新形勢下加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的策略研究

王麗英

（沈陽市肛腸醫(yī)院，遼寧 沈陽 110002）

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)也在該過程中取得了巨大的進(jìn)步，面對醫(yī)改力度的提升，更應(yīng)有做好醫(yī)院檔案管理工作，認(rèn)識到檔案管理的重要價(jià)值，為醫(yī)院檔案管理工作制定全新的管理模式，建立檔案管理制度，促進(jìn)檔案內(nèi)容的完整度，為醫(yī)院臨床研究事業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、醫(yī)院檔案的重要作用

在醫(yī)院發(fā)展的過程中，通過檔案內(nèi)容的搭建，可以為醫(yī)院文化的傳承與發(fā)展奠定基礎(chǔ)。檔案在整理的過程中，會將醫(yī)院發(fā)生的各類活動(dòng)進(jìn)行真實(shí)有效的記錄，通過對該資料的有效保存，為醫(yī)院發(fā)展提供了原始的資料記載。而一份完整的醫(yī)院檔案內(nèi)容，將對醫(yī)院發(fā)展進(jìn)行全面的掌控，也為醫(yī)院后續(xù)發(fā)展提供內(nèi)容借鑒與檢索。隨著社會的快速變革與發(fā)展，在醫(yī)療體制中不斷深化，醫(yī)院生存與發(fā)展環(huán)境在此過程中產(chǎn)生了巨大的變化。在新形勢下，醫(yī)院發(fā)展也將與時(shí)俱進(jìn)，這就要求醫(yī)院工作者秉承優(yōu)良的傳統(tǒng)，不斷吸收與借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的科研、技術(shù)經(jīng)驗(yàn)等，共同推進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，而醫(yī)院檔案在此過程中，需要將真實(shí)的科學(xué)研究內(nèi)容記錄在冊，這是醫(yī)院發(fā)展的重要資源，也為后續(xù)醫(yī)院建設(shè)提供有效的素材。通過檔案內(nèi)容，客觀地記錄了醫(yī)務(wù)工作者在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展過程中的心路歷程，這些珍貴的資料將為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)提供翔實(shí)的素材，為后續(xù)醫(yī)務(wù)工作者學(xué)習(xí)醫(yī)院歷史、汲取前輩經(jīng)驗(yàn)提供了豐富的參考。

二、醫(yī)院檔案管理的功能定位

在醫(yī)院日常管理過程中，檔案是最為基礎(chǔ)的內(nèi)容，其自身也存在著特殊性，所以，檔案管理工作人員要做好其功能定位的分析工作，發(fā)揮檔案的重要作用，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)行。

1.一般性功能定位

在檔案發(fā)展過程中，需要做好內(nèi)容的匯總與整理工作。同一般檔案管理工作一樣，需要對發(fā)生的醫(yī)療活動(dòng)及文檔資料進(jìn)行匯總與整理工作。在整理過程中需要妥善處理檔案內(nèi)容中涉及的敏感信息，避免造成該信息的外露。同時(shí)，要做好醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)的全部內(nèi)容整理工作，形成醫(yī)院檔案的內(nèi)容，為醫(yī)院后續(xù)發(fā)展提供寶貴的歷史資料。

做好醫(yī)院業(yè)務(wù)資料內(nèi)容的匯總工作，針對醫(yī)院不同科室，對于某一患者進(jìn)行病情診斷時(shí)，不僅要參考以往的診治病例，對其病情內(nèi)容進(jìn)行有效的對比。還需要根據(jù)以往的治療記錄，對復(fù)診患者進(jìn)行病情的比較，對其過往的病歷及當(dāng)下的病情進(jìn)行比較，合理用藥，通過檔案管理的方式為科室診治提供業(yè)務(wù)資料，從而凸顯出檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理內(nèi)容的重要性。

2.特殊性功能定位

醫(yī)院檔案在發(fā)展過程中有著特殊的功能性，而該內(nèi)容的形成歸因于醫(yī)院社會職能的多元化，不僅在社會中扮演著眾人熟悉的救死扶傷的職能，還要承擔(dān)臨床應(yīng)用、醫(yī)療教學(xué)等任務(wù)，所以，檔案將以案例教學(xué)的方式出現(xiàn)，不斷向著治療經(jīng)驗(yàn)內(nèi)容著手，融入更多的課題研究方向，這就是檔案管理內(nèi)容的特殊功能，通過內(nèi)容的記錄與管理，促進(jìn)自身業(yè)務(wù)的發(fā)展與提升。

首先是輔助科研工作。不可否認(rèn)，醫(yī)院在發(fā)展過程中需要承擔(dān)起自身的科研任務(wù)，這一方面內(nèi)容的建立與一些大型的醫(yī)科大學(xué)及科研機(jī)構(gòu)相比，雖然不需要進(jìn)行內(nèi)容的詳細(xì)分支，但也應(yīng)以本單位患者病例作為載體，通過檔案內(nèi)容的記錄，促進(jìn)自身業(yè)務(wù)的提升。

其次是輔助教學(xué)工作。在很多醫(yī)學(xué)院的實(shí)習(xí)生在畢業(yè)后，需要通過在醫(yī)院的實(shí)習(xí)完成自身經(jīng)驗(yàn)的培養(yǎng)，所以說，大部分醫(yī)院應(yīng)做好自身在教學(xué)、科研及臨床方面的任務(wù)，通過檔案可以為實(shí)習(xí)生提供大量的素材，為實(shí)習(xí)生對專題內(nèi)容及案例參考，滿足他們對于知識內(nèi)容的學(xué)習(xí)需求。

二、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1.制度體系的缺失

醫(yī)院在檔案管理過程中，會將檔案管理內(nèi)容分類信息及綜合檔案兩個(gè)部門，且兩個(gè)部門都是相互獨(dú)立開展工作內(nèi)容的。前者在醫(yī)院中管理的多是資源內(nèi)容，后者是對患者的信息內(nèi)容進(jìn)行有效的整理與保管。但基于檔案信息內(nèi)容從前端的收集與整理，到后期的保管工作，都需要兩個(gè)部門相互協(xié)調(diào)才能完成，但基于缺乏有效的溝通，沒有制定檔案管理制度，缺乏統(tǒng)一的建立與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，使醫(yī)院檔案工作失去規(guī)范化與科學(xué)化，無法形成相應(yīng)的管理制度。導(dǎo)致管理過程中出現(xiàn)丟失、遺漏的現(xiàn)象，使檔案內(nèi)容缺乏完整度與全面化，這也是檔案管理工作中的重大問題，并在一定程度上降低了醫(yī)院檔案管理工作的效率[1]。

2.檔案管理人員的專業(yè)性

在檔案管理工作的過程中，需要根據(jù)現(xiàn)狀對檔案內(nèi)容加以分析，促進(jìn)醫(yī)院檔案的發(fā)展與進(jìn)步。但在當(dāng)前，檔案管理的工作人員由于缺乏專業(yè)性，所以，在整個(gè)工作開展過程中無法形成較高的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，沒有辦法掌握到檔案理論與管理內(nèi)容的精髓。而一些年紀(jì)較長的檔案管理人員，他們的思想觀念較為陳舊，對于現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用不夠熟練，從而為醫(yī)院檔案管理工作的開展帶去困難。當(dāng)然，醫(yī)院檔案管理工作還存在人員流動(dòng)較大的風(fēng)險(xiǎn)，這一內(nèi)容的變化也會制約著醫(yī)院檔案工作的發(fā)展與進(jìn)步，較大的人員變動(dòng)將不利于檔案工作規(guī)范化的存儲，規(guī)?；瘍?nèi)容的積累[2]。一些經(jīng)驗(yàn)豐富的工作者無法將經(jīng)驗(yàn)內(nèi)容累積傳承，從而限制了醫(yī)院檔案管理工作的專業(yè)化，更降低了相應(yīng)的管理效率。

3.時(shí)代性的缺失

現(xiàn)代化醫(yī)療管理快速發(fā)展，醫(yī)院檔案工作無法與時(shí)代發(fā)展需求相同步，將會影響自身的發(fā)展與變革。隨著信息技術(shù)的快速完善，醫(yī)院檔案管理工作在其發(fā)展過程中，將面臨巨大的挑戰(zhàn)，最為顯著的內(nèi)容為部分醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)較為落后，無法滿足現(xiàn)代化科技的發(fā)展。從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案在管理過程中，無法提升自身的工作效率，影響工作內(nèi)容的開展。不僅如此，在醫(yī)院檔案管理工作中，由于管理方式、保存方式的不合理，都將使工作開展面臨較大的困難。目前，仍有一些醫(yī)院在檔案工作中運(yùn)用手工檢索的方式進(jìn)行內(nèi)容的記錄，這在一定程度上降低了檔案管理工作的執(zhí)行效率[3]。

三、新形勢對檔案管理的要求

1.從政治環(huán)境來講

醫(yī)療改革是醫(yī)院發(fā)展中的亙古不變的話題，它將指引著醫(yī)院整體的發(fā)展趨勢，所以，在醫(yī)改過程中要強(qiáng)化醫(yī)院各個(gè)期間的規(guī)劃與建設(shè)，通過對各類規(guī)劃圖、許可證、委托書等資料內(nèi)容的管理，以及日常所用的水電煤氣、清潔消毒、食堂管理方面的資料內(nèi)容進(jìn)行收集，將有助于后續(xù)工作運(yùn)行及維護(hù)，將為后續(xù)醫(yī)院企業(yè)發(fā)展與維護(hù)提供原始資料，促進(jìn)管理工作更高的執(zhí)行與內(nèi)容的可溯性。在醫(yī)院改革發(fā)展與變化中，都將遵從現(xiàn)代醫(yī)院管理制度指導(dǎo)意見進(jìn)行內(nèi)容的建立與決策，其中包括決策機(jī)制、資產(chǎn)管理、人力資源管理、人員培養(yǎng)、科研管理、后勤管理、信息管理等制度，隨著這些內(nèi)容的建立與革新，都將與檔案資源的挖掘與分析有著重大的關(guān)系[4]。

2.從技術(shù)環(huán)境來講

隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)乃至云計(jì)算的時(shí)代已經(jīng)到來，面對信息技術(shù)空前的發(fā)展，醫(yī)療工作也應(yīng)向著數(shù)據(jù)化、信息化的方向轉(zhuǎn)變。針對衛(wèi)生部門的管理需求，醫(yī)院管理層及各部門有著決策分析需求及大眾共享需求，需要通過信息建立的方式去滿足多元化的需求，所以，醫(yī)院更應(yīng)做好自身的檔案管理工作，并使檔案內(nèi)容向著標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的方式優(yōu)化與完善，為檔案信息檢索提供更為高效、便捷的資源共享平臺[5]。

3.從社會環(huán)境來講

基于信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)療工作可以借助信息技術(shù)，可以通過計(jì)算機(jī)開展檔案管理工作，對現(xiàn)有的檔案內(nèi)容進(jìn)行開發(fā)與二次利用，如接受相關(guān)的信息內(nèi)容，完成醫(yī)院的行政管理工作、黨群管理內(nèi)容，開展科研教學(xué)、整體醫(yī)療設(shè)備管理、醫(yī)療工作收入、耗材的使用、醫(yī)院的基本建設(shè)、病案管理等，甚至可以通過信息檢索的方式快速完成內(nèi)容的查找。以透明化的方式才能對患者提供實(shí)際的訴求，避免發(fā)生矛盾。針對該問題，醫(yī)院要做好檔案管理工作，對患者的病情進(jìn)行及時(shí)、便捷、真實(shí)、完整的記錄，才能有效解決該問題，化解醫(yī)患間的矛盾[6]。

四、醫(yī)院檔案管理工作策略研究

1.建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院檔案管理過程中要做好執(zhí)行與發(fā)展工作，實(shí)現(xiàn)階段性的創(chuàng)新。首先，要做好檔案管理內(nèi)容的統(tǒng)一化與標(biāo)準(zhǔn)化，確保檔案管理工作以規(guī)范化的方式執(zhí)行下去，基于醫(yī)院檔案管理工作的開展情況，通過統(tǒng)一的形式，對檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃，才能促進(jìn)醫(yī)院的健康與可持續(xù)發(fā)展，并保證該工作在后面發(fā)展得以順利地執(zhí)行下去[7]。在該基礎(chǔ)上，需要醫(yī)院各個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)對其工作內(nèi)容加以重視，不僅要認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義，還應(yīng)做好檔案管理工作，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。對于醫(yī)院檔案管理中的管理人員要進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，幫助他們掌握更多的專業(yè)知識與信息技術(shù)，提升其專業(yè)水平與業(yè)務(wù)處理能力，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，才能在后續(xù)的實(shí)際工作中，夯實(shí)自身的技術(shù)與管理能力，發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。更好地滿足時(shí)代的發(fā)展需求，促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)與科學(xué)事業(yè)的進(jìn)步，提升醫(yī)院在社會中的發(fā)展效率[8]。

2.增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)

在檔案管理過程中，需要更多業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，綜合素質(zhì)高的人員加入到醫(yī)院檔案管理工作隊(duì)伍中，甚至可以建立專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)。隨著我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步，醫(yī)療福利不斷增加，醫(yī)院的發(fā)展備受社會的矚目。面對這樣的變化，加之現(xiàn)代社會信息的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平的提升，醫(yī)院檔案管理工作更應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，使其朝著現(xiàn)代化的管理方向發(fā)展與變化。這時(shí)，醫(yī)院檔案管理工作者需要屏棄傳統(tǒng)的管理手段，不斷更新自身的綜合素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力，才能在檔案管理工作中不斷對檔案功能進(jìn)行填充，滿足多元化的工作需求。在后續(xù)檔案管理工作人員招聘過程中，需要全方位綜合化地對面試者進(jìn)行考量，提升相關(guān)工作人員的理論知識與實(shí)踐能力，才能在檔案工作中，提升他們工作的積極性，激發(fā)從業(yè)者在工作方面的全部熱情。為了使檔案管理工作在開展過程中收獲到較高的評價(jià)，應(yīng)激發(fā)檔案管理工作者在工作中具備較強(qiáng)的責(zé)任意識與服務(wù)意識。需要對聘請的人員進(jìn)行嚴(yán)格的考量，為其提出具有創(chuàng)新性的問題才能甄選出德才兼?zhèn)涞墓ぷ魅藛T。幫助他們在工作中可以更好地發(fā)揮自身的業(yè)務(wù)能力，從而滿足時(shí)代的發(fā)展需求。在執(zhí)行該條件下，醫(yī)院檔案管理工作也會隨著時(shí)代的發(fā)展得到創(chuàng)新，還能在發(fā)展過程中穩(wěn)步向前，實(shí)現(xiàn)檔案自身的使用價(jià)值。

3.完善軟硬件設(shè)施

醫(yī)院檔案在管理過程中，需要保障檔案內(nèi)容符合現(xiàn)代化發(fā)展需要，不斷完善檔案管理中的軟件與硬件設(shè)施。特別是在網(wǎng)絡(luò)信息不斷發(fā)展的時(shí)代，醫(yī)院檔案管理工作更應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，滿足時(shí)代發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)自身的重要價(jià)值，優(yōu)化檔案管理的思維，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化的管理。在管理過程中，可以向著具有先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的醫(yī)院取經(jīng)，引進(jìn)規(guī)范化管理設(shè)施與軟件，確保醫(yī)院檔案管理工作效率得到提升。針對檔案內(nèi)容存儲與信息內(nèi)容的檢索為多數(shù)人員的需求，所以，在該內(nèi)容處理過程中，應(yīng)以節(jié)約時(shí)間為首要任務(wù)，不斷對其功能進(jìn)行完善，使檔案檢索工作更為方便些。更重要的是，醫(yī)院檔案管理工作在信息發(fā)展的過程中，應(yīng)提升管理效率，防止黑客入侵對醫(yī)院檔案管理工作造成負(fù)面影響?；诖?，在日常檔案管理過程中，有關(guān)管理人員要做好醫(yī)院檔案安全與防范工作，禁止將機(jī)密文件內(nèi)容存入網(wǎng)絡(luò)中，防止網(wǎng)絡(luò)癱瘓?jiān)斐蓛?nèi)容的遺失與外漏。在現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行模式下，要做好醫(yī)院檔案管理工作，就要確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性與完整性，做好檔案管理工作的規(guī)范化內(nèi)容，就要強(qiáng)化醫(yī)院管理設(shè)施的搭建。增強(qiáng)管理人員的安全意識，使他們在日常工作中可以利用科學(xué)的方式促進(jìn)檔案工作更規(guī)范化的執(zhí)行，做好醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化建設(shè)，提升醫(yī)院在社會中的發(fā)展地位，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

結(jié)語

醫(yī)院檔案工作有著重要的意義，所以在檔案管理工作中，要確保各項(xiàng)工作以規(guī)范化的方式開展，同時(shí)，基于檔案管理中的一些問題，要以現(xiàn)代化的方式進(jìn)行改進(jìn)，不斷提升檔案管理人員的思維的高度，夯實(shí)他們的綜合素養(yǎng)，才能在工作中以更為科學(xué)化、合理化的方式，對檔案內(nèi)容進(jìn)行有效化的管理，并向著現(xiàn)代化、智能化的方向發(fā)展。從醫(yī)院的實(shí)情出發(fā)，不斷改進(jìn)與創(chuàng)新，使檔案管理工作能夠促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。