做好房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理工作的策略

夏美麗

（山東中陽房地產(chǎn)開發(fā)集團(tuán)有限公司，山東 壽光 262700）

引言

近年來，房地產(chǎn)開發(fā)行業(yè)發(fā)展勢頭迅猛，所以房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境也需要緊跟房地產(chǎn)開發(fā)行業(yè)的步伐作出許多改變。但是目前國內(nèi)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理并未得到重視，諸多困難阻礙了房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理的相關(guān)工作的效率的提升，也嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展道路。如果房地產(chǎn)企業(yè)想要緊跟著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度，就必須用長遠(yuǎn)的眼光來看待問題，尋找到一個(gè)科學(xué)的管理手段，讓房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的相關(guān)檔案變得更加真實(shí)并且具有一定的利用價(jià)值。

一、房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理特點(diǎn)

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案可以歸為專業(yè)檔案的一種類型，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在日常的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理工作中漸漸形成的具備一定的參考價(jià)值的原始資料。而相關(guān)檔案的管理和利用工作是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)眾多工作之中的關(guān)鍵，與此同時(shí)也是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)生存和發(fā)展的基礎(chǔ)資料，所以必須做好相關(guān)的方案管理工作[1]。

檔案周期長、類型多、工作、專業(yè)性強(qiáng)、利用率較高以及房屋可以作為長期使用的貴重物品是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理工作的五個(gè)顯著特點(diǎn)。第一，檔案周期長變化大。一般來講，房地產(chǎn)項(xiàng)目比其他行業(yè)的項(xiàng)目都需要消耗更長的時(shí)間來完成，所以在這樣一個(gè)需要經(jīng)受住時(shí)間的考驗(yàn)的發(fā)展過程中，檔案是否真實(shí)有效是困擾房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理工作人員的一大難題。而想要緩解這一難題，就要讓房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的相關(guān)檔案管理的負(fù)責(zé)人牢記動(dòng)態(tài)管理的原則，實(shí)時(shí)預(yù)測未來可能出現(xiàn)的問題。第二，房地產(chǎn)檔案類型繁多。房地產(chǎn)行業(yè)的復(fù)雜程度比其他行業(yè)要復(fù)雜得多，大部分流程都要有相關(guān)專業(yè)人士的證明和報(bào)告，這些由相關(guān)專業(yè)人士提供的證明和報(bào)告都是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)開展項(xiàng)目時(shí)的重要舉證材料，這些材料也需要轉(zhuǎn)交相關(guān)檔案管理的工作人員，進(jìn)行錄入檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。額外的檔案管理又再次增加了房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理壓力，復(fù)雜程度也有了較大程度的提升。第三，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案工作整體專業(yè)性更強(qiáng)。檔案管理看似簡單，其實(shí)巨大的系統(tǒng)內(nèi)部所提到的檔案類型非常之多，對(duì)于從事房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的相關(guān)工作人員的專業(yè)知識(shí)以及專業(yè)技能的要求也非常高。所以要對(duì)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的相關(guān)檔案管理的知識(shí)有一個(gè)全面充分的認(rèn)識(shí)，并且對(duì)房地產(chǎn)檔案管理具有一定技能的相關(guān)人員才可以順利地從事這項(xiàng)工作。第四，房地產(chǎn)檔案的利用率較高。因?yàn)橥ㄟ^房地產(chǎn)檔案可以清楚地把握市場的動(dòng)態(tài)規(guī)律，能夠幫助房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)做出最符合時(shí)宜的相關(guān)決策，可以引導(dǎo)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)對(duì)未來的戰(zhàn)略有所部署，同時(shí)也可以給未來的發(fā)展方向的制定指出道路。所以，企業(yè)的相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)于檔案管理的工作質(zhì)量要求比其他工作更高。第五，房屋是一種可以長期使用的貴重物品，與未來的城市建設(shè)、居民的日常生活、政府未來的規(guī)劃都有著不可分割的關(guān)系。所以，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理和利用工作對(duì)于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的整體發(fā)展有著不可言說的意義，相關(guān)部門必須將檔案管理的工作落實(shí)到位[2]。

二、房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理工作的不足

1.管理層不聞不問，管理形式散漫

房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)的目的就是為了盈利，能夠達(dá)到企業(yè)利潤的最大化，并且以自主核算、獨(dú)立經(jīng)營為特征的社會(huì)性組織，主要經(jīng)營的項(xiàng)目有房地產(chǎn)的開發(fā)、出售和后期的管理以及服務(wù)等。但是一些房地產(chǎn)企業(yè)沒有緊跟時(shí)代飛速發(fā)展的腳步，相比之下有些滯后，相關(guān)的軟件和科學(xué)技術(shù)的開發(fā)進(jìn)程比較緩慢，也沒有把關(guān)注點(diǎn)聚焦在檔案管理工作本身上。只有檔案管理部門完成了企業(yè)內(nèi)部交代的工作，不足以讓企業(yè)整體完成高品質(zhì)的工作質(zhì)量。想要完成企業(yè)的任務(wù)，是需要各個(gè)部門相互協(xié)商與配合的。但是針對(duì)目前房地產(chǎn)企業(yè)的現(xiàn)狀來說，部分工作人員還沒有感知到檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，每個(gè)部門只是做到了各自部門的檔案管理，這樣就容易造成檔案管理過于分散的局面，有礙于房地產(chǎn)企業(yè)檔案的管理和使用[3]。

2.兼職管理員適用度不高，檔案管理人員調(diào)動(dòng)頻率高

大多數(shù)房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理人員都很難一直堅(jiān)守在崗位上，所以企業(yè)就采取了招聘兼職的方法，讓兼職管理員負(fù)責(zé)相關(guān)檔案的管理，并為已完成的業(yè)務(wù)進(jìn)行存檔保存，但是兼職管理員不但要確保相關(guān)檔案管理的工作要落實(shí)到位，還要同時(shí)保證自己原本崗位的工作已經(jīng)完成好。不僅如此，大多數(shù)的房地產(chǎn)企業(yè)在社會(huì)上進(jìn)行人員招聘的時(shí)候，也沒有確切指出來應(yīng)聘檔案管理員兼職的人員需要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)業(yè)務(wù)的能力，這一現(xiàn)象造成檔案管理的工作崗位進(jìn)入到了流動(dòng)性極強(qiáng)的不良循環(huán)里。而經(jīng)常的交接工作也會(huì)導(dǎo)致相關(guān)工作人員對(duì)于檔案管理的信息掌握不全有所忽視，最終造成檔案質(zhì)量不過關(guān)的局面[4]。

3.檔案材料過雜，無法按時(shí)歸檔

營銷檔案、工程檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案和成本檔案等各方面的公司檔案都囊括在了房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案之中。相關(guān)工作人員在完成所有的檔案收集、整理和歸檔工作之后，為了方便接下來查找利用相關(guān)資料，部分經(jīng)辦部門都沒有主動(dòng)地把檔案轉(zhuǎn)交給相關(guān)的專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門，特別是工程施工過程的相關(guān)資料，部分房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)會(huì)選擇在工程完成之后再向相關(guān)專職的檔案管理部門移交工程資料。

4.檔案管理意識(shí)薄弱，電子檔案的歸檔和保存不力

紙質(zhì)檔案在現(xiàn)代科技飛速發(fā)展的情況下，已經(jīng)不能適應(yīng)需求，所以大部分房地產(chǎn)企業(yè)已經(jīng)開始使用電子檔案。但是一些檔案管理部門的工作人員缺少把電子檔案歸檔的習(xí)慣，就導(dǎo)致了大多數(shù)的電子檔案被相關(guān)的處理人員所忽視，一直被存儲(chǔ)在電腦文件當(dāng)中，但是被委托進(jìn)行檔案管理的兼職人員也不知道電子檔案具體的內(nèi)容和數(shù)量，所以會(huì)出現(xiàn)相關(guān)電子檔案沒有及時(shí)整理和完善的現(xiàn)象，會(huì)產(chǎn)生電子檔案歸檔工作遺漏的情況。不僅如此，電子檔案在操作不當(dāng)?shù)那闆r下極易被刪除、篡改或者修改，這會(huì)大大縮小電子檔案的存儲(chǔ)利用率[5]。

三、做好房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的策略

1.應(yīng)用集中化的聯(lián)合管理形式

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)對(duì)檔案管理采取統(tǒng)一的集中化管理模式，不但能有效提升檔案保存和檔案整理的方便性，還可以有效地發(fā)揮出檔案的最大利用價(jià)值。目前相關(guān)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理比較獨(dú)立，如果每個(gè)部門的負(fù)責(zé)人沒有重視到檔案管理的重要性，就容易使檔案利用受到巨大的阻礙。但是如果房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)能夠?qū)n案管理實(shí)施集中化統(tǒng)一管理的辦法，就能夠十分有效地緩解分散管理帶來的難題。但是要做到集中化管理就要先獲得相關(guān)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員的重視，把檔案管理作為推動(dòng)企業(yè)向前發(fā)展的規(guī)劃內(nèi)容，并把檔案管理工作當(dāng)作企業(yè)日常運(yùn)作必須完成的工作內(nèi)容。最后再集齊并管理所有部門的檔案，組成專項(xiàng)負(fù)責(zé)檔案管理的小組，最終實(shí)現(xiàn)完善建立檔案管理體系的目標(biāo)[6]。

2.強(qiáng)化房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)

首先，要做到檔案收集，因?yàn)闄n案收集是確保檔案齊全和完整的關(guān)鍵性因素。分散性嚴(yán)重本身就是房地產(chǎn)檔案資料的一個(gè)重大特征，更加需要房產(chǎn)管理部門實(shí)時(shí)有效地展開相關(guān)檔案的收集工作。其次，要做好檔案文件的整理工作。檔案整理就是要求把統(tǒng)一集齊來的全部房地產(chǎn)相關(guān)資料進(jìn)行條理化、系統(tǒng)化地按照不同的類別保存起來。最后，將日常的歸檔工作形成一個(gè)完整的檔案體系，有利于日后對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行查找。第一，要先做好相關(guān)的篩查整理工作，做好第一步工作的把關(guān)，為存檔打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，確保重要資料的存檔。第二，要完全按照相關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和原則對(duì)檔案進(jìn)行管理，對(duì)檔案材料進(jìn)行完整的分類之后再將材料羅列條理化之后進(jìn)行裝訂。裝訂的效果一定要體現(xiàn)出房產(chǎn)情況在房產(chǎn)資料中是否能夠直觀呈現(xiàn)，并且是否真實(shí)有效，最佳的做法是可以做到能把房產(chǎn)的照片和最開始房產(chǎn)的資料合并整理之后在相關(guān)的檔案庫中做好存檔的工作。第三，要完善檔案編目。檔案編目對(duì)于開展房產(chǎn)檔案管理的工作來說是非常重要的，相關(guān)的編目工作的科學(xué)合理性和后期房產(chǎn)資料是否有效是直接相關(guān)聯(lián)的。不僅如此，遵守房產(chǎn)檔案動(dòng)態(tài)管理的規(guī)定也需要特別關(guān)注。

3.完善企業(yè)相關(guān)檔案管理制度

想要成為一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理人員，就要仔細(xì)鉆研《檔案法實(shí)施辦法》和《中華人民共和國檔案法》等所有和檔案管理相關(guān)的法律政策和法律法規(guī)。要學(xué)會(huì)靈活處理工作狀態(tài)，按照真實(shí)的工作狀況來調(diào)整自己的檔案管理工作。規(guī)范房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案收集、保存、分檔、歸檔、再次利用和保密等一系列工作，達(dá)到相關(guān)企業(yè)的檔案管理工作的更加標(biāo)準(zhǔn)。不僅如此，還要明確指出檔案管理人員的職責(zé)，針對(duì)檔案管理人員的崗位條件，落實(shí)相應(yīng)的責(zé)任歸屬。明確指出相應(yīng)的工作人員要仔細(xì)做好檔案收集、整理和存儲(chǔ)的工作內(nèi)容。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)也要制定出一套完整的和公司運(yùn)營模式相結(jié)合的檔案管理辦法，并且被制定出來的方案不但要符合該房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，還要遵守公司集中管理的準(zhǔn)則，即要求對(duì)文書檔案、會(huì)計(jì)檔案和商品房銷售合同檔案實(shí)施分層次管理，把文書、會(huì)計(jì)、商品房銷售合同的檔案區(qū)別開來。對(duì)工程和人事這兩種類型的檔案要實(shí)施一級(jí)管理。分公司和其他部門要依照流程和相關(guān)的規(guī)定保存好一手資料，并且能夠在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)上交相關(guān)的檔案資料，在每個(gè)部門都整理完成之后統(tǒng)一上交到檔案室即可立卷歸檔。每個(gè)部門，每個(gè)分公司，每個(gè)子公司都要安排相應(yīng)的兼職檔案管理人員，及時(shí)地向房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的總公司上報(bào)相應(yīng)的工作人員名單，同時(shí)還要在檔案室存檔備案。

4.推動(dòng)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案數(shù)字化

相關(guān)工作人員對(duì)于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知較弱。怎樣將現(xiàn)代科技技術(shù)融入房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理工作中來是目前最需要解決的難題。因?yàn)楝F(xiàn)代科技的快速發(fā)展，所以檔案管理與科技相結(jié)合是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理形式改革的必然發(fā)展方向。第一，想要切實(shí)有效地提高房地產(chǎn)資源的開發(fā)能力和資源的有效利用率，可以把現(xiàn)代的信息處理技術(shù)融入其中，例如檔案管理軟件或者計(jì)算機(jī)，把管理、儲(chǔ)存和檢索的工作都交給計(jì)算機(jī)、縮微機(jī)和掃描儀完成，這也是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然要求。因?yàn)檫@樣可以更加完整地把房地產(chǎn)檔案的價(jià)值體現(xiàn)出來，最終將房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理水平提升到一個(gè)新的高度上。第二，要不斷加快房地產(chǎn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是加快推動(dòng)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，具備超高檢索能力的電腦能幫助相關(guān)工作人員完成在數(shù)字檔案管理過程中的工作，這樣才可以把房屋地理位置、面積信息和產(chǎn)權(quán)人姓名等關(guān)鍵檢索詞設(shè)置為一個(gè)檢索點(diǎn)。第三，應(yīng)該持續(xù)改進(jìn)房地產(chǎn)檔案的信息歸集系統(tǒng)。房地產(chǎn)檔案系統(tǒng)和房地產(chǎn)交易系統(tǒng)不能相互剝離開來，應(yīng)該進(jìn)行有機(jī)融合，這樣才有利于切實(shí)有效地提高房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)信息收集效率，可以讓負(fù)責(zé)房地產(chǎn)售賣的工作人員在與買家進(jìn)行房地產(chǎn)交易過程中，將獲得的房屋產(chǎn)權(quán)信息直接錄入企業(yè)的檔案信息系統(tǒng)里。此外，可以借助現(xiàn)代科技產(chǎn)品，比如掃描儀或者數(shù)碼相機(jī)，將相關(guān)的資料通過現(xiàn)代科技產(chǎn)品的有效處理，按照?qǐng)D片的樣式錄入檔案信息系統(tǒng)當(dāng)中，并且把一些最開始的原始數(shù)據(jù)歸入計(jì)算機(jī)和相關(guān)軟件當(dāng)中，在經(jīng)過一系列的組合、分類、檢索之后，最后做成一套全面的檔案數(shù)據(jù)庫。

5.創(chuàng)新檔案管理方法

針對(duì)房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理的特殊性，可以采用文件連續(xù)體理論的方法，將所有和房地產(chǎn)工程項(xiàng)目有聯(lián)系的檔案統(tǒng)一進(jìn)行處理。材料連續(xù)體是指把檔案材料的產(chǎn)生到最后的歸檔處理采用連續(xù)管理的方式進(jìn)行管理。采用連續(xù)的管理方式可以在文件材料形成的每個(gè)環(huán)節(jié)中都做到較好的質(zhì)量把控。也就是在各個(gè)環(huán)節(jié)都有相關(guān)的質(zhì)量管理要求和相關(guān)的轉(zhuǎn)交規(guī)定，以此來確認(rèn)檔案文件的歸檔品質(zhì)是否過關(guān)。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理者和有關(guān)技術(shù)操作人員要盡全力配合，必須完全依據(jù)房地產(chǎn)工程項(xiàng)目檔案文件的產(chǎn)生規(guī)律、歸檔準(zhǔn)則和集齊方式，嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)章制度來保證檔案文件的品質(zhì)。以此來保證房地產(chǎn)的建設(shè)項(xiàng)目和檔案的產(chǎn)生是統(tǒng)一步伐的。在確保檔案材料的可靠性和完備性的基礎(chǔ)上，再對(duì)集齊到的檔案文件分別整理上交到房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理部門保管。

結(jié)語

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理其實(shí)質(zhì)上可以歸為服務(wù)性質(zhì)的工作，需要在確保工作效率的同時(shí)也能緊跟社會(huì)發(fā)展的步伐。把滿足檔案使用需求作為目標(biāo)，實(shí)時(shí)更新完善管理方法，尋找科學(xué)的手段，讓房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的相關(guān)檔案變得更加真實(shí)并且具有一定的利用價(jià)值，以此來保證房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)整體的運(yùn)作順暢。