大數(shù)據(jù)時代公立醫(yī)院人事檔案信息化管理探析

周瑩華 王 鸰

（1.遼寧省本溪市康寧醫(yī)院，遼寧 本溪 117019；2.本溪市第六人民醫(yī)院，遼寧 本溪 117000）

公立醫(yī)院的人事檔案管理信息化，是指利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，對醫(yī)院的人事檔案進(jìn)行收集、分類、整理、檢索等。通過人工智能等技術(shù)，為公立醫(yī)院的人事檔案信息化提供有力支撐，從而提高該項(xiàng)工作的效率和質(zhì)量。

一、公立醫(yī)院人事檔案信息化管理的主要內(nèi)容

1.人事檔案管理信息化

主要體現(xiàn)在檔案管理手段的信息化。通過使用合適的軟件，對人事檔案資源進(jìn)行收集、分類以及開發(fā)等，從而實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)的應(yīng)用[1]。

2.人事檔案資源數(shù)字化

人事檔案資源數(shù)字化是指對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化采集。應(yīng)用信息技術(shù)，將紙質(zhì)人事檔案中的信息進(jìn)行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)換成文本、音頻、視頻等格式，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，人事檔案資源數(shù)字化是公立醫(yī)院人事檔案信息化的基礎(chǔ)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)[2]。

3.人事檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化

借助信息技術(shù)，公立醫(yī)院的人事檔案管理實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化信息傳遞。主要是通過OA辦公系統(tǒng)對醫(yī)院內(nèi)的人事檔案資料進(jìn)行鑒定、審核、傳遞、保存等，從而提高管理的效率。人員可根據(jù)自己的使用權(quán)限，通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行自助查詢、統(tǒng)計(jì)相關(guān)信息，從而為其提供一定的輔助信息[3]。

4.人事檔案檢索自動化

傳統(tǒng)的人事檔案檢索主要是通過人工操作如卡片檢索等方式實(shí)現(xiàn)，到庫房調(diào)取人事檔案信息，該種方式的效率極低。在信息化技術(shù)應(yīng)用以后，查詢?nèi)藛T可通過信息系統(tǒng)進(jìn)行快速檢索，從而提高檢索的效率和準(zhǔn)確率[4]。

二、公立醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性

1.提高了人事檔案管理工作的效率

人事檔案的歸檔材料包括學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、年度考核等10個類別，每個類別內(nèi)容可達(dá)20～30頁。而且，公立醫(yī)院的人員不僅有醫(yī)生護(hù)士、技術(shù)人員，還有后勤及行政人員。人員信息的基數(shù)大、類型多，非常繁瑣。僅僅依靠傳統(tǒng)的手工方式將花費(fèi)大量的時間，工作效率低下。憑借信息化技術(shù)和相關(guān)工具的引進(jìn)，將大大提高檔案管理的效率[5]。

2.確保了人事檔案信息的安全性

傳統(tǒng)的人事檔案信息必須要由人工填寫，存在填寫錯誤、故意涂改等問題。而且相關(guān)人員部分是兼職人員，專業(yè)性不夠，工作被動、態(tài)度消極、保密意識薄弱。這些問題都會影響人事檔案管理的真實(shí)性和安全性，降低其可參考性。信息化的管理手段在一定程度上避免了信息不對稱等情況，檔案管理交由系統(tǒng)完成，不僅減少了檔案管理人員的工作量，而且通過保密設(shè)置等也降低了人事信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)[6]。

3.節(jié)省了檔案管理的保存空間

紙質(zhì)版人事檔案材料一般都存放于檔案室，隨著人員工作、學(xué)習(xí)經(jīng)歷的增多，材料也在逐漸增加。因此需要大量的存放空間。另外，受到環(huán)境條件如溫度、濕度等的影響，容易造成紙質(zhì)材料的損壞。信息化技術(shù)的引入實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)材料的數(shù)字化管理，雖然對信息化系統(tǒng)要求較高，但不占用實(shí)際的空間環(huán)境，節(jié)省了檔案資料的保存空間[7]。

4.促進(jìn)了人力資源管理的改革和創(chuàng)新

人事檔案信息化管理不僅可以單方面查詢，還能夠進(jìn)行復(fù)核查詢，具備多維分析、一維分析等復(fù)合功能，可深入分析每位員工的工作經(jīng)歷，使人員崗位的調(diào)整更準(zhǔn)確，充分調(diào)動員工的工作積極性，為其配置合適的工作崗位，促進(jìn)人力資源管理的改革和創(chuàng)新[8]。

5.強(qiáng)化了公立醫(yī)院信息化管理的橫向聯(lián)系

公立醫(yī)院的人員類型比較復(fù)雜，不同類型的人員由不同的部門進(jìn)行管理，多部門管理存在職能交叉現(xiàn)象。人事檔案由人事部門統(tǒng)一管理，其他部門人員在使用時需要借閱，程序比較復(fù)雜，時效性差，使得人事檔案的利用率比較低，各個部門間無法形成合力。信息化技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息的數(shù)據(jù)化管理，各部門只需通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，即可查找到相應(yīng)的信息，實(shí)現(xiàn)了資源的共享，強(qiáng)化了部門間人員信息的橫向聯(lián)系，大大提高了工作的效率[9]。

三、公立醫(yī)院人事檔案信息化管理的可行性

1.建設(shè)多元化的人才隊(duì)伍

公立醫(yī)院人事檔案信息化管理的隊(duì)伍不僅要了解檔案管理的專業(yè)知識，還要熟悉本行業(yè)的常識，具備計(jì)算機(jī)專業(yè)知識，思想覺悟較高，建立一支多元化的人才隊(duì)伍是建立人事檔案信息化管理平臺的第一步[10]。

2.避免信息的泄露

公立醫(yī)院的人事檔案管理的專業(yè)性極強(qiáng)，對機(jī)密性要求極高。借助“云”網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了檔案的保存、整理、查閱等工作。由于網(wǎng)絡(luò)空間開放，導(dǎo)致個人信息被盜取，這就需要借助嚴(yán)密的管理手段，避免信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，保證人事檔案的安全[11]。

四、公立醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的問題

1.信息化管理的理念落后

在大數(shù)據(jù)時代，一些公立醫(yī)院并未認(rèn)識到信息化的重要性，使得人事檔案管理尚處于比較落后的狀態(tài)。公立醫(yī)院具有明顯的公益特征，其主要關(guān)注點(diǎn)在人才建設(shè)以及醫(yī)療技術(shù)的提高上，對人事檔案管理的關(guān)注度不夠，使得信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢[12]。

2.信息化管理體系缺失

信息化管理體系的缺失導(dǎo)致人事信息采集不完整、管理混亂。由于在協(xié)調(diào)和分工上有所欠缺，容易導(dǎo)致“信息孤島”，對相關(guān)信息整合不足，不能體現(xiàn)檔案信息化的作用[13]。

3.數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程緩慢

從現(xiàn)階段公立醫(yī)院人事檔案管理情況來看，管理方式還很落后，未能充分運(yùn)用信息化和數(shù)字化的技術(shù)，即便應(yīng)用了檔案管理系統(tǒng)，其功能性也存在不足。另外，人事檔案管理資料較多，如果只運(yùn)用一種載體，容易導(dǎo)致人事資料的損壞。信息化建設(shè)是關(guān)鍵的解決途徑，但當(dāng)前部分公立醫(yī)院的信息化基礎(chǔ)建設(shè)仍有所欠缺，進(jìn)程還較為緩慢，對檔案管理的發(fā)展不利。

4.信息化管理人才缺失

對于公立醫(yī)院的人事檔案管理來說，對人員的專業(yè)性要求較高，與傳統(tǒng)的管理模式相比，信息化的管理模式難度更大，對人員技術(shù)性的要求更高。因此，要想促進(jìn)公立醫(yī)院人事檔案信息化管理水平，必須具備該方向的專業(yè)人才。但目前的狀況是，信息化技術(shù)并沒有引起足夠的重視，相關(guān)人員缺乏對信息知識和技術(shù)的學(xué)習(xí)，人員管理能力明顯不足，對工作效率和工作質(zhì)量產(chǎn)生嚴(yán)重影響[15]。

5.信息化建設(shè)規(guī)劃欠缺

雖然很多公立醫(yī)院已經(jīng)展開了信息化建設(shè)工作，但由于缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，基本采用的都是基礎(chǔ)模塊，缺少對檔案管理需求的合理分析和系統(tǒng)調(diào)研，導(dǎo)致與實(shí)際脫離，影響了檔案信息價值的充分發(fā)揮。一些公立醫(yī)院缺乏規(guī)劃和前期理論研究，使得信息化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)建立不合理，不能完全體現(xiàn)人事檔案的實(shí)際情況?？傊耸聶n案信息化管理是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的工作，內(nèi)容復(fù)雜，需要充分做好規(guī)劃，分步進(jìn)行，以保證信息化建設(shè)進(jìn)程與目標(biāo)相符，使檔案管理工作更富成效。

6.信息化建設(shè)投入不足

公立醫(yī)院人事檔案信息化管理需要投入一定的人力、物力和財(cái)力。如在初始階段，需要投入資金進(jìn)行軟硬件設(shè)備的配置、數(shù)據(jù)庫維護(hù)等，若單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，可能出現(xiàn)資金投入不足的情況。

五、公立醫(yī)院人事檔案信息化管理策略

1.提高信息化數(shù)據(jù)管理的意識

為促進(jìn)公立醫(yī)院的人事檔案信息化管理工作的開展，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須增強(qiáng)意識，大力支持，及時轉(zhuǎn)變理念，充分認(rèn)識到人事檔案管理信息化的重要性。在日常的檔案管理工作中，需要專業(yè)人員管理信息挖掘與知識共享，并將此工作視為重點(diǎn)，借助一定的技術(shù)手段和基礎(chǔ)設(shè)施，保證軟硬件的完整性，保障醫(yī)院人事檔案工作的高質(zhì)量開展，使其更加規(guī)范和合理。

2.健全信息化管理制度

為保證人事檔案管理工作的有序高效進(jìn)行，應(yīng)建立更加健全的信息化管理制度。公立醫(yī)院應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，通過信息化采集與建檔，對現(xiàn)有制度進(jìn)行完善和補(bǔ)充，并保證此項(xiàng)制度的充分實(shí)施，使檔案管理工作更加高質(zhì)和有效。對于工作人員來說，要求能夠根據(jù)管理制度的內(nèi)容，借助信息化技術(shù)，打破原有限制，有效采集檔案信息并進(jìn)行規(guī)范記錄，完善人事檔案信息。對于醫(yī)院內(nèi)部的各個部門和科室來說，應(yīng)加強(qiáng)彼此間的協(xié)作，結(jié)合檔案管理制度的相關(guān)要求，科學(xué)填寫人事檔案信息。此外，相關(guān)人員應(yīng)設(shè)置檔案的查閱權(quán)限，保證人事檔案調(diào)檔的合理性。

3.加強(qiáng)人事檔案的安全管理

在大數(shù)據(jù)的時代背景下，必須重視人事檔案信息化管理的安全性，妥善運(yùn)用信息化技術(shù)，加強(qiáng)安全管理工作，根據(jù)實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的檔案安全管理措施，防止人事檔案安全問題的產(chǎn)生，保證人事信息的可靠性和安全性。此外，應(yīng)加強(qiáng)物防建設(shè)和技防建設(shè)，利用新技術(shù)手段進(jìn)行加密和鎖定控制，保障公立醫(yī)院人事檔案物力存儲以及信息化管理的安全性，從而實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)工作的開展目標(biāo)。

4.提高人事管理專業(yè)培訓(xùn)力度

當(dāng)前公立醫(yī)院人事檔案信息化管理急需既具備人事檔案管理能力，又具備信息技能的專業(yè)人才，只有具備足夠的人才資源，才能充分發(fā)揮人事檔案信息化的優(yōu)勢。因此，在人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，必須重視專業(yè)人才的引進(jìn)和培訓(xùn)，以便在產(chǎn)生問題時能及時妥善處理，推動人事檔案管理向著信息化方向發(fā)展。首先，要保證該項(xiàng)工作具備專業(yè)性，滿足時代發(fā)展的要求，尤其是信息調(diào)整和查檔，對數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)水平的要求極高，以方便更加有效地進(jìn)行人事檔案管理。其次，還應(yīng)注重信息化人才培養(yǎng)，切實(shí)掌握相關(guān)工作流程，借助信息化系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。另外，人才的技術(shù)水平和專業(yè)素質(zhì)的提高也很重要。由此可見，通過培訓(xùn)能促進(jìn)人才的發(fā)展，使其各方面的能力和綜合素質(zhì)得以提升，以滿足人事檔案管理工作的需求，也彰顯了人才的重要價值。

5.加強(qiáng)公立醫(yī)院人事檔案的動態(tài)管理

網(wǎng)絡(luò)是當(dāng)今社會獲取信息的主要渠道，是人們生活、學(xué)習(xí)和工作的必要工具。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與運(yùn)用，人們可以隨時獲取自己需要的各種信息。因此，公立醫(yī)院應(yīng)緊跟信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，促進(jìn)人事檔案管理工作的良性開展。首先，對人事檔案管理平臺進(jìn)行動態(tài)管理和建設(shè)，不斷完善平臺各項(xiàng)功能，結(jié)合醫(yī)院需要，引入人事檔案管理系統(tǒng)，開發(fā)檢索、分類、統(tǒng)計(jì)等功能，提高公立醫(yī)院人事檔案信息化管理水平。其次，加強(qiáng)信息化平臺的信息更新。人事檔案信息特別是人員職位調(diào)整、職稱評定、工資調(diào)整等都在不斷變化，必須對人事檔案信息及時補(bǔ)充，保證信息的完整性和真實(shí)性。隨后，根據(jù)人員變動情況，及時更新相關(guān)材料，尤其是人員的流動等情況，保證人事檔案能更好地服務(wù)業(yè)務(wù)工作。

6.提高人事檔案信息化管理的資金投入

在公立醫(yī)院的經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，應(yīng)把檔案管理信息化建設(shè)的資金涵蓋其中，并將其列入工作重點(diǎn)，為其配置專項(xiàng)資金，以保證該項(xiàng)工作有足夠的資金保障。另外，還應(yīng)增加軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施的投入，為人事檔案管理配備專用設(shè)備如溫控系統(tǒng)和除塵設(shè)備等，圖像處理、數(shù)據(jù)存儲等軟件的投入也應(yīng)包含其中。

結(jié)語

人事檔案資料對員工的升職加薪以及聘任都有重要的參考意義。在大數(shù)據(jù)飛速發(fā)展的今天，在公立醫(yī)院的人事檔案管理工作中運(yùn)用信息化技術(shù)顯得尤其重要，通過信息化技術(shù)的應(yīng)用可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。但在人事檔案管理信息化進(jìn)程中，仍存在很多問題。因此，如何充分利用大數(shù)據(jù)是公立醫(yī)院急需解決的問題。公立醫(yī)院應(yīng)該改變傳統(tǒng)觀念，與時俱進(jìn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，重視數(shù)據(jù)信息的安全，控制信息管理的風(fēng)險(xiǎn)。只有這樣，公立醫(yī)院的人事檔案信息化管理工作才能更加高效和安全的進(jìn)行，更加科學(xué)規(guī)范的管理體系的建立也將指日可待。