談事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效能提升

欒炳燕

（山東青島西海岸新區(qū)老年大學(xué)，山東 青島 266400）

在對(duì)行政、機(jī)關(guān)、科研以及醫(yī)療公益等事業(yè)單位的檔案管理模式進(jìn)行深入調(diào)研和分析的過(guò)程中，需要將其業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍與檔案信息管理現(xiàn)狀進(jìn)行精準(zhǔn)適配，因此也能夠直接關(guān)聯(lián)到社會(huì)信息資源的整合效果。在對(duì)各地區(qū)事業(yè)單位的檔案管理工作制度體系進(jìn)行研究和分析的過(guò)程中，不能夠忽略其紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的適配度和信息安全等管理服務(wù)要點(diǎn)。

一、事業(yè)單位檔案管理的主要收存范圍

1.行政檔案和人事檔案

根據(jù)事業(yè)單位的具體行政劃分和歸屬，行政檔案和人事檔案都集中歸納于單位內(nèi)部檔案管理體系之中。其中行政檔案主要涵蓋上級(jí)和下級(jí)部門(mén)收發(fā)的各類(lèi)文件和資料，以及單位內(nèi)部各個(gè)部門(mén)的會(huì)議記錄紀(jì)要、信函報(bào)表、統(tǒng)計(jì)類(lèi)資料等[1]。其中人事檔案主要涵蓋在編人員的檔案資料、招聘材料模板、登記表格花名冊(cè)、聘用合同、審批表格、年度考評(píng)資料等。在事業(yè)單位的檔案管理體系中，行政檔案和人事檔案所占比例相對(duì)偏高，也與事業(yè)單位自身業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所處范圍有關(guān)。在對(duì)以上兩類(lèi)檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)和管理的過(guò)程中，需要根據(jù)事業(yè)單位內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行編號(hào)和分類(lèi)管理，以各類(lèi)文件資料的接收單位或者發(fā)送單位為主要查詢編號(hào)，也能夠進(jìn)一步歸總單位內(nèi)部和外部檔案資料的來(lái)源以及去向。尤其涉及到上下級(jí)部門(mén)的轉(zhuǎn)發(fā)文件資料以及會(huì)議通知紀(jì)要等檔案信息，都需要進(jìn)一步提升保密和查詢級(jí)別[2]。

2.財(cái)務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案

在不同地域的事業(yè)單位中，財(cái)務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案所占比例普遍存在較大差異，并且能夠直接關(guān)聯(lián)到事業(yè)單位內(nèi)部信息流和財(cái)務(wù)資金流的完整性和可持續(xù)性[3]。在對(duì)以上兩類(lèi)檔案信息以及文件資料進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)的過(guò)程中，需要對(duì)紙質(zhì)憑證和電子憑據(jù)進(jìn)行全面檢驗(yàn)，并將相關(guān)檔案信息的開(kāi)放權(quán)限設(shè)置在指定管理部門(mén)的層面之上。尤其對(duì)于財(cái)務(wù)檔案而言，檔案管理人員需要對(duì)各類(lèi)財(cái)務(wù)支出收入憑證、審批手續(xù)報(bào)表、預(yù)算方案、稅務(wù)資料、社保資料、固定資產(chǎn)資料以及專(zhuān)項(xiàng)財(cái)務(wù)分析報(bào)告等進(jìn)行分類(lèi)管理和編號(hào)。事業(yè)單位所涉及的業(yè)務(wù)檔案收納范圍相對(duì)比較廣泛，例如職業(yè)技能鑒定、業(yè)務(wù)會(huì)議紀(jì)要、組織實(shí)施資料等，都會(huì)直接影響到事業(yè)單位和其他同等級(jí)單位的合作交流和信息共享模式。在對(duì)財(cái)務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)和管理的過(guò)程中，檔案管理人員還需要對(duì)相關(guān)財(cái)務(wù)管理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)放查詢權(quán)限[4]。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的不足

1.專(zhuān)業(yè)人才缺乏

在各個(gè)城市和地區(qū)的事業(yè)單位中，檔案管理部門(mén)的專(zhuān)業(yè)人才存在缺乏的現(xiàn)象，因此也會(huì)直接影響到對(duì)單位內(nèi)和單位外相關(guān)檔案信息的整合效果，還會(huì)直接關(guān)聯(lián)到相關(guān)政策信息以及地方通知文件的傳達(dá)效率[5]。在行政事業(yè)單位和醫(yī)療科研類(lèi)事業(yè)單位中，其主營(yíng)業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍相對(duì)比較固定，因此在引進(jìn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才和管理人才的過(guò)程中，專(zhuān)業(yè)偏向性非常嚴(yán)重，不能夠及時(shí)引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，也并未對(duì)在編人員進(jìn)行針對(duì)性的業(yè)務(wù)活動(dòng)培訓(xùn)和管理培訓(xùn)。專(zhuān)業(yè)人才缺乏的現(xiàn)象非常普遍，因此也會(huì)直接關(guān)聯(lián)到事業(yè)單位檔案管理制度和服務(wù)模式的完善性和系統(tǒng)性，還會(huì)對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和培訓(xùn)活動(dòng)的正常開(kāi)展造成一定影響。專(zhuān)業(yè)人才缺乏的問(wèn)題，與事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理意識(shí)比較淡薄有關(guān)，因此并不能貫徹落實(shí)新型檔案管理制度中的相關(guān)規(guī)定，對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的更新和完善工作也并不重視。

2.處于被動(dòng)管理狀態(tài)

部分事業(yè)單位的檔案管理意識(shí)比較淡薄，大部分工作時(shí)間內(nèi)始終處于被動(dòng)管理的狀態(tài)，不能夠主動(dòng)收集相關(guān)檔案信息資源，也會(huì)直接影響到相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)和行政審批活動(dòng)的正常推進(jìn)。處于被動(dòng)管理狀態(tài)的事業(yè)單位檔案管理體系，還會(huì)直接關(guān)聯(lián)到上級(jí)部門(mén)和下級(jí)部門(mén)分發(fā)的檔案文件信息完整性和安全性。部分事業(yè)單位的檔案管理人員，在對(duì)各類(lèi)檔案信息資源進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)和管理的過(guò)程中，對(duì)后端數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全檢驗(yàn)工作不重視，因此很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)資源丟失和錯(cuò)誤等情況，對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)安全性和完整性非常不利。處于被動(dòng)管理狀態(tài)的事業(yè)單位檔案管理模式，對(duì)其他業(yè)務(wù)活動(dòng)和行政管理活動(dòng)的落實(shí)過(guò)程造成了一定影響，也會(huì)間接抑制單位內(nèi)部工作人員的工作積極性。

3.信息化管理意識(shí)淡薄

部分事業(yè)單位在對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行單獨(dú)管理的過(guò)程中，部分工作人員的信息化管理意識(shí)比較淡薄，不能夠合理運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備，對(duì)事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)部存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)并不關(guān)注，也會(huì)直接關(guān)聯(lián)到不同類(lèi)別檔案信息資源的可持續(xù)利用狀態(tài)。信息化管理意識(shí)比較淡薄的工作人員，其信息素養(yǎng)普遍不高，也并未積極參與到崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)和管理培訓(xùn)等相關(guān)活動(dòng)之中。在事業(yè)單位的信息化建設(shè)和改革階段中，需要將各類(lèi)硬件設(shè)施與軟件系統(tǒng)信息資源進(jìn)行同步部署和應(yīng)用，若單位內(nèi)部工作人員的信息化管理意識(shí)比較淡薄，也會(huì)顯著降低信息管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的實(shí)際利用率，很容易產(chǎn)生較多冗余的數(shù)據(jù)信息資源，還會(huì)出現(xiàn)信息安全風(fēng)險(xiǎn)因素。信息化管理意識(shí)淡薄的單位和工作人員，對(duì)單位內(nèi)部和外部檔案信息的完整性和連貫性產(chǎn)生了負(fù)面影響。

三、事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效能提升的有效路徑

1.更新檔案管理的思維觀念

為有效提升事業(yè)單位的管理水平以及服務(wù)效能，需要全員更新檔案管理的思維觀念，并充分重視在日常工作過(guò)程中經(jīng)手的各類(lèi)檔案文件資料，保證每項(xiàng)檔案文件的真實(shí)性和可靠性。在更新檔案管理思維觀念的過(guò)程中，也需要結(jié)合當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位所適用的檔案管理制度以及地方規(guī)定，事業(yè)單位可以根據(jù)自身實(shí)際需求制定和完善管理制度體系，并定期開(kāi)展專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和管理培訓(xùn)等教育活動(dòng)以及宣傳活動(dòng)，并對(duì)在編人才和新進(jìn)人才進(jìn)行定期崗位考核。對(duì)于業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍比較固定的事業(yè)單位而言，在更新檔案管理工作思維觀念的基礎(chǔ)之上，還需要對(duì)單位內(nèi)部和外部檔案管理方法進(jìn)行同步更新，并確保檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的部署和應(yīng)用過(guò)程符合單位自身建設(shè)需求。在更新檔案管理思維觀念的過(guò)程中，也需要將事業(yè)單位視為一個(gè)整體，并對(duì)全體職工的檔案管理意識(shí)進(jìn)行定期鞏固。

2.組建專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

為了提升檔案管理的實(shí)際效能，應(yīng)組建專(zhuān)業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍。在組建專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍過(guò)程中，需要重點(diǎn)提升其管理意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，對(duì)照傳統(tǒng)的檔案管理模式和觀念，定期融入新型檔案管理方法，將以往的數(shù)據(jù)資料整合流程轉(zhuǎn)換成主動(dòng)的檔案信息資源獲取模式。尤其對(duì)于新進(jìn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才和管理人才而言，都需要對(duì)檔案管理工作和服務(wù)模式中的重點(diǎn)和難點(diǎn)進(jìn)行全面解讀和創(chuàng)新設(shè)計(jì)，才能夠?qū)崿F(xiàn)連貫的事業(yè)單位檔案管理模式應(yīng)用目標(biāo)。在組建專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍過(guò)程中，事業(yè)單位的相關(guān)管理人員和檔案管理部門(mén)工作人員需要進(jìn)行深度溝通與交流，并根據(jù)事業(yè)單位所在行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的相關(guān)重點(diǎn)和要點(diǎn)內(nèi)容，及時(shí)更新和完善單位內(nèi)部檔案管理模型。在組建專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍過(guò)程中，相關(guān)工作人員還需要對(duì)不同類(lèi)別檔案文件信息進(jìn)行重點(diǎn)篩選和安全審計(jì)，并定期排查檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中的安全隱患因素。

3.合理應(yīng)用新型檔案管理方法

事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展，應(yīng)注重方法創(chuàng)新，通過(guò)方法創(chuàng)新提升服務(wù)效能。在合理應(yīng)用新型檔案管理方法的過(guò)程中，事業(yè)單位的檔案管理工作人員需要及時(shí)構(gòu)建和完善檔案存取標(biāo)準(zhǔn)以及編碼規(guī)則，并根據(jù)檔案文件的重要性和保密性進(jìn)行信息篩選和統(tǒng)計(jì)分析。針對(duì)不同行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的事業(yè)單位而言，應(yīng)用新型檔案管理方法，需要在提升管理工作效率的基礎(chǔ)之上，對(duì)內(nèi)構(gòu)建安全保密機(jī)制，對(duì)外構(gòu)建數(shù)據(jù)資源管理目錄，才能夠進(jìn)一步提升和鞏固檔案管理流程的可持續(xù)性和連貫性。除此以外，還應(yīng)根據(jù)發(fā)展所需，進(jìn)行檔案優(yōu)化設(shè)計(jì)，適當(dāng)增減內(nèi)容、改變形式等，為實(shí)際應(yīng)用提供支持。例如，有效地增加檔案中的圖片信息，提升檔案的視覺(jué)效果。在應(yīng)用新型檔案管理方法的過(guò)程中，專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員需要精準(zhǔn)適配事業(yè)單位的實(shí)際管理需求以及業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍，以免影響到事業(yè)單位內(nèi)部信息資源的正常獲取和共享機(jī)制。

4.部署應(yīng)用數(shù)字化檔案服務(wù)模式

增設(shè)計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立數(shù)字化的檔案管理體系，充分利用數(shù)字化信息技術(shù)和自動(dòng)化程序編程來(lái)代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工文字檔案處理和管理方法，從根本上提升檔案管理方法，提升事業(yè)單位檔案管理的時(shí)效性。根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際應(yīng)用需求，在部署和應(yīng)用數(shù)字化檔案服務(wù)模式的過(guò)程中，需要對(duì)各個(gè)信息處理終端的數(shù)據(jù)交換接口進(jìn)行安全驗(yàn)證，并在全面的身份認(rèn)證機(jī)制基礎(chǔ)之上，對(duì)不同業(yè)務(wù)部門(mén)和行政管理部門(mén)開(kāi)放檔案借閱和查詢權(quán)限。部分事業(yè)單位會(huì)將線上和線下服務(wù)模式相結(jié)合，對(duì)檔案管理部門(mén)的人員配置和崗位職責(zé)進(jìn)行重新劃分，但是需要將數(shù)字化檔案管理和服務(wù)模式中的重要業(yè)務(wù)操作流程進(jìn)行模塊化分析，才能夠進(jìn)一步界定電子檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)操作邊界以及功能結(jié)構(gòu)。事業(yè)單位采用全新的管理模式能夠有效增強(qiáng)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)的信息協(xié)調(diào)性，對(duì)信息資料進(jìn)行科學(xué)管理也能夠提升檔案資料的有效使用。事業(yè)單位采用數(shù)字化程序來(lái)代替人工管理，能有效降低人為失誤的出現(xiàn)，也能夠降低人力資源成本。

5.建立健全檔案管理制度體系

在不同機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，建立健全檔案管理制度體系，需要朝向規(guī)范化以及精細(xì)化的管理方向進(jìn)行完善和優(yōu)化，并需要進(jìn)一步凸顯檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平，在統(tǒng)一部署和應(yīng)用信息技術(shù)工具和計(jì)算機(jī)終端系統(tǒng)設(shè)備的過(guò)程中，還需要合理配置各類(lèi)檔案管理資源和數(shù)據(jù)信息。根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際業(yè)務(wù)管理需求，在建立健全檔案管理制度體系的過(guò)程中，需要對(duì)行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案以及業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行合理劃分，并確保各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)信息資源在存儲(chǔ)過(guò)程中的完整性和安全性。在原有檔案管理工作制度基礎(chǔ)上，對(duì)管理體系進(jìn)行全方位的調(diào)整和完善。將原有的檔案信息記錄和安全管理工作交由各自部門(mén)內(nèi)部承擔(dān)，將工作責(zé)任進(jìn)行轉(zhuǎn)移，確保檔案管理工作的有效性。在建立健全事業(yè)單位的內(nèi)部檔案管理制度體系過(guò)程中，還需要及時(shí)設(shè)立崗位激勵(lì)機(jī)制以及績(jī)效考核機(jī)制，并充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)，對(duì)各類(lèi)檔案文件和數(shù)據(jù)信息的存取以及查詢過(guò)程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管和統(tǒng)計(jì)分析，避免出現(xiàn)信息泄漏等安全責(zé)任事故問(wèn)題。

6.積極引入社會(huì)監(jiān)督渠道

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，積極引入社會(huì)監(jiān)督渠道，也能夠顯著提升檔案管理工作水平以及服務(wù)效能，還能夠?qū)ι鐣?huì)公眾公開(kāi)展示事業(yè)單位自身文化創(chuàng)設(shè)成效。但是在引入社會(huì)監(jiān)督渠道的過(guò)程中，各地事業(yè)單位不僅限于官方網(wǎng)站、官方微博以及微信公眾號(hào)，還可以通過(guò)多種社交媒體平臺(tái)宣傳正能量的內(nèi)容。在對(duì)各地區(qū)事業(yè)單位的檔案管理制度體系以及服務(wù)意識(shí)進(jìn)行深度調(diào)研的過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)也能夠及時(shí)介入到社會(huì)監(jiān)督渠道之中，還能夠根據(jù)事業(yè)單位所處行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的具體服務(wù)范圍以及業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍，精準(zhǔn)對(duì)應(yīng)社會(huì)公眾群體和行業(yè)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)。在事業(yè)單位對(duì)內(nèi)進(jìn)行檔案管理服務(wù)改革的過(guò)程中，也需要充分傾聽(tīng)社會(huì)公眾力量的意見(jiàn)和建議，并需要將相關(guān)管理信息進(jìn)行脫敏披露，例如財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及行政審批程序等相關(guān)內(nèi)容，在確保檔案數(shù)據(jù)信息完整性和安全保密性的基礎(chǔ)之上，可以將二次處理以及三次處理的數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行公開(kāi)展示。在引入眾多社會(huì)公眾監(jiān)督渠道的過(guò)程中，地方事業(yè)單位也能夠接收上級(jí)部門(mén)和下級(jí)部門(mén)反饋的相關(guān)業(yè)務(wù)處理信息和反饋意見(jiàn)，并能夠逐步貫通原有業(yè)務(wù)領(lǐng)域，顯著提升事業(yè)單位內(nèi)部和社會(huì)公眾層面的信息資源共享效率。

結(jié)語(yǔ)

檔案的形成、立卷、歸檔整理與應(yīng)用對(duì)干部提拔使用、加快機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展等方面均有著積極作用。檔案管理信息化建設(shè)可以讓檔案管理工作水平邁入新臺(tái)階，有益于實(shí)現(xiàn)對(duì)歷史檔案資源的最大化利用，還可以確保檔案信息存儲(chǔ)的可靠性與完整性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變以往的理念，采取針對(duì)性手段加大檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)力度，從根本上促進(jìn)其信息化水平的全面提升，讓其檔案資料發(fā)揮出最大價(jià)值，繼而全面提高其整體管理水平。