大學(xué)生檔案在就業(yè)過程中的綜合利用研究

趙 峰

（法庫縣社會事務(wù)服務(wù)與行政執(zhí)法中心，遼寧 沈陽 110400）

大學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間生活、學(xué)習(xí)、各類社會活動的真實(shí)記錄，全面地反映了學(xué)生德、智、體、美等各方面的表現(xiàn)，它作為畢業(yè)生、用人單位與學(xué)校之間的可靠橋梁，在當(dāng)今就業(yè)競爭激烈，畢業(yè)生就業(yè)實(shí)行雙向選擇的條件下，為用人單位了解畢業(yè)生，選拔合適人才提供了重要依據(jù)，為促進(jìn)校企合作辦學(xué)，改善學(xué)校就業(yè)服務(wù)提供了有效參考。

一、大學(xué)生檔案在就業(yè)工作中的作用

1.大學(xué)生檔案是大學(xué)生就業(yè)的重要憑證

大學(xué)生檔案綜合記錄了學(xué)生在校學(xué)習(xí)、課外活動、社會實(shí)踐、社會關(guān)系、政治面貌等方面的內(nèi)容，集中系統(tǒng)地反映了大學(xué)生在校期間的個人成長狀況，在學(xué)生就業(yè)工作中的定崗、定職、晉升、出國深造、工資待遇、工作調(diào)動、勞動保障等方面具有重要憑證作用，是學(xué)生各種手續(xù)辦理不可或缺的證明材料，很多工作如考研、自主創(chuàng)業(yè)、領(lǐng)取養(yǎng)老金、結(jié)婚生育等都需要到學(xué)生所屬人才市場開具證明，如果沒有檔案就無法辦理各種相關(guān)證明?？傊?，真實(shí)完整的學(xué)生檔案對畢業(yè)生就業(yè)起到非常重要的作用，對于保障畢業(yè)生就業(yè)后的個人合法權(quán)益也具有重要意義。

2.學(xué)生檔案是用人單位選拔人才的重要依據(jù)

大學(xué)生檔案作為檔案門類中的其中一種，其真實(shí)有效的信息資源，成為用人單位招聘、選拔人才的重要參考依據(jù)之一。隨著大學(xué)生就業(yè)趨勢的不斷變化、就業(yè)制度的不斷改革，用人單位對大學(xué)生檔案的要求也不斷提高，大批的畢業(yè)生將進(jìn)入人才市場，經(jīng)受市場的考驗(yàn)，在雙向選擇就業(yè)時，用人單位除了查看畢業(yè)生簡歷、筆試、面試成績外，還會要求查閱學(xué)生檔案，以此全面了解學(xué)生綜合素質(zhì)，如果學(xué)生檔案不夠全面完整，將會極大地影響學(xué)生的錄用情況。因此，是否能為用人單位選拔、任用、考核畢業(yè)生提供翔實(shí)可靠的檔案材料，將直接關(guān)系到學(xué)生能否順利就業(yè)、關(guān)系到學(xué)生的切身利益[1]。

3.學(xué)生檔案是學(xué)校改善就業(yè)服務(wù)的有效參考

高校對學(xué)生檔案的管理，是根據(jù)人才市場和用人單位對畢業(yè)生的需求，合理化地規(guī)劃與配置學(xué)生的檔案內(nèi)容，使其能更好地為企業(yè)用人和院校專業(yè)人才培養(yǎng)提供有效參考。畢業(yè)生離校后，高校就業(yè)指導(dǎo)中心通過畢業(yè)生前后學(xué)生檔案資料的有效銜接，實(shí)時追蹤學(xué)生的就業(yè)渠道、就業(yè)去向等就業(yè)信息，不但有利于學(xué)校了解畢業(yè)生的工作情況和表現(xiàn)，以此加強(qiáng)高校與企業(yè)之間的交流和溝通，促進(jìn)校企合作辦學(xué)，并為高校開設(shè)就業(yè)、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)課程提供案例，還有利于高校迅速掌握社會對人才的需求導(dǎo)向，從而為學(xué)校改善就業(yè)服務(wù)，優(yōu)化招生方案，改革人才培養(yǎng)計劃提供依據(jù)。

二、大學(xué)生就業(yè)過程中檔案的利用特點(diǎn)

1.大學(xué)生檔案利用主體明確

不同的利用主體對學(xué)生檔案的利用需求也有所不同，因此若想獲得學(xué)生檔案最佳利用效果，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案利用的最大化，就必須掌握利用主體相關(guān)內(nèi)容；學(xué)生檔案利用主體主要有個體用戶和集體用戶，在校內(nèi)，個體用戶主要是在校生、在校職工及其他個體用戶，校外個體用戶主要是高校畢業(yè)生；校內(nèi)集體用戶主要是分管學(xué)生檔案的各個部門，例如教務(wù)部、學(xué)生處、就業(yè)指導(dǎo)中心等，校外集體用戶主要是企事業(yè)等各用人單位；學(xué)生是學(xué)校的主體，無論是在校生還是畢業(yè)生因?yàn)樯龑W(xué)、面試、學(xué)籍認(rèn)證、補(bǔ)辦證明等很大程度上都會用到學(xué)生檔案；學(xué)生檔案管理部門多，管理分散，學(xué)校各部門在平時工作中相互協(xié)調(diào)合作，也會不同程度需要用到相應(yīng)的學(xué)生檔案為就業(yè)單位開具證明、向就業(yè)單位推薦優(yōu)秀畢業(yè)生等；各企事業(yè)單位在招生過程中，為選拔合適人才，最直接有效的方式是利用學(xué)生檔案作參考、借鑒[2]。

2.大學(xué)生檔案利用內(nèi)容豐富

大學(xué)生檔案利用內(nèi)容是由檔案利用主體決定的。大學(xué)生就業(yè)過程中主要是學(xué)生、學(xué)校、用人單位三方面對學(xué)生檔案的利用，不同的利用主體對大學(xué)生檔案的利用需求各不相同，其中學(xué)生個人和就業(yè)單位的利用率相比學(xué)校普遍較大，學(xué)生利用最多的是畢業(yè)證學(xué)位證，用人單位對大學(xué)生檔案利用的內(nèi)容主要有招生錄取名冊、畢業(yè)證及學(xué)位證證明材料、成績單、入黨證明材料、體檢表等，原因是不同的檔案材料更能反映學(xué)生的綜合素質(zhì)，更能為單位選拔人才提供有效參考，有些特殊崗位需要學(xué)生提供四、六級、計算機(jī)二級等級證書、相關(guān)的專業(yè)資格證書等。優(yōu)秀班干、優(yōu)秀團(tuán)干、各類獎學(xué)金的證書、各類競賽優(yōu)秀名次證書等是學(xué)校利用大學(xué)生檔案的主要內(nèi)容，因?yàn)檫@些內(nèi)容是學(xué)校評優(yōu)評先活動主要依據(jù)。

3.學(xué)生檔案利用方式便捷

利用方式則主要是通過到館利用，包括本人到館以及委托他人到館、信函利用等方式實(shí)現(xiàn)。到館利用是目前各檔案利用主體采用最多的利用方式，其中，學(xué)生用戶本人到館利用是最直接、最便捷的方式，除學(xué)生本人到館利用外，也有部分用戶采用委托他人到館利用的方式實(shí)現(xiàn)利用，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因主要是利用主體由于時間和空間的限制而造成不便；信函利用這種利用方式相對較少，主要是用人單位通過信函的方式咨詢檔案服務(wù)，其他利用主體均利用較少；總之，大學(xué)生檔案的利用方式主要為到館利用和信函利用，并以到館利用為主，信函利用為輔。

三、大學(xué)生檔案在就業(yè)過程中綜合利用的對策

1.查擺大學(xué)生檔案在就業(yè)利用中存在的問題

1.1 大學(xué)生檔案內(nèi)容不盡完善。用人單位對大學(xué)生檔案的一般要求是最全面地體現(xiàn)出學(xué)生在校期間德、智、體、美等方面的基本狀況，更多地希望是從中了解學(xué)生的個人素質(zhì)、成就、能力、誠信等方面的材料，然而，原有的學(xué)生檔案內(nèi)容單一、不全面，同時，隨著教育體制的改革，也出現(xiàn)了一些新的檔案材料，如學(xué)生心理素質(zhì)，身體素質(zhì)、動手能力、科研能力和實(shí)踐能力等方面材料，而傳統(tǒng)的檔案材料中往往缺少這些內(nèi)容。

1.2 大學(xué)生檔案提供利用不及時。大部分高校的學(xué)生檔案材料，平時實(shí)行分散管理：教務(wù)部門負(fù)責(zé)學(xué)習(xí)成績，學(xué)生處負(fù)責(zé)操行評語、獎懲等，就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)檔案材料的歸檔等日常管理工作。在校期間產(chǎn)生的檔案材料散放在各系辦公室乃至個人手中，這樣雜亂無序的管理必然導(dǎo)致學(xué)生檔案的利用效率。比如，用人單位同時需要學(xué)生成績單和英語四級等級證書，但由于像四、六級這樣的等級證書都在學(xué)生個人手中，由本人保管，在向單位提供證明時卻到處難尋蹤跡，嚴(yán)重影響了學(xué)生檔案利用效率。

1.3 學(xué)生檔案缺乏共享數(shù)據(jù)平臺。在就業(yè)過程中，檔案信息利用者希望能夠像網(wǎng)上購物那樣足不出戶就能獲取自己需要的檔案信息，無論是保存在檔案館的大學(xué)生檔案還是保存在個人手中的學(xué)生個人檔案，均能通過檔案數(shù)據(jù)共享平臺實(shí)現(xiàn)“一鍵式”查詢。目前，雖然部分高校檔案館已建立了檔案數(shù)據(jù)庫、檔案管理系統(tǒng)等數(shù)據(jù)平臺，逐步實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案信息資源共享，使得檔案信息利用者超越了時間、空間的限制獲得所需檔案信息資源，但大部分高校還處于起步階段，任重而道遠(yuǎn)。

2.明確大學(xué)生檔案在就業(yè)過程中的必要性

2.1 適應(yīng)信息化社會發(fā)展的需要。隨著當(dāng)前我國高校工作信息化程度不斷的提升，不少的高校都建立起了數(shù)字化檔案館、檔案資源共享平臺等，使校內(nèi)檔案管理信息化水平得到了很大提高。通過建立大學(xué)生檔案信息化管理平臺等手段，使得傳統(tǒng)的大學(xué)生檔案內(nèi)容與學(xué)生個人檔案內(nèi)容有效結(jié)合，是反映高校數(shù)據(jù)化應(yīng)用能力的最直接的體現(xiàn)，是適應(yīng)信息化社會發(fā)展的需要。因此，做好大學(xué)生檔案資源綜合利用工作，提升學(xué)生檔案利用的便捷性、經(jīng)濟(jì)性、全面性，為后續(xù)就業(yè)提供支持，是不可阻擋的，是具有長遠(yuǎn)的信息化戰(zhàn)略意義的，更是信息化社會發(fā)展所帶來的必然結(jié)果。

2.2 滿足用人單位的個性化利用需求。近年來，檔案利用者因補(bǔ)辦證件、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證、學(xué)籍證明、出國深造等原因?qū)W(xué)生檔案材料的需求越來越多，對檔案材料的內(nèi)容也提出了更高的要求。而大學(xué)生檔案也應(yīng)隨著學(xué)生就業(yè)工作的需要，豐富學(xué)生檔案和學(xué)生個人檔案內(nèi)容，并調(diào)整、規(guī)范學(xué)生檔案管理工作。一方面，應(yīng)將學(xué)生的各類信息全面收集及整合，如反映學(xué)生的專業(yè)技能、管理能力、實(shí)踐能力、思想素質(zhì)、身體素質(zhì)，甚至科研能力的檔案，以及體現(xiàn)學(xué)生學(xué)習(xí)興趣與個性的檔案材料，這樣不僅能豐富完善大學(xué)生檔案內(nèi)容，學(xué)生個人檔案內(nèi)容也得以完善；另一方面，檔案管理部門要革新檔案管理手段，加快學(xué)生檔案的信息化建設(shè)步伐，使得學(xué)生檔案能快速、及時地為用人單位提供利用，最大限度地滿足用人單位的個性化利用需求。

2.3加大大學(xué)生檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理力度。隨著大學(xué)生數(shù)量的不斷增加，學(xué)生檔案的存量也不斷增多，但由于學(xué)生檔案管理部門分散，導(dǎo)致學(xué)生檔案分散的保存在學(xué)校各部門，例如一些學(xué)生檔案保存在學(xué)校檔案館，一些保存在學(xué)生就業(yè)處，還有一些保存在各二級院系甚至學(xué)生個人手中，并且很多檔案仍然采用手工管理、紙質(zhì)管理的方式，這樣復(fù)雜又繁瑣的管理模式，使得檔案管理人員承受著巨大的工作壓力?；趯W(xué)生檔案管理部門分散、管理模式落后等問題，將學(xué)生檔案信息資源進(jìn)行有效整合，能夠規(guī)范化、科學(xué)化檔案管理工作體系，節(jié)省人力、節(jié)省時間，提高學(xué)生檔案管理效率及利用效率，更方便、快捷地為大學(xué)生就業(yè)服務(wù)。

3.創(chuàng)新學(xué)生檔案資源綜合利用的途徑

3.1 完善學(xué)生檔案內(nèi)容。為滿足用人單位個性化的檔案利用需求，學(xué)生檔案內(nèi)容必須逐漸豐富、齊全，包括學(xué)生在校期間產(chǎn)生的反映學(xué)生綜合素質(zhì)的各種各類檔案資料，這是學(xué)生檔案有能效提供利用的前提和基礎(chǔ)。通過完善學(xué)生檔案內(nèi)容，可以在檔案材料齊全完整的基礎(chǔ)上為用人單位選拔人才提供有效參考、借鑒，以此提高學(xué)生在就業(yè)市場上的競爭力。豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，除了要收集傳統(tǒng)的學(xué)生登記表、成績單、體檢表、政治面貌材料等，學(xué)生檔案還應(yīng)以就業(yè)需求為導(dǎo)向不斷補(bǔ)充、擴(kuò)大歸檔范圍，例如反映學(xué)生誠信、助人為樂、道德作風(fēng)、考試有無違紀(jì)行為等道德水平方面的社會評價材料；學(xué)生參加各種社團(tuán)活動、學(xué)校舉辦的各種大型活動、班干部、校級、院級學(xué)生會干部工作情況、青年志愿社會實(shí)踐活動、專業(yè)實(shí)習(xí)方面的情況材料，這些材料，能客觀反映出學(xué)生專業(yè)知識及跨專業(yè)領(lǐng)域知識的應(yīng)用能力和實(shí)踐能力。而要把學(xué)生的各級各類信息收集全面，要在傳統(tǒng)學(xué)生檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，一要定及時記錄學(xué)生在校的各類表現(xiàn)，如學(xué)生的學(xué)術(shù)水平、管理能力、說話能力、思想素質(zhì)，甚至科研能力等都要全面而完整地記錄在檔案中。二是積極收集學(xué)生在校期間的綜合信息，如學(xué)生學(xué)習(xí)興趣與個性，學(xué)生在各級各類中的獎懲情況，參加較大實(shí)踐活動以及在各級各類的考試情況方面的檔案材料[3]。

3.2 規(guī)范學(xué)生檔案管理部門。2008年教育部、國家檔案局頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，將學(xué)生檔案納入高校檔案管理范疇，對于學(xué)生檔案管理部門多元化，且檔案管理的各個部門工作銜接不完善問題，各高校務(wù)必要建立健全學(xué)生檔案管理體制，規(guī)范學(xué)生檔案管理部門。首先，各高校應(yīng)結(jié)合自身特色，建立一所綜合檔案館，實(shí)行分級、分專業(yè)管理，將所有檔案全部納入其中，學(xué)生檔案作為其中一部分，檔案館對其進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管。將學(xué)生檔案由學(xué)校綜合檔案館的一個分室管理，并由檔案館制定具體的管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行統(tǒng)一業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)，學(xué)生檔案分室在檔案館的分管下自主管理學(xué)生檔案[1]。其次，需要各部門協(xié)調(diào)合作，共同完善學(xué)生檔案管理工作。各高校內(nèi)部應(yīng)該建立多渠道的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，緊密聯(lián)系學(xué)生檔案管理部門與教務(wù)、心理咨詢、資助、學(xué)籍、網(wǎng)絡(luò)中心等相關(guān)管理部門，力求全方位掌握和把控大學(xué)生群體的情況與發(fā)展變化，使學(xué)生檔案的利用更方便、快捷，從而為學(xué)生就業(yè)過程中各方檔案用戶提供及時、有效、全面的檔案信息資源[4]。

3.3 建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫。學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫以其檢索速度快、查找便捷、存儲量大、使用壽命長、管理成本低等優(yōu)勢在現(xiàn)代學(xué)生檔案管理中顯示出強(qiáng)大的生命力，各大學(xué)生檔案管理部門也應(yīng)積極推進(jìn)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的建立，利用數(shù)據(jù)庫對學(xué)生檔案信息進(jìn)行集中控制和管理，數(shù)據(jù)庫中不僅錄入學(xué)籍類、政治表現(xiàn)類、身體狀況類大學(xué)生檔案信息內(nèi)容，像獲獎證書類、成果作品類、信函類、聲像類等學(xué)生個人檔案材料也一并錄入，這樣一來，大學(xué)生個人檔案與學(xué)生檔案正好相互補(bǔ)充，進(jìn)一步充實(shí)、豐富了檔案資源，為用人單位提供了快速、便捷的查詢和瀏覽功能，使用人單位能通過數(shù)據(jù)庫對所需個人的詳細(xì)材料一目了然。例如，按照自己對人才的需要條件，快速查詢，快速檢索，快速尋找到自己所需人才，這便大大地提高了檔案信息的利用效率；數(shù)據(jù)庫中信息內(nèi)容也會隨著學(xué)生檔案材料內(nèi)容的增加而增加，動態(tài)的追蹤學(xué)生發(fā)展過程，實(shí)現(xiàn)信息內(nèi)容實(shí)時更新、修改，以呈現(xiàn)學(xué)生最完整、可靠的信息數(shù)據(jù)。