淺議企業(yè)加強庫存現(xiàn)金的內(nèi)部控制管理措施

蔣華萍

淺議企業(yè)加強庫存現(xiàn)金的內(nèi)部控制管理措施

蔣華萍

本文首先簡單說明了庫存現(xiàn)金是企業(yè)流動性最強的一種貨幣性資產(chǎn)，指出加強庫存現(xiàn)金內(nèi)部控制管理的重要性，并從五個方面提出了企業(yè)加強庫存現(xiàn)金內(nèi)部控制管理的措施。

企業(yè)庫存現(xiàn)金；內(nèi)部控制管理措施

庫存現(xiàn)金是庫存的人民幣、外幣，是企業(yè)資產(chǎn)中流動性最強的一種貨幣性資產(chǎn)，具有不受任何限制、可以隨時自由支付的特點。雖然庫存現(xiàn)金在企業(yè)資產(chǎn)總額中所占的比例不大，但因其特殊性，極易發(fā)生舞弊，可能給企業(yè)造成經(jīng)濟損失。因此加強庫存現(xiàn)金的內(nèi)部控制管理對企業(yè)加強資金管理、保障資金安全完整具有十分重要的作用。

首先，企業(yè)庫存現(xiàn)金內(nèi)部控制制度的制訂、執(zhí)行與否，直接影響到企業(yè)的資金調(diào)配和使用效益，關(guān)系企業(yè)的資金安全與完整，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)具有舉足輕重的作用和影響。其次，制訂適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要的庫存現(xiàn)金內(nèi)部控制制度，進一步落實財政部下發(fā)的《內(nèi)部會計控制規(guī)范——貨幣資金》文件，為企業(yè)加強庫存現(xiàn)金管理提供制度保障，提升企業(yè)管理水平。再次，建立良好的企業(yè)庫存現(xiàn)金的內(nèi)部控制管理，能確保資金收支的合法性和真實性，監(jiān)督和揭示由于企業(yè)內(nèi)控管理失效存在的坐支、私分、私存的非法占用庫存現(xiàn)金等違法違紀(jì)行為。第四，加強庫存現(xiàn)金的內(nèi)部控制管理，能有效地防止個別人員利用職務(wù)之便貪污、挪用資金，減少舞弊風(fēng)險，堵塞資金管理漏洞，保證資金的安全、完整。最后，通過進一步完善企業(yè)庫存現(xiàn)金的內(nèi)部控制管理，能夠保持現(xiàn)金流動的均衡性，實現(xiàn)風(fēng)險與收益平衡，并通過現(xiàn)金流有效地控制企業(yè)的經(jīng)營活動和財務(wù)活動，提高企業(yè)資金營運效率。

企業(yè)制定庫存現(xiàn)金內(nèi)部控制制度和設(shè)計實施庫存現(xiàn)金內(nèi)部控制管理具有十分重要的作用，其目的是保證資金的安全、完整，防止貪污、舞弊的發(fā)生，提高資金使用效益。如何加強企業(yè)庫存現(xiàn)金的內(nèi)部控制管理呢？結(jié)合近幾年的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和財務(wù)、審計工作經(jīng)驗，我認(rèn)為企業(yè)應(yīng)從以下幾方面加強企業(yè)庫存現(xiàn)金的內(nèi)部控制管理：

一、庫存現(xiàn)金的業(yè)務(wù)分工控制

企業(yè)應(yīng)建立庫存現(xiàn)金的崗位分工責(zé)任制，從業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德、任職資格等方面考察現(xiàn)金業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員，制訂崗位責(zé)任制，明確職責(zé)、權(quán)限，確保辦理現(xiàn)金業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。不相容職務(wù)包括：授權(quán)審批、業(yè)務(wù)經(jīng)辦、會計記錄、財務(wù)保管和稽核檢查等。首先，會計、出納必須分設(shè)。由出納負責(zé)庫存現(xiàn)金的收付和保管各種空白收據(jù)、支票、發(fā)票等，但不得兼任稽核、會計檔案保管以及收入、支出、費用、債權(quán)債務(wù)賬目、現(xiàn)金總賬的登記工作。出納人員一般不得同時從事銀行對賬單的獲取、銀行存款余額調(diào)節(jié)表的編制等工作。其次，單位辦理庫存現(xiàn)金業(yè)務(wù)，應(yīng)配備合格的的人員，且不得由一人辦理現(xiàn)金業(yè)務(wù)的全過程，要實行崗位輪換制。對涉及現(xiàn)金收支和記錄的會計核算必須實行輪崗，防止同一人在同一崗位上工作時間太長，通過崗位輪換可使隱蔽的違法活動暴露出來。例如：我公司某下屬單位在會計出納換崗交接中，發(fā)現(xiàn)了出納單獨收取現(xiàn)金3萬余元后采取不入賬的手法，將資金全部購買基金，由于證券市場不景氣，造成資金被套無法收回。通過崗位突擊輪換，挪用公款的違法行為才被發(fā)現(xiàn)。第三，庫存現(xiàn)金支付的審批人應(yīng)同出納、支票保管員和記賬員分離，禁止未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)和人員辦理現(xiàn)金業(yè)務(wù)和接觸現(xiàn)金。第四，保管支票的員工不能同時負責(zé)現(xiàn)金支出賬，核對銀行存款和余額的人員應(yīng)與負責(zé)銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、應(yīng)收款和應(yīng)付款的人員分離。

二、庫存現(xiàn)金收支控制，分收入控制和支出控制

（一）收入控制

為了確保企業(yè)收到的現(xiàn)金能夠及時、足額入賬，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從收據(jù)、入賬依據(jù)、結(jié)算方式、收款方式、坐支等方面加強對資金收入的控制。對庫存現(xiàn)金收入的控制關(guān)鍵是對資金的來源渠道、收取金額和未收金額進行控制。首先應(yīng)加強發(fā)票控制。企業(yè)應(yīng)分別設(shè)置外購發(fā)票和自制收據(jù)登記簿，詳細登記發(fā)票增減變動情況；指定專人負責(zé)票據(jù)的購置、保管、領(lǐng)用和登記，建立嚴(yán)格的崗位責(zé)任制并不定期進行盤點，防止空白票據(jù)的遺失和被盜用；作廢的發(fā)票應(yīng)加蓋“作廢”章，并附在存根之后妥善保管。其次，企業(yè)收取現(xiàn)金必須開具發(fā)票，并及時、足額入賬。三是，確保入賬及時，金額準(zhǔn)確，收款資料完整。四是盡可能的減少現(xiàn)金收款業(yè)務(wù)，使用轉(zhuǎn)賬結(jié)算方式，減少貪污、舞弊機會。五是現(xiàn)金的收取由專人負責(zé)，及時入賬并送存銀行，嚴(yán)禁收款不入賬行為；不得截留收入，私設(shè)“小金庫”；不得坐支，賬外設(shè)賬。例如：在對某單位的審計中，發(fā)現(xiàn)該單位收費員向居民收取水電費時不開收據(jù)，或者不開具公司規(guī)定的收據(jù)，而是開具自購收據(jù)，待單位領(lǐng)導(dǎo)催交或考核時才開具公司規(guī)定收據(jù)上交公司。通過審計人員實地調(diào)查了解居民繳納水電費情況和票據(jù)開具詳情時，收費員挪用公款16萬元的違法違紀(jì)問題和收取款項不及時上交財務(wù)、私自存放個人賬戶長達半年之久等問題才浮出水面。最終，該收費員被追究法律責(zé)任并被單位開除。

（二）支出控制

首先，企業(yè)使用現(xiàn)金的支出范圍必須符合《現(xiàn)金管理暫行條例》規(guī)定的范圍，不得超范圍使用現(xiàn)金，不屬于現(xiàn)金開支的業(yè)務(wù)應(yīng)通過銀行辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算，盡可能的減少現(xiàn)金支付業(yè)務(wù)，減少貪污、舞弊機會。其次，企業(yè)要建立現(xiàn)金支出授權(quán)審批制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。對不符合規(guī)定的支付申請，審批時應(yīng)拒絕批準(zhǔn)，且不得超越審批權(quán)限。三是對現(xiàn)金支付限額、范圍、權(quán)限、程序和相關(guān)支付手續(xù)嚴(yán)格復(fù)核，復(fù)核無誤才能支付。收付業(yè)務(wù)完成后必須加蓋收訖(或)付訖的印章。例如：在對某單位進行經(jīng)營管理審計時，發(fā)現(xiàn)該單位財務(wù)人員為年齡分別為70歲和12歲的孩子報銷了差旅費3000余元，明顯不符合單位公職人員要求，雖然金額不大，但性質(zhì)惡劣，究其原因是個別人利用出差報銷機會為家人報銷差旅費，且單位領(lǐng)導(dǎo)審批時未逐一察看票據(jù)就予以審批同意報銷，財務(wù)人員發(fā)現(xiàn)后但看到有領(lǐng)導(dǎo)審批也未拒絕，造成不符合報銷要求的人員多報銷差旅費。審計發(fā)現(xiàn)后及時將問題反饋給被審計單位領(lǐng)導(dǎo)，對相關(guān)人員進行了批評教育，并追回多報銷的差旅費，為公司挽回了損失。四是單位借出現(xiàn)金必須執(zhí)行嚴(yán)格的審批制度，并及時催收清欠，避免個人長期占用企業(yè)款項。同時，明確備用金及個人借款最長還款、報銷期限，并將清欠備用金及個人借款情況納入科室或車間進行考核，對逾期不歸還或報銷的單位和人員提出懲罰措施并嚴(yán)格執(zhí)行。

三、庫存現(xiàn)金結(jié)存控制

首先，企業(yè)加強庫存現(xiàn)金的限額管理，應(yīng)嚴(yán)格遵守開戶行核定的庫存限額，超過庫存限額的現(xiàn)金應(yīng)及時存入銀行。其次，企業(yè)應(yīng)定期或不定期地進行現(xiàn)金盤點，確?，F(xiàn)金實際庫存與現(xiàn)金日記賬賬面結(jié)余相符。發(fā)現(xiàn)不符的應(yīng)及時查明原因并進行處理。三是現(xiàn)金日記賬應(yīng)逐日、逐筆登記，賬目應(yīng)當(dāng)日清月結(jié)，賬款相符。

四、與現(xiàn)金有關(guān)的印章和相關(guān)票據(jù)的管理控制

企業(yè)應(yīng)由專人專設(shè)登記簿對票據(jù)、銀行預(yù)留印鑒、財務(wù)公章、財務(wù)負責(zé)人名章進行記錄管理。企業(yè)財務(wù)專用章應(yīng)由授權(quán)人專人保管，個人名章必須由本人或其授權(quán)人保管。嚴(yán)格禁一人保管支付款項所需的全部印章。按規(guī)定需要由有關(guān)負責(zé)人簽字或蓋章的經(jīng)濟業(yè)務(wù)與事項，必須嚴(yán)格履行簽字或蓋章手續(xù)，用章必須履行相關(guān)的審批手續(xù)并進行登記。例如：2011年，在對某單位進行離任審計時，首先發(fā)現(xiàn)該單位出納人員保管著銀行提現(xiàn)所需的全部印章，認(rèn)定其內(nèi)控管理不規(guī)范。隨后就對該單位的銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬與銀行對賬單進行核對，發(fā)現(xiàn)了銀行對賬單反映×年×月從銀行提取現(xiàn)金2萬元，但該單位現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬均無此記錄。三個月后，銀行對賬單反映×年×月存銀行現(xiàn)金2萬元，但現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬也無此記錄。在事實面前，出納終于承認(rèn)是自己急需資金私自從銀行提現(xiàn)，三個月后又悄悄還款的事實。最終，該出納被調(diào)離崗位。

同時，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強與庫存現(xiàn)金相關(guān)的票據(jù)管理，明確各種票據(jù)的購買、保管、領(lǐng)用、背書轉(zhuǎn)讓、注銷等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和處理程序，并專設(shè)登記簿進行記錄，防止空白票據(jù)的遺失和被盜用。支票的保管使用與財務(wù)印章的保管使用須實行分工負責(zé)，空白支票不得事先簽名蓋章、不得跳號開具票據(jù)、不得隨意開具印章齊全的空白支票。企業(yè)應(yīng)定期對支票的保管、使用和入賬情況進行審查。

最后，企業(yè)應(yīng)建立和加強內(nèi)部審計監(jiān)督機制。任何制度本身都會存在薄弱環(huán)節(jié)，且制度本身會隨著環(huán)境變化而失去效用，即使健全完善的內(nèi)部控制制度，若未嚴(yán)格執(zhí)行，只是一紙空文。因此，企業(yè)應(yīng)建立對庫存現(xiàn)金的監(jiān)督檢查制度和內(nèi)部審計制度，明確其職責(zé)權(quán)限，定期或不定期地對庫存現(xiàn)金內(nèi)部控制管理，尤其是內(nèi)控管理薄弱的環(huán)節(jié)和單位加強審計監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)和違法違紀(jì)問題，并采取措施加以糾正和完善。

綜上所述，企業(yè)應(yīng)進一步健全和完善庫存現(xiàn)金內(nèi)部控制管理體系，并嚴(yán)格執(zhí)行。同時加強審計監(jiān)督檢查，才能更好加強庫存現(xiàn)金的內(nèi)部控制管理，減少舞弊風(fēng)險，保障資金安全完整，實現(xiàn)企業(yè)資金控制目標(biāo)，提高企業(yè)資金使用效益。

[1]程新生.企業(yè)內(nèi)部控制.北京：高等教育出版社，2008年6月.

[2]辛茂荀，薛延孝，李榮強.內(nèi)部會計控制實務(wù).民主與建設(shè)出版，2004年5月.

[3]內(nèi)部會計控制規(guī)范——貨幣資金（試行）.財會[2001]41號.2001年6月，財政部.

[4]中華人民共和國現(xiàn)金管理暫行條例.國務(wù)院令第12號. 1988年9月.

（作者單位：太鋼集團臨汾鋼鐵有限公司）