對醫(yī)院文書與檔案工作有效銜接的體會

楊凌燕

（濟(jì)南市人民醫(yī)院，山東 濟(jì)南 271199）

醫(yī)院開展的各項重要活動以及各種重要文件、事件、會議記錄還有與其他組織來往的各種責(zé)任書、協(xié)議書、合同等，都是由醫(yī)院文書檔案所記錄下來。它能夠清晰地反映出醫(yī)院開展的各種活動及醫(yī)院在運營過程中存在的問題，還有許多戰(zhàn)略決策起到了舉足輕重的決定性作用，對于醫(yī)院未來的發(fā)展有著重大意義，是醫(yī)院不可或缺的一部分。

一、醫(yī)院文書檔案收集的重要性

按照國家相關(guān)的規(guī)定制度和一定經(jīng)驗的收集方法把醫(yī)院文書檔案收集起來，對于已經(jīng)辦理好的文件和在不同部門及個人手頭里的資料文件采取相應(yīng)的收集方法，可以更好將檔案管理統(tǒng)一化。以下就針對如何做好檔案收集工作提出合理建議[1]。

1.收集工作是檔案工作的起點和基礎(chǔ)

收集工作是檔案工作程序里面第一個首要環(huán)節(jié)，它讓檔案管理能夠根據(jù)實際的對象開展工作，使檔案管理工作能夠有條不紊地依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)開展物質(zhì)條件的記錄。

2.收集工作的質(zhì)量影響檔案工作的水平

若能保證檔案收集工作的有效性、全面性和規(guī)范性，便能使其所收集的檔案更具有實際應(yīng)用價值，并為醫(yī)院未來的發(fā)展打下牢固的物質(zhì)基礎(chǔ)，因此檔案收集工作的有效性將會影響相關(guān)工作的開展效率。

二、對于做好醫(yī)院文書管理工作的要求

1.文書檔案的規(guī)范性

醫(yī)院文書檔案是以公文為核心，同時也是由公文轉(zhuǎn)化而來，所以做好文書檔案的基礎(chǔ)源于對公文的管理，以公文質(zhì)量為保障，必須以五項嚴(yán)格為標(biāo)準(zhǔn)。

1.1 公文用紙嚴(yán)。在選擇紙質(zhì)質(zhì)量時，公文紙的要求要比普通紙張質(zhì)量好，這樣有利于保存，規(guī)格尺寸要統(tǒng)一、規(guī)范，符合國家的有關(guān)規(guī)定，排版的形式必須要求橫寫橫排，左側(cè)裝訂。

1.2 公文檢查嚴(yán)。對于公文內(nèi)容是否履行簽發(fā)手續(xù)及審核權(quán)限等是否準(zhǔn)確，落款與公文是否一致，有沒有標(biāo)注對應(yīng)的日期，這些都是重點檢查對象。

1.3 公文字跡嚴(yán)。要保證公文的字跡清晰易懂，這樣才可以保存得更久，需要求公文的各種記錄、報表、批注、簽字等不能使用其他色彩筆（圓珠筆、紅色筆、鉛筆）。

1.4 公文文種嚴(yán)。擬定和制作格式要規(guī)范，文章不能亂用簡稱和不同的字體，這樣才有利于以后的標(biāo)準(zhǔn)化。

1.5 公文傳遞嚴(yán)。除了醫(yī)院自擬的公文執(zhí)行以上的“四嚴(yán)”規(guī)范外，還要求對于其他領(lǐng)導(dǎo)的公文傳遞過程中要注意不能損壞文件和丟失文件等。

2.文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)性

對于檔案信息工作來說它是一個要求專業(yè)技術(shù)操作很強(qiáng)的工作，文書檔案的收集、管理、鑒定、保管和利用要有統(tǒng)一的原則和規(guī)范相連的流程，每個流程所要求標(biāo)準(zhǔn)性很強(qiáng)。

2.1 立卷原則統(tǒng)一。歸檔的文件要求原則是“以我為主”，即醫(yī)院的文件要圍繞醫(yī)院展開原則，同時也要注意以下幾個方面。第一，要把握好文件歸檔的實效性，合理完成當(dāng)下的任務(wù)，才能夠歸檔，未完成的不能歸檔，不然檔案文件的順序會雜亂無章。第二，要分清檔案的文件和資料再結(jié)合重點來整理材料，比如一些文件檔案內(nèi)容，形式等地方有相似之處，要區(qū)分好重點，減少檔案的重復(fù)率，提高文件的使用效率。第三，要注意保護(hù)檔案的完整性，在歸檔時要掌握重點，分清主次，把好檔案的入口關(guān)，把不該歸檔的文件排除在外。在歸檔時，還要注意把類別相同和有關(guān)聯(lián)性的文件材料放在一起，維持同一個檔案文件的完整性，這就為檔案的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)打下堅實基礎(chǔ)。第四，文書檔案的保存時間可以規(guī)劃為10、50、永久，劃分具體年限，這樣才能及時清理一些到期且沒有價值的文件，不但可以很好地保存檔案，還有利于文件檔案的管理和查閱。

2.2 工作流程統(tǒng)一。因為科技的進(jìn)步，因此要求收集、保管、使用檔案等工作方面上都要及時更新。按照檔案管理制度認(rèn)真執(zhí)行，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。

3.文書檔案的保密性

目前檔案保密工作的難度隨著文書檔案存在的形式發(fā)生了相應(yīng)的改變。

3.1 注重檔案原始性。紙質(zhì)的文件相較于電子文件更有利于人們的觀察，紙質(zhì)文件的確立，其所擁有的內(nèi)容與格式就不會再發(fā)生變化，紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)在內(nèi)容和格式的統(tǒng)一，我們可以從這些信息判斷文件的原始性，但是電子文件內(nèi)容是相反的，不僅容易發(fā)生變化，而且沒有固定的形式，因為載體的多變性而改變了其本身的存在形式，也沒有足夠的證據(jù)證明電子文件的內(nèi)容和格式出現(xiàn)了什么不同，導(dǎo)致我們不能很好地分辨其原始性

3.2 注重電子檔案加密性。電子文件的作者不可能像制作紙質(zhì)文件那樣制出一份或多份原件來履行職責(zé)，有時候只是創(chuàng)作出來一個“窗口”，把重要的內(nèi)容集中在一起，用到時再把它們調(diào)出來。由于它的不穩(wěn)定性，導(dǎo)致它可以被人們在其他設(shè)備上面隨意打開瀏覽和下載。我們不能百分之百地確保其準(zhǔn)確度和保密程度。所以對于電子檔案的保密性，我們應(yīng)該要進(jìn)行加密處理，每天都更換密碼，人員輪流換崗檢查，監(jiān)控跟蹤等方面來對檔案進(jìn)行有效控制和保證檔案的安全。

3.3 注重檔案人員的道德和法律素質(zhì)。工作人員應(yīng)該有依法治檔的意識，嚴(yán)格約束自我，要有較強(qiáng)的責(zé)任感。工作中要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，把醫(yī)院利益放在首位，約束自我，對于不能說和不能做到事情堅決不做，杜絕檔案在自己手中泄密和遺失，否則就會造成無法挽救的損失。

4.文書檔案的服務(wù)性

文書檔案的服務(wù)性體現(xiàn)在各種不同的地方，重點目標(biāo)是為了服務(wù)于醫(yī)院。

第一，為醫(yī)院干部任免和晉升等重大事項提供材料更有效的幫助工作順利完成。

第二，醫(yī)院的項目工程中，可以給工程提供材料和圖紙，以便順利完工。

第三，醫(yī)院如果要為患者提供網(wǎng)上查詢服務(wù)等功能，那就需要檔案工作人員跟進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程的腳步，然后完善相應(yīng)的管理系統(tǒng)。

三、醫(yī)院文書檔案管理工作的特點

1.檔案內(nèi)容。醫(yī)院開展的各項重要活動都是由文書檔案所記錄，所以涉及的范圍比較廣泛，不同科室工作性質(zhì)差異大，以至于檔案內(nèi)容的種類多。

2.管理重點。醫(yī)院文書管理工作中，要注意觀察和記錄重要事件，在進(jìn)行檔案收集的過程中，我們要注意檔案文件前后的發(fā)展和結(jié)果是否連貫和完整。檔案文件的保存不局限于紙質(zhì)版的形式，還可以是其他形式，如電子、光盤、實物等。

3.相互關(guān)聯(lián)。文書工作是檔案工作開展的前提，二者互幫互助，密切聯(lián)系，醫(yī)院檔案管理水平的提升離不開文書和檔案的密切配合[2]。

四、醫(yī)院文書與檔案工作銜接中的問題

1.二者存在脫節(jié)的情況。現(xiàn)如今發(fā)現(xiàn)一些醫(yī)院沒有做好文書和檔案二者之間的銜接工作，只注重結(jié)果而忽略了管理過程所出現(xiàn)的問題，導(dǎo)致每年的文件材料不齊全，內(nèi)容具有關(guān)聯(lián)性的文件不能收集好，嚴(yán)重影響歸檔的收集效果和質(zhì)量，都是因為檔案工作人員對于其管理制度認(rèn)識不深刻。檔案工作人員收集不同科室的文件，其中一部分文件都是有或多或少的問題，以至于工作人員在進(jìn)行檔案整理的時候浪費大量時間，影響了其歸檔的質(zhì)量和降低了工作效率，拖延工作進(jìn)度

2.對文書檔案的管理不夠重視。由于醫(yī)院的檔案管理工作量大，事情多而雜亂，且都是分配給專職人員處理，在向各科室收集材料時，他們還要確保材料的準(zhǔn)確性、連貫性之后才能歸檔，但是因為大家的配合度不高，總是會出現(xiàn)各種各樣的問題而影響了工作效率。檔案室的部分工作人員對待檔案工作也存在敷衍的態(tài)度，從根本上影響了其收集質(zhì)量，對此我們應(yīng)該嚴(yán)格要求他們做好管理和收集工作，并積極分類整理醫(yī)院文書檔案。所以科室人員對待檔案收集的態(tài)度與文書檔案工作能否很好的銜接占主導(dǎo)作用。

3.檔案管理制度沒有與時俱進(jìn)。隨著科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，文件的數(shù)量逐步增長，文件的類型也發(fā)生了變化，但是現(xiàn)在醫(yī)院現(xiàn)有的文書檔案管理體系不夠成熟，其工作制度與流程也沒有得到及時的修訂，一些醫(yī)院沒有顧及檔案管理人員，忽視了對這方面人才的培養(yǎng)以及專業(yè)知識的培訓(xùn)，也沒有制定好一個合理的獎罰體制來激勵檔案管理工作人員，使得他們的專業(yè)文化水平不夠。

4.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。醫(yī)院檔案人員的專業(yè)知識與現(xiàn)代化的文書檔案工作要求不匹配。因為醫(yī)院各部門都與文書檔案有緊密的聯(lián)系，所以要求他們不僅要擁有豐富的檔案管理專業(yè)知識和一定的相關(guān)信息技術(shù)知識，還需要具備一定的醫(yī)療專業(yè)常識，了解醫(yī)院的文化歷史，當(dāng)前檔案管理隊伍中就是缺少這種復(fù)合型的人才。

5.醫(yī)院對檔案管理的投入較少。目前部分醫(yī)院都有存在不能安排一個檔案收集工作場所，且由于醫(yī)院每天都會產(chǎn)生大量的文件材料，如果沒有合適的場所就不能及時地將文件歸類處理好，以至于出現(xiàn)了許多重要文件丟失的情況。在縣級以下的醫(yī)院，一些場所甚至不能滿足儲存檔案文件要求，如果遇到設(shè)施條件較差的情況時，檔案損失的風(fēng)險率高達(dá)90%。

五、強(qiáng)化醫(yī)院文化與檔案工作銜接的策略

1.保障醫(yī)院文書與檔案工作的規(guī)范銜接

醫(yī)院文書和檔案工作緊密相連，所以檔案工作人員要保證二者工作之間存在良好的銜接效果。首先，在處理檔案文件時，工作人員要保持跟進(jìn)并完善材料內(nèi)容，保證文件能按時收集和整理齊全，收集齊全的文件及時進(jìn)行登記，一旦發(fā)現(xiàn)問題，立馬登記下來并及時處理。例如，在近兩年開展的工作中，每天都有不同的文件下發(fā)下來，因此要把這個內(nèi)容當(dāng)做今年的工作重點，醫(yī)院也要及時下達(dá)通知，作為各職能部門歸檔工作的指導(dǎo)文件，并提出具體歸檔要求，然后定期監(jiān)督各科室完成這項歸檔工作的進(jìn)度。管理人員在年底總結(jié)匯報結(jié)束之后上交這一年的檔案文件材料，以便提供檔案使用效率，在歸檔過程中，如果出現(xiàn)有缺少文件材料等狀況要立刻和對接部門商討對策然后及時挽救，尤其是重要文件的相關(guān)資料要引起高度重視，做好這些方面的工作內(nèi)容，提高大家對這個工作的配合度，才能使醫(yī)院文書和檔案工作的銜接有顯著效果。

2.強(qiáng)化歸檔管理意識，提高歸檔人員的專業(yè)水平

需要讓領(lǐng)導(dǎo)充分意識到相關(guān)工作對醫(yī)院的影響，這就要求我們發(fā)揮其實效性，并把對檔案建設(shè)的規(guī)劃加入到組織的計劃中去，并且還要花費大量的金錢與時間到檔案設(shè)備和人才培訓(xùn)里面去。此外，文書檔案管理人員要有基本的專業(yè)知識，而且醫(yī)院還要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)工作，定期安排檔案工作人員參加檔案培訓(xùn)，確保他們能很好地掌握檔案管理的方法，加強(qiáng)他們的服務(wù)精神和工作熱情，端正他們的工作態(tài)度，并且要求工作人員多宣傳這個工作的重要性，使管理人員能夠建立對文書管理工作的基礎(chǔ)認(rèn)知，并在此基礎(chǔ)上不斷深入，使得相關(guān)工作的開展能夠更具有意義和深度。

3.優(yōu)化相關(guān)管理體系

若不對以往的管理體系進(jìn)行優(yōu)化和改善，將無法促使醫(yī)院文書檔案管理工作的開展和進(jìn)步，只有緊跟時代發(fā)展的腳步，對相關(guān)管理體系進(jìn)行科學(xué)合理的優(yōu)化，才能促使管理體系的構(gòu)建符合時代發(fā)展的潮流。相關(guān)管理工作人員應(yīng)當(dāng)制定相關(guān)流程，并保證其規(guī)范化和科學(xué)化，再對歸檔方案和工作制度溝通討論后及時修改，同時優(yōu)化相關(guān)的工作方法，并且實行分工責(zé)任制。醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)以實際情況作為出發(fā)點，對原本的管理體系進(jìn)行優(yōu)化，保證各職位人員能夠明確職能，盡到應(yīng)有的責(zé)任。此外，醫(yī)院還可優(yōu)化和明確相關(guān)的獎懲制度，以保障相關(guān)工作人員能夠保持工作積極性，還要制作相應(yīng)的考核體系，將考核成果與績效作為最終考評依據(jù)，促使文書檔案管理工作的有序和高效發(fā)展。

4.增加相關(guān)設(shè)施購置預(yù)算和維護(hù)資金的投入

為了避免相關(guān)檔案以及重要檔案在保存過程受到蟲蛀、風(fēng)蝕等情況造成的損失，醫(yī)院應(yīng)該增加購置設(shè)備的資金預(yù)算，建立穩(wěn)定，安全的數(shù)據(jù)庫，還可以安裝檔案信息所需的軟件、殺毒工具。醫(yī)院可根據(jù)自身條件對檔案室進(jìn)行升級改造，使其能夠更高質(zhì)量地保存重要檔案，沒有條件的醫(yī)院要為檔案室購置所需的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備[3]。

結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院文書檔案管理工作是維護(hù)醫(yī)院歷史發(fā)展的重要工作，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)對醫(yī)院的精神面貌保持高度負(fù)責(zé)的心態(tài)，為檔案管理工作的改善提出針對性意見，并細(xì)心地做好自己的本職工作，使相關(guān)資料能夠為醫(yī)院工作的開展提供依據(jù)，為患者提供更理想的服務(wù)。然而目前相關(guān)管理工作的展開仍然遇到許多問題，通過歸納這些問題能夠總結(jié)為以下幾點。工作人員素質(zhì)不佳，硬件設(shè)施不足，檔案收集雜亂無章等，分析這些問題能夠發(fā)現(xiàn)，想要改善管理工作的效率，就需要相關(guān)工作人員和領(lǐng)導(dǎo)層提高足夠的重視程度，不斷對管理方法和管理理念進(jìn)行革新，同時增強(qiáng)文書檔案管理意識，注意文書和檔案管理工作的銜接，加強(qiáng)人員素質(zhì)，提高檔案意識和工作人員業(yè)務(wù)水平能力等，對當(dāng)前現(xiàn)有的管理機(jī)制進(jìn)行改革和創(chuàng)新，并不斷完善相關(guān)設(shè)備的管理和維護(hù)，才能有效保障相關(guān)管理工作開展的高效化和高質(zhì)量化，使得檔案管理工作能夠符合醫(yī)院工作的需求，進(jìn)而更好地為醫(yī)院服務(wù)。