新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路的探索

黃秋平

（巨野縣行政審批踏勘評審中心，山東 菏澤 274900）

在信息化時代背景下，行政事業(yè)單位管理需要有效地利用資源保證檔案管理信息化建設(shè)的順利展開。期間為了更好地提升檔案管理信息化水平，將需要積極增強領(lǐng)導(dǎo)層與所有員工對檔案管理的重視力度，深入挖掘檔案管理建設(shè)的高效、便捷價值，注重人才的培養(yǎng)，注重資源的節(jié)約性運用。相關(guān)的行政事業(yè)單位都應(yīng)認識到在形勢下做好檔案管理創(chuàng)新性建設(shè)的重要性，通過建設(shè)信息化與標準化的檔案管理系統(tǒng)，促使行政事業(yè)單位檔案管理效果的不斷提升，為其健康發(fā)展提供有力的檔案數(shù)據(jù)分析保障。

一、新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理信息化的必然性

首先，行政事業(yè)單位檔案信息化管理必須具備一定的軟硬件基礎(chǔ)，各單位要做好相應(yīng)的硬件配置，才能滿足檔案信息化管理的需要。當前行政事業(yè)單位檔案管理人員整體素質(zhì)和能力均有較大提高，同時檔案管理人員的計算機操作水平也有所提高，能夠熟練運用各種軟硬件進行檔案信息收集和錄入，為加強檔案資源的利用打下良好的基礎(chǔ)。行政事業(yè)單位軟件設(shè)施建設(shè)也是檔案管理信息化的基礎(chǔ)。

其次，傳統(tǒng)的行政單位檔案管理模式存在著信息資源丟失、內(nèi)容保存不完善等問題，同時檔案管理人員更替過程中產(chǎn)生了不同的歸檔方式，影響了檔案信息的后續(xù)檢索和利用。而行政事業(yè)單位檔案信息化的實施，能有效解決紙質(zhì)資料資源向電子資源轉(zhuǎn)化、延長檔案存檔時間、防止檔案內(nèi)容丟失等問題，提高檔案利用的可行性。

最后，傳統(tǒng)的檔案管理信息化會占用大量的空間，而且整理起來非常麻煩，而實現(xiàn)檔案管理信息化，不僅可以節(jié)省大量的存儲空間，還可以節(jié)省大量的存儲空間。行政事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)信息化管理，減輕行政事業(yè)單位工作人員工作量，簡化檔案維護工作[1]。

二、新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新轉(zhuǎn)變

1.由繁瑣轉(zhuǎn)向高效化工作

傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位檔案管理主要靠人力來管理，比較麻煩，而且都是紙質(zhì)文件，更偏向于實體管理。在信息化時代，以計算機網(wǎng)絡(luò)為主導(dǎo)的信息化管理已占據(jù)主導(dǎo)地位，行政事業(yè)單位檔案管理堅持以人為本的理念，在人力資源管理中發(fā)揮著重要作用。隨著信息化程度的提高，檔案管理與建立用戶能夠更有效地進行信息更新，在減少工作繁瑣的同時，也保證了信息的準確性和效率。

2.由傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)向了媒體化管理

隨著信息化時代的到來，以往的管理模式逐漸不適應(yīng)時代的發(fā)展，管理起來也比較麻煩，需要合理地管理檔案信息。從過去單一的傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閷I(yè)媒體管理。為適應(yīng)時代發(fā)展需要，增加硬件設(shè)備和軟件設(shè)施，充分發(fā)揮檔案資源的價值。

3.從區(qū)域性管理轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)化管理

行政事業(yè)單位檔案館收藏了大量原始檔案，并以紙質(zhì)檔案為主，以收集內(nèi)容、上門提供資料等服務(wù)為主，服務(wù)內(nèi)容單一，服務(wù)方式不適應(yīng)時代發(fā)展，更新緩慢。新媒體依托于網(wǎng)絡(luò)通信和計算機數(shù)字技術(shù)，構(gòu)建了多元化、多元化的信息系統(tǒng)。系統(tǒng)資源豐富、傳播面廣、傳播速度快，能夠?qū)⒆钚碌男畔鞑ソo社會。

三、新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.缺乏完善的管理制度

從當前行政事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化建設(shè)的實際情況可以看出，我國相關(guān)部門對檔案管理制度的建設(shè)并不重視對于檔案制度的建設(shè)，使得行政事業(yè)單位的檔案管理工作十分混亂，不僅會出現(xiàn)應(yīng)入檔案室的檔案沒有及時歸檔，也會出現(xiàn)存放到檔案室的檔案隨意堆放，使得檔案管理部門根本無法及時找到行政事業(yè)單位所需的檔案資料等各種問題，嚴重影響了檔案的使用效果。如果相關(guān)部門和事業(yè)單位不能有效地解決檔案制度建設(shè)中存在的問題，那么檔案管理工作就會失去意義，無法提供相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)分析使用，這會嚴重影響行政事業(yè)單位的健康發(fā)展[2-3]。

2.檔案管理人員專業(yè)化水平有待提升

在新形勢下，檔案管理人員專業(yè)化程度低是當前檔案管理工作面臨的重要問題。由于部分行政事業(yè)單位檔案管理人員多為兼職人員，其綜合素質(zhì)與能力均達不到國家的要求，加之檔案管理人員缺乏計算機知識，無法有效地運用信息化系統(tǒng)管理檔案，導(dǎo)致檔案管理效果越來越差。同時，行政事業(yè)單位也沒有把檔案管理納入年度目標考核之中，因此，使得當前檔案管理工作十分混亂，不利于行政事業(yè)單位的健康發(fā)展，所以，行政事業(yè)單位應(yīng)積極地加強對于檔案管理人員的選拔、培訓(xùn)和考核，以保障其能真正肩負起做好檔案管理標準化與信息化建設(shè)的責任，保障檔案管理的標準化建設(shè)效果。

3.檔案電子化處理率低

各行政事業(yè)單位在檔案管理過程中，通過不斷地發(fā)展已經(jīng)擁有了規(guī)模不等的數(shù)據(jù)庫。部分行政事業(yè)單位在對檔案管理的過程中是各自為戰(zhàn)的方式，使得一些行政事業(yè)單位在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時，會有急功近利的想法，產(chǎn)生浮躁的心理，這些數(shù)據(jù)庫滯后的表現(xiàn)主要在以下這些方面。首先，沒有一個整體性。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時，更多的是自給自足，同時數(shù)據(jù)庫也僅僅局限于單個行政事業(yè)單位，規(guī)模相對來說較小。其次，標準化程度無法與當前的網(wǎng)絡(luò)化相比，類型不多，部分行政事業(yè)單位還出現(xiàn)在建設(shè)方面的重復(fù)性，造成資源的浪費。最后，在數(shù)據(jù)控制上沒有規(guī)范，導(dǎo)致無法進行商業(yè)發(fā)展。這些數(shù)據(jù)如果只限于單個行政事業(yè)單位使用的話，就會大大下降數(shù)據(jù)的利用率，影響數(shù)據(jù)庫的價值利用。此外，部分行政事業(yè)單位在進行數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，僅僅是進行條目數(shù)據(jù)庫進行建設(shè)，很難在具體的數(shù)據(jù)信息上有具體的表現(xiàn)，對用戶的具體要求就無法得到滿足，有些行政事業(yè)單位雖然進行了聯(lián)網(wǎng)，但是僅僅是提供了對主頁的訪問，并不能進行資源共享。

4.行政事業(yè)單位管理經(jīng)費投入較低

在行政事業(yè)單位管理當中，硬件設(shè)施正在不斷地得到提高，但是在軟件的建設(shè)上還沒有跟上現(xiàn)代化建設(shè)的水平，然而無論是檔案管理的硬件建設(shè)還是軟件使用都需要進行資金的投入，然而，經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，部分行政事業(yè)單位在對檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中投入的資金相對有限，同時也沒有更多的資金去購置更好的硬件來達到高起點的檔案館的現(xiàn)代化建設(shè)，對設(shè)備的更新不及時，發(fā)生這類現(xiàn)象的主要原因是因為經(jīng)費投入低，阻礙了行政事業(yè)單位管理現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展。

四、新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路

1.加強檔案法規(guī)制度建設(shè)

對于行政事業(yè)單位并未建設(shè)標準化檔案管理制度的問題，我國相關(guān)部門應(yīng)加強對于《中華人民共和國檔案法》修訂，制定出行政事業(yè)單位所需遵守的檔案管理制度，使得行政事業(yè)單位能不斷地增強檔案管理的工作意識，對檔案法律法規(guī)制度進行有效的學(xué)習(xí)，提高自身的檔案管理意識和能力，并使其能嚴格地按照政府部門對于檔案管理的要求，以及行政事業(yè)單位的實際檔案管理情況，以及新形勢下行政事業(yè)單位的檔案管理所需，制定出科學(xué)合理的行政事業(yè)單位標準化檔案管理制度，明確制定出檔案管理部門的工作職責和要求，根據(jù)國家對于檔案管理法規(guī)的要求，進行對檔案管理制度的及時更新，以加強對檔案管理制度落實效果的保證[4]。同時，相關(guān)的行政事業(yè)單位還需加強對于檔案管理工作人員的監(jiān)督和考核，保障檔案管理人員能嚴格地按照標準化的檔案管理要求執(zhí)行檔案管理工作，隨之不斷地提高檔案管理的工作效果，使得行政事業(yè)單位能獲得更好的經(jīng)濟發(fā)展。除此之外，為進一步保障新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理標準化建設(shè)的效果，相關(guān)的行政事業(yè)單位還需加強檔案管理保障水平，將檔案管理工作納入本地區(qū)社會發(fā)展規(guī)劃之中，因為當檔案能得到有效的管理，才能為本地區(qū)的發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)資料支持。

2.加強檔案人才隊伍建設(shè)

針對行政事業(yè)單位中檔案管理人員專業(yè)化水平低下的問題，相關(guān)的行政事業(yè)單位應(yīng)積極地加強對于檔案人才隊伍建設(shè)，選拔檔案管理專業(yè)的優(yōu)秀人才，并通過開展上崗培訓(xùn)、遠程培訓(xùn)和專題培訓(xùn)等方式，不斷地提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與工作能力，使其能夠樹立正確的檔案管理標準化建設(shè)和工作認識，使其能高效地執(zhí)行檔案管理工作，為行政事業(yè)單位提供有力的檔案管理服務(wù)。同時，行政事業(yè)單位還可以通過加強與高校的合作，使高校能為行政事業(yè)單位補充優(yōu)秀的檔案管理人才，如檔案資政服務(wù)產(chǎn)品開發(fā)、檔案搶救保護等方面的人才，通過與技術(shù)行政事業(yè)單位進行有效的合作，使其能對檔案管理系統(tǒng)和信息化管理技術(shù)進行深度研發(fā)，供給行政事業(yè)單位進行有效的運用，在不斷提高檔案人才隊伍建設(shè)效果的同時，也使得行政事業(yè)單位檔案管理標準化建設(shè)和信息化建設(shè)的效果能得到有效的提升，使得行政事業(yè)單位的檔案管理工作能得到更加高效的開展。

3.加強檔案信息化建設(shè)

為了解決檔案電子化處理率低、查詢使用率低的問題，相關(guān)事業(yè)單位要積極引進現(xiàn)代信息技術(shù)和計算機技術(shù)，制作符合行政事業(yè)單位檔案管理標準化建設(shè)所需的，信息化的檔案管理系統(tǒng)，以信息化檔案管理系統(tǒng)取代人工，最大程度地降低檔案管理所需的人力、物力和財力，并通過加強檔案信息化建設(shè)，使得檔案管理工作能更加符合新形勢下行政事業(yè)單位對于檔案管理工作的需要，促使檔案電子化處理效率和查詢使用率的不斷提升。同時，全面推行檔案數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，有效防止因紙質(zhì)檔案資料遭到破壞而造成檔案無法有效利用的不良現(xiàn)象。同時，相關(guān)行政事業(yè)單位也可以加強電子檔案的歸檔管理，使檔案存放規(guī)范化、規(guī)范化，使相關(guān)檔案管理人員能夠更有效地查詢和利用檔案資料，建立規(guī)范的管理制度和技術(shù)保障措施，有效地保護檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理人員合理利用檔案管理系統(tǒng)進行檔案收集、分析、管理和利用，有效地提高新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理標準化建設(shè)和運用的效果。同時，為了面對檔案管理需求新形勢，檔案管理人員應(yīng)該及時更新、優(yōu)化檔案資源，并對單位信息檔案進行集成、分類儲存，以方便有需求的人員隨時調(diào)取、查閱，保障為客戶提供的信息在規(guī)范、完整、有效的基本要求上更加精確、及時，制定出一套符合要求的個人定制化服務(wù)內(nèi)容，為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)工作，提升客戶的服務(wù)體驗感。方便行政事業(yè)單位人員在對已有檔案整合分析的基礎(chǔ)上挖掘出單位的潛在用戶，將檔案轉(zhuǎn)化為有效的工作資源，實現(xiàn)檔案的創(chuàng)新性應(yīng)用。

4.加大資金投入完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

對于行政事業(yè)單位未設(shè)立檔案管理專職人員、投入不足、分類建檔不足、移交保管不足的問題，相關(guān)的行政事業(yè)單位應(yīng)正確地認識到，在新形勢下進行對信息化與標準化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，對于行政事業(yè)單位的健康發(fā)展至關(guān)重要，應(yīng)及時地改善傳統(tǒng)的檔案管理思想，應(yīng)重視檔案管理工作，加大對于檔案管理工作的資金投入，加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，健全相應(yīng)的檔案標準化管理制度，設(shè)置專職的檔案部門，以及檔案管理人員，使其能進行檔案管理工作，并配套好檔案管理所需的設(shè)備、光盤、磁盤等，做好檔案館庫的新建或改擴建，使得相關(guān)的檔案管理專職人員，能夠在檔案管理的崗位上，運用這些基礎(chǔ)設(shè)施做好標準化的檔案管理工作，并嚴格地按照國家對于防盜、防光、防高溫、防火等“十防”措施的檔案安全管理要求，進行相應(yīng)的檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以加強對于新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理標準化建設(shè)效果的保證，使得行政事業(yè)單位的檔案管理工作能真正得到安全和標準化的開展。在經(jīng)費的運用上保持節(jié)約型管理，避免鋪張浪費[5-6]。以實用性為主，避免過高標準而不適合實際所需。此外，信息化技術(shù)的高速發(fā)展與廣泛化的使用，以及新媒體、云算法、數(shù)據(jù)加密以及電子簽名之類的信息技術(shù)的使用，都使得電子文件與檔案的收集、存儲、搜索能夠有堅實的技術(shù)保障。而行政事業(yè)單位要做的便是活用這些高新的信息技術(shù)，以構(gòu)建更加靈活可靠的信息化電子檔案管理系統(tǒng)。

結(jié)語

綜上所述，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能再滿足當下社會事業(yè)管理的需求，面對信息膨脹的現(xiàn)狀、人們對檔案調(diào)取便捷性等需求，建立一套新型的數(shù)字化檔案管理模式是新時代的必然要求。行政事業(yè)單位要正確深刻地認識到檔案管理工作的優(yōu)劣直接關(guān)系到單位的發(fā)展，需要樹立正確的檔案管理觀念，加強對于檔案管理的資金投入，加強對于檔案管理人員的培養(yǎng)，健全與完善檔案標準化管理制度，制定信息化的檔案管理系統(tǒng)，等等，全面地開展檔案管理工作，從而促使行政事業(yè)單位檔案管理效果的不斷提升，使得檔案能更好地服務(wù)于社會與國家。