互聯(lián)網(wǎng)背景下事業(yè)單位檔案信息化管理措施

朱 梅

（山東省東營市廣饒縣融媒體中心，山東 東營 257300）

當(dāng)前隨著我國計(jì)算機(jī)技術(shù)的高效發(fā)展，現(xiàn)已被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)之中，這也是信息時代的特征，更讓各類信息內(nèi)容得到了廣泛傳播。在信息時代當(dāng)中，計(jì)算機(jī)被應(yīng)用在事業(yè)單位工作中，讓其檔案事業(yè)管理工作有了新的進(jìn)展。檔案管理工作在各行業(yè)都具有重要意義，它是直接反映事業(yè)單位工作情況的主要依據(jù)，因此對此項(xiàng)工作，事業(yè)單位需要重視，并且不斷結(jié)合實(shí)際情況，及時調(diào)整工作方向，以此解決工作中出現(xiàn)的各類問題。

一、檔案信息化的重要性

檔案信息化的創(chuàng)建是一項(xiàng)戰(zhàn)略性工作，可以在信息化的背景下進(jìn)一步改變和更新檔案。信息化建設(shè)指標(biāo)需要按照事業(yè)單位實(shí)際情況進(jìn)行整理，并且結(jié)合各類需求對信息化檔案的構(gòu)建流程進(jìn)行分析，同時為事業(yè)單位提供更為便利的檔案管理方案。通過信息化的支持，檔案的信息資源可以結(jié)合實(shí)際需求進(jìn)行分類，并且保存，再結(jié)合控制系統(tǒng)對信息內(nèi)容進(jìn)行存檔，后續(xù)推進(jìn)信息共享模式。同時，此項(xiàng)工作還為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供了有力支撐。檔案信息化無論是在概念還是目標(biāo)方面都順應(yīng)了當(dāng)前時代發(fā)展需求。除此之外，為了更好地推行檔案信息化管理工作，事業(yè)單位需要制定相應(yīng)管理體系，并且對信息化管理平臺進(jìn)行構(gòu)建，以原則為基礎(chǔ)，對其內(nèi)容和功能進(jìn)行設(shè)定，以此為企事業(yè)單位檔案信息化管理工作提供有力支撐。

二、互聯(lián)網(wǎng)背景下事業(yè)單位檔案信息化管理的意義

1.完整性

當(dāng)前我國事業(yè)單位的檔案管理工作一般都會以紙質(zhì)信息輸出為基礎(chǔ)，此類檔案信息管理工作中的信息資源保存難度較高，在管理過程中也很難保證檔案信息的完整性。檔案的信息化管理需要進(jìn)行歸檔，在歸檔后構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，滿足數(shù)據(jù)傳輸?shù)男枨?。此過程可以隨時調(diào)動數(shù)據(jù)信息，此時數(shù)據(jù)信息可以被保存在各類磁盤中，如果此時磁盤出現(xiàn)了問題，相關(guān)管理人員也可以對其進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。此過程與傳統(tǒng)的檔案管理工作二者之間存在一定差異性，后者安全性更高，也降低了文件丟失的概率，使其文件更為完整。

2.安全性

事業(yè)單位的檔案管理涉及了大量的內(nèi)部資料，在此過程中需要保證檔案的保密性和安全性，所以檔案文件內(nèi)容需要在安全的情況下進(jìn)行存儲。此過程與事業(yè)單位傳統(tǒng)的工作模式相比較，更能提高文件的完整性和安全性，也可以為文件提供保護(hù)。在檔案信息化管理后，相關(guān)操作人員可以通過電子記錄的方式進(jìn)行操作，并且在操作過程中還能隨時進(jìn)行備份或者銷毀某一部分內(nèi)容，此時系統(tǒng)也可為其提供安全保障。

3.高效率

在傳統(tǒng)的文件管理工作中，管理人員的工作量在逐漸增加，在處理紙質(zhì)文件時需要不斷從文件夾中找尋相應(yīng)的信息內(nèi)容。在設(shè)定文件夾時，也需要結(jié)合事業(yè)單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)情況，對各類信息內(nèi)容進(jìn)行分類，每一份都按照分類的不同對其采取編號工作，此過程不僅效率不高，所需的時間過長，并且還很有可能在處理工作時出現(xiàn)各類問題，而且在紙質(zhì)資源方面的浪費(fèi)概率較大。如果員工需要查詢某一個文件，需要不斷搜尋文件編號，搜索時間占據(jù)了大半。在檔案管理過程中，相關(guān)管理人員很難保證檔案管理時不出現(xiàn)問題，如發(fā)霉現(xiàn)象，被蟲鼠啃食等。不僅影響了閱讀體驗(yàn)感，還耗費(fèi)了大量的人力和物力。而在應(yīng)用信息化管理技術(shù)后，可以規(guī)避上述的各類問題，還可以通過系統(tǒng)的功能，對各類文件檔案進(jìn)行標(biāo)注，便于檔案管理人員的查詢和管理，管理人員也可以更直觀地獲取信息內(nèi)容。信息技術(shù)的支持提高了信息的使用效率，并且保存時間也得到了延長，所以整體優(yōu)勢較強(qiáng)。

三、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中的問題

當(dāng)前我國的檔案管理工作一般是以紙質(zhì)的方式進(jìn)行，此類工作模式不僅浪費(fèi)資源，還會對工作質(zhì)量造成影響。其工作處理時間較長，導(dǎo)致了效率低下現(xiàn)象的發(fā)生。在信息技術(shù)發(fā)展較快的今天，文件管理工作既要滿足效率需要，又要提高工作質(zhì)量，還需結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展情況，不斷改變自身工作模式，為其復(fù)雜的檔案管理工作提供便利性。

1.信息資源收集能力較為薄弱

當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案信息化管理工作長期處于被動的狀態(tài)下，很難進(jìn)行主動出擊。各類信息資源不夠完善，并且各類檔案管理人員在工作中，很難第一時間作出反應(yīng)，對于各類工作全程的跟進(jìn)和參與很難達(dá)到相應(yīng)需求，因此不能確保信息收集的準(zhǔn)確性，檔案的更新工作也很難完整。傳統(tǒng)的檔案文件形式以紙質(zhì)為主，但是當(dāng)前零散的紙質(zhì)文件不能滿足實(shí)際工作需求，也會對檔案管理工作造成一定的局限性。后期對于各類資料的整理，尤其是涉及圖片內(nèi)容時，很難實(shí)現(xiàn)信息內(nèi)容的完整度。傳統(tǒng)的檔案管理工作不具備靈活性，所以常規(guī)的檔案管理工作不能滿足信息的整合需求，因此還需要特殊的管理方式對其進(jìn)行支持，提高資料的完整度，降低遺漏問題發(fā)生的概率。對檔案管理內(nèi)容而言，完整性是價值的體現(xiàn)，但是由于各類因素影響，很難實(shí)現(xiàn)完整性，所以檔案存在一定遺漏問題，并且此類問題一直影響事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量[1]。

2.管理人員素質(zhì)問題

檔案工作是一項(xiàng)較為系統(tǒng)性的工作內(nèi)容，需要相關(guān)管理人員結(jié)合各類專業(yè)知識和經(jīng)驗(yàn)不斷充實(shí)此項(xiàng)工作。在管理的過程中還需結(jié)合歷史憑證對重要因素進(jìn)行分析，而傳統(tǒng)的檔案管理工作屬于封閉式工作，因此管理過程中很多人員采取被動式的工作方式對內(nèi)容進(jìn)行分析。我國現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理工作量逐漸增多，巨大的工作量需要相關(guān)管理人員不斷對此項(xiàng)工作進(jìn)行主動研究，依靠自身技術(shù)水平結(jié)合相關(guān)理論知識，對各類內(nèi)容進(jìn)行分析，才能達(dá)到檔案管理工作需求，所以管理人員專業(yè)知識不達(dá)標(biāo)也成了影響此項(xiàng)工作質(zhì)量的主要因素。

3.創(chuàng)新意識不足

互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，要求事業(yè)單位檔案管理人員不斷改變自身的檔案管理工作的方法和管理模式，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，并且形成一種新的管理模式。但是，根據(jù)目前我國事業(yè)單位的檔案管理工作情況來看，盡管事業(yè)單位已經(jīng)開始使用信息技術(shù)來管理檔案，但仍然存在一定漏洞，這就需要加強(qiáng)信息技術(shù)的整合和檔案管理方式的創(chuàng)新。事業(yè)單位需要不斷對檔案信息化管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合實(shí)際需求和單位業(yè)務(wù)往來進(jìn)行創(chuàng)新。但是整體的創(chuàng)新意識仍然不足，這在很大程度上制約了事業(yè)單位檔案信息化管理工作的開展，反過來進(jìn)一步影響了創(chuàng)新意識的發(fā)揮，降低了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢。

四、互聯(lián)網(wǎng)背景下事業(yè)單位檔案信息化管理措施

1.重視信息資源

目前我國處于高速發(fā)展階段，隨著社會的轉(zhuǎn)型，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展逐漸加快，所以各類信息都需要按照信息化的發(fā)展方向進(jìn)行整合管理，但是當(dāng)前傳統(tǒng)的檔案管理模式與信息化發(fā)展方向相違背，并且不能適應(yīng)目前發(fā)展現(xiàn)狀，因此需要進(jìn)行信息化管理改革。信息化規(guī)范管理工作可以滿足網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化需求，并且還可順應(yīng)當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展需求。在信息化檔案管理的過程中，事業(yè)單位應(yīng)該專注于收集信息資源，使檔案資源豐富，內(nèi)容豐富，類別多樣化。創(chuàng)建信息化檔案管理工作不僅要對現(xiàn)有的信息資源進(jìn)行整合，還要對其服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行深入研究，最重要的是如何組織資源。分類結(jié)構(gòu)必須是合理的，頁面必須是清晰和簡單的，方便事業(yè)單位工作人員后續(xù)的查詢工作。此外，事業(yè)單位還可以加強(qiáng)對內(nèi)部資源的整合，結(jié)合業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行結(jié)構(gòu)設(shè)定，并通過自身能力選擇適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行信息資源的整合，以實(shí)現(xiàn)資源利用的目標(biāo)。信息質(zhì)量控制也是一個需要考慮的問題；在收集信息的過程中，必須嚴(yán)格審核信息，確保信息的準(zhǔn)確性[2]。

2.轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

互聯(lián)網(wǎng)時代促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新，為檔案管理提供了信息技術(shù)支持，消除了狹窄的工作空間，緊跟時代發(fā)展步伐。首先要改變管理觀念，提高檔案管理工作的知識水平，提高管理質(zhì)量。管理人員必須意識到事業(yè)單位的檔案管理對發(fā)展的重要性，并且解決此項(xiàng)工作中各類問題，以便全面綜合性地執(zhí)行數(shù)據(jù)信息化操作，逐步改變管理觀念。事業(yè)單位也需提高管理人員的知識和技能，加深他們對管理工作的理解，以此改變傳統(tǒng)觀念。由于是新技術(shù)所以需要加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)工作，灌輸技術(shù)操作的思想，增加自身對工作的責(zé)任，徹底改變工作的觀念。

3.隊(duì)伍建設(shè)

專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍能夠?yàn)楣芾砉ぷ魈峁椭?，同時高素質(zhì)的檔案管理人員更是工作的有力支撐。事業(yè)單位檔案管理人員首先要具備大量的知識，尤其是專業(yè)方面知識結(jié)構(gòu)需要牢固，才能應(yīng)用輔助工具，積極主動地進(jìn)行各類數(shù)據(jù)信息的收集，后續(xù)才可以對內(nèi)容進(jìn)行歸納總結(jié)，結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)完善檔案管理工作。其次，針對業(yè)務(wù)需要加強(qiáng)科學(xué)管理建設(shè)，要結(jié)合隊(duì)伍特點(diǎn)建立較為科學(xué)完善的體系，使各類內(nèi)容能夠在短時間內(nèi)進(jìn)行整合。最后，通過資源的整合，使其結(jié)構(gòu)連貫，后續(xù)管理人員對其進(jìn)行安全管理。事業(yè)單位的檔案管理需要提高信息的利用率，并且還需保證信息資源的合理利用，使其可以為使用者提供便利的搜索功能[3]。

4.信息化技術(shù)的應(yīng)用

事業(yè)單位檔案管理是一個系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，實(shí)際工作既困難又乏味。它容易受到各方面主觀和客觀因素的限制，越來越暴露了落后的管理制度和低效的工作效率等問題，嚴(yán)重限制了事業(yè)單位檔案管理工作的開展。檔案管理包括存檔記錄、安全存儲和搜索三個方面。傳統(tǒng)管理模式下的數(shù)據(jù)收集和分類需要大量的勞動力，結(jié)果并不理想，無法避免人為因素的影響，使檔案使用率和服務(wù)效率低下，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用彌補(bǔ)了傳統(tǒng)管理工作的不足。提高了人力資源的使用率并且使工作機(jī)制更加完善。

首先，使用信息化技術(shù)來提高檔案相關(guān)工作的建設(shè)。檔案必須按照實(shí)際需求進(jìn)行建設(shè)。檔案管理人員應(yīng)實(shí)時記錄和存檔事業(yè)單位的信息內(nèi)容，鼓勵不同部門參與改進(jìn)檔案工作；在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案材料檢查，并審查和存檔合格材料。隨著工作量的減少，布置任務(wù)的效率和檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也會增加。具體來說，每個部門都可以對改進(jìn)信息的工作有一個全面的了解，這為消除缺陷和制定發(fā)展方向提供了參考資料。

其次，使用信息技術(shù)提高工作人員存儲和檢索便捷性，防止丟失檔案等問題的發(fā)生。管理檔案的操作者可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)定各類的存儲方式，以此整合文件信息內(nèi)容，提高信息的準(zhǔn)確性。為了確保完整和安全地存儲存檔信息，必須加強(qiáng)對信息輸入的調(diào)整，特別是在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，防止病毒和黑客攻擊。還必須加強(qiáng)安全信息技術(shù)的運(yùn)用，比如像防火墻這樣的技術(shù)。檔案信息管理有不同的方法，其中之一是云計(jì)算技術(shù)，它具有低成本、高虛擬化、靈活性和存儲容量，可以分析大數(shù)據(jù)獲得所需的數(shù)據(jù)和計(jì)算優(yōu)勢。第二個是智能數(shù)據(jù)分析技術(shù)，它可以在短時間內(nèi)提取有價值的信息并保存在檔案管理系統(tǒng)中，以便根據(jù)用戶的需要提供有針對性和個性化的服務(wù)[4]。

第三個是電子標(biāo)記，相當(dāng)于存儲文件信息的微芯片。文件管理軟件可以自動控制信息。文件登記和搜索等操作更加方便的同時速度也在逐漸提升。此外，電子標(biāo)簽可以用來識別用戶和使用存檔統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，讓事業(yè)單位檔案管理水平和質(zhì)量都得到相應(yīng)的提高。在建立信息管理系統(tǒng)時，除了支持信息技術(shù)外，還需要建立一個單一的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，以便最終實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息的共享。

5.資源共享功能開創(chuàng)

事業(yè)單位內(nèi)部擁有基本資源，在應(yīng)用過程中此類信息資源很難得到充分利用，也很難進(jìn)行資源共享。事業(yè)單位各個部門之間的資源分配是一項(xiàng)謹(jǐn)慎的工作，每個部門的信息資源都應(yīng)該通過信息化的管理模式進(jìn)行資源共享工作，方便任何一個員工進(jìn)行工作。如果工作人員需要訪問不同部門的檔案信息內(nèi)容，可以為對方打開一個在線程序，參與者可以申請并批準(zhǔn)在線訪問。通過共享使用功能的許可，不僅可以改善信息的可用性，還可以確保數(shù)據(jù)的安全。信息共享是檔案信息化管理工作中最主要的目的，在實(shí)現(xiàn)信息化管理過程中，管理人員不僅要提高管理水平還要確保信息管理的安全性能，保證信息資源的有效性，確保相關(guān)工作的開展和順利實(shí)施[5]。

綜上所述，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為事業(yè)單位中檔案管理工作的主要技術(shù)支撐，大數(shù)據(jù)是發(fā)展的主要特征。同時，在新時代的發(fā)展背景下，事業(yè)單位檔案管理也得到了重視，因此檔案管理工作人員面臨著較大的挑戰(zhàn)。在此過程中轉(zhuǎn)變檔案管理工作傳統(tǒng)工作模式，可以順應(yīng)時代發(fā)展需求，并且還可以推動事業(yè)單位的檔案管理發(fā)展，以此構(gòu)建更為良好的工作模式，對其管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新。此過程需要應(yīng)用新技術(shù)，以此確保信息化技術(shù)在檔案管理工作中可以發(fā)揮出自身價值。此時，事業(yè)單位需要加強(qiáng)信息化體系的構(gòu)建，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)的同時，培養(yǎng)出更為專業(yè)的技術(shù)人員，為其后續(xù)檔案管理工作提供幫助，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，為其事業(yè)單位后期發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。