供應(yīng)鏈視角下企業(yè)采購成本的控制優(yōu)化研究

陳愛萍

(中國武夷實業(yè)股份有限公司 福建福州 350001)

盈利是現(xiàn)代企業(yè)的主要經(jīng)營發(fā)展目標(biāo)，物資投入在企業(yè)利潤控制體系中居于重要位置，因此采購成本控制得到了企業(yè)管理者的高度重視。影響采購成本的因素極為復(fù)雜，包括物料價格、庫存管理、供應(yīng)商管理等，這就導(dǎo)致了采購成本的管控難度提升。企業(yè)需選擇更為科學(xué)的方法來提高采購決策水平，完善采購管理模式。本文從供應(yīng)鏈視角出發(fā)，分析了企業(yè)優(yōu)化采購成本控制體系的可行措施。

1 供應(yīng)鏈采購與傳統(tǒng)采購模式之間存在的差異

1.1 采購目的

傳統(tǒng)采購模式的目的很簡單，就是為了補充企業(yè)庫存，采購部門往往不了解企業(yè)的生產(chǎn)進度和產(chǎn)品需求變化，采購過程缺乏積極主動性，采購計劃也難以適應(yīng)產(chǎn)品需求的變化。供應(yīng)鏈采購模式中，企業(yè)采購是受訂單驅(qū)動，倡導(dǎo)準(zhǔn)時化采購，從而降低庫存成本，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

1.2 采購方式

傳統(tǒng)采購過程中，每次都需要面向整個市場，采用招標(biāo)詢價等采購方式，采購流程與周期都比較長，采購效率較低。供應(yīng)鏈采購中，企業(yè)可與供應(yīng)鏈上企業(yè)建立長期性的戰(zhàn)略合作關(guān)系，不僅可以縮短采購周期，還能獲得一定的價格優(yōu)惠。

1.3 溝通管理

傳統(tǒng)采購模式中，企業(yè)與供應(yīng)商之間缺少暢通的信息互通機制，獲取信息時經(jīng)常會出現(xiàn)滯后性的問題，造成相互之間的了解信任不足，供需信息容易出現(xiàn)扭曲，若市場發(fā)生急劇變化，無法及時應(yīng)對將給企業(yè)帶來損失。供應(yīng)鏈采購模式中，供需雙方相互深度合作，資源共享，同時通過相關(guān)信息平臺，形成了高效、可靠、即時的信息溝通，信息不對稱問題得到了有效解決。

1.4 供應(yīng)商管理

企業(yè)采用傳統(tǒng)采購方式時，并不重視供應(yīng)商管理，關(guān)注重點僅為產(chǎn)品價格。而供應(yīng)鏈采購體系要求企業(yè)構(gòu)建供應(yīng)商管理體系，并從多個維度實施管理與考核，篩選出價值更高的合作方，進而優(yōu)化企業(yè)的供應(yīng)鏈。

2 供應(yīng)鏈視角下企業(yè)采購成本控制環(huán)節(jié)存在的問題

2.1 采購計劃管理不完善

采購部門對采購計劃的管理不夠完善，管理較為粗放，管理意識落后，造成采購環(huán)節(jié)的綜合效益低下。首先，部分企業(yè)執(zhí)行采購計劃時，缺少分類分時意識。收到采購計劃后，選取的采購方式未考慮具體物資的類別和特殊屬性，不論金額大小和市場情況，一律采用招投標(biāo)或詢價，造成采購流程時間過長或風(fēng)險管控不足，不利于采購效率的提高和風(fēng)險規(guī)避。在采購重點和先后順序上也較為模糊，部分采購人員為了省事，不顧物資具體需求先后，一次性同時進行采購，造成部分物資大量積壓，增加了庫存管理成本和企業(yè)流動資金壓力；其次，采購部門對于采購計劃人員安排的管理不夠細(xì)致，采購人員的工作職責(zé)范圍劃分較為模糊，容易造成采購人員工作拖沓被動，未能發(fā)揮出采購人員在采購計劃執(zhí)行中的積極主觀能動性，影響采購計劃的執(zhí)行效率。此外，整個采購環(huán)節(jié)往往缺乏供應(yīng)鏈管理意識，采購行為更接近單次采買行為，未從長期考慮，不利于獲得最優(yōu)價格，供應(yīng)鏈采購在節(jié)省成本方面的優(yōu)勢沒能得到充分發(fā)揮。

2.2 供應(yīng)商管理水平低

企業(yè)對于供應(yīng)鏈上的供應(yīng)商等合作方的組織、生產(chǎn)等經(jīng)營活動的參與度較低，獲取的信息有限，導(dǎo)致供應(yīng)商管理缺少參考依據(jù)，整體管理水平低，提高了采購質(zhì)量成本。首先，采購部門在引入新供應(yīng)商時，調(diào)查工作不到位，不少企業(yè)都將當(dāng)期報價作為選擇供應(yīng)商的主要依據(jù)，然而供應(yīng)商最終提供的物資質(zhì)量情況都需要在物資被運輸?shù)狡髽I(yè)倉庫時才能夠確認(rèn)，如若存在質(zhì)量問題，或?qū)嶋H供貨情況和訂貨信息存在差異，容易延誤生產(chǎn)節(jié)奏，影響企業(yè)的產(chǎn)品交期甚至品質(zhì)，會使產(chǎn)品成本增加；其次，企業(yè)對合作供應(yīng)商的考核也不到位，對供應(yīng)商考評工作不重視，管理措施單一，當(dāng)前主要通過扣款等方式來督促供應(yīng)商保障服務(wù)質(zhì)量，但這些直接化的反向激勵管理手段無法長期發(fā)揮作用，管理效果不佳，部分供應(yīng)商可能在后續(xù)合作中提高價格來彌補之前的扣款。多數(shù)企業(yè)缺乏供應(yīng)鏈管理意識，仍以買方至上的意識為主，不注重與供應(yīng)商保持良好穩(wěn)定的合作關(guān)系，不利于企業(yè)供應(yīng)鏈長期的穩(wěn)定性和優(yōu)質(zhì)性。

2.3 采購信息管理不到位

首先，企業(yè)采購部門不夠重視價格、數(shù)量、下單時間、材質(zhì)、規(guī)格等采購信息的整理歸檔工作，后期使用時難以查找，數(shù)據(jù)使用效率低，還容易出現(xiàn)偏差，不利于采購工作的準(zhǔn)確進行；其次，采購人員忽視了供應(yīng)商信息管理工作，信息追蹤不及時，對物資供應(yīng)活動的反饋未能落實到位，與供應(yīng)商聯(lián)系不緊密，各項信息在供需之間流通渠道有限且不夠順暢；最后，不少原材料的市場價格多變，管理難度大，若物資價格出現(xiàn)急劇變化或供應(yīng)商出現(xiàn)供應(yīng)困難，企業(yè)無法及時做出反應(yīng)，可能造成企業(yè)停工等料，導(dǎo)致浪費人力和時間。

2.4 庫存管理體系亟待完善

企業(yè)庫存管理較為落后且不科學(xué)，導(dǎo)致庫存周轉(zhuǎn)率較低且?guī)齑婀芾沓杀据^高。首先，倉庫在倉儲物資時，管理模式單一，忽視不同物資的分類管理，不利于倉儲成本的管控；其次，當(dāng)前市場需求變化大，不確定性極強，如果客戶訂單修改導(dǎo)致生產(chǎn)計劃發(fā)生變動，或者企業(yè)產(chǎn)品更新速度加快，導(dǎo)致庫存量過高，就會增加無效庫存占比，使企業(yè)流動資金壓力增大，庫存管理成本也隨之提高；最后，如果庫存量過低，無法供給生產(chǎn)，會影響生產(chǎn)節(jié)奏，還會帶來缺貨成本增加的問題，若無法按期交貨，還會流失客戶，加劇損失。

3 供應(yīng)鏈視角下企業(yè)采購成本控制優(yōu)化建議

3.1 樹立精細(xì)化的采購計劃管理理念

其一，采用分類采購的方式提高采購計劃的精細(xì)化程度，樹立供應(yīng)鏈管理意識，針對一般性物資、重要物資及特殊物資分別選擇不同的采購方式，具體以實際需求為基準(zhǔn)。對于價格偏低、可替代性較強的物資，依照每月具體的采購規(guī)格與批次，預(yù)先編制方案，選擇合適的時間節(jié)點，進行集中式的批量采購，從而獲取更大的價格優(yōu)惠空間。也可采用詢價等非招標(biāo)采購方式，縮短采購周期，或直接向戰(zhàn)略供應(yīng)商采購，供應(yīng)商也會因長期戰(zhàn)略合作關(guān)系，而給企業(yè)提供批量價格，這也體現(xiàn)了供應(yīng)鏈采購的優(yōu)勢，達到降低采購成本的目標(biāo)；對于價值偏高且較為重要或較為特殊的物資，需在計劃中考慮供應(yīng)風(fēng)險方面的問題，可按實際情況單次采購，采用市場公開招標(biāo)的方式，邀請相關(guān)專家參與招評標(biāo)工作，選擇同等品質(zhì)下價格最優(yōu)者作為中標(biāo)單位，同時增加部分售后服務(wù)條款，如延期支付部分合同貨款作為產(chǎn)品的質(zhì)保金等，約束供應(yīng)商，降低供應(yīng)風(fēng)險，促進采購經(jīng)濟效益的最大化。

其二，精細(xì)化明確界定采購人員在采購計劃執(zhí)行與管理中承擔(dān)的職責(zé)，遵循分類分人的采購原則，確保計劃中的每一項任務(wù)都能找到對應(yīng)負(fù)責(zé)人，進行采購工作的問責(zé)與考核，從而提高采購人員工作積極性和責(zé)任心，進而提高采購的效率和質(zhì)量，降低相關(guān)管理成本。采購業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)收集產(chǎn)品價格信息與供應(yīng)商信息，編制計劃與報告，執(zhí)行采購任務(wù)，簽訂采購合同，處理物資質(zhì)量和供應(yīng)商問題；采購內(nèi)勤人員負(fù)責(zé)匯總與核對采購相關(guān)數(shù)據(jù)，向財務(wù)部門提交付款申請，處理部門行政事務(wù)；采購經(jīng)理負(fù)責(zé)編制采購預(yù)算，制定并執(zhí)行采購管理制度、監(jiān)督采購人員的計劃執(zhí)行情況、實施供應(yīng)商管理工作，與其他業(yè)務(wù)部門協(xié)同與溝通。

3.2 構(gòu)建完備的供應(yīng)商管理體系

首先，采購部門需要為供應(yīng)商制定準(zhǔn)入與考評機制?？山M建評估小組，確保供應(yīng)商考評結(jié)果的客觀性，考評小組成員來自采購、財務(wù)、生產(chǎn)、倉管及銷售等部門，借此實現(xiàn)對供應(yīng)商的全方位考評，也使供應(yīng)商能夠?qū)荚u結(jié)果持有更高的信任度與認(rèn)可度。新供應(yīng)商需提交供應(yīng)商準(zhǔn)入承諾書和相關(guān)企業(yè)資質(zhì)證書，由評估專員對其進行審核，審核通過后方可加入企業(yè)合格供應(yīng)商庫，參與物資供應(yīng)業(yè)務(wù)。對于已有業(yè)務(wù)合作的供應(yīng)商，考評則由評估小組從供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)濟能力、價格水平、誠信度、供應(yīng)效率、質(zhì)量水平與其綜合業(yè)績情況等方向展開，選擇指標(biāo)包括企業(yè)資質(zhì)、注冊資金、財務(wù)狀況、往來業(yè)務(wù)溝通及配合情況、交貨周期、付款條件、產(chǎn)品質(zhì)量、售后及相關(guān)增值服務(wù)、合同簽約額及合同數(shù)量占比等，考評周期可選擇季度、半年度或年度。

其次，實施分類管理模式。完成供應(yīng)商考核與評價后，可結(jié)合綜合評分，為其排名并進行分類管理。對于不同類別的供應(yīng)商，可采取不同的管理方針，采用正反激勵管理，督促與鼓勵供應(yīng)商提高貨物供應(yīng)服務(wù)水平，縮短供貨周期，從而降低采購成本。根據(jù)最終得分將其分為A(優(yōu)秀)、B(良好)、C(合格)、D(不合格)四個等級，若為A等級，則可培養(yǎng)其成為企業(yè)戰(zhàn)略供應(yīng)商，為公司提供大宗通用物資，參與報價競爭時可優(yōu)先選擇；考評結(jié)果為B級的供應(yīng)商，可培育為主力供應(yīng)商，參與報價競爭時優(yōu)先考慮；考評結(jié)果為C級的供應(yīng)商，調(diào)整為一般供應(yīng)商；若為D等級，則是不合格供應(yīng)商，兩年內(nèi)不得重新準(zhǔn)入或情形嚴(yán)重者應(yīng)予以永久退出。企業(yè)可只和達到合格標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商進行合作，建立長期的供應(yīng)協(xié)作關(guān)系。

最后，企業(yè)與供應(yīng)商處于同一供應(yīng)鏈上，都應(yīng)樹立平等合作意識，使彼此之間互利互惠、互相信任、資源共享，企業(yè)應(yīng)著力維護與供應(yīng)商的戰(zhàn)略合作關(guān)系。企業(yè)面對采購量較大的供應(yīng)商，可通過簽訂中長期的采購協(xié)議確立長期戰(zhàn)略協(xié)作關(guān)系，確定相關(guān)物資的協(xié)議價和優(yōu)先服務(wù)，確保這類供應(yīng)資源的穩(wěn)定性與優(yōu)質(zhì)性。企業(yè)還可與大規(guī)模貿(mào)易商結(jié)成戰(zhàn)略化同盟，相互共享資源、資本、利潤與信息，實現(xiàn)整個供應(yīng)鏈的優(yōu)勢互補和資源的最優(yōu)配置。同時，企業(yè)還要重視與物流供應(yīng)商之間的合作，通過優(yōu)惠價格來降低物資采購中的物流成本，并確保供貨的及時性，使供應(yīng)鏈維持較高的運行效率，從而提高客戶滿意度。

3.3 提高采購信息管理水平

構(gòu)建與使用相關(guān)在線平臺，建立高效的信息管理和溝通機制，促進信息在各方之間準(zhǔn)確高效地流通共享。除了常規(guī)的溝通方式如微信、QQ、電話、郵件和實地會面考察等以外，可允許合格供應(yīng)商加入企業(yè)內(nèi)部在線信息平臺，對其開放部分信息模塊權(quán)限用于瀏覽和填報，促進雙方的信息交流，并及時了解市場變化，提高整個供應(yīng)鏈的柔性。此外，企業(yè)需安排專門人員將物資單價、付款條件與供應(yīng)商等采購信息輸入平臺數(shù)據(jù)庫中。對于價格容易受到市場等因素影響的物資，輸入每日報價，幫助采購人員實現(xiàn)對價格變動趨勢的精準(zhǔn)預(yù)估，在采購中掌握更多的主動權(quán)，即可選擇在價格較低時進行采購，把握良好采購時機，從源頭控制采購成本。同時，還可參考平臺數(shù)據(jù)庫中的信息，設(shè)立合適的價格上限，確保實際的采購價格在有效價格上限之下。

3.4 制定合理的庫存管理策略

企業(yè)可借助ABC分類法與JIT(準(zhǔn)時化)采購策略提高庫存管理水平。JIT策略對采購人員提出適價、適量、適質(zhì)、適時及適地的基本要求，最大限度地控制采購成本與庫存，并維持良好的供應(yīng)鏈管理與采購效率。企業(yè)需要按照物資的資金占用情況、成本情況、投入情況、采購頻率、風(fēng)險水平、采購周期，將所需物資劃分為一般類物資、瓶頸類物資、杠桿類物資與戰(zhàn)略類物資，根據(jù)實際需求時間的先后，分類分時地對其采用差異化的倉儲與采購方案，盡量實現(xiàn)零庫存。企業(yè)需要創(chuàng)建專門的JIT采購班組并制定操作規(guī)程，部分人員負(fù)責(zé)供應(yīng)商相關(guān)事務(wù)，另一部分人員負(fù)責(zé)指導(dǎo)其他部門配合各項采購操作。采購部門根據(jù)物資的不同實際使用時間點，進行分批次小批量采購，要求供應(yīng)商按實際使用時間點分批準(zhǔn)時送貨，從而降低庫存量；后續(xù)還可為供應(yīng)商提供培訓(xùn)并頒發(fā)免檢證書，只有供應(yīng)物資全部合格，才有資格獲取這一證書，供應(yīng)商需為企業(yè)提供完整、正確且是最新的質(zhì)量文件材料。

4 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)在供應(yīng)鏈管理理念的引導(dǎo)下，可調(diào)整采購管理思路，通過完善采購管理體系降低采購的經(jīng)濟成本，從而增加企業(yè)的經(jīng)濟效益。企業(yè)實施采購工作時，應(yīng)重視采購計劃的管理，樹立精細(xì)化管理理念，確保采購工作又好又快地完成，通過優(yōu)化供應(yīng)商管理體系和信息溝通機制，提升管理效能，與供應(yīng)商形成長期穩(wěn)定協(xié)作的關(guān)系，借助科學(xué)先進的采購策略控制庫存，兼顧采購成本控制與質(zhì)量保障需求，進而實現(xiàn)企業(yè)采購降本增效的優(yōu)化目標(biāo)。