃檔案管理工作的開展方向。同時，在實際開展管理工作的過程中，融入互聯(lián)網(wǎng)思維，創(chuàng)新管理理念[5]。對于相關檔案管理人員來說，必須具備互聯(lián)網(wǎng)思維，加強對互聯(lián)網(wǎng)知識的學習，更新傳統(tǒng)的檔案管理理念，形成信息化檔案管理理念，優(yōu)化規(guī)劃檔案管理工作各個環(huán)節(jié)，進而增強管理的有效性。

2.建立規(guī)劃檔案網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)線上線下的良好銜接

在新的發(fā)展時期，要想增強規(guī)劃檔案管理的有效性，必須加大對硬軟件基礎設施建設的投入，積極引進現(xiàn)代化檔案管理設備，并結合云計算和互聯(lián)網(wǎng)等技術的使用，構建規(guī)劃檔案管理網(wǎng)絡平臺。通過該平臺的建設，不僅提高規(guī)劃檔案管理工作效率，也能夠促進整體工作朝著信息化和規(guī)范化的方向發(fā)展。在平臺構建的過程中，要充分考慮到“互聯(lián)網(wǎng)+”技術對規(guī)劃檔案管理的影響，合理設置平臺各部分模塊，增強規(guī)劃檔案各環(huán)節(jié)工作的協(xié)調(diào)性，并設置監(jiān)督和評價等模塊，實現(xiàn)對平臺的優(yōu)化改進，以不斷提高其整體性能。同時，還要保障該平臺具有一定的開放性，便于操作使用，并能夠有效保障檔案信息資料的安全性。在做好線上建設的基礎上，也要使其與線下工作實現(xiàn)深度銜接，建立完整的檔案服務體系，設置規(guī)劃檔案客戶端軟件，開設相應的微信公眾號，統(tǒng)一進行信息宣傳和規(guī)劃設計，通過信息技術手段的使用，實現(xiàn)線上與線下的有效聯(lián)動，推動立體化規(guī)劃檔案服務工作的開展，進而不斷促進服務水平和質(zhì)量的提升[6]。

3.激發(fā)管理人員的積極性，建設優(yōu)質(zhì)的檔案管理團隊

為了保障規(guī)劃管理工作能夠取得理想的成效，關鍵要從檔案管理人員方面著手，改變工作人員的思想認知，激發(fā)其對自身工作的熱情。所以規(guī)劃檔案管理部門應積極開展相關工作，組織思想教育活動，引導檔案管理人員正確認識自身的工作，幫助其具備互聯(lián)網(wǎng)思維，形成正確的工作觀。只有構建一支優(yōu)質(zhì)的檔案管理團隊，才能有效保障規(guī)劃檔案管理的成效。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，應積極鼓勵規(guī)劃檔案管理人員提升自我，主動學習先進的管理方法，拓寬自身的管理視野，加強與其他相關單位的溝通交流，學習優(yōu)秀的管理經(jīng)驗，提升綜合檔案管理能力[7]。另外，可以加強對互聯(lián)網(wǎng)技術的利用，進行在線學習，并且通過相關學習平臺，可以實現(xiàn)與其他檔案管理人員的交流，共同學習，互相促進，全面提升規(guī)劃檔案管理素養(yǎng)，進一步推動優(yōu)質(zhì)規(guī)劃檔案管理團隊的建設。另外，還需對傳統(tǒng)的評價模式進行創(chuàng)新，建立完善的考核評價體系，融入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代對規(guī)劃檔案管理的要求，通過該體系的建立，實現(xiàn)對所有檔案管理人員的客觀性評價，主要包含管理思維、職能認識、互聯(lián)網(wǎng)思維等內(nèi)容，并將其與管理人員的職稱待遇聯(lián)系到一起，促進整體管理工作的有序開展，進而推動規(guī)劃檔案管理工作成效的提升。

4.健全規(guī)劃檔案管理制度，提升檔案服務質(zhì)量

對于規(guī)劃檔案管理工作的優(yōu)化，必須要以統(tǒng)一標準的制定為基礎，準確把握工作中存在的問題，采取有效措施進行改進。在制定統(tǒng)一標準時，要根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下對檔案管理工作的要求，結合其未來的發(fā)展方向，并保障其能夠有效落實。同時，在這個過程中，還需不斷對相應標準進行優(yōu)化，才能真正發(fā)揮對規(guī)劃檔案信息管理工作的指導作用，以免檔案管理工程出現(xiàn)失誤，影響檔案信息資源的準確性。要想真正實現(xiàn)這一目標，還需健全規(guī)劃檔案管理制度，根據(jù)規(guī)劃檔案管理標準，結合實際開展工作中出現(xiàn)的各種問題，健全各項監(jiān)督、改進和問責等制度，對其中的不足進行改進，保障制定的合理性和科學性。在制度落實的過程中，需要增強收集、分析和查閱等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范性。這就需要規(guī)劃檔案管理人員從實際工作出發(fā)，結合“互聯(lián)網(wǎng)+”技術需求，提升自身職業(yè)素養(yǎng)，具備主動服務意識，能夠將信息化理念融入工作當中，創(chuàng)新服務手段，擴大服務范圍。同時，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)平臺的優(yōu)勢，實現(xiàn)規(guī)劃檔案信息資源的共享，提高資源利用率。另外，為了提高規(guī)劃檔案服務質(zhì)量和效率，應通過網(wǎng)絡和數(shù)字化等技術的應用，加強對傳統(tǒng)檔案服務方法的創(chuàng)新，實現(xiàn)規(guī)劃檔案服務與管理的深度銜接。

5.創(chuàng)新規(guī)劃檔案管理模式，做好安全管理工作

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，需制定統(tǒng)一的檔案信息編碼體系，實現(xiàn)對電子文件和紙質(zhì)資料的分類管理，提升規(guī)劃檔案管理服務利用的效率。同時，通過規(guī)劃檔案管理系統(tǒng)平臺的建立，實現(xiàn)對檔案資源的精準查詢，并能夠利用該平臺對檔案資源進行修改和保存等操作，降低規(guī)劃檔案管理人員的工作難度，促進服務效能的提升。另外，為了有效保障檔案信息資源的安全性，應制定相應的安全管理機制，實現(xiàn)對規(guī)劃檔案信息的價值鑒定，在此基礎上，評估規(guī)劃檔案開放服務的具體范圍[8]。另外，要加強對涉密檔案的管理，嚴格管控檔案的開放范圍，對于所有檔案信息的利用，要有效掌控。對于涉密檔案，可以進行互聯(lián)網(wǎng)隔離處理，有效保障檔案信息安全。

6.構建規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)動態(tài)監(jiān)控管理

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，為了促進規(guī)劃檔案管理工作的進一步發(fā)展，需要加強信息資源整合，實現(xiàn)檔案資源共享。要想實現(xiàn)這一目標，應積極構建規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)中心，可以有效解決實際開展管理工作中存在的相應問題。規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)中心的構建，應基于規(guī)劃檔案管理的實際情況，結合各種先進的信息技術手段，不斷對實踐工作進行反思，找出其中存在的問題，并對其進行系統(tǒng)的總結整理，構建相應的數(shù)據(jù)中心。通過這樣的操作流程，不僅能夠對規(guī)劃檔案信息各環(huán)節(jié)的工作進行改進，還能實現(xiàn)對其全過程的動態(tài)監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)規(guī)劃檔案信息管理工作中出現(xiàn)任何問題，第一時間進行處理，進而大幅提升規(guī)劃檔案信息管理效率。在這個過程中，還需相關規(guī)劃管理人員具備較高的業(yè)務能力，不僅掌握專業(yè)理論知識，也能熟練應用信息化技術，能夠真正發(fā)揮動態(tài)監(jiān)控的效能，防止出現(xiàn)由于管理人員能力不足影響規(guī)劃檔案管理效率的現(xiàn)象。

結語

綜上所述，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，規(guī)劃檔案管理工作要與時俱進，加強對規(guī)劃檔案管理的重視，創(chuàng)新檔案管理理念，建立規(guī)劃檔案網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)線上線下的良好銜接，激發(fā)管理人員的積極性，建設優(yōu)質(zhì)的檔案管理團隊，健全規(guī)劃檔案管理制度，提升檔案服務質(zhì)量，創(chuàng)新規(guī)劃檔案管理模式，做好安全管理工作，構建規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)動態(tài)監(jiān)控管理，從而充分發(fā)揮規(guī)劃檔案信息的價值，為檔案使用者提供高效、精準的服務，更好地推動規(guī)劃檔案管理的信息化、電子化發(fā)展。