VUCA 時代高校人力資源管理信息化建設(shè)探析

王 丹

（中國民用航空飛行學(xué)院，河南 洛陽 471001）

0 引言

高校作為我國人才培養(yǎng)的主要陣地，其人力資源管理是保障人才質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，隨著信息化浪潮的興起，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化蓬勃發(fā)展，現(xiàn)代社會的多變性（Volatile）、不確定性（Uncertain）、復(fù)雜性（Complex）、模糊性（Ambiguous）特征更加突出，傳統(tǒng)人力資源管理模式面臨著不破不立的局面。因此高校必須緊跟時代步伐，把握VUCA 時代特征，合理運(yùn)用現(xiàn)代信息化手段，提升人力資源管理信息化水平，推進(jìn)教育信息化。

1 高校人力資源管理信息化的概念界定及相關(guān)研究

1.1 高校人力資源管理信息化的概念界定

高校人力資源管理與企業(yè)人力資源管理關(guān)系密切，其區(qū)別主要體現(xiàn)在管理目標(biāo)和體制、數(shù)量和質(zhì)量以及具體職能等方面［1］，高校人力資源管理具有公益性和公法性，是指運(yùn)用管理學(xué)、人力資源等相關(guān)理論知識和實踐經(jīng)驗，根據(jù)學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和人才成長規(guī)律，對學(xué)校各個類別人員在人際和人事方面進(jìn)行計劃、組織、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和控制，包括但不限于以下內(nèi)容：招聘錄用、薪酬福利、培訓(xùn)提升、績效考核、社會保險等。隨著教育信息化的不斷推進(jìn)，高校人力資源管理需要加強(qiáng)與企業(yè)人力資源管理的溝通學(xué)習(xí)，加快推進(jìn)新時代高校人力資源管理信息化高質(zhì)量發(fā)展。

人力資源管理信息化是指結(jié)合人力資源管理理論，運(yùn)用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信等信息化手段，通過整合內(nèi)外部資源，圍繞人力資源進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和平臺建設(shè)，使人力資源管理活動標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、系統(tǒng)化，以達(dá)到提高人力資源管理質(zhì)量和效率、促進(jìn)全員參與管理的目的［2］。

高校人力資源管理信息化是將上述兩個概念進(jìn)行組合，是指高校在借鑒企業(yè)引入人力資源管理信息化經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，保證高校人力資源管理內(nèi)容和特征不變的同時，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)等進(jìn)行人力資源管理，提升高校人力資源管理水平。

1.2 高校人力資源管理信息化的相關(guān)研究

20 世紀(jì)90 年代開始，我國學(xué)者在確立高校管理基本理念的基礎(chǔ)上，按照從問題到對策的思路，對高校人力資源管理開展了大量研究。從人力資源角度出發(fā)，總結(jié)出高校人力資源主要具有以下性質(zhì)：優(yōu)質(zhì)性、創(chuàng)造性、難替代性、流動性、可共享性、消費(fèi)性和生產(chǎn)性；從人力資源管理角度出發(fā)，歸納出高校人力資源管理具有管理目標(biāo)的多重性、管理手段的綜合性、管理理念的辯證統(tǒng)一性［3］。發(fā)現(xiàn)高校人力資源管理存在管理意識匱乏、組織結(jié)構(gòu)不合理、管理模式創(chuàng)新性低、人力資源結(jié)構(gòu)失衡、管理手段滯后、缺乏高效的信息管理系統(tǒng)等問題，并提出了樹立高校人力資源管理新理念、提高基于高校發(fā)展戰(zhàn)略的人力資源規(guī)劃科學(xué)性、綜合運(yùn)用多種激動手段、加強(qiáng)信息化系統(tǒng)建設(shè)等措施［4］。

我國學(xué)者在21 世紀(jì)初開始開展高校人力資源管理信息化研究，一方面?zhèn)戎貜墓芾韺W(xué)角度出發(fā)，探究高校人力資源管理信息化建設(shè)，主要是發(fā)現(xiàn)并總結(jié)不同性質(zhì)、不同定位的高校在人力資源管理信息化建設(shè)過程中的現(xiàn)狀和問題，并提出相應(yīng)的解決措施；另一方面?zhèn)戎貜男畔⒓夹g(shù)角度出發(fā)，探究高校人力資源管理信息化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)，如何利用信息技術(shù)（計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫構(gòu)建技術(shù)等）建立人力資源管理信息軟件系統(tǒng)。

在VUCA 時代，面對多變、不確定、復(fù)雜、模糊的環(huán)境，過去積累的成功經(jīng)驗只能作為參考，而不能完全借鑒，高校要抓住信息化建設(shè)帶來的機(jī)遇，在對高校人力資源管理深入了解的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)與企業(yè)人力資源管理的互動，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)實現(xiàn)高校人力資源管理的進(jìn)步。

2 VUCA 時代高校人力資源管理信息化建設(shè)的必要性

2.1 時代發(fā)展的必然趨勢

開放和多元的價值觀、不斷發(fā)展的科學(xué)技術(shù)帶來了社會的不斷進(jìn)步，時代呈現(xiàn)出VUCA 特點(diǎn)，只有掌握信息資源和技術(shù)才能應(yīng)對多變性（Volatile）、不確定性（Uncertain）、復(fù)雜性（Complex）、模糊性（Ambiguous）的環(huán)境，信息化已成為時代發(fā)展的原因、結(jié)果和需求［5］。社會生活的各方面都因以計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、云服務(wù)、數(shù)據(jù)服務(wù)為依托的信息化的發(fā)展而改變，例如管理理念、經(jīng)營模式、辦公工具、教育方式等，特別是針對高校這一特殊領(lǐng)域，信息化發(fā)展為高?，F(xiàn)代化建設(shè)提供了良好的契機(jī)，促使高校人力資源管理由傳統(tǒng)的以事為中心轉(zhuǎn)為以人為本?！丁笆奈濉眹倚畔⒒?guī)劃》的發(fā)布，明確提出沒有信息化就沒有現(xiàn)代化，到2025 年信息化水平大幅躍升［6］。因此高校必須積極推動信息化建設(shè)，提高人力資源管理信息化在高校整體發(fā)展進(jìn)程中的重要性，直面VUCA 時代帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，積極主動推動內(nèi)部管理變革。

2.2 高校人力資源管理優(yōu)化的必然要求

VUCA 時代，高校人力資源管理部門不僅需要承擔(dān)從員工招錄直至退休的常規(guī)性管理工作，而且需要向內(nèi)學(xué)習(xí)其他部門的優(yōu)秀管理經(jīng)驗，向外借鑒企業(yè)人力資源管理的創(chuàng)新手段，不斷進(jìn)行規(guī)范和優(yōu)化。通過推進(jìn)信息化建設(shè)，運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)替代傳統(tǒng)手工計算、記錄，提高處理人力資源信息的搜集、變更、統(tǒng)計的速度，減少瑣碎的日常事務(wù)性工作占用的時間、精力和資源；改進(jìn)人力資源信息存儲方式，使得所有人事變動有跡可循；創(chuàng)新人力資源信息溝通途徑，加強(qiáng)高校人力資源管理部門與內(nèi)外部相關(guān)信息流、資金流、物流等的獲取和交流，破除由于時空和地域給工作帶來的障礙；優(yōu)化人力資源監(jiān)管體系，建立線上線下相互補(bǔ)充的管理機(jī)制，減少由于業(yè)務(wù)流程復(fù)雜導(dǎo)致出現(xiàn)差錯概率上升的風(fēng)險，提高人力資源管理的工作效率。

2.3 高校人力資源管理轉(zhuǎn)型的必經(jīng)之路

隨著國家對數(shù)據(jù)治理的日益重視、高校改革的不斷深化，高校對人力資源管理的要求不斷提高，所需的信息更多、更詳細(xì)、更及時、更精確，所需的管理流程更規(guī)范、更優(yōu)化，所需的管理手段更科學(xué)、更先進(jìn)，所需的管理結(jié)果更有效益、更有作用、更有進(jìn)步。按照現(xiàn)行的人力資源管理模式，高校會面臨更大的工作量，更加復(fù)雜的管理內(nèi)容，顯然已經(jīng)不再適應(yīng)發(fā)展需求，高校人力資源管理亟待轉(zhuǎn)型。

開展高校人力資源管理信息化建設(shè)，能夠借助現(xiàn)代信息工具，對人力資源管理數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘、分析和應(yīng)用，提供豐富、時效、真實的信息；借助信息化平臺，促進(jìn)高校人力資源管理由封閉轉(zhuǎn)向開放，讓更多的員工借助信息化平臺參與人力資源管理，激發(fā)廣大教職工為學(xué)校建設(shè)建言獻(xiàn)策的積極性，培養(yǎng)其主人翁意識。促進(jìn)高校人力資源管理向公開、透明、人人參與的全新的管理模式轉(zhuǎn)變。

3 VUCA 時代高校人力資源管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

3.1 管理理念落后，缺乏創(chuàng)新

在VUCA 時代，高校人力資源管理應(yīng)從可持續(xù)發(fā)展角度出發(fā)，以高校發(fā)展規(guī)劃為基礎(chǔ)，明確人力資源各階段發(fā)展的重點(diǎn)和要點(diǎn)，全面提升高校人力資源管理的整體質(zhì)量。但當(dāng)前部分高校管理者的觀念陳舊落后，在認(rèn)知上對人力資源管理的定位不準(zhǔn)確，認(rèn)為人力資源管理不是效益的直接生產(chǎn)者，僅僅是輔助性管理；對信息化開發(fā)在管理中的戰(zhàn)略性地位了解不深，不愿意進(jìn)行信息化建設(shè)。這就導(dǎo)致盡管一些高校開發(fā)建設(shè)了各種各樣的信息化管理系統(tǒng)，但是由于不熟悉人力資源管理的內(nèi)容、方法和體制，照搬原來的管理模式，收集、整理和分析信息不具有針對性，更不能有目的性地予以調(diào)整，人力資源管理與信息化不能充分融合，無法充分發(fā)揮信息化人力資源管理的效用。高校人力資源管理依然只能被動適應(yīng)外界變化，無法實現(xiàn)主動創(chuàng)新。

3.2 管理體系陳舊，缺乏流程優(yōu)化

人力資源管理體系是做好高校人力資源管理的重要基礎(chǔ)，在VUCA 時代，高校人力資源管理體系需要不斷完善和優(yōu)化，才能更好地推進(jìn)信息化建設(shè)。目前高校人力資源管理者沒有意識到人力資源管理所使用的軟件承載的管理理念和流程才是信息化的核心和靈魂，發(fā)揮作用的前提是軟件系統(tǒng)與管理流程的高度融合。但是目前高校依舊沿用傳統(tǒng)的人力資源管理體系，制度建設(shè)跟不上學(xué)校發(fā)展，在開展信息化建設(shè)過程中，未充分考慮現(xiàn)有人力資源管理體系與信息系統(tǒng)的融合性，僅僅是引用各種軟件系統(tǒng)，既沒有對原有規(guī)章制度進(jìn)行更新，管理流程進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，也沒有建立相應(yīng)的信息化管理流程，信息系統(tǒng)的運(yùn)行與工作流程為兩套獨(dú)立體系，不僅沒有提高人力資源管理人員工作效率，反而無形之中增加人力資源管理人員工作量，造成工作流程不暢，人力資源管理信息化建設(shè)流于形式［7］。

3.3 數(shù)據(jù)庫重復(fù)分散，缺乏調(diào)控

在開展高校人力資源管理信息化建設(shè)時，基本的數(shù)據(jù)庫建設(shè)被看作相應(yīng)模式構(gòu)建中的切入點(diǎn)。但是目前基于紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理的模式是常態(tài)，相應(yīng)的人力資源管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)難度極大。一方面數(shù)據(jù)收集難度大，高校各部門之間信息溝通存在一定障礙，各部門所需的數(shù)據(jù)信息不同，采用的收集辦法也不同，存在數(shù)據(jù)收集重復(fù)、片面，存儲混亂、分散的情況，沒有進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)控。另一方面數(shù)據(jù)庫質(zhì)量不佳，在VUCA 時代，萬物皆是多變的，人力資源相關(guān)信息也是如此，部門之間信息共享渠道不暢通，人力資源管理信息不準(zhǔn)確的問題時有發(fā)生，其主要原因為：原始數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，沒有取得一手資料；數(shù)據(jù)庫維護(hù)不到位，沒有及時更新所需修改數(shù)據(jù)；信息系統(tǒng)程序更新不全面，沒有保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性；數(shù)據(jù)管理利用水平較低，管理者忽視對人力資源管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)的作用［8］。

3.4 信息系統(tǒng)適用性低，缺乏投入

高校在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，在人力資源管理方面也引進(jìn)了部分系統(tǒng)軟件，但是一方面由于管理者不能充分認(rèn)識到人力資源管理在高校建設(shè)中的重要地位，更沒有了解進(jìn)行人力資源管理信息化建設(shè)帶來的效益，缺乏資金投入，導(dǎo)致信息系統(tǒng)質(zhì)量不佳，人力資源系統(tǒng)功能不健全，深度不夠，系統(tǒng)軟件后續(xù)的升級更新沒有保障；另一方面由于管理者只關(guān)注信息系統(tǒng)的引進(jìn)，忽略引進(jìn)后帶來的效果，缺乏人力資源投入，沒有培養(yǎng)專業(yè)人員進(jìn)行管理，信息化建設(shè)沒有進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，與現(xiàn)有人力資源管理流程出入較大，無法達(dá)到人力資源管理者想要的效果，在信息系統(tǒng)實際運(yùn)行過程中問題頻發(fā)，信息系統(tǒng)適用性較低。

3.5 人員綜合素質(zhì)低，缺乏提升

人力資源管理從業(yè)者是人力資源管理信息化建設(shè)的參與者、執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)關(guān)乎人力資源管理的效果。在VUCA 時代，對高校人力資源管理人員提出更高的要求，要求人力資源管理人員不僅是具備專業(yè)的人力資源管理知識的專業(yè)人才，還需要是同時具備信息化相關(guān)專業(yè)知識的復(fù)合型人才。目前高校中從事人力資源管理的人員在綜合能力上有所欠缺，對VUCA時代帶來的變化感知較慢，對政策的反應(yīng)還需要一個過程，未能認(rèn)識到人力資源管理已經(jīng)由傳統(tǒng)事務(wù)型向職能型、戰(zhàn)略型、市場型轉(zhuǎn)變；面對VUCA 時代帶來的沖擊，學(xué)習(xí)的主動性不強(qiáng)，不能積極學(xué)習(xí)人力資源管理、經(jīng)濟(jì)學(xué)、心理學(xué)等專業(yè)的新知識；只具備辦公軟件操作能力和網(wǎng)絡(luò)信息獲取能力等較弱的信息技術(shù)應(yīng)用能力，缺乏深入挖掘信息系統(tǒng)功能的能力，導(dǎo)致信息系統(tǒng)利用水平低，人力資源管理信息化建設(shè)陷入停滯狀態(tài)。

4 VUCA 時代高校人力資源管理信息化建設(shè)創(chuàng)新策略

4.1 重視人力資源管理信息化建設(shè)

首先，提高學(xué)校管理層對人力資源管理信息化建設(shè)的重視。高校管理者準(zhǔn)確把握VUCA 時代高校建設(shè)方向與重點(diǎn)，站在可持續(xù)發(fā)展的角度，將人力資源管理信息化建設(shè)擺在重要位置。從全局出發(fā)，對高校人力資源管理信息化建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)一科學(xué)規(guī)劃部署，協(xié)調(diào)各方資源，做好成本管控，建立長效保障機(jī)制。其次，提高學(xué)校教職工對人力資源管理信息化建設(shè)的重視。教職工是人力資源管理信息化建設(shè)的執(zhí)行者和參與者，通過加強(qiáng)教職工學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，幫助其樹立信息化建設(shè)能夠提高管理效率和管理科學(xué)性的觀念，了解并掌握新的信息技術(shù)、新的人力資源管理方式和手段，培養(yǎng)其運(yùn)用信息思維方式思考問題、解決問題的能力，從而推進(jìn)高校人力資源管理信息化建設(shè)。

4.2 整合優(yōu)化管理流程

人力資源管理信息化建設(shè)必須以網(wǎng)絡(luò)化、流程化管理為重點(diǎn)，不僅要建設(shè)適合自身的軟件系統(tǒng)，更要與管理流程高度融合。首先對高校人力資源管理現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行細(xì)化梳理。梳理員工從入職到退休去世的全職業(yè)生命周期，細(xì)化其中與人力資源相關(guān)的所有業(yè)務(wù)流程，包括但不限于以下流程：公開招聘流程、社保繳納流程、職稱評審流程、培訓(xùn)計劃審批流程、年度考核流程、績效管理流程、薪酬福利發(fā)放流程、人事檔案管理流程、人事通知發(fā)布流程、離退休人員養(yǎng)老撫恤金發(fā)放流程等。其次，對高校人力資源管理部門及其相關(guān)業(yè)務(wù)部門職權(quán)進(jìn)行梳理。梳理確定與人力資源管理業(yè)務(wù)相關(guān)的部門，協(xié)調(diào)及確定人力資源管理工作流程中人力資源管理部門及其相應(yīng)的職責(zé)與權(quán)力，建立部門及其相關(guān)崗位之間的分工、協(xié)作、共享工作機(jī)制，推動人力資源管理體系建設(shè)。最后，優(yōu)化人力資源信息化管理流程。通過將相同或相似職能整合為一個完整工作，設(shè)置專人進(jìn)行相關(guān)資源整合，建立單一的信息出入點(diǎn)，實現(xiàn)水平工作整合，合理劃分上下級職權(quán)，減少不必要的監(jiān)督和控制，實現(xiàn)垂直工作整合，調(diào)整工作先后順序，實現(xiàn)工作次序最佳化，達(dá)到多余的消除、重復(fù)的簡化、整合以及數(shù)據(jù)收集、處理、傳遞的自動化，實現(xiàn)人力資源部門內(nèi)部、與高校內(nèi)其他部門之間的協(xié)調(diào)與合作，提高對VUCA 時代的應(yīng)變能力［9］。

4.3 搭建人力資源管理數(shù)據(jù)平臺

首先，建設(shè)人力資源管理數(shù)據(jù)庫，并對數(shù)據(jù)庫信息進(jìn)行更新維護(hù)。建設(shè)涵蓋人員各類信息（個人基本信息、家庭信息、組織信息、職位變動信息等）及人力資源管理各個模塊的數(shù)據(jù)庫（培訓(xùn)、績效、薪酬等統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫），加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫之間的關(guān)聯(lián)和維護(hù)，對目前高校已建設(shè)的一些與人力資源管理相關(guān)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，如人事薪酬管理系統(tǒng)、OA 系統(tǒng)等，及時更新和維護(hù)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和實際運(yùn)用。其次，搭建數(shù)據(jù)資源共享平臺。一是人力資源管理內(nèi)部各個業(yè)務(wù)之間的數(shù)據(jù)共享，創(chuàng)建已有數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)共享機(jī)制；二是人事部門與校內(nèi)其他部門的共享，建立以教職工信息為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)共享平臺，在確保人事信息安全的前提下，將部分人力資源數(shù)據(jù)內(nèi)部開放，便于學(xué)校管理層、各部門、教職工隨時了解人事政策、查詢所需信息等，避免重復(fù)性的匯報、無休止的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、反復(fù)的解釋。最后，做好信息監(jiān)控，強(qiáng)化風(fēng)險管理。完善信息化管理制度，規(guī)范人力資源管理信息化管理工作標(biāo)準(zhǔn)、工作流程、工作權(quán)限；完善風(fēng)險管控制度，制定監(jiān)控指標(biāo)，做好數(shù)據(jù)風(fēng)險等級評判及風(fēng)險應(yīng)急響應(yīng)措施，加強(qiáng)對信息數(shù)據(jù)的全方位、全流程監(jiān)控，保障數(shù)據(jù)庫的安全。

4.4 定制人力資源管理系統(tǒng)軟件

首先，系統(tǒng)完善信息網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)體系，開展全方位檢查，對陳舊設(shè)備進(jìn)行更新或更換，確保在用硬件和系統(tǒng)符合使用標(biāo)準(zhǔn)。其次，建設(shè)人力資源管理軟件系統(tǒng)，選用資質(zhì)較好、經(jīng)驗豐富的軟件系統(tǒng)供應(yīng)商，與其積極溝通，使其了解學(xué)校信息化與人力資源管理現(xiàn)狀，明確需求及目標(biāo)，在客觀科學(xué)分析信息化開發(fā)情況的基礎(chǔ)上，根據(jù)資金狀況，合理規(guī)劃信息化項目，并分階段實施。以最低的成本完成軟件系統(tǒng)構(gòu)建，既要與現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)中與人力資源相關(guān)的信息實現(xiàn)關(guān)聯(lián)，又要保證能夠充分滿足人力資源管理的需要，建設(shè)平穩(wěn)運(yùn)行的管理軟件和平臺，包括員工基本信息數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)、員工績效管理系統(tǒng)、員工培訓(xùn)管理系統(tǒng)、人力資源信息共享平臺等，實現(xiàn)現(xiàn)有管理流程的優(yōu)化。最后，加強(qiáng)軟件系統(tǒng)培訓(xùn)，向員工宣傳系統(tǒng)平臺相關(guān)知識，保證軟件使用者掌握基本操作流程和安全使用規(guī)程，具備借助系統(tǒng)開展有關(guān)工作，提高效率和安全的意識。

4.5 提升人力資源管理人員綜合素質(zhì)

高校從事人力資源管理人員的綜合素質(zhì)直接影響信息化建設(shè)的推進(jìn)和利用，在信息化建設(shè)過程中發(fā)揮著重要作用。首先，組建人力資源信息化工作隊伍，其中包含能夠熟練運(yùn)用信息技術(shù)解決實際問題的人員和掌握人力資源管理專業(yè)知識、熟悉高校管理流程的人員，為高校信息化建設(shè)的推進(jìn)提供專業(yè)保障。其次，加強(qiáng)人力資源管理信息化培訓(xùn)，通過外聘教師、外出培訓(xùn)、校企合作等手段，培養(yǎng)教職工的服務(wù)意識、信息化意識、創(chuàng)新意識、學(xué)習(xí)意識、安全意識等，提升教職工信息化管理技能、人力資源管理技能、數(shù)據(jù)挖掘技能等，為信息化建設(shè)培養(yǎng)復(fù)合型人才，全面提升管理人員信息化應(yīng)用水平。最后，注重培養(yǎng)管理者責(zé)任感和職業(yè)操守，使其具備嚴(yán)格的自律意識和自律能力，做到講政治、講規(guī)矩、講原則、講程序、講服務(wù)，保障高校人力資源管理信息化各項工作按照相關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行［10］。