試分析我國(guó)基層事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀及途徑

符 星

（天津市奧林匹克中心，天津 300381）

伴隨當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展與建設(shè)的逐步推進(jìn)，計(jì)算機(jī)在行業(yè)中的角色也越來越關(guān)鍵，由于人工智能、虛擬化等現(xiàn)代信息的引入，促使許多傳統(tǒng)業(yè)務(wù)領(lǐng)域出現(xiàn)了天翻地覆的變革，也為當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展和民眾日常生活提供了許多便利。而對(duì)于電子檔案保存系統(tǒng)來說，由于傳統(tǒng)的紙版檔案管理模式已無法滿足當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展要求，因此亟須利用提高認(rèn)識(shí)、優(yōu)化管理手段，把計(jì)算機(jī)運(yùn)用于其中，進(jìn)一步拓展了子文檔使用范疇，推動(dòng)檔案數(shù)字化和信息化管理與運(yùn)用，最后達(dá)到文檔工作事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展、管理，為單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)社會(huì)科技進(jìn)步起到了相應(yīng)的效果。而事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理人員在日常經(jīng)營(yíng)與蓬勃發(fā)展過程中，對(duì)電子檔案管理的關(guān)注程度也相當(dāng)高。檔案保管工作一直以來都是事業(yè)單位內(nèi)控制度管理中不容忽視的重點(diǎn)內(nèi)容，檔案保管工作的正常有序進(jìn)行，不但可以保障事業(yè)單位財(cái)務(wù)的健康協(xié)調(diào)快速蓬勃發(fā)展，同時(shí)還可以為事業(yè)單位財(cái)務(wù)的有效運(yùn)行奠基良好的基礎(chǔ)。特別是在當(dāng)前中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)信息內(nèi)容創(chuàng)新和蓬勃發(fā)展的大背景下，電子信息化技術(shù)的日趨完善，使得文檔保存管理工作在進(jìn)行時(shí)，越來越向著信息化、數(shù)字化的趨勢(shì)發(fā)展。而大數(shù)據(jù)管理技術(shù)及其數(shù)字化管理也被廣泛應(yīng)用于其他事業(yè)單位的內(nèi)部管理工作中，特別是在電子檔案管理中的運(yùn)用，有著根本性作用。不過在當(dāng)前的數(shù)字化檔案管理具體實(shí)施過程中，還是出現(xiàn)了不少實(shí)際問題，使得管理水平無法進(jìn)行有效提高。因此，面對(duì)這一現(xiàn)狀，就一定要作出有針對(duì)性的處理舉措，如此才可以提升事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的整體水平。

一、電子檔案的優(yōu)勢(shì)

由于電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子產(chǎn)品文檔已與傳統(tǒng)紙張文檔相比，變成了文檔的最主要部分，它在檔案管理與使用過程中的優(yōu)越性也越來越明顯。電子產(chǎn)品文檔的優(yōu)點(diǎn)主要有以下幾點(diǎn)。一是能夠縮小文檔的建筑體量，減少了對(duì)檔案室建筑體積的需求。二是可以減少紙張檔案管理的繁雜流程，進(jìn)而降低在查閱文檔時(shí)會(huì)產(chǎn)生的人為損傷。三是可以顯著提升效率，做到及時(shí)檢索，進(jìn)而大大減少了文檔管理員的工作量。四是能夠做到文檔的資源共享，提升了文檔的利用率，進(jìn)而增加了文檔的利用價(jià)值。五是可以比較全面地反映文檔中所反映事情的進(jìn)行過程，并且還可以減少傳統(tǒng)文檔字跡不清等的現(xiàn)象。隨著信息時(shí)代的來臨，事業(yè)單位檔案保管人員通過利用先進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)提高了檔案保管的效率，便于檔案的查閱工作和存檔管理工作，徹底改變了中國(guó)傳統(tǒng)檔案保管模式，是檔案保管的重大革新。檔案管理者通過運(yùn)用相關(guān)管理軟件對(duì)資料進(jìn)行增減、更改，效率大大提高。而且，信息檔案數(shù)字化發(fā)展還能夠推動(dòng)新型科學(xué)管理方法的實(shí)施，在較大程度上節(jié)約了人才和錢財(cái)。事業(yè)單位的發(fā)展，要求檔案保管也要跟得上時(shí)代的步伐，就必須要在數(shù)字化管理工作方面下功夫，查閱檔案越來越方便，為高等教育的可持續(xù)發(fā)展提供了保證，也增強(qiáng)了高等教育管理工作的信息化管理水平，有著十分重大的社會(huì)現(xiàn)實(shí)意義[1]。

二、基層事業(yè)單位的電子檔案使用和管理工作現(xiàn)狀

1.缺乏標(biāo)準(zhǔn)的工作制度

盡管現(xiàn)階段中國(guó)經(jīng)濟(jì)已全面步入了信息化時(shí)期，但信息化技術(shù)手段的廣泛應(yīng)用仍對(duì)許多領(lǐng)域的發(fā)展有著根本性影響。盡管當(dāng)前許多事業(yè)單位都已逐步意識(shí)到，檔案管理的數(shù)字化建立與發(fā)展仍存在著一定的趨勢(shì)，不過在具體實(shí)施過程中，總體執(zhí)行成效卻并沒有很理想。而造成該問題發(fā)生的最主要因素之一，便是由于現(xiàn)階段仍缺少人們對(duì)數(shù)字化管理工作的了解程度，對(duì)如何進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理工作還未能做出深刻的剖析與探究。特別是在對(duì)當(dāng)前的工作機(jī)制加以建立與推行之際，因?yàn)槿詿o法進(jìn)行具體的數(shù)字化管理，從而也很難在實(shí)際實(shí)踐中對(duì)其作出具有針對(duì)性的管理工作與標(biāo)準(zhǔn)。工作人員在檔案管理工作中進(jìn)行時(shí)，關(guān)于數(shù)字化技術(shù)手段的引入與使用，會(huì)陷入非常矛盾的狀況，需要引導(dǎo)但不清楚具體怎么使用。所以，要想從根本上轉(zhuǎn)變?cè)搯栴}，就一定要在工作實(shí)踐中，將現(xiàn)實(shí)情況加以融合，建立并實(shí)施符合實(shí)際需要的數(shù)字化信息管理規(guī)范。這不但可以在工作實(shí)踐中促進(jìn)檔案數(shù)字化的建立與發(fā)展，同時(shí)還可以把數(shù)字化技術(shù)手段的使用價(jià)值最大化地實(shí)現(xiàn)起來。

2.工作標(biāo)準(zhǔn)缺乏科學(xué)有效性

就當(dāng)前情況而言，不少事業(yè)單位都開始認(rèn)真關(guān)注檔案的數(shù)字化建設(shè)管理工作，可是卻不能認(rèn)真仔細(xì)的思考單位的數(shù)字化檔案保存發(fā)展到了何種程度，而單位已建立的檔案數(shù)字化管理體系，卻并未對(duì)其進(jìn)行具體的管理標(biāo)準(zhǔn)與要求，而且部門單位工作人員在進(jìn)行檔案保管工作的同時(shí)往往會(huì)抱著僥幸心態(tài)，漫不經(jīng)心、敷衍做事，而缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的管理要求，僅對(duì)一些內(nèi)容特別重大、意義非常重要的文檔實(shí)行了規(guī)范意義上的編碼、存檔，從而造成事業(yè)單位對(duì)數(shù)字化文檔保存管理的地位相當(dāng)被動(dòng)[2]。

3.檔案數(shù)字化管理安全意識(shí)不到位

利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔電子化管理可以提高效率，使檔案管理變得越來越簡(jiǎn)單，不過網(wǎng)絡(luò)的安全性一直是業(yè)界所擔(dān)心的問題，一旦遭到黑客的入侵，或是電腦遭到病毒感染等都會(huì)影響到數(shù)據(jù)安全。因?yàn)椴糠质聵I(yè)單位檔案保管工作人員是由部分非專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任，沒有必要的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，沒有全面了解到檔案管理工作，網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)淡漠，使得檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中的部分關(guān)鍵內(nèi)容面臨泄漏的隱患。

4.檔案數(shù)字化管理人員綜合素質(zhì)有待提高

在開展事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理中，培養(yǎng)人才的重要意義不言而喻。檔案保存數(shù)字化工作的開展主要是靠人才發(fā)展，而現(xiàn)代信息科技的飛速發(fā)展就需要人員的整體素質(zhì)必須跟得上時(shí)代，而檔案保管數(shù)字化工作也就需要人員必須能和時(shí)代同步?？v觀當(dāng)前的事業(yè)單位內(nèi)控制度檔案管理人才狀況就可以看出，因?yàn)槭軝C(jī)構(gòu)編制等原因的影響，檔案保管人才的更新速度較慢，對(duì)現(xiàn)有人才缺乏專門的培養(yǎng)，從而導(dǎo)致社會(huì)主義文化軟能力水平受了影響，專業(yè)性不強(qiáng)加上技術(shù)也不到位，而沒有專門與信息管理技術(shù)于一身的核心人員，勢(shì)必會(huì)影響檔案保管數(shù)字化工作的開展。

5.電子檔案意識(shí)不強(qiáng)

在基層單位，檔案工作人員一直處于幕后工作，一些人都單純地以為，文檔管理工作只是裝裝訂訂、寫寫畫畫，而平時(shí)卻不注意對(duì)文書資料的搜集整合，當(dāng)需要用時(shí)卻發(fā)現(xiàn)自己遺漏了不少關(guān)鍵的文書材料。同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，更多的文書資料都是以電子文檔的形態(tài)出現(xiàn)，但同時(shí)也因?yàn)殡娮訖n案形成、存儲(chǔ)的便利性，導(dǎo)致了一個(gè)文檔產(chǎn)生多個(gè)的過程稿，如果沒有進(jìn)行存檔整合，時(shí)間長(zhǎng)了，就會(huì)產(chǎn)生記憶錯(cuò)位現(xiàn)象，從而導(dǎo)致檔案資料的錯(cuò)亂，甚至遺忘了。另外，由于基層單位的檔案管理工作人員還是習(xí)慣于利用傳統(tǒng)紙張存檔，所以不少重要的文書材料都仍然是以保存?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)本存檔為主，從而導(dǎo)致文檔的電子化、信息化進(jìn)度較慢。

6.缺乏專業(yè)的人才

事業(yè)單位的檔案保管工作人員多由黨政辦公室工作人員兼任，而這些文件檔案工作人員既不是文件檔案專業(yè)知識(shí)出生，又不是計(jì)算機(jī)技術(shù)專業(yè)知識(shí)出生，對(duì)文檔整理入庫的管理規(guī)定與辦法也多是由前后任檔案保存工作人員口口相承，或是平時(shí)管理工作經(jīng)歷的累積，至于對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)，特別是電子文檔的重要元素管理，則很難要求所有的電子文檔保管工作人員都具有專門技術(shù)水平。例如，在圖片歸檔的整理流程中，對(duì)年代較久遠(yuǎn)的圖片進(jìn)行掃描管理就是一項(xiàng)專業(yè)性意義很大的管理工作，如果由于前期處理不當(dāng)導(dǎo)致細(xì)節(jié)內(nèi)容的遺漏，在后期就很難再調(diào)整或修復(fù)，而文檔中所顯示的歷史痕跡也會(huì)因此喪失。

7.紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作量大

為了完成檔案的數(shù)字化管理工作，將紙質(zhì)文檔加以數(shù)字化掃描管理是至關(guān)重要的工作程序之中，但由于許多基礎(chǔ)部門在數(shù)十年的發(fā)展中累積了大批的公文、技術(shù)文檔，又因?yàn)榛A(chǔ)部門工作人手的缺乏，將這些紙質(zhì)文檔依次加以數(shù)字化掃描、整理、存檔，工程量巨大，再加上工作人員多是兼職性質(zhì)，得不到充分的時(shí)間開展這項(xiàng)工作，因此使企業(yè)對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)的進(jìn)程一拖再拖。當(dāng)然，雖然現(xiàn)在有不少第三方的組織也能夠輔助單位開展這項(xiàng)工作，但是由于考慮到文件資源的安全和秘密，特別是科研院所的技術(shù)檔案安全和秘密，不少工作單位仍然選擇了保守方法。

三、基層單位檔案數(shù)字化的途徑

1.建立檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)

對(duì)有要求的基層單位來說，建設(shè)文檔保存應(yīng)用系統(tǒng)是對(duì)進(jìn)行文檔數(shù)字化管理工作十分必要的手段。檔案管理工作應(yīng)用系統(tǒng)既可以是獨(dú)立的應(yīng)用系統(tǒng)，也可以和辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)相結(jié)合，通過本單元公文在線封發(fā)、上級(jí)來文網(wǎng)上受理，就基本可以做到了歷史公文歸檔的信息網(wǎng)上歸檔化管理工作，從而大大減少了歷史檔案資料紙質(zhì)化帶來的繁瑣工作量，也極大地提高了效率。當(dāng)然，有條件的工作單位還可設(shè)置自己的網(wǎng)站，有選擇地在網(wǎng)站上發(fā)布檔案內(nèi)容，以便于社會(huì)各界人士檢索和使用，從而增加了文檔的社會(huì)使用率。

2.建立檔案信息安全系統(tǒng)

為保證文檔的安全性，必須設(shè)置文檔安全系統(tǒng)，具體內(nèi)容如下。各單位在建設(shè)電子檔案應(yīng)用體系時(shí)，必須采取相應(yīng)的技術(shù)手段來防范病毒侵入、非法訪問等事件，并做好了對(duì)電子文檔的定期監(jiān)督檢測(cè)和資料備份，而主管單位也必須設(shè)置了互聯(lián)網(wǎng)專線，并采取物理方法與外網(wǎng)相互隔離，以保證電子文檔信息管理與傳輸上的安全。如果要求將部分檔案信息發(fā)布在網(wǎng)絡(luò)上，就必須對(duì)公開數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格甄別，以避免重要信息披露問題，并定期對(duì)公開互聯(lián)網(wǎng)上的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行評(píng)估檢驗(yàn)。針對(duì)提供查詢業(yè)務(wù)的企業(yè)數(shù)據(jù)，需要使用身份驗(yàn)證、數(shù)據(jù)備份、設(shè)置風(fēng)火墻、訪問管理服務(wù)等措施，防止有不法分子進(jìn)入到企業(yè)信息系統(tǒng)中對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)施銷毀、修改等操作。

3.完善辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的接口

為實(shí)現(xiàn)事業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的建設(shè)，還需要更加重視辦公管理系統(tǒng)與文件管理系統(tǒng)之間的連接，在系統(tǒng)信息庫建立過程中還需要添加一個(gè)檢索連接，為資料的高效使用打下了基石。而根據(jù)數(shù)字化管理的實(shí)踐狀況，事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理部門就需要進(jìn)一步改進(jìn)文件保護(hù)機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案保存各項(xiàng)日常工作的管理，包含對(duì)檔案的歸檔、文檔一體化、數(shù)字文件鑒定管理、電子文件保密工作機(jī)制、信息安全管理等，以保證檔案管理的高時(shí)效性。而事業(yè)單位科研文檔管理則具備一定安全性與秘密的工作特點(diǎn)，在資料調(diào)用過程中一定要具備可追溯性，使合乎權(quán)利的個(gè)人能夠便利的調(diào)閱，對(duì)一切資料調(diào)閱狀況均有記錄并進(jìn)行跟蹤和必要的審查。在歸檔的數(shù)字化安全性與文獻(xiàn)價(jià)值實(shí)現(xiàn)方面，達(dá)到了平衡。

4.重視打造數(shù)字化管理的科學(xué)體系

未來的事業(yè)單位內(nèi)控制度檔案保管工作必須是紙張、電子的融合，數(shù)字化、信息化的融合，傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代的管控方法融合。所以，為了更好地運(yùn)用信息化，提高管理數(shù)字化效率，就必須要著力推進(jìn)建立數(shù)字化管理模式的科學(xué)系統(tǒng)。要將數(shù)字化工作視為一切活動(dòng)的原動(dòng)力，進(jìn)一步強(qiáng)化了檔案保管的科技含量，并形成了具體精細(xì)的科學(xué)管理辦法。根據(jù)各個(gè)種類、不同性質(zhì)、各種各樣的文檔，采用了各種的管理方法，并設(shè)定了詳盡的崗位職責(zé)和各項(xiàng)工作管理制度，以確定具體責(zé)任人。對(duì)檔案保管的技術(shù)用具采購也要因人制宜，選用最適用于本單位的軟硬件設(shè)備，并進(jìn)行檢查維修。

5.深化檔案數(shù)字化管理的安全保密制度

檔案管理工作中很關(guān)鍵的一環(huán)就是信息保密一定要做到位，因?yàn)闊o論是個(gè)人、單元信息，按照信息的特點(diǎn)等級(jí)、意義，會(huì)有一定程度的保密期限、等級(jí)要求。因此首先，一定要按照文檔的特點(diǎn)、內(nèi)涵、意義設(shè)置保密等級(jí)，并設(shè)置適當(dāng)?shù)墓芾頇?quán)限，有助于掌握數(shù)據(jù)安全與管理工作成本的平衡點(diǎn)。其次，檔案管理工作人員要具有意識(shí)和先進(jìn)的信息管理技術(shù)，才可以有效管控好數(shù)字化信息系統(tǒng)的安全。最后，要對(duì)系統(tǒng)實(shí)施有效加密、定期維護(hù)、檢測(cè)辦公設(shè)備，可以有效排查安全隱患，從而維護(hù)好檔案管理工作人員的安全健康。

結(jié)語

綜上所述，基礎(chǔ)工作單位的歸檔數(shù)字化建設(shè)管理工作才剛剛開始啟動(dòng)，還面臨著不少重大問題亟須破解，但唯有在根上增強(qiáng)人民對(duì)歸檔化管理工作更加重視的意識(shí)，才能給工作單位歸檔工作的蓬勃發(fā)展帶來更多人才、物質(zhì)、財(cái)力保障，也唯有在基礎(chǔ)工作單位中做到了歸檔數(shù)字化管理工作，才能形成并合力推進(jìn)全國(guó)歸檔數(shù)字化和信息化建設(shè)與應(yīng)用。綜上所述，事業(yè)機(jī)關(guān)歸檔數(shù)字化管理工作既屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理工作，更是整體機(jī)關(guān)管理的重要部分。在現(xiàn)階段，要真正認(rèn)識(shí)事業(yè)機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)管理檔案數(shù)字化管理工作的狀況，進(jìn)一步健全檔案數(shù)字化管理體系，通過增加資金投入來改進(jìn)技術(shù)裝備，以進(jìn)一步提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，以便于為事業(yè)機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)管理檔案數(shù)字化管理工作奠定更加扎實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。